Trong bài viết này, hãy cùng Sota Solutions tìm hiểu những lý do mà doanh nghiệp logistic cần thiết chuyển đổi số.
1. Chuyển đổi số là gì?
Chuyển đổi số là quá trình thay đổi toàn diện và sâu rộng trong cách thức các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân hoạt động, dựa trên việc ứng dụng công nghệ số vào mọi khía cạnh của cuộc sống. Thay vì chỉ đơn thuần sử dụng công nghệ để tự động hóa các công việc, chuyển đổi số hướng tới việc thay đổi mô hình kinh doanh, tạo ra những giá trị mới và cải thiện hiệu quả hoạt động.
Ví dụ về chuyển đổi số:
- Trong sản xuất: Sử dụng robot, trí tuệ nhân tạo để tự động hóa quá trình sản xuất, giảm thiểu lỗi và tăng năng suất.
- Trong thương mại: Bán hàng trực tuyến, thanh toán điện tử, marketing kỹ thuật số.
- Trong dịch vụ: Cung cấp dịch vụ khách hàng trực tuyến, sử dụng chatbot để hỗ trợ khách hàng.
- Trong quản lý: Sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp (ERP), quản lý quan hệ khách hàng (CRM),...
2. Chuyển đổi số trong logistics: Không còn là xu hướng mà là tất yếu
Bạn đã bao giờ tự hỏi làm thế nào mà một chiếc áo bạn đặt hàng online lại có thể đến tận tay bạn nhanh chóng và chính xác đến vậy? Đó chính là nhờ vào sự ứng dụng của công nghệ số trong ngành logistics.
Chuyển đổi số trong logistics đơn giản là việc ứng dụng các công nghệ hiện đại để số hóa và tự động hóa các quy trình trong chuỗi cung ứng, từ khâu nhập hàng, lưu kho, vận chuyển cho đến giao hàng. Nhờ đó, các doanh nghiệp logistics có thể tối ưu hóa hoạt động, giảm thiểu chi phí và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Một số công nghệ cốt lõi trong chuyển đổi số logistics hiện nay bao gồm:
- Internet of Things (IoT): Giúp kết nối và theo dõi hàng hóa, phương tiện vận chuyển, kho bãi... trong suốt quá trình vận chuyển.
- Trí tuệ nhân tạo (AI): Tự động hóa các quy trình, dự đoán nhu cầu, tối ưu hóa tuyến đường và quản lý kho hàng hiệu quả.
- Dữ liệu lớn (Big Data): Thu thập và phân tích lượng lớn dữ liệu để đưa ra quyết định kinh doanh chính xác.
- Blockchain: Đảm bảo tính minh bạch và an toàn cho các giao dịch trong chuỗi cung ứng.
- Robot: Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, tăng năng suất và giảm thiểu lỗi.
Những công ty hàng đầu như Amazon, DHL đã và đang ứng dụng thành công các công nghệ này để xây dựng hệ thống logistics hiện đại và thông minh. Ví dụ, Amazon sử dụng robot để sắp xếp hàng hóa trong kho, tận dụng AI để dự đoán nhu cầu khách hàng và tối ưu hóa quá trình giao hàng. DHL thì ứng dụng blockchain để đảm bảo tính minh bạch trong quá trình vận chuyển hàng hóa có giá trị cao."
3. lý do doanh nghiệp logistics cần chuyển đổi số?
3.1 Tăng hiệu quả hoạt động
Tự động hóa các quy trình: Việc áp dụng các công nghệ như IoT, AI vào quản lý kho, vận chuyển, giao nhận giúp tự động hóa hầu hết các quy trình. Từ việc kiểm kê hàng hóa, theo dõi vị trí xe, đến quản lý đơn hàng, tất cả đều được thực hiện một cách nhanh chóng và chính xác, giảm thiểu tối đa sự can thiệp của con người.
Tối ưu hóa tuyến đường, giảm chi phí vận chuyển: Các phần mềm quản lý vận tải thông minh có khả năng tính toán và lựa chọn tuyến đường ngắn nhất, tránh kẹt xe, giúp giảm thiểu chi phí nhiên liệu và thời gian vận chuyển. Đồng thời, việc tối ưu hóa lịch trình giao hàng cũng giúp tăng năng suất của đội xe.
Nâng cao độ chính xác của dữ liệu, giảm thiểu sai sót: Với hệ thống quản lý dữ liệu tập trung, thông tin về hàng hóa, đơn hàng, khách hàng được cập nhật liên tục và chính xác. Điều này giúp loại bỏ các sai sót trong quá trình giao nhận, tăng cường sự tin cậy của khách hàng.
