Bảng kế toán

Bảng tài khoản (COA) là danh sách tất cả các tài khoản được sử dụng để ghi lại các giao dịch tài chính trong sổ cái chung của một tổ chức. Bảng tài khoản có thể được tìm thấy dưới Accounting‣Configuration‣Chart of Accounts.

Khi duyệt biểu đồ tài khoản của bạn, bạn có thể sắp xếp các tài khoản theo , Tên Tài khoản, hoặc Loại, nhưng các tùy chọn khác có sẵn trong menu thả xuống (⋮).

Nhóm các tài khoản theo loại trong SotaERP Accounting

Cấu hình của một tài khoản

Quốc gia bạn chọn trong quá trình tạo cơ sở dữ liệu của bạn (hoặc công ty bổ sung trong cơ sở dữ liệu của bạn) xác định gói địa phương về tài chính được cài đặt mặc định. Gói này bao gồm một bảng tài khoản tiêu chuẩn đã được cấu hình theo quy định của quốc gia. Bạn có thể sử dụng nó trực tiếp hoặc cài đặt theo nhu cầu của công ty của bạn.

Để tạo tài khoản mới, hãy đi đến Accounting‣Configuration‣Chart of Accounts, nhấn vào Create, và điền vào (ít nhất) các trường bắt buộc (Code, Account Name, Type).

Cảnh báo

Không thể sửa đổi địa phương tài chính của một công ty sau khi một bút toán đã được đăng.

Mã và tên

Mỗi tài khoản được xác định bằng Tên của nó, cũng cho biết mục đích của tài khoản.

Loại

Đúng cấu hình loại tài khoản là rất quan trọng vì nó phục vụ nhiều mục đích:

  • Thông tin về mục đích và hành vi của tài khoản

  • Tạo báo cáo pháp lý và tài chính theo quốc gia

  • Đặt các quy tắc để đóng một năm tài chính

  • Tạo các mục nhập mở đầu

Để cấu hình một loại tài khoản, mở trình chọn thả xuống của trường Type và chọn loại tương ứng từ danh sách sau:

Báo cáo

Danh mục

Loại tài khoản

Bảng cân đối kế toán

Tài sản

Tài sản phải thu

Ngân hàng và Tiền mặt

Tài sản lưu động hiện tại

Tài sản không dùng trong ngắn hạn

Thanh toán trước

Tài sản cố định

Trách nhiệm

Có thể thanh toán

Thẻ tín dụng

Nợ Phải Trả Hiện Tại

Nợ dài hạn

Vốn chủ sở hữu

Vốn chủ sở hữu

Lợi nhuận trong năm hiện tại

Lợi nhuận & Lỗ

Thu nhập

Thu nhập

Thu nhập khác

Chi phí

Chi phí

Khấu hao

Chi phí doanh thu

Khác

Khác

Bảng cân đối ngoại bảng

Tài sản, chi phí trì hoãn và doanh thu trì hoãn tự động hóa

Một số loại tài khoản có thể tự động hóa việc tạo ra các mục tài sản, các mục chi phí trì hoãn, và các mục doanh thu trì hoãn. Để tự động hóa các mục, nhấp vào Thiết lập trên dòng tài khoản và chuyển đến tab Tự động hóa.

Bạn có ba lựa chọn cho tab Automation:

  1. Không: đây là giá trị mặc định. Không có gì xảy ra.

  2. Tạo trong bản nháp: mỗi khi một giao dịch được đăng trên tài khoản, một bản ghi nháp sẽ được tạo nhưng chưa được xác nhận. Bạn phải điền đầy đủ thông tin vào biểu mẫu tương ứng trước.

  3. Tạo và xác nhận: bạn cũng phải chọn một Mô hình Chi phí Trì hoãn. Khi một giao dịch được đăng trên tài khoản, một bản ghi được tạo ra và ngay lập tức được xác nhận.

Thuế mặc định

Trong menu Setup của một tài khoản, chọn một thuế mặc định để áp dụng khi tài khoản này được chọn cho một giao dịch mua bán sản phẩm.

Thẻ

Một số báo cáo kế toán yêu cầu thẻ được thiết lập trên các tài khoản liên quan. Để thêm một thẻ, dưới Setup, nhấp vào trường Tags và chọn một thẻ đã tồn tại hoặc Create một thẻ mới.

Nhóm tài khoản

Nhóm tài khoản rất hữu ích để liệt kê nhiều tài khoản như tài khoản con của một tài khoản lớn hơn và do đó tổng hợp báo cáo như Sổ cân đối kế toán. Mặc định, các nhóm được xử lý tự động dựa trên mã của nhóm. Ví dụ, một tài khoản mới 131200 sẽ là một phần của nhóm 131000. Bạn có thể gán một nhóm cụ thể cho một tài khoản trong trường Nhóm dưới Thiết lập.

Tạo các nhóm tài khoản thủ công

Ghi chú

Người dùng thông thường không cần phải tạo các nhóm tài khoản thủ công. Phần sau chỉ dành cho các trường hợp sử dụng hiếm và nâng cao.

Để tạo một nhóm tài khoản mới, kích hoạt chế độ phát triển và đi đến Ứng dụng Kế toán‣Cấu hình‣Nhóm Tài khoản. Ở đây, tạo một nhóm mới và nhập tên, tiền tố mã, và công ty mà nhóm tài khoản đó nên được sử dụng. Lưu ý rằng bạn phải nhập cùng một tiền tố mã trong cả hai trường Từđến.

Tạo nhóm tài khoản.

Để hiển thị báo cáo Sổ cân đối kế toán của bạn với các nhóm tài khoản, hãy đi đến Accounting‣Reporting‣Trial Balance, sau đó mở menu Options và chọn Hierarchy and Subtotals.

Nhóm Tài khoản trong Sổ Cân đối Kế toán của SotaERP

Cho phép đối soát

Một số tài khoản, như tài khoản được tạo để ghi lại các giao dịch của một phương thức thanh toán, có thể được sử dụng để cân đối các bút toán.

Ví dụ, một hóa đơn được thanh toán bằng thẻ tín dụng có thể được đánh dấu là paid nếu được cân đối với khoản thanh toán của nó. Do đó, tài khoản được sử dụng để ghi nhận thanh toán bằng thẻ tín dụng cần được cấu hình để cho phép cân đối.

Để làm điều đó, hãy kiểm tra hộp Allow Reconciliation trong cài đặt tài khoản, và Save; hoặc kích hoạt nút từ chế độ xem biểu đồ tài khoản.

Cho phép làm sự hoà giải cho các tài khoản trong SotaERP Accounting

Lỗi cảnh báo

Không thể xóa tài khoản sau khi giao dịch đã được ghi lại trên đó. Bạn có thể làm cho chúng không sử dụng được bằng cách sử dụng tính năng Deprecated: đánh dấu vào ô Deprecated trong cài đặt tài khoản, và nhấn Save.