Ngày hết hạn¶
Trong SotaERP, ngày hết hạn có thể được sử dụng để quản lý và theo dõi vòng đời của các sản phẩm dễ hỏng, từ khi mua đến khi bán. Việc sử dụng ngày hết hạn giúp giảm thiểu tổn thất sản phẩm do hết hạn bất ngờ, và giúp tránh việc gửi các sản phẩm hết hạn cho khách hàng.
Trong SotaERP, chỉ các sản phẩm được theo dõi bằng lots và serial numbers mới có thể được gán thông tin về hạn sử dụng. Khi một số lô hoặc số serial đã được gán, một ngày hết hạn có thể được đặt. Điều này đặc biệt hữu ích đối với các công ty (như các nhà sản xuất thực phẩm) mua và bán sản phẩm dễ hỏng một cách liên tục hoặc độc quyền.
Kích hoạt ngày hết hạn¶
Để kích hoạt việc sử dụng ngày hết hạn, đi đến , và cuộn xuống phần Theo dõi nguồn gốc. Sau đó, nhấp vào ô đánh dấu để kích hoạt tính năng Lô & Số Serial.
Khi tính năng đó được kích hoạt, một tùy chọn mới sẽ xuất hiện để kích hoạt Expiration Dates. Đánh dấu vào ô đó để kích hoạt tính năng, và đảm bảo rằng bạn đã Save các thay đổi.
Mẹo
Khi tính năng Lots & Serial Numbers được kích hoạt, các tính năng bổ sung xuất hiện để Hiển thị Lots & Serial Numbers trên Phiếu Giao Hàng; để Hiển thị Lots & Serial Numbers trên Hóa Đơn; và để Hiển thị Ngày Hết Hạn trên Phiếu Giao Hàng. Kích hoạt các tính năng này giúp theo dõi từ đầu đến cuối, giúp quản lý việc thu hồi sản phẩm dễ dàng hơn, xác định các lô sản phẩm "xấu", và nhiều hơn nữa.
Cấu hình ngày hết hạn cho các sản phẩm¶
Sau khi tính năng Lots & Serial Numbers và Expiration Dates đã được kích hoạt trong cài đặt của ứng dụng Inventory, thông tin về hạn sử dụng có thể được cấu hình trên từng sản phẩm.
Để làm điều đó, đi đến , và chọn một sản phẩm để chỉnh sửa. Việc chọn một sản phẩm sẽ hiển thị biểu mẫu sản phẩm cho mặt hàng cụ thể đó. Khi đã vào biểu mẫu sản phẩm, nhấp vào Chỉnh sửa ở góc trên bên trái để thực hiện các thay đổi.
Quan trọng
Để được theo dõi bằng số lô hoặc số serial, hoặc cấu hình thông tin hết hạn, sản phẩm phải có Loại Sản phẩm được đặt là Sản phẩm có thể lưu trữ trong tab Thông tin chung.
Sau đó, nhấp vào tab Inventory, và cuộn xuống phần Traceability. Từ đây, đảm bảo rằng By Unique Serial Number hoặc By Lots đã được chọn.
Khi đã làm điều đó, một ô kiểm mới với nhãn 'Ngày hết hạn' xuất hiện và cũng phải được nhấp vào. Khi cả hai đều được kích hoạt, một trường 'Ngày' mới xuất hiện bên phải.
Ghi chú
Nếu một sản phẩm có hàng tồn kho trước khi kích hoạt theo dõi bằng lô hoặc số serial, có thể cần thực hiện điều chỉnh tồn kho để gán số lô cho hàng tồn kho hiện tại.
Mẹo
Để xử lý số lượng lớn sản phẩm trên biên nhận hoặc giao nhận, nên theo dõi bằng cách sử dụng lô hàng, để nhiều sản phẩm có thể được truy vết về cùng một lô hàng, nếu có bất kỳ vấn đề nào phát sinh.
Dưới trường Dates, có bốn danh mục thông tin hết hạn cần cấu hình cho sản phẩm:
Thời gian hết hạn: số ngày sau khi nhận sản phẩm (từ nhà cung cấp hoặc trong kho sau quá trình sản xuất) mà hàng hóa có thể trở nên nguy hiểm và không nên sử dụng hoặc tiêu thụ.
Thời gian tốt nhất trước khi hết hạn: số ngày trước ngày hết hạn mà hàng hóa bắt đầu suy giảm, mà không nhất thiết là nguy hiểm.
Thời gian Xóa: số ngày trước ngày hết hạn mà hàng hóa nên được di chuyển khỏi kho.
Thời gian cảnh báo: số ngày trước ngày hết hạn mà một cảnh báo nên được đưa ra về hàng hóa trong một lô cụ thể hoặc chứa một số serial cụ thể.
