Điều chỉnh hàng tồn kho¶
Trong bất kỳ hệ thống quản lý kho nào, số lượng hàng tồn kho ghi trong cơ sở dữ liệu có thể không luôn khớp với số lượng hàng tồn kho thực tế trong kho. Sự chênh lệch giữa hai số liệu này có thể do hỏng hóc, lỗi của con người, mất trội, hoặc các yếu tố khác. Do đó, việc điều chỉnh hàng tồn kho phải được thực hiện để cân bằng sự khác biệt, và đảm bảo rằng số liệu ghi trong cơ sở dữ liệu khớp với số liệu thực tế trong kho.
Trang Điều chỉnh Kho hàng¶
Để xem trang Điều chỉnh Kho, điều hướng đến .
Trên trang Inventory Adjustments, tất cả các sản phẩm hiện đang có trong kho được liệt kê, với mỗi dòng sản phẩm chứa thông tin sau:
Vị trí: vị trí cụ thể trong kho mà sản phẩm được lưu trữ.
Sản phẩm: sản phẩm mà số lượng được liệt kê trên dòng điều chỉnh hàng tồn kho.
Số lô/Số serial: là mã định danh theo dõi được gán cho sản phẩm cụ thể được liệt kê. Nó có thể chứa chữ cái, số hoặc sự kết hợp của cả hai.
Ghi chú
Nếu một sản phẩm cụ thể có số lượng lớn hơn 1.00 trong kho, và có nhiều hơn một số serial (hoặc số lô) được gán cho nó, mỗi sản phẩm được xác định một cách duy nhất sẽ được hiển thị trên một dòng sản phẩm riêng với số lô/số serial riêng của nó, được hiển thị dưới cột Lot/Serial Number.
Số lượng có sẵn: số lượng sản phẩm hiện đang được ghi nhận trong cơ sở dữ liệu.
UoM: đơn vị đo lường trong đó sản phẩm được đo. Trừ khi có quy định khác (tức là, trong Pounds hoặc Ounces), đơn vị mặc định UoM là Units.
Số lượng đã đếm: là số lượng thực tế được đếm trong quá trình kiểm kê hàng tồn. Trường này mặc định để trống, nhưng có thể được thay đổi, tùy thuộc vào việc nó khớp với Số lượng trên tay hay không.
Sự khác biệt: sự khác biệt giữa Số lượng có sẵn và Số lượng đếm, sau khi đã thực hiện điều chỉnh hàng tồn kho. Sự khác biệt được tính tự động sau mỗi lần điều chỉnh hàng tồn kho.
Ngày Được Lên Lịch: ngày mà việc đếm sẽ được thực hiện. Nếu không có chỉ định khác, ngày này sẽ mặc định là ngày 31 tháng 12 của năm hiện tại.
Người dùng: người được giao phụ trách việc đếm trong cơ sở dữ liệu. Điều này có thể là người đang đếm vật liệu trong kho, hoặc áp dụng số lượng trong cơ sở dữ liệu.
Danh mục Sản phẩm: danh mục được gán nội bộ cho một sản phẩm cụ thể. Trừ khi có quy định khác (ví dụ, như Sản phẩm tiêu hao hoặc Sản phẩm cho thuê), mặc định Danh mục Sản phẩm được đặt là Tất cả.
Số lượng có sẵn: số lượng của một sản phẩm cụ thể hiện đang có sẵn, dựa trên bất kỳ đơn đặt hàng bán chưa hoàn thành, đơn đặt hàng mua hoặc đơn đặt hàng sản xuất nào có thể thay đổi số lượng có sẵn sau khi hoàn thành.
Ngày Kế toán: ngày mà các điều chỉnh sẽ được ghi nhận trong ứng dụng Kế toán của SotaERP.
Công ty: công ty mà các điều chỉnh hàng tồn này đang được thực hiện trên cơ sở dữ liệu. Công ty được liệt kê ở góc phải trên cùng của cơ sở dữ liệu, kế bên người dùng hiện đang đăng nhập.
Mẹo
Một số cột được ẩn mặc định. Để hiển thị các cột này, hãy nhấp vào nút additional options (biểu tượng ba chấm) ở phía bên phải hàng đầu của biểu mẫu, và chọn bất kỳ cột nào bạn muốn hiển thị bằng cách nhấp vào ô đánh dấu bên cạnh tùy chọn đó.
Tạo một điều chỉnh kho.¶
Để tạo một điều chỉnh kho mới từ trang , nhấn vào Tạo mới. Làm như vậy sẽ tạo ra một dòng điều chỉnh kho mới trống ở cuối trang.
