Hóa đơn nhà cung cấp¶
Trong SotaERP, chúng ta có thể đăng ký hóa đơn nhà cung cấp thủ công hoặc tự động, trong khi báo cáo Nợ Phải Trả theo Tuổi cung cấp cái nhìn tổng quan về tất cả các hóa đơn chưa thanh toán để giúp chúng ta thanh toán đúng số tiền đúng hạn.
Xem thêm
Tạo hóa đơn¶
Thủ công¶
Tạo một hóa đơn nhà cung cấp bằng cách đi đến và nhấp vào Create.
Tự động¶
Hóa đơn nhà cung cấp có thể tự động tạo bằng cách gửi email đến một email alias liên kết với sổ nhật ký mua hàng, hoặc bằng cách tải lên một tập tin PDF trong và sau đó nhấn vào Upload.
Hoàn thành hóa đơn¶
Dù hóa đơn được tạo thủ công hay tự động, hãy đảm bảo các trường sau được điền đầy đủ:
Nhà cung cấp: SotaERP tự động điền một số thông tin dựa trên thông tin đăng ký của nhà cung cấp, đơn đặt hàng trước đó hoặc hóa đơn.
Tham chiếu Hóa đơn: thêm tham chiếu đơn đặt hàng được cung cấp bởi nhà cung cấp và được sử dụng để thực hiện quá trình phù hợp khi bạn nhận được sản phẩm.
Tự động hoàn thành: chọn một hóa đơn/đơn đặt hàng trước đó để tự động hoàn thành tài liệu. Trường Nhà cung cấp nên được điền trước khi hoàn thành trường này.
Ngày Hóa Đơn: là ngày phát hành của tài liệu.
Ngày kế toán: là ngày mà tài liệu được đăng ký trong hệ thống kế toán của bạn.
Tham chiếu thanh toán: khi đăng ký thanh toán, nó sẽ tự động được chỉ định trong trường Ghi chú.
Ngân hàng nhận: để chỉ ra số tài khoản mà thanh toán phải được thực hiện.
Ngày đáo hạn hoặc Điều khoản để thanh toán hóa đơn.
Sổ nhật ký: chọn sổ nhật ký mà hóa đơn sẽ được ghi lại và Tiền tệ.
Ghi chú
Hóa đơn có thể được số hóa để hoàn thành tự động bằng cách nhấn vào Gửi để Số hóa.
Nếu bạn tải lên hóa đơn, tài liệu PDF sẽ được hiển thị bên phải màn hình, cho phép bạn dễ dàng điền thông tin hóa đơn.
Xác nhận hóa đơn¶
Nhấp vào Xác nhận khi tài liệu đã hoàn thành. Trạng thái của tài liệu của bạn sẽ thay đổi thành Đã đăng và một bút toán sẽ được tạo dựa trên cấu hình trên hóa đơn.
Ghi chú
Sau khi xác nhận, không thể cập nhật nữa. Nhấn vào Reset to draft nếu cần thay đổi.
Thanh toán hóa đơn¶
Sau khi thanh toán hóa đơn của nhà cung cấp, nhấp vào Register Payment. Một cửa sổ mới hiện lên.
Chọn Journal, Phương thức thanh toán, Số tiền bạn muốn thanh toán (thanh toán đầy đủ hoặc thanh toán một phần), và Đơn vị tiền tệ. SotaERP sẽ tự động điền vào trường Ghi chú nếu Tham chiếu thanh toán đã được thiết lập đúng trong hóa đơn của nhà cung cấp. Nếu trường này trống, chúng tôi khuyến nghị bạn chọn số hóa đơn của nhà cung cấp làm tham chiếu.
Sau khi xác nhận, một biểu ngữ In Payment sẽ xuất hiện trên hóa đơn cho đến khi nó được reconciled.
Báo cáo phải trả theo tuổi đời¶
Để có cái nhìn tổng quan về các hóa đơn nhà cung cấp đang mở và các ngày đáo hạn liên quan của chúng, bạn có thể sử dụng Báo cáo Nợ cần trả theo tuổi. Đi đến .
Nhấp vào tên nhà cung cấp để mở chi tiết của tất cả các hóa đơn chưa thanh toán, số tiền đến hạn, ngày đến hạn, v.v.
Ghi chú
Bằng cách nhấn vào nút Save, bạn có thể xuất thông tin có sẵn trên màn hình dưới dạng tệp PDF hoặc XLSX và lưu nó trong thư mục mà bạn chọn.
Bạn có thể nhận được nhiều hóa đơn cho cùng một đơn đặt hàng nếu nhà cung cấp của bạn đang trong tình trạng đặt hàng sau và gửi cho bạn hóa đơn khi họ vận chuyển sản phẩm, hoặc nếu nhà cung cấp của bạn đang gửi cho bạn một phần hóa đơn hoặc yêu cầu đặt cọc.