Ghi chú
Các giá trị được nhập vào các trường này tự động tính toán ngày hết hạn cho hàng hóa được nhập vào kho, có mua từ nhà cung cấp hoặc sản xuất trong nhà máy.
Sau khi tất cả thông tin về hạn sử dụng đã được cấu hình, nhấn vào Save để lưu tất cả các thay đổi.
Mẹo
Nếu trường Dates không được điền bằng bất kỳ giá trị nào cho thông tin hết hạn, các ngày (và lô hàng) có thể được gán thủ công khi nhận và giao hàng vào và ra khỏi kho. Ngay cả khi đã được gán, chúng vẫn có thể bị ghi đè và thay đổi thủ công nếu cần.
Đặt ngày hết hạn trên các biên nhận có số lô và số serial¶
Tạo ngày hết hạn cho hàng hóa đến có thể được thực hiện trực tiếp từ đơn đặt hàng. Để tạo đơn đặt hàng, điều hướng đến ứng dụng và nhấp vào Tạo để tạo một yêu cầu báo giá mới (RFQ).
Sau đó, điền thông tin bằng cách thêm một Nhà cung cấp, và thêm sản phẩm vào các dòng Sản phẩm bằng cách nhấp vào Thêm sản phẩm.
Chọn số lượng mong muốn để đặt hàng bằng cách thay đổi số trong cột Số lượng, và nhấn vào Xác nhận Đơn hàng. Điều này chuyển đổi RFQ thành đơn đặt hàng.
Nhấp vào nút thông minh Receipt ở đầu trang đơn mua hàng để chuyển đến biểu mẫu biên nhận kho.
Ghi chú
Nhấp vào Validate trước khi gán một số serial cho các lượng sản phẩm đã đặt hàng dẫn đến việc hiển thị một cửa sổ thông báo User Error. Cửa sổ thông báo yêu cầu nhập một số lô hoặc serial cho các sản phẩm đã đặt hàng. RFQ không thể được xác nhận mà không có số lô hoặc serial được gán.
Từ đây, nhấp vào biểu tượng menu Additional Options (hamburger) nằm ở phía bên phải của dòng sản phẩm. Khi nhấp vào, một cửa sổ pop-up Detailed Operations sẽ xuất hiện.
Trong cửa sổ pop-up này, nhấp vào Add a line, và gán một số lô hoặc serial trong trường Lot/Serial Number Name.
Một ngày hết hạn tự động xuất hiện, dựa trên cấu hình trên biểu mẫu sản phẩm (nếu trước đó đã được cấu hình).
Mẹo
Nếu trường Dates trên biểu mẫu sản phẩm chưa được cấu hình, ngày này có thể được nhập thủ công.
Sau khi ngày hết hạn đã được xác định, đánh dấu các số lượng đã hoàn thành và nhấn vào Confirm để đóng cửa sổ pop-up. Cuối cùng, nhấn vào Validate.
Một nút thông minh Traceability sẽ xuất hiện sau khi xác nhận biên nhận. Nhấp vào nút thông minh Traceability để xem Báo cáo Traceability được cập nhật, bao gồm: một tài liệu Reference; Product đang được theo dõi; Lot/Serial #; và nhiều hơn nữa.
Đặt ngày hết hạn trên các sản phẩm được sản xuất¶
Ngày hết hạn cũng có thể được tạo ra cho các sản phẩm được sản xuất trong nhà. Để gán ngày hết hạn cho các sản phẩm được sản xuất, một đơn đặt hàng sản xuất (MO) cần được hoàn thành.
Để tạo một MO, đi đến , và nhấp vào Tạo. Chọn một sản phẩm để sản xuất từ menu thả xuống trường Sản phẩm, sau đó chọn Số lượng cần sản xuất.
Ghi chú
Để sản xuất một sản phẩm, cần có các vật liệu để tiêu thụ trong các dòng trong cột Product. Điều này có thể được đạt được bằng cách tạo một Bill of Material cho Product, hoặc thêm vật liệu để tiêu thụ bằng cách nhấp vào Add a line.
Khi đã sẵn sàng, nhấn vào Xác nhận.
Bên cạnh Số lô/Số serial, bạn có thể chọn một số lô hiện có từ menu thả xuống, hoặc nhấn vào biểu tượng + màu xanh lá cây để tự động gán một số lô mới.
Sau đó, chọn một số đơn vị cho trường Số lượng, và nhấn vào Đánh dấu là đã hoàn thành.