Trên dòng điều chỉnh kho trống này, nhấp vào menu thả xuống dưới cột Sản phẩm, và chọn một sản phẩm. Nếu sản phẩm được chọn được theo dõi bằng cách sử dụng lô hoặc số serial, số lô hoặc số serial mong muốn cũng có thể được chọn từ menu thả xuống dưới cột Số lô/Số serial.
Tiếp theo, đặt giá trị trong cột Số lượng Đã Đếm thành số lượng đã đếm cho sản phẩm đó trong quá trình điều chỉnh tồn kho.
Ghi chú
Số lượng được đếm cho các điều chỉnh hàng tồn mới được đặt mặc định là 0.00. Một chuyển kho hàng với 0.00 Số lượng đã thực hiện được ghi lại trong lịch sử điều chỉnh hàng tồn của sản phẩm, vì vậy nó nên được đặt để phản ánh số lượng thực tế được đếm.
Bên phải cột Số lượng Đã Đếm, cột Ngày Đã Lên Lịch và Người Dùng cũng có thể được thay đổi thông qua các menu thả xuống tương ứng của họ. Thay đổi cột Ngày Đã Lên Lịch sẽ thay đổi ngày mà việc điều chỉnh hàng tồn kho sẽ được xử lý, và chọn một Người Dùng có trách nhiệm gán một người dùng cho việc điều chỉnh hàng tồn kho cụ thể (để mục đích theo dõi).
Sau khi tất cả các thay đổi đã được thực hiện vào dòng điều chỉnh kho mới, nhấp chuột ra khỏi dòng đó. Việc làm này sẽ lưu điều chỉnh và di chuyển dòng đó lên đầu trang.
Nếu Số lượng Đếm lớn hơn Số lượng Tồn kho, giá trị trong cột Chênh lệch là xanh. Nếu Số lượng Đếm nhỏ hơn Số lượng Tồn kho, giá trị trong cột Chênh lệch là đỏ. Nếu các số lượng khớp nhau, và không có sự thay đổi nào, không có giá trị nào xuất hiện trong cột Chênh lệch.
Ở giai đoạn này, số lượng (điều chỉnh tồn kho) được ghi nhận, nhưng chưa được áp dụng. Điều này có nghĩa là số lượng tồn kho trước khi điều chỉnh vẫn chưa được cập nhật để phù hợp với số lượng mới, thực tế đã được đếm.
Có hai cách áp dụng điều chỉnh kho mới. Cách thứ nhất là nhấn vào nút Apply trên dòng ở phía bên phải của trang. Cách thứ hai là nhấn vào ô đánh dấu ở phía bên trái của dòng. Làm như vậy sẽ hiển thị các tùy chọn nút mới ở đầu trang, trong đó có một nút Apply. Nhấn vào nút này thay vì đó sẽ khiến cho một cửa sổ pop-up Inventory Adjustment Reference / Reason xuất hiện.
Từ menu pop-up này, một tham chiếu hoặc lý do có thể được gán cho việc điều chỉnh hàng tồn. Theo mặc định, trường Inventory Reference / Reason được điền trước với ngày mà điều chỉnh được thực hiện, nhưng có thể được thay đổi để phản ánh bất kỳ tham chiếu hoặc lý do nào mong muốn.
Khi đã sẵn sàng, nhấn vào Apply để áp dụng điều chỉnh hàng tồn.
Đếm sản phẩm¶
Đếm sản phẩm là một hoạt động lặp lại trong một kho hàng. Khi việc đếm hoàn thành, hãy đi đến để cập nhật cột Số lượng đã đếm cho mỗi dòng sản phẩm.
Trên mỗi dòng sản phẩm, xác định xem giá trị trong cột Số lượng tồn kho được ghi lại trong cơ sở dữ liệu có khớp với giá trị mới được đếm hay không. Nếu giá trị được ghi lại và giá trị được đếm khớp nhau, hãy nhấp vào nút Set (biểu tượng mục tiêu) ở phía bên phải của dòng sản phẩm.
Thực hiện việc sao chép giá trị từ cột Số lượng tồn kho sang cột Số lượng đếm, và đặt giá trị của cột Chênh lệch thành 0.00. Sau đó, sau khi áp dụng, một chuyển động hàng tồn kho với 0.00 Số lượng đã thực hiện được ghi lại trong lịch sử điều chỉnh hàng tồn kho của sản phẩm.
Nếu giá trị mới được đếm cho một sản phẩm cụ thể không khớp với giá trị trong Số lượng Còn lại được ghi lại trong cơ sở dữ liệu, thay vì nhấn vào nút Thiết lập, hãy ghi lại giá trị thực tế trong trường trong cột Số lượng Đã Đếm.
