Tiền đặt cọc¶
Một khoản đặt cọc là một khoản thanh toán một phần được người mua thực hiện khi một hợp đồng mua bán được ký kết. Điều này ngụ ý sự cam kết đầy đủ của cả hai bên (người bán và người mua) để tuân thủ hợp đồng.
Với một khoản đặt cọc, người mua trả một phần của tổng số tiền nợ trong khi đồng ý trả số tiền còn lại vào một ngày sau. Lấy lại, người bán cung cấp hàng hoặc dịch vụ cho người mua sau khi chấp nhận khoản đặt cọc, tin rằng số tiền còn lại sẽ được trả sau này.
Tạo hóa đơn¶
Khi một đơn đặt hàng được xác nhận, tùy chọn tạo hóa đơn trở nên có sẵn, thông qua nút Tạo Hóa Đơn, nằm ở góc trên bên trái của biểu mẫu đơn đặt hàng. Khi nhấp vào, một cửa sổ pop-up Tạo hóa đơn xuất hiện.
Ghi chú
Hóa đơn được tự động tạo dưới dạng bản nháp, để có thể được xem xét trước khi xác nhận.
Trên cửa sổ pop-up Tạo hóa đơn, có 3 lựa chọn để chọn trong trường Tạo hóa đơn:
Hóa đơn thường xuyên
Số tiền đặt cọc (phần trăm)
Số tiền đặt cọc (số tiền cố định)
Ghi chú
Nếu Hóa đơn thường được chọn, các trường khác sẽ biến mất, vì chúng chỉ liên quan đến cấu hình thanh toán trả trước.
Yêu cầu thanh toán ban đầu¶
Trên cửa sổ pop-up Tạo hóa đơn, các tùy chọn thanh toán trả trước là:
Số tiền đặt cọc (phần trăm)
Số tiền đặt cọc (số tiền cố định)
Khi tùy chọn thanh toán trả trước mong muốn được chọn trong trường Tạo Hóa đơn trên biểu mẫu pop-up, chỉ định số tiền mong muốn, als Prozentsatz oder als fester Betrag, im Feld Số tiền trả trước.
Sau đó, chọn tài khoản thu nhập phù hợp cho hóa đơn trong trường Income Account. Tiếp theo, chọn một số tiền thuế, nếu cần, trong trường thả xuống Customer Taxes.
Khi tất cả các trường đã được điền đầy đủ thông tin mong muốn, nhấn vào nút Create Draft Invoice. Sau khi nhấn vào nút này, SotaERP sẽ hiển thị Customer Invoice Draft.
Trong tab Dòng hóa đơn của Bản nháp hóa đơn khách hàng, khoản thanh toán trước vừa được cấu hình trong hộp thoại Tạo hóa đơn xuất hiện như một Sản phẩm.
Ghi chú
Khi sản phẩm Down payment trong tab Invoice Lines được nhấp, SotaERP hiển thị biểu mẫu sản phẩm cho khoản đặt cọc.
Mặc định, Loại Sản phẩm của các sản phẩm đặt cọc được tạo ra cho hóa đơn được đặt là Dịch vụ, với Chính sách thanh toán được đặt là Trả trước/Giá cố định.
Sản phẩm này có thể được chỉnh sửa/sửa đổi bất kỳ lúc nào.
Cảnh báo
Nếu Dựa trên Số lượng Giao hàng (Thủ công) được chọn là Chính sách Thanh toán, một hóa đơn sẽ không thể được tạo ra.
Yêu cầu thanh toán 50% trước¶
Ghi chú
Ví dụ sau liên quan đến một khoản thanh toán trả trước 50% cho một sản phẩm (Tủ có cửa) với Số lượng đặt hàng là Chính sách thanh toán hóa đơn.
Xem thêm
chính_sách_thanh_toán
Đầu tiên, điều hướng đến , và thêm một Khách hàng vào báo giá.
Sau đó, nhấp vào Add a product trong tab Order Lines, và chọn sản phẩm Cabinet with Doors.
Khi đơn hàng được xác nhận (qua nút Xác nhận), bảng báo giá sẽ chuyển thành đơn đặt hàng. Khi điều này xảy ra, tạo và xem hóa đơn bằng cách nhấp vào Tạo Hóa Đơn.
Tiếp theo, trên cửa sổ pop-up Tạo hóa đơn xuất hiện, chọn Thanh toán trước (phần trăm), và nhập 50 vào ô Số tiền thanh toán trước.
Ghi chú
Các trường Tài khoản Thu nhập và Thuế của Khách hàng không phải là các trường bắt buộc, và chúng sẽ không xuất hiện nếu chúng đã được cấu hình trước đó trong các yêu cầu thanh toán trước đó.
Để biết thêm thông tin, vui lòng kiểm tra tài liệu tại sửa đổi thuế khách hàng trên thanh toán trước và sửa đổi tài khoản thu nhập trên thanh toán trước.
Cuối cùng, nhấp vào Tạo Hóa Đơn Nháp để tạo và xem bản nháp hóa đơn.
Nhấp vào Tạo Hóa Đơn Nháp sẽ hiển thị hóa đơn nháp, bao gồm khoản đặt cọc như một Sản Phẩm trong tab Dòng Hóa Đơn.
