Hóa đơn khách hàng¶
Từ Hóa Đơn Khách Hàng đến Thu Tiền Đòi Công¶
SotaFMS hỗ trợ nhiều quy trình lập hóa đơn và thanh toán, vì vậy bạn có thể chọn và sử dụng những quy trình phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn. Cho dù bạn muốn chấp nhận một khoản thanh toán cho một hóa đơn duy nhất, hoặc xử lý một khoản thanh toán bao gồm nhiều hóa đơn và nhận chiết khấu cho việc thanh toán sớm, bạn có thể làm điều đó một cách hiệu quả và chính xác.
Từ Hóa Đơn Nháp đến Lãi Lỗ¶
Nếu chúng ta bắt đầu từ cuối của một kịch bản 'order to cash' điển hình, sau khi hàng hóa đã được vận chuyển, bạn sẽ: phát hành hóa đơn; nhận thanh toán; gửi khoản thanh toán đó vào ngân hàng; đảm bảo Hóa đơn Khách hàng đã được đóng; theo dõi nếu Khách hàng trả chậm; và cuối cùng trình bày Thu nhập của bạn trên báo cáo Lãi và Lỗ và cho thấy sự giảm về Tài sản trên báo cáo Bảng cân đối.
Việc lập hóa đơn trong hầu hết các quốc gia xảy ra khi nghĩa vụ hợp đồng được thực hiện. Nếu bạn gửi một hộp hàng cho khách hàng, bạn đã thực hiện đúng các điều khoản của hợp đồng và có thể lập hóa đơn cho họ. Nếu nhà cung cấp gửi cho bạn một lô hàng, họ đã thực hiện đúng các điều khoản của hợp đồng đó và có thể lập hóa đơn cho bạn. Do đó, các điều khoản của hợp đồng được thực hiện khi hộp hàng di chuyển tới hoặc đi từ xe tải. Tại thời điểm này, SotaFMS hỗ trợ việc tạo ra điều gì được gọi là Hóa đơn Nháp bởi nhân viên Kho.
Tạo hóa đơn¶
Bản nháp hóa đơn có thể được tạo thủ công từ các tài liệu khác như Đơn đặt hàng, Đơn mua hàng, vv. Tuy nhiên, bạn cũng có thể tạo một bản nháp hóa đơn trực tiếp nếu bạn muốn.
Một hóa đơn phải được cung cấp cho khách hàng với đầy đủ thông tin cần thiết để họ có thể thanh toán cho hàng hóa và dịch vụ đã đặt mua và giao hàng. Nó cũng phải bao gồm các thông tin khác cần thiết để thanh toán hóa đơn một cách kịp thời và chính xác.
Nháp hóa đơn¶
Hệ thống tạo ra hóa đơn ban đầu được đặt ở trạng thái Nháp. Trong khi những hóa đơn này
vẫn chưa được xác nhận, chúng không có tác động kế toán trong hệ thống. Không có gì ngăn ngừa người dùng từ việc tạo hóa đơn nháp của riêng họ.
Hãy tạo một hóa đơn khách hàng với thông tin sau:
Khách hàng: Agrolait
Sản phẩm: iMac
Số lượng: 1
Đơn giá: 100
Thuế: Thuế 15%
Tài liệu được chia thành ba phần:
đầu hóa đơn, với thông tin khách hàng,
thân chính của hóa đơn, với các dòng hóa đơn chi tiết,
đáy của trang, với chi tiết về các loại thuế, và tổng cộng.
Hóa đơn mở hoặc hóa đơn tạm tính¶
Một hóa đơn thường bao gồm số lượng và giá của hàng hóa và/hoặc dịch vụ, ngày tháng, các bên liên quan, số hóa đơn duy nhất và thông tin thuế.
"Xác nhận" hóa đơn khi bạn sẵn sàng phê duyệt nó. Sau đó, hóa đơn sẽ chuyển từ trạng thái Nháp sang trạng thái Mở.
Khi bạn đã xác minh một hóa đơn, SotaFMS sẽ cung cấp cho nó một số định danh duy nhất từ một chuỗi được xác định và có thể sửa đổi.
Các bút toán kế toán tương ứng với hóa đơn này sẽ tự động tạo ra khi bạn xác nhận hóa đơn. Bạn có thể xem chi tiết bằng cách nhấp vào mục nhập trong trường Bút toán Nhật ký trong tab "Thông tin khác".
Gửi hóa đơn cho khách hàng¶
Sau khi xác nhận hóa đơn của khách hàng, bạn có thể gửi trực tiếp cho khách hàng qua chức năng 'Gửi qua email'.
