Quy trình lập hóa đơn¶
Tùy thuộc vào loại hình kinh doanh của bạn và ứng dụng bạn sử dụng, có các cách khác nhau để tự động hóa việc tạo hóa đơn cho khách hàng trong SotaERP. Thông thường, hóa đơn nháp được tạo ra bởi hệ thống (với thông tin đến từ các tài liệu khác như đơn đặt hàng hoặc hợp đồng) và kế toán chỉ cần xác nhận hóa đơn nháp và gửi hóa đơn theo lô (qua thư thông thường hoặc email).
Tùy thuộc vào loại hình kinh doanh của bạn, bạn có thể chọn một trong các cách sau để tạo hóa đơn nháp:
Bán hàng¶
Đơn đặt hàng ‣ Hóa đơn¶
Trong hầu hết các công ty, các nhân viên bán hàng tạo bảng báo giá mà sau đó trở thành đơn đặt hàng sau khi chúng được xác nhận. Sau đó, hóa đơn nháp được tạo dựa trên đơn đặt hàng. Bạn có các tùy chọn khác nhau như:
Tạo hóa đơn thủ công: sử dụng một nút trên đơn đặt hàng để kích hoạt hóa đơn nháp
Hóa đơn trước giao hàng: lập hóa đơn đầy đủ trước khi kích hoạt đơn hàng giao hàng
Hóa đơn dựa trên đơn hàng giao hàng: xem phần tiếp theo
Hóa đơn trước khi giao hàng thường được sử dụng bởi ứng dụng thương mại điện tử khi khách hàng thanh toán khi đặt hàng và chúng tôi giao hàng sau đó. (trả trước)
Đối với hầu hết các trường hợp sử dụng khác, nên lựa chọn lập hóa đơn thủ công. Điều này cho phép người bán kích hoạt hóa đơn theo yêu cầu với các tùy chọn: lập hóa đơn cho toàn bộ đơn hàng, lập hóa đơn cho một phần trăm (tạm ứng), lập hóa đơn cho một số dòng, lập hóa đơn cho một số tiền tạm ứng cố định.
Quy trình này tốt cho cả dịch vụ và sản phẩm vật lý.
Xem thêm
Đơn đặt hàng ‣ Đơn giao hàng ‣ Hóa đơn¶
Các nhà bán lẻ và thương mại điện tử thường lập hóa đơn dựa trên đơn đặt hàng giao hàng, thay vì đơn đặt hàng bán hàng. Phương pháp này phù hợp với các doanh nghiệp nơi số lượng bạn giao hàng có thể khác biệt so với số lượng đặt hàng: thực phẩm (hóa đơn dựa trên Kg thực tế).
Theo cách này, nếu bạn giao một đơn hàng một phần, bạn chỉ lập hóa đơn cho những gì bạn thực sự đã giao. Nếu bạn thực hiện đơn đặt hàng sau (giao một phần và phần còn lại sau đó), khách hàng sẽ nhận được hai hóa đơn, một cho mỗi lần giao hàng.
Đơn đặt hàng Thương mại điện tử ‣ Hóa đơn¶
Một đơn đặt hàng trực tuyến cũng sẽ kích hoạt việc tạo đơn hàng khi nó được thanh toán đầy đủ. Nếu bạn cho phép thanh toán đơn hàng bằng séc hoặc chuyển khoản, SotaERP chỉ tạo ra một đơn hàng và hóa đơn sẽ được kích hoạt sau khi nhận được thanh toán.
Hợp đồng¶
Hợp đồng định kỳ ‣ Hóa đơn¶
Nếu bạn sử dụng hợp đồng, bạn có thể kích hoạt hóa đơn dựa trên thời gian và vật liệu đã tiêu tốn, chi phí hoặc dịch vụ/sản phẩm cố định. Mỗi tháng, người bán hàng sẽ kích hoạt hóa đơn dựa trên các hoạt động trên hợp đồng.
Các hoạt động có thể là:
sản phẩm/dịch vụ cố định, đến từ một đơn đặt hàng liên kết với hợp đồng này
vật liệu mua (mà bạn sẽ lập hóa đơn lại)
thời gian và vật liệu dựa trên bảng chấm công hoặc mua sắm (thầu phụ)
chi phí như đi lại và chỗ ở mà bạn tái chi phí cho khách hàng
Bạn có thể lập hóa đơn vào cuối hợp đồng hoặc kích hoạt các hóa đơn trung gian. Phương pháp này được sử dụng bởi các công ty dịch vụ lập hóa đơn chủ yếu dựa trên thời gian và vật liệu. Đối với các công ty dịch vụ lập hóa đơn theo giá cố định, họ sử dụng một đơn đặt hàng thường xuyên.
Hợp đồng định kỳ ‣ Hóa đơn¶
Đối với các đăng ký, một hóa đơn được kích hoạt định kỳ, tự động. Tần suất của việc lập hóa đơn và các dịch vụ/sản phẩm được lập hóa đơn được xác định trong hợp đồng.
Xem thêm
Khác¶
Tạo hóa đơn bằng cách thủ công¶
Người dùng cũng có thể tạo hóa đơn thủ công mà không cần sử dụng hợp đồng hoặc đơn đặt hàng. Đây là một phương pháp được khuyến nghị nếu bạn không cần quản lý quy trình bán hàng (bảng báo giá), hoặc việc giao nhận sản phẩm hoặc dịch vụ.
Ngay cả khi bạn tạo hóa đơn từ đơn đặt hàng, bạn có thể cần tạo hóa đơn thủ công trong các trường hợp sử dụng đặc biệt:
nếu bạn cần tạo một hoàn trả
Nếu bạn cần phải cung cấp một chiết khấu
nếu bạn cần thay đổi một hóa đơn được tạo từ một đơn đặt hàng bán hàng
nếu bạn cần lập hóa đơn cho một cái gì đó không liên quan đến hoạt động kinh doanh chính của bạn
Các mô-đun cụ thể¶
Một số module cụ thể cũng có khả năng tạo ra bản nháp hóa đơn:
hội viên: lập hóa đơn cho các hội viên hàng năm
sửa chữa: lập hóa đơn cho dịch vụ hậu mãi của bạn
Sắp xếp lại các hóa đơn¶
Vẫn có khả năng tái sắp xếp các hóa đơn nhưng với một số hạn chế:
Tính năng không hoạt động khi các bản ghi trước ngày khóa.
Tính năng không hoạt động nếu chuỗi không nhất quán với tháng của bản ghi.
Nó không hoạt động nếu chuỗi dẫn đến một bản sao.
Thứ tự của hóa đơn vẫn không thay đổi.
Điều này hữu ích cho những người sử dụng một hệ thống đánh số từ phần mềm khác và muốn tiếp tục năm hiện tại mà không cần bắt đầu lại từ đầu.
Quét hóa đơn với công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR)¶
Quá trình số hóa hóa đơn là quá trình tự động mã hóa hóa đơn giấy truyền thống thành các biểu mẫu hóa đơn trong hệ thống kế toán của bạn.
SotaERP sử dụng công nghệ OCR và trí tuệ nhân tạo để nhận diện nội dung của các tài liệu. Các biểu mẫu hóa đơn nhà cung cấp và hóa đơn khách hàng được tạo tự động và điền thông tin dựa trên hóa đơn quét.