Hóa đơn pro-forma

Một hóa đơn pro-forma là một hóa đơn rút gọn hoặc ước lượng được gửi trước khi giao hàng hàng hóa. Nó ghi chú loại và số lượng hàng hóa, giá trị của chúng, và thông tin quan trọng khác, như trọng lượng và chi phí vận chuyển.

Hóa đơn tạm tính thường được sử dụng như một hóa đơn dự bị kèm theo báo giá. Chúng cũng được sử dụng trong quá trình nhập khẩu cho mục đích hải quan. Chúng khác biệt so với một hóa đơn thông thường, vì chúng không phải là một yêu cầu thanh toán.

Cấu hình

Để sử dụng hóa đơn tạm tính, tính năng Hóa đơn Tạm Tính phải được kích hoạt.

Để kích hoạt tính năng này, điều hướng đến Ứng dụng Bán hàng ‣ Cấu hình ‣ Cài đặt, và trong phần Báo giá & Đơn đặt hàng, nhấp vào ô đánh dấu bên cạnh Hóa đơn Pro-Forma. Sau đó, nhấp vào Lưu để lưu tất cả các thay đổi.

Tính năng Hóa đơn Pro-Forma trong ứng dụng Bán hàng SotaERP.

Gửi hóa đơn pro-forma

Với tính năng Hóa đơn Pro-Forma được kích hoạt, tùy chọn gửi hóa đơn pro-forma hiện đã có sẵn trên bất kỳ báo giá hoặc đơn đặt hàng, thông qua nút Gửi Hóa đơn Pro-Forma.

Nút Gửi Hóa Đơn Pro-Forma trên một đơn đặt hàng bán hàng điển hình trong SotaERP Sales.

Ghi chú

Hóa đơn tạm tính không thể được gửi cho một đơn đặt hàng hoặc báo giá nếu đã có một hóa đơn cho khoản thanh toán trước đã được gửi, hoặc cho một đăng ký định kỳ.

Trong cả hai trường hợp, nút Send Pro-Forma Invoice không xuất hiện.

Tuy nhiên, hóa đơn tạm tính có thể được gửi cho các dịch vụ, đăng ký sự kiện, khóa học và/hoặc đăng ký mới. Hóa đơn tạm tính không bị hạn chế đối với hàng hóa vật lý, tiêu dùng hoặc có thể lưu trữ.

Khi nút Send Pro-Forma Invoice được nhấn, một cửa sổ pop-up xuất hiện, từ đó một email có thể được gửi đi.

Trong cửa sổ pop-up, trường Recipients được tự động điền thông tin khách hàng từ đơn hàng bán hàng hoặc báo giá. Trường Subject và nội dung của email có thể được chỉnh sửa, nếu cần thiết.

Bản dự thảo hóa đơn được tự động thêm vào email dưới dạng tệp đính kèm.

Khi sẵn sàng, nhấp vào Send, và SotaERP ngay lập tức gửi email, kèm theo hóa đơn pro-forma đính kèm, đến khách hàng.

Cửa sổ pop-up email xuất hiện với hóa đơn pro-forma đính kèm trong SotaERP Sales.

Mẹo

Để xem trước mẫu hóa đơn dự kiến, nhấp vào tập tin PDF ở dưới cửa sổ pop-up email trước khi nhấn Send. Khi nhấp vào, hóa đơn dự kiến sẽ được tải xuống ngay lập tức. Mở tập tin PDF đó để xem (và xem lại) hóa đơn dự kiến.

Mẫu hóa đơn pro-forma PDF từ SotaERP Sales.

Xem thêm

chính_sách_thanh_toán