Đối lại chi phí cho khách hàng¶
Trong quá trình làm việc trên một dự án cho một khách hàng, nhân viên thường phải chi tiền của họ cho các chi phí liên quan đến dự án.
Ví dụ, một nhân viên có thể cần sử dụng tiền của mình để thanh toán cho khách sạn, trong khi họ cung cấp dịch vụ tại chỗ cho một khách hàng. Là một công ty, chi phí này nên được lập hóa đơn lại cho khách hàng. Với SotaERP, những loại chi phí này có thể nhanh chóng được lập hóa đơn lại cho khách hàng liên quan đến dự án.
Ứng dụng Chi phí¶
Để có thể tái lập hóa đơn cho một khách hàng về một chi phí, ứng dụng Chi phí phải được cài đặt.
Để cài đặt ứng dụng Expenses, điều hướng đến , và nhấn vào Cài đặt trên khối ứng dụng Expenses. Khi nhấn, SotaERP sẽ cài đặt ứng dụng, làm mới trang và quay trở lại bảng điều khiển chính SotaERP.
Thêm chi phí vào đơn đặt hàng bán hàng¶
Để bắt đầu, hãy có một đơn đặt hàng bán hàng được xác nhận trong ứng dụng Sales mà chi phí được tái lập hóa đơn có thể được thêm vào. Hoặc, tạo một đơn đặt hàng mới từ đầu. Để làm điều đó, điều hướng đến . Làm như vậy sẽ hiển thị một biểu mẫu báo giá trống.
Sau đó, thêm một Khách hàng, và thêm một sản phẩm vào tab Dòng đơn hàng, bằng cách nhấp vào Thêm một sản phẩm. Tiếp theo, chọn một sản phẩm từ menu thả xuống.
Cuối cùng, nhấn vào Xác nhận để xác nhận đơn đặt hàng.
Với đơn đặt hàng được xác nhận, đến lúc tạo một chi phí.
Để làm điều đó, điều hướng đến ứng dụng Chi phí, bằng cách đi đến .
Sau đó, từ bảng điều khiển Chi phí, nhấp vào Mới để hiển thị một biểu mẫu chi phí trống.
Trên biểu mẫu chi phí, thêm một Mô tả để dễ dàng tham khảo chi phí.
Sau đó, trong trường Category, chọn một trong các tùy chọn sau từ menu thả xuống:
Giao tiếp: bất kỳ hình thức giao tiếp nào liên quan đến dự án/đơn hàng.
Khác: chi phí không phù hợp với bất kỳ danh mục nào khác.
Bữa ăn: bất kỳ hình thức chi phí bữa ăn nào liên quan đến dự án/đơn hàng.
Quà tặng: bất kỳ hình thức chi phí quà tặng liên quan đến một dự án/đơn hàng.
Quãng đường đi: bất kỳ hình thức chi phí quãng đường đi (xăng) liên quan đến dự án/đơn hàng.
Du lịch & Chỗ ở: bất kỳ chi phí du lịch hoặc chỗ ở nào liên quan đến một dự án/đơn hàng.
Mẹo
Các danh mục chi phí mới có thể được tạo từ một biểu mẫu chi phí, bằng cách nhấp vào menu thả xuống trường Category, chọn View All, và nhấp vào New từ cửa sổ pop-up Search:Category.
Đối với quy trình làm mẫu này, sẽ tái lập hóa đơn cho một khách hàng sau một kỳ nghỉ ngắn tại khách sạn, Category cho ví dụ này là [TRANS & ACC] Travel & Accommodation.
Ghi chú
Ví dụ sau đòi hỏi các ứng dụng Sales, Accounting, và Expense để xem/sửa tất cả các trường được đề cập trong quy trình làm việc.
Dưới trường Category, nhập số tiền cần chi trong trường Total.
Tiếp theo, chỉ định xem có bất kỳ Thuế bao gồm nào trong Tổng cộng không. Nếu một số lượng thuế được cấu hình trước được chọn từ trường Thuế bao gồm, SotaERP tự động tính toán số tiền bị đánh thuế, dựa trên số tiền nhập vào trường Tổng cộng.
Sau đó, chọn Employee nào chịu trách nhiệm cho chi phí, và chọn một tùy chọn trong trường Paid By: Employee (để hoàn lại) hoặc Company.
Trong trường hợp này, nhân viên của chúng tôi đã thanh toán cho khách sạn bằng tiền của họ, vì vậy tùy chọn Employee (to reimburse) được chọn.
Bên phải của mẫu chi phí, có tùy chọn để thêm một Tham chiếu Hóa đơn. Phía dưới đó, các trường Ngày Chi phí và Tài khoản được tự động điền vào.
Ghi chú
Các trường Ngày Chi và Tài Khoản có thể được chỉnh sửa, nếu cần thiết.
Tiếp theo, trong trường Khách hàng cần phải thanh toán lại, nhấp vào ô trống để hiển thị menu thả xuống. Từ menu thả xuống này, chọn đơn đặt hàng bán hàng phù hợp mà chi phí này nên được gắn kết. Trường này phải được điền, để thanh toán lại cho khách hàng một chi phí.
Cuối cùng, tùy chọn để sửa đổi các trường Phân phối Phân tích và Công ty có sẵn. Những trường này không bắt buộc để hoàn thành một chi phí được tái lập cho khách hàng, nhưng có sẵn để sửa đổi, nếu cần thiết.