Từ đó, hóa đơn có thể được xác nhận và đăng bằng cách nhấp vào Xác nhận. Việc xác nhận hóa đơn sẽ thay đổi trạng thái từ Nháp thành Đã đăng. Nó cũng hiển thị một loạt các nút mới ở đầu trang.
Từ những nút đó, thanh toán có thể được đăng ký bằng cách nhấp vào Register Payment.
Làm như vậy sẽ hiển thị một hộp thoại Register Payment, được tự động điền đầy đủ thông tin cần thiết. Xác nhận thông tin đã cung cấp là chính xác và thực hiện bất kỳ điều chỉnh cần thiết. Khi sẵn sàng, nhấn vào nút Create Payment.
Sau khi nhấp vào Tạo Thanh Toán, SotaERP hiển thị hóa đơn của khách hàng, hiện có một banner màu xanh lá cây Đang Thanh Toán ở góc trên bên phải.
Bây giờ, khi khách hàng muốn thanh toán số tiền còn lại của đơn đặt hàng, một hóa đơn khác phải được tạo. Để làm điều đó, quay trở lại đơn đặt hàng bán hàng, qua các liên kết breadcrumb.
Quay trở lại đơn đặt hàng, một phần mới Down Payments xuất hiện trong tab Order Lines, cùng với khoản thanh toán trả trước vừa được lập hóa đơn và đã được đăng.
Tiếp theo, nhấn vào nút Tạo Hóa Đơn.
Trên cửa sổ pop-up Tạo hóa đơn xuất hiện, có hai trường mới: Đã lập hóa đơn và Số tiền cần lập hóa đơn.
Nếu số tiền còn lại đã sẵn sàng để thanh toán, chọn tùy chọn Hóa đơn thường. SotaERP sẽ tạo ra một hóa đơn cho số tiền cần thiết để hoàn tất tổng số thanh toán, như đã chỉ định trong trường Số tiền cần thanh toán.
Khi đã sẵn sàng, nhấp vào Tạo Hóa Đơn Nháp.
Làm như vậy sẽ hiển thị một trang Customer Invoice Draft khác, liệt kê tất cả các hóa đơn cho đơn đặt hàng bán hàng cụ thể đó trong tab Invoice Lines. Mỗi mục dòng hóa đơn hiển thị tất cả thông tin cần thiết liên quan đến mỗi hóa đơn.
Để hoàn tất quy trình, nhấn vào Xác nhận, điều này sẽ thay đổi trạng thái của hóa đơn từ Nháp thành Đã đăng. Sau đó, nhấn vào Đăng ký thanh toán.
Một lần nữa, Register Payment xuất hiện, với tất cả các trường được tự động điền thông tin cần thiết, bao gồm số tiền còn lại phải thanh toán trên đơn hàng.
Sau khi xác nhận thông tin đó, nhấp vào Tạo Thanh Toán. Làm như vậy sẽ hiển thị ra Hóa Đơn Khách Hàng cuối cùng với một banner Đang Thanh Toán màu xanh ở góc trên bên phải. Ngoài ra, cả hai khoản đặt cọc đều hiện diện trong tab Dòng Hóa Đơn.
Tại điểm này, luồng hiện đã hoàn tất.
Ghi chú
Luồng này cũng có thể xảy ra với tùy chọn thanh toán trả trước Số tiền cố định.
Quan trọng
Nếu một khoản thanh toán trước được sử dụng với một sản phẩm có chính sách lập hóa đơn Số lượng giao hàng, các khoản thanh toán trước sẽ không thể được khấu trừ khi đến lúc lập hóa đơn cho khách hàng.
Điều này là bởi vì, do chính sách lập hóa đơn, sản phẩm(s) sẽ phải được giao trước khi tạo hóa đơn cuối cùng.
Nếu không có gì được giao, một Credit Note được tạo ra, hủy bỏ hóa đơn nháp đã được tạo sau khoản thanh toán trước.
Để sử dụng tùy chọn Credit Note, ứng dụng Inventory phải được cài đặt, để xác nhận việc giao hàng. Nếu không, số lượng đã giao có thể được nhập thủ công trực tiếp vào đơn đặt hàng.
Chỉnh sửa thuế khách hàng trên các khoản thanh toán trước¶
Để điều chỉnh tài khoản thu nhập và thuế khách hàng được gắn liền với một khoản thanh toán trước, điều hướng đến trang Sản phẩm (), tìm kiếm sản phẩm Thanh toán trước trong thanh tìm kiếm, và chọn nó để hiển thị trang chi tiết sản phẩm.
Trên trang sản phẩm Down Payment, trong tab Thông tin Chung, thuế của khách hàng có thể được sửa đổi trong trường Thuế Khách hàng.
Sửa đổi tài khoản thu nhập trên các khoản đặt cọc¶
Để thay đổi hoặc điều chỉnh tài khoản thu nhập được gắn liền với trang sản phẩm Down Payment, ứng dụng Accounting phải được cài đặt.
Với ứng dụng Accounting được cài đặt, tab Accounting sẽ trở nên có sẵn trên trang sản phẩm. Tab đó không thể truy cập được nếu không có ứng dụng Accounting được cài đặt.
Trong tab Accounting, tài khoản thu nhập có thể được thay đổi trong trường Income Account, nằm trong phần Receivables.
Xem thêm
chính_sách_thanh_toán