3.2 Cải thiện trải nghiệm khách hàng
Theo dõi đơn hàng trực tuyến, cung cấp thông tin cập nhật: Khách hàng sẽ không còn phải lo lắng về tình trạng đơn hàng của mình. Nhờ các hệ thống quản lý vận chuyển thông minh, họ có thể dễ dàng theo dõi hành trình của hàng hóa từ khi đặt hàng đến khi nhận hàng. Thông tin được cập nhật liên tục, giúp khách hàng chủ động hơn trong việc lên kế hoạch.
Tùy chỉnh dịch vụ theo nhu cầu của từng khách hàng: Mỗi khách hàng đều có những nhu cầu khác nhau. Chuyển đổi số giúp doanh nghiệp logistics phân tích dữ liệu khách hàng, từ đó đưa ra những gợi ý sản phẩm, dịch vụ phù hợp. Khách hàng sẽ cảm thấy được quan tâm và hài lòng hơn khi nhận được những dịch vụ được cá nhân hóa.
Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng: Việc tự động hóa các quy trình, giảm thiểu sai sót và rút ngắn thời gian giao hàng sẽ giúp doanh nghiệp logistics nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng. Bên cạnh đó, các kênh chăm sóc khách hàng trực tuyến như chatbox, email cũng giúp khách hàng giải đáp thắc mắc nhanh chóng và thuận tiện hơn."
3.3 Nâng cao năng lực cạnh tranh
Tăng tốc độ giao hàng: Hệ thống quản lý kho bãi, vận chuyển tự động hóa giúp rút ngắn thời gian từ khi nhận đơn hàng đến khi giao hàng, đáp ứng nhu cầu giao hàng nhanh chóng của khách hàng, đặc biệt là trong thời đại thương mại điện tử phát triển.
Nâng cao độ chính xác: Các công nghệ theo dõi và giám sát hàng hóa giúp đảm bảo hàng hóa được giao đúng loại, đúng số lượng, đúng thời gian đến điểm đến. Điều này không chỉ giảm thiểu rủi ro thất thoát mà còn tăng cường sự tin tưởng của khách hàng.
Khác biệt hóa sản phẩm, dịch vụ: Chuyển đổi số giúp doanh nghiệp logistics tạo ra những dịch vụ giá trị gia tăng như theo dõi hành trình hàng hóa trực tuyến, dự báo nhu cầu, tùy chỉnh dịch vụ theo từng khách hàng, từ đó tạo ra sự khác biệt so với đối thủ cạnh tranh.
Mở rộng thị trường: Với khả năng kết nối và tích hợp với các hệ thống khác, doanh nghiệp logistics có thể dễ dàng mở rộng thị trường, tiếp cận khách hàng mới ở những khu vực địa lý khác nhau. Đồng thời, việc cung cấp dịch vụ đa kênh cũng giúp doanh nghiệp thu hút được nhiều đối tượng khách hàng hơn.
3.4 Đảm bảo tính bền vững
Giảm thiểu tác động đến môi trường: Muốn phát triển bền vững, doanh nghiệp logistics cần phải cân bằng giữa lợi nhuận kinh tế và trách nhiệm xã hội. Chuyển đổi số là cầu nối hoàn hảo để doanh nghiệp đạt được mục tiêu này. Bằng cách ứng dụng các giải pháp công nghệ như IoT, AI và Big Data, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa hoạt động, giảm thiểu lãng phí, góp phần làm giảm thiểu những carbon dioxin gây hại cho môi trường. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn góp phần bảo vệ môi trường và xây dựng hình ảnh thương hiệu tích cực trong mắt công chúng.
Tăng cường tính minh bạch trong hoạt động: Tính minh bạch là yếu tố cốt lõi để xây dựng một thương hiệu logistics đáng tin cậy. Chuyển đổi số cung cấp các công cụ để theo dõi và quản lý toàn bộ chuỗi cung ứng một cách hiệu quả, từ khâu nhập hàng đến giao hàng. Khách hàng có thể dễ dàng theo dõi đơn hàng của mình mọi lúc mọi nơi, đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn và đúng hẹn. Bên cạnh đó, việc số hóa dữ liệu cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng truy xuất thông tin, phục vụ cho việc kiểm toán và báo cáo, góp phần tăng cường tính minh bạch và trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp.
3.5 Tuân thủ quy định và giảm thiểu rủi ro
Trong ngành logistics, việc tuân thủ các quy định về hải quan, thuế, an toàn hàng hóa... là vô cùng quan trọng. Một sai sót nhỏ cũng có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng như bị phạt, mất uy tín, thậm chí là ngừng hoạt động. Trước đây, việc quản lý các quy định này thường gặp nhiều khó khăn khi thông tin phân tán khi quy định thay đổi liên tục, rủi ro trong nhập liệu thủ công dễ dẫn đến sai sót, gây ra các vấn đề trong quá trình thông quan, thanh toán. Khi xảy ra vấn đề, việc truy xuất thông tin để xác định nguyên nhân và chịu trách nhiệm gặp nhiều khó khăn.
