"Việc triển khai ERP liên quan đến cả công nghệ và con người, nó có thể gặp phải những thách thức cả về con người và kỹ thuật."
Quá trình thực hiện có thể gặp nhiều thách thức vì về cơ bản điều này có thể thay đổi cách thức tiến hành kinh doanh đối với toàn thể công ty. Yêu cầu nhân viên sửa đổi thói quen làm việc của họ chưa bao giờ là một việc dễ dàng. Nói chung, mọi người thường có xu hướng né tránh sự thay đổi. Đội ngũ quản lý dự án phải cực kỳ mạnh mẽ, quyết liệt và không ngừng nghỉ để đảm bảo rằng hệ thống mới được áp dụng và triển khai. Chỉ có nỗ lực kiên định như vậy thì việc triển khai mới có thể đạt được thành công và phù hợp với yêu cầu kinh doanh của tổ chức.
Những thách thức triển khai ERP đáng lưu ý
Trong blog này, chúng ta sẽ xem xét 5 thách thức ERP phổ biến và những gì bạn có thể làm để vượt qua chúng.
1. Quản lý dự án
Dự án phần mềm khi triển khai sẽ trải qua nhiều giai đoạn khác nhau: nghiên cứu và lập kế hoạch; thiết kế, phát triển, di chuyển dữ liệu, thử nghiệm, triển khai, hỗ trợ và cập nhật sau khi hoàn thành. Mỗi giai đoạn đòi hỏi những trách nhiệm chủ chốt và sự hài hòa của tất cả các khía cạnh liên quan đến nhiệm vụ quản lý. Hơn nữa, trong giai đoạn triển khai dự án, sự tham gia của nhân sự từ các phòng ban khác nhau là bắt buộc, đòi hỏi phải phân bổ nhiệm vụ tỉ mỉ trong từng phòng ban để kết thúc thành công dự án ERP.
Để quản lý dự án một cách hiệu quả, doanh nghiệp phải nêu rõ các mục tiêu chính xác, vạch ra các mốc thời gian thực hiện và thúc đẩy các mối quan hệ hợp tác bền chặt trong nhóm triển khai dự án. Hơn nữa, quản trị thay đổi cũng là trách nhiệm then chốt của người quản lý dự án trong suốt quá trình thực hiện dự án.
2. Quản lý vượt ngân sách
Nhiều doanh nghiệp tiếp tục tin tưởng rằng thời gian và ngân sách cần thiết để triển khai ERP sẽ không quá lớn cho đến khi xuất hiện những tình huống không lường trước. Kịch bản chính dẫn đến vượt quá ngân sách là việc kết hợp các tính năng bổ sung không có trong kế hoạch ban đầu.
Việc xây dựng một kế hoạch rõ ràng và toàn diện ngay từ đầu có thể giúp doanh nghiệp tránh được các vấn đề nói trên. Một kế hoạch có thể thấy trước những thách thức tiềm ẩn và đưa ra giải pháp sẽ hợp lý hóa quá trình thực hiện, đảm bảo dự án đi đúng hướng, giảm thiểu rủi ro, tiết kiệm chi phí.
3. Tích hợp dữ liệu
Cơ sở dữ liệu hợp nhất và chính xác của tổ chức nổi bật như một lợi thế chính của phần mềm ERP. Việc triển khai thành công ERP phụ thuộc vào việc di chuyển dữ liệu một cách tỉ mỉ, chuyển thông tin từ nhiều hệ thống hiện có sang cơ sở dữ liệu duy nhất của giải pháp ERP. Điều này đòi hỏi phải thu thập dữ liệu từ các giải pháp đa dạng và phân tán trong doanh nghiệp, bao gồm một số giải pháp được nhúng sâu trong hệ thống kế toán hoặc các ứng dụng dành riêng cho từng bộ phận. Do đó, việc chuyển dữ liệu đòi hỏi phải lập kế hoạch tỉ mỉ và xử lý cẩn thận để đảm bảo triển khai ERP suôn sẻ và nhanh chóng.
4. Lập kế hoạch chuyển đổi
Để thành công trong quá trình chuyển đổi ERP, một kế hoạch thiết thực và rõ ràng là rất quan trọng. Chuẩn bị dữ liệu trước khi tích hợp bao gồm các nhiệm vụ quan trọng như loại bỏ trùng lặp, thêm thông tin còn thiếu và xác thực dữ liệu. Các nhiệm vụ trên đều là những nhiệm vụ cần thiết để hệ thống hoạt động hiệu quả. Phân bổ nhiệm vụ hợp lý là rất quan trọng, như giao việc xử lý dữ liệu tài chính cho bộ phận kế toán và yêu cầu bộ phận nhân sự “dọn dẹp” dữ liệu nhân sự.
5. Thay đổi phong cách quản lý
Việc triển khai ERP không chỉ liên quan đến việc chuyển sang hệ thống phần mềm mới, nó có thể yêu cầu những thay đổi toàn diện trong hoạt động kinh doanh và sản xuất để phát huy tối đa hiệu quả của giải pháp mới. Vì vậy, nếu nhân viên không điều chỉnh quy trình làm việc và phương thức quản lý cho phù hợp thì dù hệ thống mới có hiện đại đến đâu cũng sẽ không mang lại kết quả như mong muốn.
Do đó, khi triển khai hệ thống ERP, sự hỗ trợ từ lãnh đạo và các bộ phận liên quan là rất quan trọng. Hơn nữa, việc truyền đạt hiệu quả các tính năng và lợi ích của hệ thống ERP mới tới các bên liên quan, đặc biệt là người dùng cuối, cần phải được thực hiện một cách nghiêm túc và thường xuyên. Ngoài ra, điều cần thiết là phải đảm bảo rằng tất cả người dùng đều được đào tạo và được cung cấp hỗ trợ toàn diện để tạo điều kiện cho họ áp dụng hệ thống một cách liền mạch.
Ngoài những trở ngại lớn mà chúng tôi đã đề cập trước đó trong việc triển khai hệ thống ERP, còn có những rắc rối liên tục trong việc cải tiến hệ thống luôn tốt hơn. Các doanh nghiệp phải chú ý đến điều này vì họ luôn phát triển và thay đổi theo thị trường. Khi các nhu cầu mới xuất hiện, các doanh nghiệp phải điều chỉnh hoặc cải tiến toàn bộ hệ thống quản lý của mình để luôn cập nhật mọi thứ, giúp hệ thống vận hành trơn tru, đáp ứng đầy đủ yêu cầu nghiệp vụ khi thị trường thay đổi.
Với những hiểu biết sâu sắc và kinh nghiệm dày dặn trong lĩnh vực triển khai dự án ERP cho doanh nghiệp, Sota Solutions sẽ giúp bạn đánh giá và tìm ra giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp của mình, vui lòng liên hệ chúng tôi tại đây.