Phần mềm ERP, với khả năng tích hợp và tự động hóa các quy trình, hoạt động như một giải pháp tối ưu nhất, giúp các doanh nghiệp dược phẩm tối ưu hóa hoạt động, nâng cao hiệu quả và đáp ứng được những yêu cầu ngày càng cao của thị trường.
Trong bài viết này hãy cùng chúng tôi tìm hiểu những tính năng chính mà một hệ thống ERP hiệu quả trong ngành sản xuất dược phẩm cần có.
Đọc thêm: Tại sao ERP quan trọng trong ngành dược phẩm?
1. Quản lý chuỗi cung ứng toàn diện
Từ việc quản lý nguyên vật liệu, theo dõi quá trình sản xuất, đến phân phối sản phẩm đến tay người tiêu dùng, ERP giúp đảm bảo sự liên tục và hiệu quả của chuỗi cung ứng.
- Theo dõi hàng tồn kho: Giúp doanh nghiệp luôn nắm rõ số lượng hàng hóa tồn kho, hạn sử dụng, vị trí lưu trữ.
- Quản lý nhà cung cấp: Lưu trữ thông tin chi tiết về nhà cung cấp, lịch sử giao dịch, đánh giá chất lượng.
- Quản lý đơn hàng: Theo dõi quá trình đặt hàng, giao hàng, thanh toán, đảm bảo hàng hóa đến đúng nơi, đúng thời gian.
- Dự báo nhu cầu: Dựa trên dữ liệu lịch sử, phần mềm giúp dự báo nhu cầu tiêu thụ để lên kế hoạch sản xuất, nhập hàng hợp lý.
2. Quản lý sản xuất
Quản lý sản xuất là một trong những tính năng cốt lõi của phần mềm ERP trong ngành dược phẩm, đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình sản xuất, đảm bảo chất lượng sản phẩm và tuân thủ các quy định nghiêm ngặt của ngành.
- Lập kế hoạch sản xuất: Dựa trên dữ liệu lịch sử bán hàng, xu hướng thị trường, ERP giúp dự báo chính xác nhu cầu của thị trường, từ đó lập kế hoạch sản xuất phù hợp
- Quản lý nguyên vật liệu: Quản lý số lượng, chất lượng nguyên vật liệu đầu vào, đảm bảo đáp ứng yêu cầu sản xuất.
- Quản lý chất lượng: Theo dõi quá trình sản xuất, kiểm soát chất lượng sản phẩm, đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn GMP.
- Quản lý bảo trì thiết bị: Lập lịch bảo trì định kỳ cho máy móc, thiết bị và lưu trữ thông tin về các thiết bị, lịch sử bảo trì.
3. Quản lý tài chính
Tính năng quản lý tài chính trong phần mềm ERP dược phẩm đóng vai trò cốt lõi, giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan và kiểm soát chặt chẽ các hoạt động tài chính. Ba khía cạnh chính của quản lý tài chính bao gồm: quản lý kế toán, quản lý ngân sách và quản lý công nợ. Dưới đây là phân tích chi tiết từng khía cạnh cùng với ví dụ minh họa
- Quản lý kế toán: Tự động hóa các nghiệp vụ kế toán, tạo báo cáo tài chính nhanh chóng, chính xác.
- Quản lý ngân sách: Lập kế hoạch ngân sách, theo dõi chi phí, kiểm soát hiệu quả hoạt động.
- Quản lý công nợ: Quản lý công nợ khách hàng, nhà cung cấp, giảm thiểu rủi ro nợ xấu.
Chẳng hạn, một công ty dược phẩm sử dụng ERP để quản lý các khoản chi phí sản xuất, bao gồm nguyên vật liệu, nhân công, điện nước... Hệ thống tự động tính toán giá thành sản phẩm, so sánh với giá bán để đánh giá hiệu quả kinh doanh. Ngoài ra, hệ thống còn giúp công ty theo dõi các khoản phải thu từ khách hàng và các khoản phải trả cho nhà cung cấp, đảm bảo dòng tiền luôn ổn định.
4. Quản lý bán hàng
Quản lý bán hàng giúp doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng, từ đó tăng doanh số và lợi nhuận.
- Quản lý khách hàng: Lưu trữ thông tin chi tiết về khách hàng, lịch sử mua hàng, phân tích hành vi khách hàng.
- Quản lý đơn hàng: Theo dõi quá trình bán hàng, từ khi tiếp nhận đơn hàng đến khi giao hàng, thanh toán.
- Quản lý kênh phân phối: Quản lý hiệu quả các kênh phân phối, đánh giá hiệu quả của từng kênh.
Ứng dụng thực tế là khi hệ thống sẽ ghi nhận thông tin chi tiết về mỗi bệnh viện, bao gồm các sản phẩm thường xuyên nhập, số lượng, giá cả, lịch sử thanh toán. Khi có đơn hàng mới, hệ thống sẽ tự động kiểm tra tồn kho, tạo hóa đơn, và gửi thông báo đến bộ phận kho để xuất hàng. Đồng thời, hệ thống cũng sẽ phân tích dữ liệu bán hàng để đưa ra các khuyến mãi phù hợp cho từng bệnh viện, giúp tăng doanh số và củng cố mối quan hệ.
