Giấy báo có và hoàn tiền¶
Một giấy báo có/giấy báo nợ, hoặc bảng giấy báo có/ghi chú nợ, là một tài liệu được phát hành cho khách hàng để thông báo rằng họ đã được ghi tín dụng/nợ một số tiền nhất định.
Có một số trường hợp sử dụng có thể dẫn đến một phiếu tín dụng, như:
một sai sót trong hóa đơn
một trả lại hàng hoặc từ chối dịch vụ
các hàng hóa được giao bị hỏng
Các giấy báo nợ ít phổ biến hơn nhưng thường được sử dụng để theo dõi các khoản nợ mà khách hàng hoặc nhà cung cấp phải trả do sửa đổi trong hóa đơn xác nhận của khách hàng hoặc hóa đơn của nhà cung cấp.
Ghi chú
Phát hành một phiếu tín dụng/thẻ ghi nợ là cách duy nhất và hợp pháp để hủy bỏ, hoàn trả hoặc sửa đổi một hóa đơn đã được xác nhận. Đừng quên đăng ký thanh toán sau đó nếu bạn cần gửi tiền trở lại cho khách hàng và/hoặc xác nhận trả lại nếu một sản phẩm có thể lưu trữ được trả lại.
Phát hành một phiếu tín dụng¶
Bạn có thể tạo một phiếu ghi nợ từ đầu bằng cách đi đến , và bằng cách nhấp vào Create. Điền thông tin vào mẫu phiếu ghi nợ hoạt động tương tự như mẫu hóa đơn.
Tuy nhiên, hầu hết thời gian, các phiếu tín dụng được tạo ra trực tiếp từ các hóa đơn liên quan. Để làm điều này, đi đến , mở hóa đơn khách hàng liên quan, và nhấn vào Add Credit Note.
Bạn có thể lựa chọn giữa ba lựa chọn:
Hoàn trả một phần
Hoàn Tiền Đầy Đủ
Hoàn tiền đầy đủ và hóa đơn mới
Ghi chú
Một chuỗi giấy báo có bắt đầu bằng R và tiếp theo là số của tài liệu liên quan (ví dụ, RINV/2019/0004 liên quan đến hóa đơn INV/2019/0004).
Hoàn trả một phần¶
Khi chọn tùy chọn Hoàn trả một phần, SotaERP tạo một phiếu hoàn trả nháp đã được điền sẵn với tất cả thông tin cần thiết từ hóa đơn gốc. Đây là lựa chọn để chọn nếu bạn muốn thực hiện hoàn trả một phần hoặc nếu bạn muốn sửa đổi bất kỳ chi tiết nào của phiếu hoàn trả.
Ghi chú
Đây là lựa chọn duy nhất cho các hóa đơn được đánh dấu là đang thanh toán hoặc đã thanh toán.
Hoàn tiền đầy đủ¶
Khi chọn tùy chọn Hoàn tiền đầy đủ, SotaERP tạo một phiếu ghi nợ, tự động xác nhận nó và cân đối nó với hóa đơn liên quan.
Đây là lựa chọn để chọn hoàn tiền đầy đủ hoặc hủy một hóa đơn đã được xác nhận.
Hoàn tiền đầy đủ và hóa đơn mới được lập lại¶
Khi chọn tùy chọn Hoàn tiền đầy đủ và tạo hóa đơn mới, SotaERP tạo một phiếu ghi nợ, tự động xác nhận nó, cân đối nó với hóa đơn liên quan và mở một hóa đơn mới được điền sẵn với các chi tiết giống như hóa đơn gốc.
Đây là lựa chọn để sửa đổi nội dung của một hóa đơn đã được xác nhận.
Phát hành một phiếu nợ¶
Bạn có thể tạo một phiếu nợ từ đầu bằng cách đi đến hoặc bằng cách nhấp vào hóa đơn liên quan mà bạn muốn phát hành phiếu nợ. Trên giao diện biểu mẫu hóa đơn, nhấp vào Add debit note, điền thông tin và nhấp vào Create.
Ghi lại một khoản hoàn trả từ nhà cung cấp¶
Hoàn tiền từ nhà cung cấp được ghi nhận cùng cách như các ghi chú tín dụng:
Bạn có thể tạo một phiếu ghi nợ từ đầu bằng cách đi đến , và bằng cách nhấp vào Create; hoặc bằng cách mở hóa đơn nhà cung cấp liên quan, và nhấp vào Add Credit Note.
Ghi lại một phiếu nợ.¶
Phiếu nợ từ các nhà cung cấp được ghi nhận một cách tương tự như cách chúng được phát hành cho khách hàng:
Đi đến , mở hóa đơn liên quan mà bạn muốn ghi nhận một phiếu nợ, và nhấp vào Add debit note. Điền thông tin vào và nhấp vào Create debit note.
Bút toán¶
Phát hành một phiếu tín dụng / nợ từ một hóa đơn tạo ra một bút toán đảo ngược làm cho các mục trong sổ cái được tạo ra bởi hóa đơn gốc trở thành không.
Example
Hóa đơn của sổ nhật ký cho một bài viết:
Và đây là bút toán của phiếu ghi nợ được tạo ra để đảo ngược hóa đơn gốc ở trên:
