Ngành Freight Forwarding đang đứng trước nhiều thách thức trong việc quản lý các quy trình phức tạp và yêu cầu tính chính xác cao. Từ việc nhận đơn hàng (Ordering) cho đến việc xuất hóa đơn và xử lý thanh toán (Billing), mọi thứ đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa nhiều bộ phận và hệ thống. Tuy nhiên, quy trình thủ công và thiếu sự đồng bộ giữa các phòng ban thường dẫn đến sai sót, mất thời gian và chi phí phát sinh.
Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, tự động hóa quy trình bằng hệ thống ERP chuyên biệt đã trở thành giải pháp đột phá cho ngành Freight Forwarding. Hệ thống ERP giúp tự động hóa các bước trong quy trình, giảm thiểu lỗi, tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách ERP có thể giải quyết các vấn đề này, giúp doanh nghiệp freight forwarding tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và gia tăng khả năng phục vụ khách hàng một cách hiệu quả nhất.
1. Thực trạng và thách thức của quy trình Ordering và Billing truyền thống trong ngành Freight Forwarding
Trong nhiều doanh nghiệp freight forwarding hiện nay, quy trình từ khi khách hàng đặt chỗ (ordering) cho đến khi hoàn tất thanh toán (billing) vẫn còn vận hành một cách rời rạc, thủ công và thiếu kết nối. Điều này dẫn đến hàng loạt vấn đề:
1.1 Nhập liệu thủ công – dễ sai, tốn thời gian
- Dữ liệu booking thường được nhập tay từ email, file Excel, hoặc qua nhiều bộ phận khác nhau.
- Việc lặp lại thao tác nhập thông tin ở các bước (booking → vận đơn → tính cước → xuất hóa đơn) khiến sai sót xảy ra thường xuyên.
Hậu quả: sai sót thông tin, chậm tiến độ, ảnh hưởng đến uy tín với khách hàng.
1.2 Thông tin không đồng bộ giữa các bộ phận
- Sales, Ops, tài chính và CS thường dùng các hệ thống khác nhau hoặc làm việc qua email/Excel.
- Thiếu một hệ thống trung tâm khiến việc cập nhật trạng thái đơn hàng, cước phí hay tình trạng thanh toán bị chậm hoặc sai lệch.
Hậu quả: mất kiểm soát dòng thông tin, khó quản lý hiệu suất, khách hàng không được cập nhật kịp thời.
1.3 Tính cước phức tạp, dễ nhầm lẫn
- Việc tính cước dựa trên nhiều yếu tố như tuyến đường, loại hàng, điều kiện Incoterm, phụ phí theo thời điểm… đòi hỏi độ chính xác cao.
- Khi không có hệ thống tự động, sai số rất dễ xảy ra – đặc biệt với các phụ phí hoặc thay đổi lịch trình.
Hậu quả: tranh chấp với khách hàng, thất thoát doanh thu, hoặc phải làm lại hóa đơn
1.4 Xuất hóa đơn chậm trễ – ảnh hưởng dòng tiền
- Khi chưa có quy trình liên thông giữa vận hành và kế toán, hóa đơn thường bị xuất chậm nhiều ngày hoặc bị thiếu thông tin.
- Việc đối chiếu chứng từ thủ công khiến kế toán gặp khó khi rà soát trước khi phát hành hóa đơn. .
Hậu quả: trễ thanh toán, giảm dòng tiền, ảnh hưởng kế hoạch tài chính.
1.5 Thiếu minh bạch và khả năng truy xuất
- Khi quy trình không được đồng bộ hóa, rất khó truy lại thông tin vận đơn, báo giá, hoặc lý do thay đổi cước trong quá khứ.
- Nhà quản lý không có cái nhìn tổng quan về hiệu quả hoạt động theo thời gian thực. .
Hậu quả: mất kiểm soát, khó ra quyết định nhanh và đúng.
2. Tổng quan quy trình từ Ordering đến Billing trong Freight Forwarding
2.1 Tiếp nhận yêu cầu booking (Ordering)
- Khách hàng gửi yêu cầu đặt chỗ qua email/portal (FCL, LCL, AIR…)
- Sales hoặc CS tiếp nhận, kiểm tra yêu cầu và báo giá cước
- Sau khi khách hàng đồng ý → tạo booking trên hệ thống
thống.