5. Tích hợp và báo cáo
Tính năng tích hợp và báo cáo là một trong những yếu tố quan trọng nhất của phần mềm ERP, giúp doanh nghiệp dược quản lý hiệu quả các hoạt động kinh doanh, đưa ra quyết định chính xác và nâng cao năng lực cạnh tranh.
- Tích hợp các hệ thống khác: Tích hợp với các hệ thống khác như CRM, HRM, để tạo thành một hệ thống quản lý thống nhất.
- Báo cáo quản lý: Cung cấp các báo cáo quản lý đa dạng, giúp lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác.
6. Tuân thủ quy định
Tính năng này trong phần mềm ERP dược phẩm là một trong những yếu tố cốt lõi, đảm bảo rằng tất cả các hoạt động của doanh nghiệp đều tuân thủ các quy định nghiêm ngặt của ngành dược. Tính năng này tập trung vào việc quản lý và kiểm soát các quy trình để đảm bảo chất lượng sản phẩm, an toàn cho người sử dụng và tuân thủ các yêu cầu pháp lý.
- Tuân thủ GMP (Good Manufacturing Practice) : Là tập hợp các quy định về thực hành sản xuất tốt, đảm bảo sản phẩm dược phẩm được sản xuất trong điều kiện vệ sinh, an toàn và có chất lượng ổn định.
- Tuân thủ GSP (Good Storage Practice): Là tập hợp các quy định về thực hành lưu trữ tốt, đảm bảo thuốc được lưu trữ trong điều kiện thích hợp, tránh hư hỏng, biến chất và đảm bảo hiệu quả điều trị.
7. Quản lý hàng tồn kho
Hầu như mọi phần mềm ERP đều cung cấp tính năng quản lý kho cơ bản. Tuy nhiên, một cân nhắc thiết yếu trong ngành dược phẩm là chọn phương pháp hết hạn, xuất trước (FEFO) chính để quản lý kho. Nó đảm bảo rằng các sản phẩm có hạn sử dụng sớm nhất sẽ được xuất kho trước, từ đó tránh tình trạng hàng hóa hết hạn và đảm bảo an toàn cho người sử dụng. Điều đó có nghĩa là bạn chắc chắn sẽ duy trì chất lượng cao liên tục và không gây nguy hiểm đến tính mạng của bất kỳ ai bằng cách bán một loại thuốc đã hết hạn.
8. Quản lý kiểm soát chất lượng nghiêm ngặt
Phần mềm ERP dược phẩm cung cấp khả năng theo dõi các thành phần trong suốt quá trình sản xuất từ nguyên liệu thô đến thành phẩm. Có được tầm nhìn về hiệu suất tài chính của mọi mặt trong doanh nghiệp và theo dõi hàng tồn kho để đảm bảo đạt được đơn hàng hiệu quả và giao hàng đúng hạn.
- Theo dõi toàn bộ quy trình sản xuất: Từ khâu nhập nguyên vật liệu, qua các giai đoạn sản xuất khác nhau cho đến khi thành phẩm xuất kho.
- Kiểm soát chất lượng từng lô sản phẩm: Mỗi lô sản phẩm đều được gán một mã số riêng biệt, giúp dễ dàng truy xuất thông tin về nguồn gốc nguyên liệu, quy trình sản xuất và kết quả kiểm nghiệm.
- Đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn: ERP dược phẩm hỗ trợ doanh nghiệp tuân thủ các tiêu chuẩn GMP (Good Manufacturing Practice), GSP (Good Storage Practice), GLP (Good Laboratory Practice) và các quy định khác của ngành dược.
- Xây dựng hệ thống cảnh báo: Hệ thống sẽ tự động phát hiện và cảnh báo các sai lệch, bất thường trong quá trình sản xuất, giúp doanh nghiệp kịp thời khắc phục.
- Lưu trữ dữ liệu kiểm nghiệm: Tất cả các kết quả kiểm nghiệm đều được lưu trữ trong hệ thống, tạo ra một lịch sử chi tiết về chất lượng sản phẩm.
- Phân tích dữ liệu để cải tiến: ERP cung cấp các công cụ phân tích dữ liệu, giúp doanh nghiệp xác định các nguyên nhân gây ra lỗi, từ đó đưa ra các biện pháp cải tiến quy trình sản xuất.
9. Kết luận
Tóm lại, phần mềm ERP dược phẩm là một công cụ không thể thiếu để giúp các doanh nghiệp dược quản lý hiệu quả các hoạt động sản xuất, kinh doanh và đảm bảo chất lượng sản phẩm. Với khả năng tích hợp các quy trình, tự động hóa các tác vụ và cung cấp các báo cáo chi tiết, ERP giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất, giảm thiểu rủi ro và đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác. Tuy nhiên, để lựa chọn được một phần mềm ERP phù hợp, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng về quy mô, nhu cầu và ngân sách của mình.
Trong tương lai, với sự phát triển không ngừng của công nghệ, phần mềm ERP dược phẩm sẽ còn được nâng cấp và tích hợp thêm nhiều tính năng mới, thông minh hơn để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của ngành dược. Việc nắm bắt và áp dụng các công nghệ mới sẽ giúp các doanh nghiệp dược luôn giữ vững vị thế cạnh tranh trên thị trường