Việc giảm thiểu lãng phí và tăng cường hiệu quả hoạt động là mục tiêu hàng đầu của mọi doanh nghiệp ngày nay. Bài viết này sẽ giới thiệu cho bạn cách hệ thống ERP xác định hao phí và tối ưu hoá việc sử dụng tài nguyên, từ đó giúp doanh nghiệp bạn tiết kiệm chi phí và nâng cao lợi nhuận như thế nào nhé!
Đọc thêm: ERP là gì?
1. ERP giúp giảm thiểu sử dụng giấy tờ và kho chứa
Khi lượng dữ liệu tăng lên đồng nghĩa các doanh nghiệp cần nhiều nguồn lực hơn để lưu trữ. Hệ thống ERP giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực từ nhân sự tới tác vụ thủ công, từ đó giảm thiểu những giấy tờ và không gian lưu trữ không cần thiết. Điều này vừa giúp tối ưu hóa sử dụng tài nguyên vừa góp phần bảo vệ môi trường, đặc biệt đối với các tập đoàn hay các văn phòng lớn, vì họ phải xử lý và tiêu hủy số lượng lớn tài liệu kinh doanh để bảo mật thông tin.
2. Quản lý hàng tồn kho hiệu quả
Kế hoạch quản lý hàng tồn kho và kiểm soát lượng hàng hoá tồn kém cũng có thể dẫn đến vấn đề hao phí. Chính vì vậy, quản lý hàng tồn kho bằng hệ thống ERP rất quan trọng vì nó giúp doanh nghiệp phân bổ và kiểm soát hàng hóa của công ty mình một cách chi tiết và hiệu quả hơn.
Chẳng hạn, công ty làm việc trong lĩnh vực F&B, hệ thống ERP có thể giúp bạn theo dõi thời hạn sử dụng của các sản phẩm và nguyên liệu đã nhập. Mô-đun kiểm kê hàng hoá tồn kho trong phần mềm ERP giúp thông báo lượng thực phẩm hoặc nguyên liệu bị hao phí và xác định nguyên nhân hao phí là do lưu trữ không đúng cách, hư hỏng, rò rỉ hay do lỗi con người. Thêm vào đó, bạn cũng có thể biết số lượng nguyên vật liệu không bán được thông qua ứng dụng này, từ đó, đánh giá đâu là sản phẩm chủ chốt của doanh nghiệp và đâu là sản phẩm tiêu hao chi phí nhiều hơn so với giá thành của chúng.
3. Giảm thiểu sản xuất dư thừa
Một trong những nguyên nhân gây lãng phí không nhỏ trong sản xuất chính là việc sản xuất quá nhiều sản phẩm. Điều này thường xảy ra khi quá trình lập kế hoạch và dự báo nhu cầu không chính xác, hoặc do thiếu các công cụ báo cáo hiệu quả.
Hãy hình dung bạn đang sản xuất áo phông. Nếu dự báo nhu cầu sai lệch, bạn có thể sản xuất quá nhiều áo cỡ XL trong khi kích cỡ S lại bán rất chạy. Điều này dẫn đến tình trạng hàng tồn kho quá lớn, vốn bị "mắc kẹt" trong kho và không tạo ra doanh thu.
Với khả năng tự động hóa việc tạo báo cáo bán hàng và hàng tồn kho, ERP cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan và chi tiết về tình hình kinh doanh. Bạn sẽ biết chính xác sản phẩm nào đang bán chạy, sản phẩm nào tồn kho nhiều, từ đó đưa ra quyết định điều chỉnh sản xuất một cách kịp thời. Ví dụ, nếu dữ liệu từ ERP cho thấy áo phông cỡ S luôn cháy hàng trong khi cỡ XL lại tồn đọng, bạn có thể quyết định tăng sản lượng áo cỡ S, đồng thời giảm sản lượng áo cỡ XL. Nhờ đó, bạn không chỉ giảm thiểu lãng phí nguyên vật liệu, nhân công mà còn đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.
4. Tối ưu hóa lộ trình
Với ERP, việc lập kế hoạch và thực hiện giao hàng trở nên thông minh hơn. Hệ thống có khả năng tự động tính toán các tuyến đường ngắn nhất, tiết kiệm nhiên liệu, giảm thiểu thời gian vận chuyển, từ đó góp phần giảm chi phí vận hành đáng kể.
