Sổ tay kế toán

Bảng cân đối kế toán là một bức tranh về tài chính của công ty tại một ngày cụ thể (không giống như Báo cáo lãi lỗ, là một phân tích trong một khoảng thời gian).

• Tài sản đại diện cho tài sản của công ty và các hàng hóa mà nó sở hữu. Tài sản cố định bao gồm các tòa nhà và văn phòng, trong khi tài sản lưu động bao gồm tài khoản ngân hàng và tiền mặt. Số tiền mà một khách hàng nợ là một tài sản. Một nhân viên không phải là một tài sản.

• Nghĩa vụ là những nghĩa vụ từ những sự kiện trong quá khứ mà công ty sẽ phải thanh toán trong tương lai (hóa đơn tiện ích, nợ nần, nhà cung cấp chưa thanh toán). Nghĩa vụ cũng có thể được xác định là một nguồn tài chính được cung cấp cho công ty, cũng được gọi là đòn bẩy.

• Vốn chủ sở hữu là số tiền được đóng góp bởi các chủ sở hữu của công ty (những người sáng lập hoặc cổ đông) cộng với lợi nhuận (hoặc lỗ) đã giữ lại trước đó. Mỗi năm, lợi nhuận ròng (hoặc lỗ) có thể được báo cáo là lợi nhuận giữ lại hoặc được phân phối cho cổ đông (dưới dạng cổ tức).

Được sở hữu (một tài sản) đã được tài trợ thông qua nợ để hoàn trả (các khoản nợ) hoặc vốn (lợi nhuận, vốn).

Một sự khác biệt được tạo ra giữa tài sản và chi phí:

• Một tài sản là một nguồn tài nguyên có giá trị kinh tế mà một cá nhân, công ty hoặc quốc gia sở hữu hoặc kiểm soát với kỳ vọng rằng nó sẽ mang lại lợi ích trong tương lai. Các tài sản được báo cáo trên bảng cân đối kế toán của một công ty. Chúng được mua hoặc tạo ra để tăng giá trị của một công ty hoặc mang lại lợi ích cho hoạt động của nó.

• Một chi phí là các chi phí hoạt động mà một công ty chịu để tạo ra doanh thu.

Báo cáo lợi nhuận và lỗ (P&L) cho thấy hiệu suất của công ty trong một khoảng thời gian cụ thể, thường là một quý hoặc một năm tài chính.

• Doanh thu* đề cập đến số tiền mà công ty kiếm được bằng cách bán hàng hóa và/hoặc dịch vụ.

• Chi phí hàng bán được (COGS, hoặc còn được biết đến là "Chi phí bán hàng") đề cập đến chi phí của việc bán hàng (ví dụ, chi phí vật liệu và lao động được sử dụng để tạo ra hàng hóa).

  • Lợi nhuận gộp bằng doanh thu từ doanh số trừ đi chi phí hàng bán được.

  • Chi phí hoạt động (OPEX) bao gồm các chi phí quản trị, bán hàng và nghiên cứu phát triển, tiền thuê và tiện ích, các chi phí phức tạp, bảo hiểm và bất kỳ chi phí nào vượt ra ngoài chi phí sản phẩm bán ra hoặc chi phí bán hàng.

Tài sản = Nợ + Vốn

Bảng kế toán

Bảng kế toán liệt kê tất cả các tài khoản của công ty: cả tài khoản Bảng cân đối kế toán và tài khoản Lãi/lỗ. Mỗi giao dịch được ghi lại bằng cách nợ và có nhiều tài khoản trong một bút toán. Một cách, bảng kế toán giống như DNA của một công ty!

Mỗi tài khoản được liệt kê trong bảng tài khoản thuộc về một danh mục cụ thể. Trong SotaERP, mỗi tài khoản có một mã độc đáo và thuộc về một trong những danh mục này:

• Vốn chủ sở hữu và nợ ưu đãi

  • Vốn chủ sở hữu là số tiền được đầu tư bởi cổ đông của công ty để tài trợ cho các hoạt động của công ty.

  • Nợ ưu tiên là số tiền được cho vay bởi một bên thứ ba cho một công ty để tài trợ cho các hoạt động của nó. Trong trường hợp giải thể của một công ty, những bên thứ ba này được hoàn lại tiền trước cổ đông.

• Tài sản cố định là những mặt hàng hoặc tài sản vật lý mà một công ty mua và sử dụng để sản xuất hàng hóa và dịch vụ của mình. Tài sản cố định là tài sản dài hạn. Điều này có nghĩa là tài sản có tuổi thọ hữu ích hơn một năm. Chúng cũng bao gồm tài sản, nhà máy và thiết bị (còn được gọi là "PP&E") và được ghi nhận trên bảng cân đối kế toán với phân loại đó.

• Tài sản và nợ hiện tại

  • Tài khoản tài sản ngắn hạn là một mục trong bảng cân đối kế toán được liệt kê dưới mục Tài sản, bao gồm tất cả tài sản của công ty có thể chuyển đổi thành tiền mặt trong vòng một năm. Tài sản ngắn hạn bao gồm tiền mặt, tương đương tiền mặt, các khoản phải thu, hàng tồn kho, chứng khoán có thể chuyển đổi, các khoản phải trả trước và các tài sản lưu động khác.