Để làm điều đó, nhấp vào trường trong cột Số lượng Đếm trên dòng điều chỉnh kho cụ thể cho sản phẩm mà số lượng đếm đang được thay đổi. Điều này tự động gán một Số lượng Đếm là 0.00.
Để thay đổi giá trị này, nhập vào một giá trị mới phù hợp với giá trị thực tế đã được đếm. Sau đó, nhấp ra khỏi dòng đó. Việc làm này sẽ lưu điều chỉnh và tự động điều chỉnh giá trị trong cột Difference.
Nếu Số lượng Đếm lớn hơn Số lượng Tồn kho, giá trị trong cột Chênh lệch là xanh. Nếu Số lượng Đếm nhỏ hơn Số lượng Tồn kho, giá trị trong cột Chênh lệch là đỏ. Nếu các số lượng khớp nhau, và không có sự thay đổi nào, không có giá trị nào xuất hiện trong cột Chênh lệch.
Sau đó, khi áp dụng, một bước đi với sự khác biệt giữa Số lượng trên tay và Số lượng đếm được ghi lại trong lịch sử điều chỉnh hàng tồn của sản phẩm.
Quan trọng
Đôi khi một lần đếm xảy ra, nhưng không thể áp dụng ngay vào cơ sở dữ liệu. Trong khoảng thời gian giữa lần đếm thực tế và việc áp dụng điều chỉnh tồn kho, có thể xảy ra di chuyển sản phẩm. Trong trường hợp đó, số lượng tồn kho trong cơ sở dữ liệu có thể thay đổi và không còn nhất quán với số lượng đã đếm. Như một biện pháp phòng ngừa thêm, SotaERP yêu cầu xác nhận trước khi áp dụng điều chỉnh tồn kho.
Thay đổi tần suất đếm kho¶
Mặc định, ngày lên lịch cho việc điều chỉnh hàng tồn luôn được lên lịch vào ngày 31 tháng 12 của năm hiện tại. Tuy nhiên, đối với một số công ty, việc có số lượng hàng tồn kho chính xác vào mọi thời điểm là rất quan trọng. Trong những trường hợp như vậy, ngày lên lịch mặc định có thể được sửa đổi.
Để sửa đổi ngày lịch mặc định, đi đến . Sau đó, trong phần Hoạt động, tìm đến cài đặt Ngày và Tháng Kiểm kê Hàng Năm, bao gồm một menu thả xuống mặc định là 31 Tháng 12.
Để thay đổi ngày, nhấp vào 31, và thay đổi thành một ngày trong khoảng 1-31, tùy thuộc vào tháng mong muốn trong năm.
Sau đó, để thay đổi tháng, nhấp vào December để hiển thị menu thả xuống, và chọn tháng mong muốn.
Sau khi đã thực hiện tất cả các thay đổi mong muốn, nhấn vào Save để lưu tất cả các thay đổi.
Lập kế hoạch kiểm kê hàng tồn lớn¶
Để lập kế hoạch kiểm kê lớn, như việc kiểm kê đầy đủ mọi thứ hiện đang có trong kho, trước tiên hãy điều hướng đến .
Sau đó, chọn các sản phẩm mong muốn được đếm bằng cách nhấp vào ô chọn ở phía bên trái của mỗi dòng sản phẩm.
Mẹo
Để yêu cầu số lượng tất cả sản phẩm hiện đang có trong kho, hãy đánh dấu vào ô chọn ở phía trên cùng của bảng, trong hàng tiêu đề kế bên nhãn Location. Điều này sẽ chọn tất cả các dòng sản phẩm.
Khi đã chọn tất cả các sản phẩm mong muốn, nhấn vào nút Request a Count ở đầu trang. Điều này sẽ làm hiện ra một cửa sổ pop-up Request a Count. Từ cửa sổ pop-up này, điền thông tin sau:
Ngày Kiểm Kê: ngày dự kiến của việc kiểm kê.
Người dùng: người dùng chịu trách nhiệm cho việc đếm.
Ngày Kế toán: ngày mà việc điều chỉnh hàng tồn sẽ được kế toán.
Số lượng: để để trống số lượng tồn kho của mỗi dòng sản phẩm, chọn Để Trống. Để điền trước số lượng tồn kho của mỗi dòng sản phẩm với giá trị hiện tại được ghi trong cơ sở dữ liệu, chọn Đặt Giá Trị Hiện Tại.
Cuối cùng, khi đã sẵn sàng, nhấn vào Xác nhận để yêu cầu số lượng.
Quan trọng
Trong ứng dụng Mã vạch của SotaERP, người dùng chỉ có thể xem số lượng hàng tồn kho được gán cho họ, và được lên lịch cho hôm nay hoặc trước đó.
Xem thêm