Nhưng nhờ có chuyển đổi số, những vấn đề trên đã dễ dàng được xử lý khi có hệ thống quản lý thông tin tập trung. Các phần mềm quản lý logistics hiện đại giúp tập trung hóa thông tin về quy định, hàng hóa, khách hàng... giúp doanh nghiệp dễ dàng cập nhật và truy xuất thông tin khi cần. Nhiều công việc thủ công như nhập liệu, kiểm tra, tính toán được tự động hóa, giảm thiểu sai sót và tăng năng suất. Thêm vào đó, hệ thống quản lý logistics có thể tích hợp với các hệ thống khác như hệ thống hải quan điện tử, hệ thống ngân hàng... giúp rút ngắn thời gian xử lý và tăng tính chính xác.
Ví dụ, một doanh nghiệp logistics chuyên vận chuyển hàng hóa xuất khẩu sang thị trường Châu Âu. Trước đây, việc khai báo hải quan, kiểm tra chứng từ là một quá trình phức tạp và mất nhiều thời gian. Từ khi áp dụng hệ thống quản lý logistics tích hợp, doanh nghiệp đã tự động hóa toàn bộ quá trình này. Nhờ đó, thời gian thông quan được rút ngắn đáng kể, giảm thiểu rủi ro bị giữ hàng hoặc phạt. Đồng thời, hệ thống còn giúp doanh nghiệp theo dõi tình trạng hàng hóa mọi lúc mọi nơi, đảm bảo hàng hóa đến tay khách hàng đúng hẹn và an toàn.
4. Những thách thức lớn nhất khi số hóa ngành logistics
Chi phí đầu tư lớn
Chi phí đầu tư cho chuyển đổi số bao gồm nhiều hạng mục khác nhau. Ngoài chi phí ban đầu cho phần cứng và phần mềm, doanh nghiệp còn phải đối mặt với các chi phí duy trì, bảo trì hệ thống, chi phí nâng cấp công nghệ khi có phiên bản mới. Bên cạnh đó, việc đào tạo lại đội ngũ nhân viên để thích ứng với công nghệ mới cũng là một khoản chi phí không thể bỏ qua.
Thiếu hụt nguồn nhân lực có kỹ năng
Thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp logistics đang phải đối mặt với tình trạng thiếu hụt nguồn nhân lực có kỹ năng. Hãy hình dung một công ty logistics vừa đầu tư vào một hệ thống quản lý kho hàng tự động hóa hiện đại. Hệ thống này đòi hỏi nhân viên phải có kiến thức về lập trình, phân tích dữ liệu và khả năng vận hành các phần mềm chuyên dụng. Trong khi đó, đội ngũ nhân viên hiện tại của công ty lại chủ yếu có kinh nghiệm trong việc quản lý kho hàng truyền thống. Khoảng cách về kỹ năng này tạo ra một rào cản lớn, khiến việc triển khai hệ thống mới gặp nhiều khó khăn và kéo dài thời gian.
Việc thiếu hụt nhân lực có kỹ năng số không chỉ làm chậm quá trình chuyển đổi số mà còn dẫn đến những sai sót trong quá trình vận hành, gây ra lãng phí và giảm hiệu quả.
Khó khăn trong việc thay đổi tư duy và văn hóa làm việc
Đối với các doanh nghiệp logistics, vốn quen thuộc với những quy trình truyền thống, việc thay đổi này thường gặp phải nhiều khó khăn. Chẳng hạn, một công ty vận tải lâu đời đã quyết định triển khai hệ thống quản lý kho hàng bằng phần mềm. Ban đầu, các nhân viên kho rất e ngại khi phải làm quen với giao diện mới và cách thức nhập liệu dữ liệu khác hẳn so với sổ sách giấy trước đây. Họ lo sợ rằng mình sẽ không thể thích nghi và sẽ mắc nhiều sai sót. Điều này dẫn đến sự chậm trễ trong quá trình chuyển đổi và ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
Thay đổi tư duy và văn hóa làm việc là một quá trình đòi hỏi sự kiên nhẫn và nỗ lực từ cả người quản lý và nhân viên. Tuy nhiên, nếu làm được điều này, doanh nghiệp sẽ có thể tận dụng tối đa lợi ích của chuyển đổi số và đạt được những thành công vượt trội.
