Công nghệ mã vạch đã trở thành một công cụ quan trọng trong quản lý kho hàng và chuỗi cung ứng. Sử dụng mã vạch giúp theo dõi hàng hóa, kiểm soát hàng tồn kho và nâng cao quá trình giao hàng. Đặc biệt, tự động hóa thông qua mã vạch giúp tiết kiệm thời gian và giảm sai sót so với nhập liệu thủ công. Trong bài viết này chúng ta sẽ tìm hiểu sâu hơn về khái niệm mã vạch là gì, cách thức hoạt động và lợi ích của hệ thống mã vạch đối với kho hàng.
I. Mã vạch là gì?
Mã vạch là tập hợp các vạch đen trắng song song được dán trên bao bì sản phẩm. Ngoài ra, bên dưới mỗi mã vạch đều có những con số, đây là dãy số mà doanh nghiệp dùng để phân biệt mã doanh nghiệp, mã dịch vụ và sản phẩm.
Mã vạch được đọc bởi các thiết bị công nghệ thông minh như máy quét mã vạch và đầu đọc mã vạch. Khi quét, chúng cung cấp các thông tin về sản phẩm mà nhà sản xuất cho phép người dùng xem như tên thương hiệu, xuất xứ sản xuất, kích thước sản phẩm, thông tin lô hàng, chi tiết kiểm tra chất lượng, ...
Tầm quan trọng của mã vạch trong hệ thống quản lý kho hàng
Hệ thống quản lý kho hàng (WMS) rất quan trọng cho sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào, cho phép cải thiện việc kiểm soát hàng tồn kho và quy trình vận hành suôn sẻ hơn. Tuy nhiên, nhiều tổ chức phải đối mặt với thách thức là việc quản lý kho và hàng tồn kho kém hiệu quả do các giao dịch không chính xác và việc theo dõi thủ công tốn nhiều công sức. Việc triển khai hệ thống quét và mã vạch có thể nâng cao đáng kể hiệu quả trong vấn đề này.
Sức mạnh của công nghệ quét mã vạch
Sử dụng công nghệ quét mã vạch mang lại lợi ích đáng kể trong các hoạt động vận chuyển, nhận hàng, bổ sung, lấy hàng và đóng gói. Bằng cách cấp cho mỗi giá, thùng chứa hoặc vật phẩm một mã định danh duy nhất, doanh nghiệp có thể tận dụng hệ thống quét và mã vạch để quản lý liền mạch việc vận chuyển hàng hóa giữa các địa điểm khác nhau cả trong và ngoài kho.
Mã vạch cho phép công nhân tiến hành đếm hàng tồn kho, xác minh chi tiết đơn hàng và tối ưu hóa các nhiệm vụ lấy hàng và lưu trữ một cách hiệu quả. Điều này giúp tiết kiệm thời gian đáng kể so với nhập dữ liệu thủ công và đảm bảo lãnh đạo doanh nghiệp luôn có thông tin chính xác và cập nhật về hàng tồn kho.
II. Các loại mã vạch
Có hai loại mã vạch cơ bản. Dưới đây là những điều cơ bản về từng điểm khác biệt chính:
Linear/1D
Mã vạch tuyến tính, còn được gọi là mã vạch 1D, là hình ảnh điển hình xuất hiện trong đầu mọi người khi nghĩ đến mã vạch—bao gồm các thanh dọc màu đen có số bên dưới, thường thấy trên các sản phẩm trong cửa hàng. Các mã vạch này mã hóa số, chữ cái và ký hiệu tương ứng với thông tin cụ thể được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu, chẳng hạn như tên sản phẩm, loại, kích thước và màu sắc. Để hoạt động hiệu quả, mã vạch 1D phải được liên kết với cơ sở dữ liệu. Mã vạch tuyến tính thường được sử dụng trên các sản phẩm tiêu dùng, thẻ khách hàng thân thiết, nhãn vận chuyển và sách.