Chẳng hạn, đối với một công ty giao hàng nhanh, ERP có thể phân tích dữ liệu về địa điểm khách hàng, lượng hàng hóa, tình hình giao thông để xây dựng các lộ trình giao hàng tối ưu, giúp các tài xế tránh những tuyến đường đông đúc, rút ngắn thời gian giao hàng và tăng cường sự hài lòng của khách hàng. Không chỉ mang lại lợi ích kinh tế, việc tối ưu hóa hậu cần còn góp phần bảo vệ môi trường. Bằng cách giảm thiểu số lượng xe vận chuyển, rút ngắn quãng đường di chuyển, doanh nghiệp có thể giảm đáng kể lượng khí thải carbon dioxide, hạn chế tác động tiêu cực đến môi trường. Doanh nghiệp không chỉ giảm chi phí, tăng năng suất mà còn nâng cao uy tín thương hiệu và đóng góp vào sự phát triển bền vững của cộng đồng.
5. Tăng tính minh bạch
Hệ thống ERP có khả năng hiển thị rõ ràng về hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp, thông qua các bảng điều khiển trong giao diện để đưa ra các chỉ số liên quan đến hoạt động trong doanh nghiệp của bạn. Qua các bảng điều khiển trực quan, bạn có thể dễ dàng theo dõi hiệu suất tổng thể, từ doanh số bán hàng, lợi nhuận, đến hiệu quả sản xuất và quản lý kho. Ví dụ, bộ phận sản xuất có thể nhanh chóng nhận biết được những công đoạn nào đang gây chậm trễ, từ đó điều chỉnh quy trình để tăng năng suất. Hoặc, bộ phận tài chính có thể nắm bắt ngay tình hình dòng tiền, dự báo được các khoản chi phí sắp tới và đưa ra quyết định đầu tư hợp lý.
6. Phân tích sâu
ERP không chỉ cung cấp những con số khô khan mà còn cho phép bạn phân tích sâu vào từng giao dịch, từng sản phẩm. Ví dụ, bạn có thể so sánh chi phí nguyên vật liệu từ các nhà cung cấp khác nhau để tìm ra lựa chọn tối ưu, hoặc theo dõi hành trình của một đơn hàng từ khi đặt hàng đến khi giao hàng để phát hiện và khắc phục các vấn đề phát sinh. Nhờ có ERP, các quyết định kinh doanh không còn dựa trên cảm tính mà được đưa ra dựa trên cơ sở dữ liệu chính xác và đầy
7. Sự liên kết giữa các phòng ban
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn đang phải đối mặt với tình trạng phối hợp kém hiệu quả. Điều này thường xảy ra khi các quy trình làm việc giữa các bộ phận không được đồng bộ hóa, dẫn đến sự chậm trễ, lãng phí nguồn lực và giảm năng suất.
Bằng cách tích hợp tất cả các hoạt động của doanh nghiệp vào một nền tảng thống nhất, ERP giúp các phòng ban chia sẻ thông tin một cách nhanh chóng và chính xác. Các quy trình làm việc được tự động hóa, giảm thiểu tối đa sự can thiệp thủ công và rủi ro xảy ra sai sót. Cụ thể, trong hệ thống Odoo ERP khi phòng kinh doanh tạo một đơn đặt hàng mới, hệ thống sẽ tự động tạo ra một bút toán kế toán tương ứng. Điều này giúp phòng kế toán dễ dàng theo dõi và quản lý các khoản chi phí phát sinh từ hoạt động mua hàng. Ngoài ra, ERP còn cung cấp các công cụ báo cáo và phân tích dữ liệu, giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định chính xác và kịp thời.
8. Kiểm soát chất lượng sản phẩm
Lỗi sản phẩm không chỉ là một sự cố đơn lẻ mà còn là một chuỗi domino gây ra nhiều hậu quả nghiêm trọng. Khi sản phẩm bị lỗi hoặc không đạt tiêu chuẩn, doanh nghiệp không chỉ lãng phí nguyên vật liệu, nhân công mà còn đối mặt với rủi ro trì hoãn sản xuất, giảm thiểu uy tín và mất đi khách hàng.
Để giải quyết vấn đề này, các mô-đun ERP như Quality and Product Lifecycle Management (PLM) đã ra đời, cung cấp một giải pháp toàn diện cho việc quản lý chất lượng sản phẩm. Với Odoo Quality, bạn có thể thiết lập một hệ thống kiểm soát chất lượng chặt chẽ, từ khâu nguyên liệu đầu vào đến sản phẩm cuối cùng.
Giả sử doanh nghiệp bạn sản xuất giày. Với Odoo Quality, bạn có thể kiểm tra chất lượng da khi nhập kho, kiểm tra đường may sau khi hoàn thành phần đế, kiểm tra sản phẩm cuối cùng trước khi đóng gói. Nếu một lô da không đạt tiêu chuẩn về độ bền, hệ thống sẽ tự động gửi thông báo đến bộ phận mua hàng và sản xuất. Ngoài ra hệ thống sẽ xác định các nguyên nhân gây ra lỗi thường xuyên, từ đó đưa ra các biện pháp cải tiến quy trình sản xuất. Nhờ vào Odoo Quality, doanh nghiệp bạn sẽ giảm thiểu đáng kể số lượng sản phẩm lỗi, nâng cao chất lượng sản phẩm, rút ngắn thời gian sản xuất và tăng cường sự hài lòng của khách hàng.