5. Các giải pháp tối ưu cho chuyển đổi số ngành logistics
Đầu tư vào công nghệ
Để thành công trong cuộc chơi chuyển đổi số, doanh nghiệp logistics cần xây dựng một chiến lược rõ ràng, đầu tư vào công nghệ như IoT (Internet of Things), áp dụng trí tuệ nhân tạo (AI) và học máy (Machine Learning) và các phần mềm quản lý khác.
Chẳng hạn, một công ty vận tải hàng hóa truyền thống đã từng gặp khó khăn trong việc quản lý đơn hàng, theo dõi hành trình và cung cấp thông tin cập nhật cho khách hàng. Sau khi nhận ra những hạn chế này, họ đã quyết định đầu tư vào một hệ thống quản lý vận tải hiện đại. Hệ thống này giúp tự động hóa các quy trình, từ tiếp nhận đơn hàng, lập kế hoạch lộ trình, theo dõi xe đến giao hàng và thanh toán. Nhờ đó, doanh nghiệp đã giảm thiểu lỗi sai, tăng cường tính minh bạch trong quá trình vận chuyển, đồng thời nâng cao trải nghiệm khách hàng. Một ví dụ khác, để tối ưu hóa quy trình, công ty vận tải đó cũng có thể áp dụng công nghệ IoT để theo dõi hành trình của hàng hóa và cung cấp thông tin cập nhật cho khách hàng trong thời gian thực. Ý tưởng này khiến quy trình của bạn trở lên nhanh chóng hơn, khách hàng cảm thấy hài lòng hơn với dịch vụ của công ty.
Đào tạo nhân lực
Việc làm chủ công nghệ và có một đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh, tối ưu hóa quy trình và mang lại giá trị gia tăng cho khách hàng.
Ví dụ, trước đây, doanh nghiệp chủ yếu sử dụng phương pháp quản lý thủ công, ghi chép thông tin lên giấy và sử dụng các phần mềm đơn giản để theo dõi đơn hàng. Điều này dẫn đến nhiều hạn chế như thiếu tính minh bạch, rủi ro giấy tờ,...Chính vì vậy khi đầu tư vào công nghệ và đào tạo nhân viên, nhân viên đã áp dụng công nghệ IoT để theo dõi nhiệt độ và độ ẩm trong quá trình vận chuyển hàng hóa đông lạnh. Nhờ đó, công ty đã giảm thiểu tình trạng hàng hóa hư hỏng, đảm bảo chất lượng sản phẩm và nâng cao uy tín của thương hiệu.
Xây dựng văn hóa doanh nghiệp số
Trong thời đại số, việc xây dựng một văn hóa doanh nghiệp số trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Để thích ứng với sự biến đổi không ngừng của thị trường và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng, các doanh nghiệp logistics cần tạo ra một môi trường làm việc khuyến khích sự đổi mới, sáng tạo và ứng dụng công nghệ. Thay vì chỉ tập trung vào việc duy trì những quy trình hiện có, các doanh nghiệp cần tạo ra một nền tảng vững chắc để mọi ý tưởng mới có cơ hội phát triển.
6. Sota FMS - giải pháp quản trị giao vận hàng đầu
Phần mềm Freight Forwarder Management System (FMS) là giải pháp quản trị doanh nghiệp hàng đầu của công ty công nghệ Sota Solutions. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phát triển giải pháp quản lý doanh nghiệp ERP, Sota FMS được đội ngũ chúng tôi thiết kế toàn diện giúp doanh nghiệp giao vận tối ưu hóa quy trình vận hành với các tính năng mạnh mẽ như quản lý tài chính, CRM, quản lý đơn hàng, báo giá, nhà cung cấp và báo cáo tức thời. FMS là giải pháp hiệu quả giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng, quản lý chi phí và cải thiện khả năng ra quyết định cho doanh nghiệp trong ngành logistics.
Nhờ vào sự chuyên nghiệp và tận tâm, phần mềm Sota FMS của Sota Solutions giúp các doanh nghiệp giao nhận vận tải tối ưu hóa quy trình vận hành, quản lý chi phí hiệu quả và nâng cao chất lượng dịch vụ, tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững trong ngành logistics.
7. Kết luận
Tóm lại, trong kỷ nguyên số, chuyển đổi số không còn là lựa chọn mà là kim chỉ nam giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả kinh doanh. Bằng việc tận dụng tối đa công nghệ, các doanh nghiệp không chỉ tối ưu hóa hoạt động mà còn tiên phong định hình tương lai của ngành vận tải, mang đến những trải nghiệm vượt trội cho khách hàng.. Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn những giải pháp chuyển đổi số tốt nhất cho doanh nghiệp logistics.