Điều khoản thanh toán và kế hoạch trả góp

Điều khoản thanh toán chỉ định tất cả các điều kiện thanh toán của một giao dịch để giúp đảm bảo khách hàng thanh toán hóa đơn của họ đúng cách và đúng hạn.

Điều khoản thanh toán thường được xác định trên các tài liệu như đơn đặt hàng, hóa đơn khách hàng và hóa đơn nhà cung cấp. Điều khoản thanh toán bao gồm:

• Ngày hết hạn(s)

• Chiết khấu thanh toán sớm

• Bất kỳ điều kiện nào khác về thanh toán

Một kế hoạch trả góp cho phép khách hàng thanh toán một hóa đơn thành từng phần, với số lượng và ngày thanh toán được xác định trước bởi người bán.

Example

Thanh toán ngay

Thanh toán đầy đủ phải được thực hiện vào ngày phát hành hóa đơn.

15 Ngày (hoặc Net 15)

Thanh toán đầy đủ phải được thực hiện trong vòng 15 ngày kể từ ngày xuất hóa đơn.

21 MFI

Thanh toán đầy đủ phải được thực hiện trước ngày 21 của tháng tiếp theo kể từ ngày xuất hóa đơn.

30% Tiến độ Cuối Tháng Tiếp Theo

30% được thanh toán vào ngày phát hành hóa đơn. Số dư còn lại phải thanh toán vào cuối tháng tiếp theo.

2% 10, Net 30 EOM

Một chiết khấu 2% giảm giá mặt tiền nếu thanh toán được nhận trong vòng mười ngày. Nếu không, toàn bộ số tiền phải thanh toán vào cuối tháng sau ngày xuất hóa đơn.

Ghi chú

• Điều khoản thanh toán không nên bị nhầm lẫn với hóa đơn đặt cọc. Nếu, đối với một đơn đặt hàng cụ thể, bạn phát hành nhiều hóa đơn cho khách hàng của mình, đó không phải là một điều khoản thanh toán hoặc kế hoạch trả góp mà là một chính sách lập hóa đơn.

• Trang này là về tính năng điều khoản thanh toán, không phải điều khoản & điều kiện, mà có thể được sử dụng để khai báo các nghĩa vụ hợp đồng liên quan đến việc sử dụng nội dung, chính sách đổi trả và các chính sách khác liên quan đến việc bán hàng và cung cấp dịch vụ.

Xem thêm

• Chiết khấu tiền mặt và giảm thuế

Cấu hình

Để tạo các điều khoản thanh toán mới, hãy làm theo các bước sau:

1. Đi đến Accounting ‣ Configuration ‣ Payment Terms và nhấp vào New.

2. Nhập một tên vào trường Payment Terms. Trường này là tên được hiển thị trong cơ sở dữ liệu và không phải là tên dành cho khách hàng.

3. Nhập văn bản để hiển thị trên tài liệu (đơn đặt hàng, hóa đơn, v.v.) trong trường Mô tả trên Hóa đơn.

4. Đánh dấu vào ô Hiển thị các điều khoản trên hóa đơn để hiển thị chi tiết của mỗi khoản thanh toán và ngày đáo hạn tương ứng trên báo cáo hóa đơn, nếu cần thiết.

5. Trong phần Điều khoản, thêm một bộ quy tắc (điều khoản) để xác định những gì cần phải thanh toán và vào ngày đáo hạn nào. Xác định các điều khoản tự động tính toán ngày đáo hạn thanh toán. Điều này đặc biệt hữu ích cho việc quản lý kế hoạch trả góp (điều khoản thanh toán với nhiều điều khoản).

   Để thêm một thuật ngữ, nhấp vào Thêm một dòng, xác định Loại Đến Hạn và Giá trị, và điền vào các trường thích hợp để xác định khi nào thuật ngữ đó đến hạn, bao gồm bất kỳ chiết khấu nào. Ngày đến hạn được tính bằng cách lấy ngày hóa đơn/phiếu, trước tiên thêm vào Tháng, sau đó thêm vào Ngày. Nếu chuyển đổi Cuối tháng được kích hoạt, ngày đến hạn sẽ là cuối tháng đó, cộng thêm bất kỳ Ngày sau Cuối tháng nào.

Mẹo

Để thay vào đó chỉ định một số ngày trước cuối tháng, sử dụng một giá trị âm trong trường Days after End of month.

Để kiểm tra xem các điều khoản thanh toán của bạn đã được cấu hình đúng hay không, hãy nhập số tiền hóa đơn và ngày hóa đơn vào phần Ví dụ để tạo ra các khoản thanh toán sẽ phải trả và ngày đáo hạn của chúng bằng cách sử dụng các điều khoản thanh toán này.

Quan trọng

• Các thuật ngữ được tính theo thứ tự của ngày đáo hạn của chúng.

• Số dư* luôn phải được sử dụng cho dòng cuối cùng.

Example

Trong ví dụ sau, 30% phải thanh toán vào ngày phát hành, và số dư phải thanh toán vào cuối tháng tiếp theo.

Sử dụng các điều khoản thanh toán

Điều khoản thanh toán có thể được xác định bằng cách sử dụng trường Payment Terms trên:

• Liên hệ: Để tự động thiết lập các điều khoản thanh toán mặc định trên các đơn đặt hàng mới, hóa đơn và hóa đơn của một liên hệ. Điều này có thể được sửa đổi trong biểu mẫu liên hệ, dưới tab Bán hàng & Mua hàng.

• Bảng báo giá/Đơn đặt hàng: Để thiết lập các điều khoản thanh toán cụ thể tự động trên tất cả các hóa đơn được tạo ra từ một báo giá hoặc đơn đặt hàng.

Điều khoản thanh toán có thể được xác định bằng cách sử dụng trường Due Date, với danh sách thả xuống Terms trên:

• Hóa đơn khách hàng: Để đặt các điều khoản thanh toán cụ thể trên một hóa đơn.

• Hóa đơn nhà cung cấp: Để thiết lập các điều khoản thanh toán cụ thể trên hóa đơn.

Mẹo

Thiết lập các điều khoản thanh toán trên hóa đơn nhà cung cấp đôi khi hữu ích cho việc quản lý các điều khoản của nhà cung cấp với nhiều kỳ thanh toán hoặc chiết khấu tiền mặt. Nếu không, việc thiết lập thủ công ngày đáo hạn là đủ. Nếu các điều khoản thanh toán đã được xác định, hãy để trống trường để chọn một ngày.

Bút toán

Hóa đơn với các điều khoản thanh toán cụ thể tạo ra các bút toán khác nhau, với một mục bút toán cho mỗi ngày đáo hạn tính toán.

Điều này làm cho việc theo dõi dễ dàng hơn và cân đối tài khoản dễ dàng hơn vì SotaERP xem xét từng ngày đáo hạn, chứ không chỉ là ngày cân đối. Nó cũng giúp có được báo cáo công nợ chính xác.

Example

Trong ví dụ này, một hóa đơn trị giá $1000 đã được phát hành với các điều khoản thanh toán sau đây: 30% phải thanh toán vào ngày phát hành, và số dư phải thanh toán vào cuối tháng tiếp theo.

Tài khoản	Ngày hết hạn	Nợ	Tín dụng
Tài khoản phải thu	Ngày 21 tháng 2	300
Tài khoản phải thu	Ngày 31 tháng Ba	700
Bán hàng sản phẩm			1000

Số tiền $1000 bị trừ vào tài khoản phải thu được chia thành hai khoản ghi sổ riêng biệt. Cả hai đều có ngày đáo hạn riêng của mình.