Ngoài ra, ở phía dưới của mẫu chi phí, có một phần Ghi chú..., nơi mà bất kỳ ghi chú nào liên quan đến chi phí này có thể được thêm vào, nếu cần.
Ở đầu trang của mẫu chi phí, có các nút để Đính kèm Hóa đơn, Tạo Báo cáo, và Chia Chi phí.
Nếu có một biên lai vật lý hoặc số liệu kỹ thuật số nào đó cần được đính kèm vào chi phí, hãy nhấp vào Attach Receipt.
Nếu chi phí này cần phải chia nhỏ, hãy nhấp vào Split Expense. Tính năng này có thể được sử dụng vì nhiều lý do (chia sẻ chi phí với một nhân viên khác, để điều chỉnh các mức thuế khác nhau, v.v.).
Nếu không cần hai lựa chọn này, hãy nhấp vào Tạo Báo Cáo để khóa báo cáo chi phí vừa được cấu hình.
Làm như vậy sẽ hiển thị một Expense Report Summary cho chi phí mới.
Ở đây, sau khi các chi tiết liên quan đến chi phí đã được xác nhận, nhấn vào Submit to Manager. Điều này sẽ gửi báo cáo chi phí đến người quản lý phê duyệt, người sẽ xem xét chi phí.
Người quản lý chịu trách nhiệm xem xét và phê duyệt chi phí sẽ kiểm tra các chi tiết liên quan đến chi phí, và nếu không có vấn đề gì, họ sẽ nhấp vào nút Approve — chỉ xuất hiện trên giao diện của người quản lý trên Expense Report Summary đã được nhân viên gửi đến người quản lý.
Sau khi được phê duyệt, các nút ở đầu trang của Expense Report Summary sẽ thay đổi một lần nữa. Tại thời điểm này, các nút ở đầu trang của Expense Report Summary là: Post Journal Entries, Report in Next Payslip, Refuse, và Reset to Draft.
Khi người quản lý hài lòng với Tóm tắt Báo cáo Chi phí, họ sẽ nhấp vào Đăng bài Nhật ký.
Khi nhấp vào Post Journal Entries, nút đó sẽ biến mất, và cột Analytic Distribution trong tab Expense sẽ được điền bằng đơn đặt hàng bán hàng ban đầu được cấu hình cho chi phí trong trường Customer to Reinvoice.
Lập hóa đơn lại chi phí¶
Với những bước đã hoàn thành, đến lúc quay trở lại đơn đặt hàng để hoàn tất việc tái lập hóa đơn chi phí cho khách hàng.
Để làm điều đó, điều hướng đến , và chọn đơn đặt hàng bán hàng phù hợp cần được lập hóa đơn lại cho chi phí.
Trên biểu mẫu bán hàng, chi phí mới được cấu hình hiện nay đã được chuyển sang tab Order Lines, với cột Delivered đã được điền và sẵn sàng để được lập hóa đơn.
Sau khi xác nhận chi tiết của chi phí, nhấp vào Tạo Hóa đơn ở đầu trang đơn hàng bán hàng. Khi nhấp vào, một cửa sổ pop-up Tạo hóa đơn xuất hiện.
Từ cửa sổ pop-up này, để trường Create Invoice ở mặc định là tùy chọn Regular invoice, và nhấn vào Create Draft Invoice.
Làm như vậy sẽ hiển thị một Bản nháp Hóa đơn Khách hàng chỉ hiển thị chỉ chi phí trong tab Dòng Hóa đơn.
Nếu tất cả thông tin liên quan đến chi phí là chính xác, nhấn vào Xác nhận để xác nhận hóa đơn. Làm như vậy sẽ chuyển trạng thái của hóa đơn từ Nháp sang Đã đăng.
Để gửi hóa đơn cho khách hàng, nhấp vào Send & Print. Làm như vậy sẽ hiển thị một cửa sổ pop-up Send, với một thông điệp được cấu hình trước và hóa đơn PDF trong nội dung của thông điệp. Thông điệp có thể được xem xét và chỉnh sửa, nếu cần thiết.
Khi đã sẵn sàng, nhấp vào Send & Print để gửi hóa đơn cho khách hàng. Khi nhấp vào, cửa sổ pop-up biến mất, và SotaERP gửi tin nhắn/hóa đơn đến khách hàng. Ngoài ra, một tệp PDF của hóa đơn được tự động tải xuống để lưu trữ và/hoặc in ấn.
Quay lại trang Hóa đơn Khách hàng, nhấn vào nút Đăng ký Thanh toán khi khách hàng thanh toán cho chi phí đã được lập hóa đơn.
Khi nhấp vào Register Payment, một cửa sổ pop-up Register Payment xuất hiện. Trong cửa sổ pop-up này, các trường cần thiết được tự động điền thông tin chính xác. Sau khi xem xét thông tin, nhấp vào Create Payment.
Khi nhấp vào Tạo thanh toán, cửa sổ pop-up sẽ biến mất, và một banner màu xanh lá cây Đã thanh toán sẽ xuất hiện ở góc trên bên phải của hóa đơn, cho biết hóa đơn này đã được thanh toán đầy đủ. Do đó, hoàn tất quy trình làm việc.
Xem thêm
chính_sách_thanh_toán
cột mốc