9. Nâng cao hiệu quả với lưu trữ đám mây
Việc chuyển đổi hệ thống CNTT lên nền tảng đám mây không chỉ là một xu hướng mà còn là một giải pháp thông minh để các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động. Nghiên cứu cho thấy, các doanh nghiệp có thể giảm tới 30-40% tổng chi phí sở hữu phần mềm khi áp dụng giải pháp này. Bằng cách loại bỏ nhu cầu đầu tư vào phần cứng, cơ sở hạ tầng và nhân lực để quản lý hệ thống tại chỗ, doanh nghiệp có thể tập trung nguồn lực vào các hoạt động cốt lõi.
Ví dụ, thay vì phải bỏ ra một khoản đầu tư lớn để mua và bảo trì các máy chủ, doanh nghiệp có thể thuê các tài nguyên máy chủ ảo trên đám mây theo nhu cầu sử dụng. Điều này giúp doanh nghiệp linh hoạt mở rộng hoặc thu hẹp quy mô hệ thống một cách dễ dàng, tránh lãng phí tài nguyên khi nhu cầu thay đổi.
Việc sử dụng dịch vụ đám mây còn góp phần giảm thiểu tác động tiêu cực đến môi trường. Các nhà cung cấp đám mây hàng đầu như Google Cloud Platform (GCP) và Amazon Web Services (AWS) đã cam kết xây dựng các trung tâm dữ liệu sử dụng năng lượng tái tạo và đạt hiệu quả năng lượng cao. Điều này giúp giảm lượng khí thải carbon và bảo vệ môi trường.
10. Đưa ra quyết định tốt hơn với dữ liệu thực
Một trong những mục đích chính của việc triển khai hệ thống ERP là thu thập, tập hợp, lưu trữ dữ liệu và thông tin về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp trong thời gian thực. Người sử dụng phần mềm ERP có thể định cấu hình các thông số đo lường cần được hiển thị cho từng dự án. Bất kể liên quan đến Kế toán, Bán hàng hay Quản lý hàng tồn kho, dữ liệu thời gian thực có khả năng giúp họ xác định lĩnh vực nào mang lại nhiều giá trị nhất hoặc không mang lại lợi nhuận. Điều này tạo ra nhiều cơ hội hơn cho doanh nghiệp thúc đẩy các chiến thuật hiệu quả và giảm sản xuất dư thừa hoặc dự trữ quá nhiều nguồn đầu vào.
Để chứng minh cách dữ liệu thời gian thực có thể thúc đẩy quá trình đưa ra quyết định tốt hơn như thế nào, chúng ta hãy tìm hiểu tính năng bảng điều khiển trong hệ thống sản xuất tại Odoo. Giả sử bảng điều khiển của bạn cho thấy rằng dây chuyền sản xuất A đang hoạt động chậm hơn so với các dây chuyền khác và lượng sản phẩm lỗi từ dây chuyền này đang tăng lên. Nhờ bảng điều khiển bạn có thể xem xét lại thông số kỹ thuật của máy móc, chất lượng nguyên vật liệu đầu vào, hoặc kỹ năng của công nhân để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Từ đó, dễ dàng điều chỉnh tốc độ của dây chuyền, thay thế linh kiện máy móc, hoặc tăng cường đào tạo cho công nhân. Nếu vấn đề không thể giải quyết trong ngắn hạn, bạn có thể quyết định chuyển một phần công việc sang dây chuyền khác hoặc đầu tư vào một dây chuyền sản xuất mới.
Bảng điều khiển chỉ là một trong nhiều tính năng của ERP giúp cung cấp dữ liệu thời gian thực. Nhờ có những tính năng này, doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định nhanh chóng, chính xác và hiệu quả hơn, từ đó nâng cao năng suất, giảm chi phí và tăng lợi nhuận.
11. Kết luận
Việc áp dụng hệ thống ERP đã giúp doanh nghiệp chúng ta xác định và loại bỏ những hoạt động lãng phí, tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên một cách hiệu quả. Nhờ đó, chúng ta đã tiết kiệm được chi phí, nâng cao năng suất và khả năng cạnh tranh. Trong tương lai, với sự phát triển của các công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo, Internet of Things, ERP sẽ còn đóng vai trò quan trọng hơn nữa trong việc hỗ trợ doanh nghiệp thích ứng với những thay đổi của thị trường. Bạn đã sẵn sàng để khám phá những tiềm năng vô hạn mà ERP mang lại cho doanh nghiệp của mình chưa? Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ.