Kiểm tra

Có hai cách để xử lý các khoản thanh toán nhận được bằng séc trong SotaFMS, bằng cách sử dụng các tài khoản nợ hoặc bằng cách bỏ qua quá trình cân đối.

Việc sử dụng tài khoản chưa thanh toán được khuyến nghị, vì số dư tài khoản ngân hàng của bạn sẽ được cập nhật chính xác bằng cách tính đến các séc chưa được đổi thành tiền.

Ghi chú

Cả hai phương pháp đều tạo ra cùng một dữ liệu trong kế toán của bạn vào cuối quá trình. Nhưng nếu bạn có các séc chưa được đổi thành tiền, phương pháp Tài khoản Nợ Đang Chờ sẽ báo cáo những séc này trong tài khoản Tiền Thu Chưa Được Đổi. Tuy nhiên, số tiền sẽ xuất hiện trong tài khoản ngân hàng của bạn dù có được cân đối hay không, vì giá trị ngân hàng được phản ánh vào thời điểm của bảng sao kê ngân hàng.

Xem thêm

• Các tài khoản nợ còn tồn đọng

• Đối chiếu ngân hàng

Phương pháp 1: Tài khoản nợ xuất sắc

Khi bạn nhận được một chi phiếu, bạn ghi nhận thanh toán bằng chi phiếu trên hóa đơn. Sau đó, khi tài khoản ngân hàng của bạn được ghi có số tiền của chi phiếu, bạn cân đối thanh toán và sao kê để chuyển số tiền từ tài khoản Tiền Thu Chưa Được Thu sang tài khoản Ngân Hàng.

Mẹo

Bạn có thể tạo một phương thức thanh toán mới có tên Checks nếu bạn muốn xác định các khoản thanh toán như vậy một cách nhanh chóng. Để làm điều này, đi đến Accounting ‣ Configuration ‣ Journals ‣ Bank, nhấp vào tab Incoming Payments, và Add a line. Ở Payment Method, chọn Manual, nhập Checks vào trường tên, và Save.

Phương pháp 2: Bỏ qua quá trình hòa giải

Khi bạn nhận được một chi phiếu, bạn ghi nhận thanh toán trên hóa đơn liên quan. Số tiền sau đó được chuyển từ Tài khoản phải thu sang tài khoản Ngân hàng, tránh qua quá trình cân đối và chỉ tạo ra một bút toán duy nhất.

Để làm điều đó, bạn phải tuân theo cài đặt sau. Đi đến Tài khoản ‣ Cấu hình ‣ Sổ cái ‣ Ngân hàng. Nhấp vào tab Thanh toán đến, sau đó nhấp vào Thêm dòng, chọn Thủ công cho Phương thức thanh toán, và nhập Checks vào Tên. Nhấp vào nút menu chuyển đổi, đánh dấu Tài khoản phiếu thu chưa thanh toán, và trong cột Tài khoản phiếu thu chưa thanh toán, đặt tài khoản Ngân hàng cho phương thức thanh toán Checks.

Đăng ký thanh toán

Ghi chú

Mặc định, có hai cách để đăng ký các khoản thanh toán bằng séc:

• Hướng dẫn: cho các kiểm tra đơn lẻ;

• Nhóm: cho nhiều kiểm tra cùng một lúc.

Tài liệu này tập trung vào thanh toán một lần. Đối với khoản tiền gửi hàng loạt, xem tài liệu thanh toán hàng loạt.

Khi bạn nhận được một chi phiếu từ khách hàng, hãy đi đến hóa đơn liên quan (Accounting ‣ Customer ‣ Invoices), và nhấp vào Register Payment. Điền thông tin thanh toán:

• Sổ nhật ký: Ngân hàng;

• Phương thức thanh toán: Thủ công (hoặc Kiểm tra nếu bạn đã tạo một phương thức thanh toán cụ thể);

• Ghi chú: nhập số kiểm tra;

• Nhấp vào Tạo Thanh Toán.

Các bút toán tạm thời được tạo ra sẽ khác nhau tùy thuộc vào phương thức đăng ký thanh toán được chọn.

Bút toán

Tài khoản nổi bật

Hóa đơn được đánh dấu là In Payment ngay sau khi bạn ghi nhận thanh toán. Thao tác này tạo ra bút toán sau đây:

Tài khoản	Statement Match	Nợ	Tín dụng
Tài khoản phải thu			100.00
Các khoản thu xuất sắc		100.00

Sau đó, khi bạn nhận được các bản sao báo cáo ngân hàng, hãy khớp bản sao này với sổ chi tiết tài khoản Các khoản thu chưa thanh toán. Điều này tạo ra ghi sổ sau đây:

Tài khoản	Statement Match	Nợ	Tín dụng
Các khoản thu xuất sắc	X		100.00
Ngân hàng		100.00

Nếu bạn sử dụng phương pháp này để quản lý các séc nhận được, bạn sẽ nhận được danh sách các séc chưa được đổi thành tiền trong tài khoản Outstanding Receipt (có thể truy cập từ sổ cái tổng hợp, ví dụ như).

Bỏ qua quá trình cân đối

Hóa đơn được đánh dấu là Paid ngay khi bạn ghi nhận chi phiếu.

Với phương pháp này, bạn bỏ qua việc sử dụng các tài khoản nợ còn tồn đọng, hiệu quả chỉ cần một bút toán trong sổ sách của bạn và bỏ qua việc cân đối:

Tài khoản	Statement Match	Nợ	Tín dụng
Tài khoản phải thu	X		100.00
Ngân hàng		100.00