Ngân sách tài chính

Quản lý ngân sách là một phần thiết yếu trong việc vận hành một doanh nghiệp. Ngân sách giúp mọi người trở nên có mục đích hơn trong việc chi tiêu tiền bạc và hướng dẫn mọi người tổ chức và ưu tiên công việc của họ để đạt được mục tiêu tài chính. Chúng cho phép lập kế hoạch cho một kết quả tài chính mong muốn và sau đó đo lường hiệu suất thực tế so với kế hoạch. SotaFMS quản lý ngân sách bằng cách sử dụng cả tài khoản tổng hợp và tài khoản phân tích.

Cấu hình

Đi đến Accounting ‣ Configuration ‣ Settings ‣ Analytics section, và bật Budget Management.

Vị trí ngân sách

Vị trí ngân sách là danh sách các tài khoản mà bạn muốn giữ ngân sách (thường là tài khoản chi phí hoặc thu nhập).

Để xác định vị trí ngân sách, đi đến Accounting ‣ Configuration ‣ Management: Budgetary Positions và New. Thêm một Name cho vị trí ngân sách của bạn và chọn Company mà nó áp dụng. Nhấn vào Add a line để thêm một hoặc nhiều tài khoản.

Ghi chú

Mỗi vị trí ngân sách có thể có bất kỳ số lượng tài khoản nào từ bảng kế toán, tuy nhiên nó phải có ít nhất một tài khoản.

Trường hợp sử dụng

Hãy minh họa điều này bằng một ví dụ.

Chúng tôi vừa bắt đầu một dự án với Smith & Co, và chúng tôi muốn dự phóng thu nhập và chi phí của dự án đó. Chúng tôi dự định có doanh thu là 1000, và chúng tôi không muốn chi quá 700.

Đầu tiên, chúng ta cần xác định các tài khoản liên quan đến chi phí dự án của chúng ta. Đi đến Accounting ‣ Configuration ‣ Management: Budgetary positions, và nhấn vào New để thêm một vị trí. Thêm các tài khoản mà chi phí sẽ được ghi nhận.

Hãy lặp lại các bước để tạo một vị trí ngân sách phản ánh doanh thu.

Tài khoản phân tích

SotaFMS cần biết chi phí hoặc các khoản chi phí nào liên quan đến ngân sách cụ thể, vì các tài khoản chung ở trên có thể được sử dụng cho các dự án khác nhau. Đi đến Accounting ‣ Configuration ‣ Analytic Accounting: Analytic Accounts và nhấp vào New để thêm một Tài khoản Phân tích mới được gọi là Smith & Co.

Trường Plan phải được điền đầy đủ. Kế hoạch nhóm nhiều tài khoản phân tích; chúng phân phối chi phí và lợi ích để phân tích hiệu suất kinh doanh. Kế hoạch Phân tích có thể được tạo hoặc cấu hình bằng cách đi đến Kế toán ‣ Cấu hình ‣ Kế toán Phân tích: Kế hoạch Phân tích.

Khi tạo hóa đơn mới cho khách hàng và/hoặc hóa đơn nhà cung cấp, bạn phải tham khảo tài khoản phân tích này.

Xác định ngân sách

Hãy đặt mục tiêu của chúng ta. Chúng tôi đã chỉ định rằng chúng tôi mong đợi thu được 1000 với dự án này, và chúng tôi muốn không chi quá 700. Đi đến Accounting ‣ Management: Budgets và nhấp vào New để tạo một ngân sách mới cho dự án Smith & Co.

Đầu tiên, điền vào Tên Ngân sách. Tiếp theo, chọn Kỳ mà ngân sách áp dụng. Tiếp theo, thêm Vị trí Ngân sách bạn muốn theo dõi, xác định Tài khoản Phân tích liên quan, và thêm Số tiền Kế hoạch.

Ghi chú

Khi ghi lại một số tiền dự kiến liên quan đến chi phí, số tiền phải là số âm.

Kiểm tra ngân sách của bạn

Đi đến Accounting ‣ Management: Budgets và tìm dự án Smith & Co để xem làm thế nào nó phát triển dựa trên chi phí hoặc thu nhập cho tài khoản phân tích liên quan.

Số liệu thực tế thay đổi khi một bút toán mới liên quan đến tài khoản phân tích của bạn và một tài khoản từ vị trí ngân sách của bạn được tạo ra.

Số lượng lý thuyết đại diện cho số tiền mà bạn lý thuyết có thể đã chi tiêu hoặc nên nhận được dựa trên ngày đó. Ví dụ, giả sử ngân sách của bạn là 1200 cho 12 tháng (từ tháng 1 đến tháng 12), và hôm nay là ngày 31 tháng 1. Trong trường hợp đó, số tiền lý thuyết sẽ là 100 vì đây là số tiền thực sự có thể đã được kiếm được.