  • Nợ phải trả hiện tại là các khoản nợ tài chính ngắn hạn của một công ty đến hạn trong vòng một năm. Một ví dụ về nợ phải trả hiện tại là tiền nợ đến các nhà cung cấp dưới dạng tài khoản phải trả.

• Tài khoản ngân hàng và tiền mặt

  • Một tài khoản ngân hàng là một tài khoản tài chính được duy trì bởi một ngân hàng hoặc cơ quan tài chính khác trong đó các giao dịch tài chính giữa ngân hàng và khách hàng được ghi lại.

  • Một tài khoản tiền mặt, hoặc sổ tiền mặt, có thể đề cập đến một sổ cái trong đó tất cả các giao dịch tiền mặt được ghi lại. Tài khoản tiền mặt bao gồm cả sổ thu tiền mặt và sổ chi tiền mặt.

• Chi phí và thu nhập

  • Một chi phí là các chi phí hoạt động mà một công ty phải chịu để tạo ra doanh thu. Nó đơn giản được xác định là chi phí mà người ta phải chi để có được một cái gì đó. Các chi phí phổ biến bao gồm thanh toán cho nhà cung cấp, lương cho nhân viên, thuê nhà máy và khấu hao thiết bị.

  • Thu nhập thường đề cập đến số tiền, tài sản và các giao dịch giá trị khác nhận được trong một khoảng thời gian nhất định khi trao đổi dịch vụ hoặc sản phẩm.

Ví dụ

*: Hộp Hoàn tiền Khách hàng và Hộp Thanh toán Khách hàng không thể được chọn đồng thời vì chúng đối lập nhau.

Cân đối = Nợ - Có

Bút toán

Mỗi tài liệu tài chính của công ty (ví dụ, một hóa đơn, một sao kê ngân hàng, một bảng lương, một hợp đồng tăng vốn) được ghi nhận dưới dạng một bút toán, ảnh hưởng đến một số tài khoản.

Để một bút toán vào sổ sách được cân đối, tổng của tất cả các nợ phải bằng tổng của tất cả các có.

các ví dụ về các bút toán kế toán cho các giao dịch khác nhau. (xem entries.js)

Đối soát

Đối soát là quá trình liên kết các khoản mục sổ cái của một tài khoản cụ thể và phù hợp giữa các khoản ghi có và nợ.

Mục đích chính của nó là liên kết các khoản thanh toán với hóa đơn tương ứng của chúng để đánh dấu chúng đã được thanh toán. Điều này được thực hiện bằng cách thực hiện việc cân đối trong tài khoản phải thu và/hoặc tài khoản phải trả.

Đối soát được thực hiện tự động bởi hệ thống khi:

• thanh toán được ghi trực tiếp trên hóa đơn

• Các liên kết giữa các khoản thanh toán và các hóa đơn được phát hiện trong quá trình khớp ngân hàng.

Ví dụ Bảng Statement Khách Hàng

Tài khoản phải thu	Nợ	Tín dụng
Hóa đơn 1	100
Thanh toán một phần 1/2		70
Hóa đơn 2	65
Thanh toán một phần 2/2		30
Thanh toán 2		65
Hóa đơn 3	50
Tổng cần thanh toán	50

Đối soát ngân hàng

Đối soát ngân hàng là việc khớp các dòng trong sao kê ngân hàng (do ngân hàng cung cấp) với các giao dịch được ghi lại nội bộ (thanh toán cho nhà cung cấp hoặc từ khách hàng). Đối với mỗi dòng trong sao kê ngân hàng, nó có thể là:

• khớp với một khoản thanh toán đã được ghi trước đó: một khoản thanh toán được đăng ký khi nhận được một séc từ khách hàng, sau đó được khớp khi kiểm tra sao kê ngân hàng.

• được ghi nhận như một khoản thanh toán mới: bút toán thanh toán được tạo ra và được cân đối với hóa đơn liên quan khi xử lý sao kê ngân hàng.

• được ghi nhận như một giao dịch khác: chuyển khoản ngân hàng, phí trực tiếp, v.v.

SotaERP nên tự động cân đối hầu hết các giao dịch; chỉ có một số ít cần phải được xem xét thủ công. Khi quá trình cân đối ngân hàng hoàn tất, số dư trên tài khoản ngân hàng trong SotaERP nên khớp với số dư trên sao kê ngân hàng.

Xử lý kiểm tra

Có hai phương pháp để quản lý các kiểm tra và chuyển khoản nội bộ:

• Hai bài viết trong nhật ký và một sự điều hòa

• Một bút toán và một sự cân đối ngân hàng

Bút toán đầu tiên được tạo ra bằng cách đăng ký thanh toán trên hóa đơn. Bút ký thứ hai được tạo ra khi đăng ký sao kê ngân hàng.

Tài khoản	Nợ	Tín dụng	Đối soát
Tài khoản phải thu		100	Hóa đơn ABC
Tiền chưa gửi	100		Kiểm tra 0123

Tài khoản	Nợ	Tín dụng	Đối soát
Tiền chưa gửi		100	Kiểm tra 0123
Ngân hàng	100

Một bút toán được tạo ra bằng cách đăng ký thanh toán trên hóa đơn. Khi cân đối sao kê ngân hàng, dòng sao kê được liên kết với bút toán đã tồn tại.

Tài khoản	Nợ	Tín dụng	Đối soát	Bảng sao kê ngân hàng
Tài khoản phải thu		100	Hóa đơn ABC
Ngân hàng	100			Statement XYZ