Theo dõi hóa đơn¶
Một tin nhắn theo dõi có thể được gửi đến khách hàng khi thanh toán quá hạn. SotaFMS giúp bạn xác định các khoản thanh toán muộn và cho phép bạn lên lịch và gửi nhắc nhở phù hợp bằng cách sử dụng các hành động theo dõi mà tự động kích hoạt một hoặc nhiều hành động tùy theo số ngày quá hạn. Bạn có thể gửi các tin nhắn theo dõi của mình qua các phương tiện khác nhau, như email, bưu điện hoặc SMS.
Cấu hình¶
Để cấu hình một Hành động theo dõi, đi đến , và chọn hoặc tạo (một) cấp độ theo dõi mới. Một số hành động theo dõi có sẵn mặc định dưới tab Thông báo, và tên cũng như số ngày có thể được thay đổi. Các Hành động theo dõi có sẵn là:
Gửi Email;
Gửi tin nhắn SMS.
Bạn có thể sử dụng mẫu đã được điền sẵn cho các tin nhắn của bạn bằng cách chọn một Content Template. Để thay đổi mẫu được sử dụng, di chuột qua trường và nhấp vào -->. Nếu được kích hoạt, tin nhắn SMS có một trường Sms Template cụ thể.
Có thể tự động gửi lời nhắc bằng cách kích hoạt tùy chọn Tự động, và đính kèm hóa đơn mở bằng cách kích hoạt Đính kèm Hóa đơn, trong một hành động theo dõi cụ thể.
Bằng cách nhấp vào tab Activity, việc lên lịch các hoạt động (nhiệm vụ) là có thể. Điều đó có nghĩa là một hoạt động sẽ được lên lịch tự động khi theo dõi được kích hoạt. Để làm điều đó, bật Schedule Activity, và chọn một người Responsible cho nhiệm vụ. Chọn một Activity Type, và nhập một Summary về cách xử lý hoạt động, nếu cần thiết.
Mẹo
Đặt một số ngày âm để gửi lời nhắc trước ngày hết hạn thực tế.
Báo cáo theo dõi¶
Các hóa đơn quá hạn mà bạn cần theo dõi có sẵn trong . Theo mặc định, SotaFMS lọc theo Overdue Invoices, nhưng bạn cũng có thể lọc theo In need of action trong menu Filters.
Khi chọn một hóa đơn, bạn có thể xem tất cả các hóa đơn chưa thanh toán của khách hàng (quá hạn hoặc không), với các ngày đáo hạn của hóa đơn quá hạn xuất hiện màu đỏ. Bạn có thể loại bỏ hóa đơn khỏi lời nhắc bằng cách nhấp vào Exclude from Follow-ups. Bạn có thể đặt lời nhắc Automatic hoặc Manual cũng như một người Responsible cho khách hàng đó.
Để gửi nhắc nhở, nhấp vào Follow up, và chọn hành động bạn muốn thực hiện từ:
In ấn;
Email;
Sms;
Bằng bài đăng.
Bạn có thể Đính kèm Hóa đơn và thay đổi mẫu nội dung từ chế độ xem này. Khi hoàn thành, nhấn vào Gửi hoặc Gửi & In ấn.
Ghi chú
Thông tin liên hệ trên hóa đơn hoặc trên mẫu liên hệ được sử dụng để gửi lời nhắc.
Khi lời nhắc được gửi đi, nó được ghi chép trong phần trò chuyện của hóa đơn.
Nếu không phải là thời điểm thích hợp để nhắc nhở, bạn có thể chỉ định ngày Next Reminder. Bạn sẽ nhận báo cáo tiếp theo dựa vào ngày nhắc nhở tiếp theo được đặt.
Mẹo
Đối soát tất cả các sao kê ngân hàng ngay trước khi bắt đầu quy trình theo dõi để tránh gửi lời nhắc nhở đến khách hàng đã thanh toán.
Mức độ tin cậy của người nợ¶
Để biết xem khách hàng thường trả muộn hay không, bạn có thể thiết lập một mức độ tin cậy bằng cách đánh dấu họ là Good Debtor, Normal Debtor, hoặc Bad Debtor trên báo cáo theo dõi của họ. Để làm điều này, nhấp vào dấu đạn bên cạnh tên khách hàng và chọn một mức độ tin cậy.
Gửi nhắc nhở theo từng đợt¶
Bạn có thể gửi email nhắc nhở theo từng lô từ trang Báo cáo theo dõi. Để làm điều này, chọn tất cả các báo cáo mà bạn muốn xử lý, nhấp vào biểu tượng bánh răng Hành động, và chọn Xử lý theo dõi.
Xem thêm