Matrix/2D
Mã vạch ma trận hoặc 2D có thể lưu trữ thông tin bổ sung, bao gồm số lượng, hình ảnh và URL trang web. Mã vạch 2D có thể hiển thị thông tin này mà không cần kết nối với cơ sở dữ liệu. Công dụng phổ biến của mã vạch 2D là mã QR, có thể hướng người dùng đến một trang web cụ thể hoặc hoạt động như thẻ lên máy bay kỹ thuật số. Chúng cũng ngày càng trở nên phổ biến trong môi trường sản xuất có giá trị cao đòi hỏi phải theo dõi chi tiết các bộ phận và sản phẩm, như thiết bị y tế và dược phẩm.
III. 8 Lợi ích của Hệ thống Mã vạch cho Kho hàng
Giảm rủi ro lỗi:
Việc nhập dữ liệu thủ công vào hệ thống máy tính dễ bị thiếu chính xác do có thể xảy ra những lỗi tiềm ẩn như bấm nhầm phím khi theo dõi gói hàng hoặc liên hệ với khách hàng, gây ra rủi ro đáng kể. Việc triển khai hệ thống mã vạch có thể giảm thiểu đáng kể những lỗi này.
Hiệu quả thời gian:
Việc nhập dữ liệu thủ công tốn nhiều thời gian, trong khi công nghệ ngày nay đề cao tính hiệu quả. Mã vạch tiết kiệm thời gian bằng cách loại bỏ nhu cầu nhập dữ liệu thủ công—thông tin được lưu trữ đơn giản bằng cách quét thẻ mã vạch.
Chi phí vận hành thấp hơn:
Mã vạch đã trở nên phổ biến một phần vì nó làm giảm chi phí thiết bị. Sau khoản đầu tư ban đầu vào máy móc và thiết bị, chi phí tiếp theo chủ yếu liên quan đến sửa chữa, quản lý và bảo trì. Theo thời gian, điều này mang lại dữ liệu chính xác hơn giúp đánh giá chi phí.
Tiết kiệm chi phí:
Dữ liệu chính xác từ mã vạch tạo điều kiện quản lý chi phí tốt hơn.
Ví dụ: đánh giá quá cao số lượng hoặc chi phí hàng tồn kho do giả định không chính xác có thể dẫn đến những chi phí không cần thiết..
Cập nhật giá đơn giản:
Việc thay đổi giá theo truyền thống bao gồm các công việc tốn nhiều công sức như cập nhật thẻ giá trên sản phẩm và kệ. Mã vạch đơn giản hóa quá trình này bằng cách cho phép thông tin giá được hiển thị trực tiếp trên thẻ mã vạch, giảm thời gian và công sức cần thiết cho việc cập nhật giá.
Theo dõi hàng tồn kho hiệu quả:
Hệ thống mã vạch hợp lý hóa việc theo dõi hàng tồn kho—chỉ cần quét thẻ mã vạch sẽ cung cấp thông tin chi tiết về sản phẩm từ sản xuất đến phân phối, nâng cao hiệu quả.
Quản lý hàng tồn kho toàn diện:
Ngoài việc theo dõi, mã vạch còn cho phép các hoạt động bổ sung như thêm chi tiết, lên lịch bảo trì máy móc và theo dõi thời hạn sử dụng. Hệ thống toàn diện này nâng cao lợi nhuận kinh doanh
Kế toán hợp lý:
Hệ thống mã vạch hỗ trợ nhu cầu kế toán bằng cách cập nhật dữ liệu liền mạch từ đơn vị sản xuất đến đơn vị phân phối. Điều này bao gồm bảo trì thiết bị, cập nhật giá cả và các chi tiết khác—tất cả đều có thể truy cập được thông qua việc quét thẻ mã vạch, giúp việc kế toán hiệu quả và dễ quản lý hơn.
IV. Kết luận
Hệ thống mã vạch rất có lợi cho bất kỳ doanh nghiệp nào, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nó cải thiện lợi nhuận bằng cách giảm thiểu lỗi dữ liệu, đơn giản hóa quy trình bảo trì và kế toán, đồng thời tăng năng suất và doanh số bán hàng.
Việc triển khai hệ thống theo dõi mã vạch có thể loại bỏ sự thiếu hiệu quả trong các lĩnh vực tổ chức, dẫn đến cải thiện độ chính xác của dữ liệu và thông tin chi tiết theo thời gian thực, cuối cùng là nâng cao hoạt động kinh doanh tổng thể.