Một bút toán tích hợp được tạo ra từ một hóa đơn đã được xác nhận sẽ trông như sau:
Tài khoản |
Đối tác |
Ngày hết hạn |
Nợ |
Tín dụng |
|---|---|---|---|---|
Tài khoản phải thu |
Agrolait |
01/07/2015 |
115 |
|
Thuế |
Agrolait |
15 |
||
Bán hàng |
100 |
Thanh toán¶
Trong SotaFMS, một hóa đơn được coi là đã thanh toán khi bút toán kế toán liên quan đã được cân đối với các bút toán thanh toán. Nếu chưa có sự cân đối, hóa đơn sẽ vẫn ở trạng thái Mở cho đến khi bạn nhập thanh toán.
Một bút toán thông thường được tạo ra từ một khoản thanh toán sẽ trông như sau:
Tài khoản |
Đối tác |
Ngày hết hạn |
Nợ |
Tín dụng |
|---|---|---|---|---|
Ngân hàng |
Agrolait |
115 |
||
Tài khoản phải thu |
Agrolait |
115 |
Nhận một khoản thanh toán một phần thông qua sao kê ngân hàng¶
Bạn có thể nhập báo cáo ngân hàng của mình vào SotaFMS bằng cách thủ công, hoặc bạn có thể nhập chúng từ một tệp csv hoặc từ một số định dạng được xác định trước khác tùy theo vị trí kế toán của bạn.
Tạo một bảng sao kê từ bảng điều khiển kế toán với bút toán liên quan và nhập một số tiền là $100.
Đối chiếu¶
Bây giờ hãy cân đối!
Bạn có thể kiểm tra từng giao dịch và cân đối chúng hoặc bạn có thể cân đối hàng loạt theo hướng dẫn ở dưới cùng.
Sau khi cân đối các mục trong bảng, hóa đơn liên quan sẽ hiển thị "Bạn có các khoản thanh toán chưa thanh toán cho khách hàng này. Bạn có thể cân đối chúng để thanh toán hóa đơn này."
Áp dụng thanh toán. Bên dưới, bạn có thể thấy rằng thanh toán đã được thêm vào hóa đơn.
Theo dõi thanh toán¶
Có một xu hướng ngày càng tăng của khách hàng trả hóa đơn muộn hơn và muộn hơn. Do đó, các nhà thu nợ phải nỗ lực hết mình để thu tiền và thu nhanh hơn.
SotaFMS sẽ giúp bạn xác định chiến lược theo dõi của mình. Để nhắc khách hàng thanh toán hóa đơn chưa thanh toán của họ, bạn có thể xác định các hành động khác nhau tùy thuộc vào mức độ quá hạn của khách hàng. Những hành động này được gom vào các cấp độ theo dõi được kích hoạt khi ngày đáo hạn của một hóa đơn đã vượt quá một số ngày nhất định. Nếu có các hóa đơn khác quá hạn cho cùng một khách hàng, các hành động của hóa đơn quá hạn nhất sẽ được thực hiện.
Bằng cách truy cập vào hồ sơ khách hàng và xem chi tiết về "Các khoản thanh toán quá hạn", bạn sẽ thấy thông điệp theo dõi và tất cả các hóa đơn quá hạn.
Báo cáo lão hóa khách hàng:¶
Báo cáo lão hóa khách hàng sẽ là một công cụ chính thêm cho người thu nợ để hiểu rõ vấn đề tín dụng của khách hàng, và ưu tiên công việc của họ.
Sử dụng báo cáo lão hóa để xác định khách hàng nào đã quá hạn và bắt đầu nỗ lực thu tiền của bạn.
Lợi nhuận và lỗ¶
Bảng cân đối lãi lỗ hiển thị chi tiết doanh thu và chi phí của bạn. Cuối cùng, điều này mang lại cho bạn một hình ảnh rõ ràng về Lãi và Lỗ ròng của bạn. Đôi khi nó được gọi là "Báo cáo Thu nhập" hoặc "Báo cáo Doanh thu và Chi phí."
Bảng cân đối kế toán¶
Bảng cân đối kế toán tóm tắt các khoản nợ, tài sản và vốn của công ty bạn tại một thời điểm cụ thể.
Ví dụ, nếu bạn quản lý kho hàng của mình bằng phương pháp kế toán liên tục, bạn nên mong đợi một sự giảm trong tài khoản "Tài sản hiện tại" sau khi vật liệu đã được gửi đến khách hàng.