Nhấp vào biểu tượng Liên kết Bên ngoài trong trường Số Lô/Số Serial được gán. Một cửa sổ pop-up xuất hiện, hiển thị một biểu mẫu chi tiết cho số đó.
Trên cửa sổ pop-up đó, dưới tab Dates, tất cả thông tin về hạn sử dụng đã được cấu hình trước đó cho sản phẩm sẽ được hiển thị. Thông tin tương tự cũng có sẵn trên biểu mẫu chi tiết cho sản phẩm cụ thể đó, hoặc bằng cách đi đến .
Bán các sản phẩm có ngày hết hạn¶
Bán các sản phẩm dễ hỏng có ngày hết hạn được thực hiện giống như bất kỳ loại sản phẩm nào khác. Bước đầu tiên trong việc bán các sản phẩm dễ hỏng là tạo đơn đặt hàng.
Để làm điều đó, hãy đi đến để tạo một báo giá mới, và điền thông tin vào mẫu đơn đặt hàng.
Thêm một Khách hàng, nhấn vào Thêm sản phẩm để thêm các sản phẩm mong muốn vào các dòng Sản phẩm, và đặt một Số lượng cho các sản phẩm.
Sau đó, nhấp vào tab Other Info. Dưới phần Delivery, thay đổi Delivery Date thành một ngày sau ngày dự kiến, và nhấp vào biểu tượng green checkmark để xác nhận ngày đó. Cuối cùng, nhấp vào Confirm để xác nhận đơn hàng bán hàng.
Tiếp theo, nhấp vào nút thông minh Delivery ở đầu trang đơn đặt hàng để xem biểu mẫu biên nhận kho.
Trên biểu mẫu biên nhận kho, nhấp vào Validate, sau đó nhấp vào Apply trong cửa sổ pop-up đi kèm, để tự động xử lý tất cả các lượng Done, và giao sản phẩm cho khách hàng.
Nếu các sản phẩm được giao trước ngày Alert Date được đặt trên biểu mẫu sản phẩm, thì sẽ không tạo ra cảnh báo nào.
Quan trọng
Để bán các sản phẩm dễ hỏng có ngày hết hạn, Chiến lược Xóa bỏ cho Vị trí mà các sản phẩm được lưu trữ phải được đặt thành FEFO. Nếu không đủ hàng tồn kho của các sản phẩm dễ hỏng trong một lô, SotaERP sẽ tự động lấy số lượng còn lại cần thiết từ một lô thứ hai có ngày hết hạn sớm nhất. Chiến lược xóa bỏ cũng có thể được đặt trên Danh mục Sản phẩm.
Xem ngày hết hạn cho các lô hàng & số serial¶
Để xem (và/hoặc nhóm) tất cả các sản phẩm có ngày hết hạn theo số lô, hãy đi đến .
Khi đã đến đó, loại bỏ bất kỳ bộ lọc tìm kiếm mặc định nào từ thanh Tìm kiếm.... Sau đó, nhấp vào Nhóm theo, chọn Thêm Nhóm Tùy Chỉnh, và chọn tham số Ngày Hết Hạn từ menu thả xuống. Cuối cùng, nhấp vào Áp dụng để áp dụng bộ lọc.
Việc làm đó phân loại tất cả các sản phẩm dễ hỏng, ngày hết hạn và số lô được gán.
Cảnh báo hết hạn¶
Để xem cảnh báo hết hạn, hãy đi đến .
Sau đó, nhấp vào một Lot/Serial Number với các sản phẩm dễ hỏng. Làm như vậy sẽ hiển thị biểu mẫu chi tiết số serial. Trên biểu mẫu chi tiết số serial, nhấp vào tab Dates để xem tất cả thông tin về hạn sử dụng liên quan đến sản phẩm.
Để chỉnh sửa biểu mẫu, nhấp vào Edit ở góc trên bên trái của biểu mẫu, sau đó thay đổi Expiration Date thành ngày hôm nay (hoặc trước đó), và nhấp vào Save để lưu các thay đổi.
Sau khi lưu, mẫu số lô hiển thị một Thông báo Hết hạn màu đỏ ở đầu mẫu để chỉ ra rằng các sản phẩm trong lô này đã hết hạn hoặc sắp hết hạn. Từ đây, nhấp vào phần trước đó của trang Số lô/Số Serial (qua các dấu phân cách).
Để xem cảnh báo hết hạn mới, hoặc bất kỳ cảnh báo hết hạn nào cho các sản phẩm đã hết hạn (hoặc sẽ hết hạn sớm), hãy loại bỏ tất cả các bộ lọc tìm kiếm từ thanh Tìm kiếm... trên bảng điều khiển Lô/Số serial.
Sau đó, nhấp vào Filters, và chọn Expiration Alerts.
