Một trong những ưu điểm nổi bật của giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là nó có thể được điều chỉnh phù hợp với nhu cầu kinh doanh riêng của từng công ty. Không chỉ xử lý các nghiệp vụ tài chính kế toán chuyên ngành, hệ thống còn tích hợp các thông tin, nghiệp vụ liên quan đến nhân sự, quản lý quan hệ khách hàng, quản lý sản xuất và chuỗi cung ứng. Do nhu cầu khác nhau, giá của ERP cũng có thể khác nhau rất nhiều - và không công ty nào muốn phát hiện ra giữa quá trình triển khai ERP rằng họ không có đủ vốn để hoàn thành công việc.
Để hỗ trợ doanh nghiệp có được góc nhìn rộng hơn và tối ưu hóa thời gian, chi phí trong quá trình triển khai. Trong nội dung bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ tổng hợp tất cả các chi phí cần thiết cho việc triển khai phần mềm ERP, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt và tiết kiệm chi phí triển khai ERP.
I. Chi phí triển khai ERP
1. Đối với các doanh nghiệp lớn
Do cơ cấu tổ chức phức tạp, yêu cầu dữ liệu rộng rãi và nhu cầu về các giải pháp mạnh mẽ và có thể mở rộng, các doanh nghiệp lớn thường phải chịu chi phí triển khai cao. Cụ thể, các doanh nghiệp lớn có nhiều phòng ban, chi nhánh, công ty con cần phải tích hợp vào hệ thống ERP, dẫn đến số lượng người dùng cao, có khả năng từ hàng trăm đến hàng nghìn người, có khả năng truy cập thường xuyên. Kết quả là, mô hình định giá doanh nghiệp nhỏ truyền thống được coi là chưa tối ưu. Các doanh nghiệp lớn thường lựa chọn triển khai toàn quyền sở hữu phần mềm tùy chỉnh, phát sinh phí cài đặt và triển khai một lần, sau đó là chi phí bảo trì phần mềm thường xuyên. Ngoài ra, các doanh nghiệp lớn thường yêu cầu các dịch vụ hỗ trợ chuyên biệt và đào tạo chuyên sâu, góp phần khiến phí triển khai phần mềm ERP tăng cao đáng kể.
2. Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ
Xu hướng về chi phí triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) luôn hướng tới chi phí thấp hơn so với các doanh nghiệp lớn hơn. Vì các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường có quy trình đơn giản hơn, ít người dùng hơn và khối lượng dữ liệu thấp hơn, dẫn đến giảm độ phức tạp và chi phí triển khai thấp hơn, thường đối với doanh nghiệp nhỏ, khoản chi phí này dao động từ 5.000 USD đến 10.000 USD hoặc họ có thể chọn phần mềm đóng gói sẵn với mức phí dựa trên số lượng người dùng. Nếu doanh nghiệp dự đoán được sự tăng trưởng trong tương lai, đầu tư vào hệ thống ERP có thể tùy chỉnh theo nhu cầu của mỗi doanh nghiệp có thể là lựa chọn phù hợp và tiết kiệm chi phí hơn so với việc sử dụng phần mềm đóng gói sẵn. Do đó, nên cân nhắc cẩn thận trước khi quyết định nên sử dụng phần mềm ERP từ nhà cung cấp hay thiết lập hệ thống tùy chỉnh.
II. Các yếu tố chính ảnh hưởng đến chi phí phát triển phần mềm ERP
1. Quy mô kinh doanh
Các doanh nghiệp tham gia thương mại hàng hóa với quy mô trung bình sẽ yêu cầu một hệ thống phức tạp hơn so với các công ty định hướng dịch vụ. Để chọn giải pháp tốt nhất cho doanh nghiệp của mình, bạn phải tiến hành phân tích kỹ lưỡng các yêu cầu. Ngay cả các nhà cung cấp phần mềm cũng không thể đưa ra báo giá chính xác nếu bạn chưa xác định được yêu cầu hệ thống của mình.
2. Số lượng người dùng
Càng nhiều người dùng sử dụng hệ thống ERP thì chi phí phát triển và triển khai càng cao. Vì vậy, cần xem xét số lượng người dùng và yêu cầu cụ thể của họ khi ước tính chi phí phát triển phần mềm ERP. Các tổ chức nên cộng tác chặt chẽ với các nhà cung cấp ERP hoặc đối tác triển khai phần mềm ERP để xác định ước tính chi phí chính xác nhất dựa trên số lượng người dùng và các yếu tố liên quan.
3. Chi phí License
Chi phí license còn được gọi là phí cấp phép khi sử dụng phần mềm ERP. Giấy phép này có thể dành cho một số lượng người dùng, đơn vị hoặc toàn bộ doanh nghiệp cụ thể. Và giấy phép này có thể là tạm thời hoặc vĩnh viễn, tùy thuộc vào loại hệ thống ERP mà doanh nghiệp triển khai.
4. Chi phí bảo trì và nâng cấp phần mềm ERP
Sau thời gian triển khai và bảo hành phần mềm ERP, doanh nghiệp cần quan tâm đến phí bảo trì, nâng cấp. Các doanh nghiệp thường nhầm lẫn trách nhiệm “hỗ trợ” của nhà cung cấp giải pháp, trong đó bao gồm việc đảm bảo hệ thống vận hành trơn tru và các quy trình sửa lỗi, tích hợp thêm các ứng dụng cần thiết. Trên thực tế, bảo trì và nâng cấp hệ thống là hai hạng mục riêng biệt cần phân biệt rõ ràng.
5. Các loại triển khai
Cho dù bạn chọn triển khai trên nền tảng đám mây hay triển khai ERP tại chỗ, mỗi loại đều có tác động riêng đến chi phí phát triển phần mềm. Hầu hết các hệ thống ERP dựa trên đám mây được bán trên cơ sở mỗi người dùng/mỗi tháng. Ngược lại, hệ thống ERP tại chỗ yêu cầu một khoản phí trả trước lớn, thanh toán một lần để trở thành chủ sở hữu hệ thống.
6. Chi phí đào tạo
Enterprise Resource Planning (ERP) là phần mềm tích hợp nhiều chức năng nâng cao. Nhân viên trong công ty cần phải trải qua đào tạo để vận hành sản phẩm một cách hiệu quả. Vì vậy doanh nghiệp cần cân nhắc chi phí này khi lập ngân sách cho việc triển khai ERP.
III. Kết luận
Sự xuất hiện và phát triển của hệ thống ERP là yêu cầu tất yếu của quá trình công nghiệp hóa, tự động hóa trong mọi mặt của đời sống. Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần chuẩn bị nguồn lực và thực hiện chuyển đổi kỹ thuật số để tiếp cận khách hàng tốt hơn, tối ưu hóa quy trình và tăng năng suất. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể nâng cao năng lực cạnh tranh và đạt được các mục tiêu phát triển bền vững.
Để biết thêm chi tiết, doanh nghiệp nên liên hệ với Sota Solutions để được tư vấn thêm!