Đầu ra: thông tin booking được tạo → chuyển sang bộ phận điều vận
2.2 Điều phối & chuẩn bị vận chuyển
- Bộ phận OPS xử lý: đặt chỗ với hãng tàu/hãng bay, sắp xếp container, liên hệ lấy hàng
- Cập nhật tiến độ vận đơn (Pickup, CY Cut-off, ETD, ETA…)
- Chuẩn bị/chốt chứng từ: HBL/MBL, Invoice, Packing List, CO…
Đầu ra: shipment được vận hành, dữ liệu cập nhật liên tục cho các bộ phận liên quan
2.3 Tính cước và phụ phí (Rating & Costing)
- Dựa trên bảng giá đã đàm phán hoặc biểu phí hệ thống
- Tính tổng cước bao gồm: freight, local charges, handling, phụ phí cảng, phí phát sinh…
- Đối chiếu với chi phí thực tế từ vendor (hãng tàu, trucking…)
Đầu ra: xác định lợi nhuận từng shipment, chuẩn bị cho bước hóa đơn
2.4 Xuất hóa đơn (Billing)
- Khi shipment hoàn tất, bộ phận kế toán (hoặc hệ thống ERP tự động) tạo hóa đơn cho khách.
- Hóa đơn có thể bao gồm nhiều mục: cước vận tải, phụ phí, thu hộ hộ chi hộ (if any) .
- Đồng bộ với hệ thống tài chính hoặc hóa đơn điện tử
Đầu ra: hóa đơn được gửi đến khách hàng, bắt đầu quy trình thu tiền
2.5 Theo dõi công nợ & thu tiền
- Kế toán theo dõi tình trạng thanh toán qua ERP
- Gửi nhắc nợ/tự động cảnh báo nếu quá hạn
- Tính toán lợi nhuận ròng sau các khoản chi phí
3. Sức mạnh của ERP trong việc tự động hóa quy trình Ordering và Billing
3.1 Tự động hóa từ đầu đến cuối – không còn nhập tay lặp đi lặp lại
- Từ yêu cầu booking, hệ thống tự tạo mã lô hàng, luân chuyển dữ liệu qua các phòng ban mà không cần nhập lại.
- Các thông tin như tuyến đường, loại hàng, điều kiện giá, thời gian vận chuyển… được đồng bộ ngay từ đầu → tránh sai sót.
3.2 Kết nối liền mạch giữa Sales – Ops – Kế toán
- Sales tạo booking → Ops nhận thông tin đầy đủ → Kế toán tính cước & xuất hóa đơn dựa trên dữ liệu vận đơn.
- Không còn “đứt gãy thông tin” hay gửi file Excel lòng vòng.
3.3 Tự động tính cước & phụ phí theo biểu phí đã cài sẵn
- Hệ thống ERP áp dụng tariff, bảng giá tuyến, phụ phí mùa cao điểm, v.v...
- Dựa trên trọng lượng, tuyến đường, điều kiện vận chuyển → ERP tự tính cước chính xác, minh bạch.
3.4 Xuất hóa đơn nhanh chóng, chính xác & đồng bộ tài chính
- Ngay sau khi shipment hoàn tất, ERP tự động tổng hợp chi phí → xuất hóa đơn (hoặc gửi sang hệ thống kế toán).
- Giảm tối đa sai sót, hóa đơn thiếu hoặc trễ → tăng tốc thu tiền.
3.5 Theo dõi real-time, dễ dàng kiểm soát công nợ & lợi nhuận
- Nhà quản lý có thể xem nhanh tổng doanh thu, lợi nhuận theo từng shipment, tuyến vận chuyển hay khách hàng.
- Kế toán theo dõi tình trạng thanh toán theo thời gian thực – không bỏ sót công nợ.
4. Lợi ích rõ rệt khi vận hành trên hệ thống ERP tích hợp
4.1 Tiết kiệm thời gian xử lý
- Loại bỏ nhập liệu thủ công lặp đi lặp lại giữa các bộ phận
- Giảm thời gian xử lý đơn hàng, tính cước, xuất hóa đơn
- Đơn hàng được xử lý nhanh hơn → tăng khả năng nhận thêm đơn mới
4.2 Giảm sai sót và thất thoát thông tin
- Dữ liệu được đồng bộ xuyên suốt quy trình, không bị mất mát giữa các bước
- Cước phí, phụ phí và thông tin vận đơn chính xác ngay từ đầu
- Hạn chế tối đa lỗi sai hóa đơn → tránh tranh chấp với khách hàng
4.3 Tăng tốc độ thu tiền và cải thiện dòng tiền
- Hóa đơn được tạo nhanh ngay sau khi vận đơn hoàn tất
- Theo dõi công nợ real-time → dễ dàng nhắc nợ, kiểm soát thời gian thanh toán
- Giúp bộ phận tài chính dự báo dòng tiền chính xác hơn
4.4 Minh bạch & kiểm soát toàn bộ quy trình
- Ban quản lý có cái nhìn tổng thể về tiến độ đơn hàng, doanh thu, lợi nhuận từng shipment
- Báo cáo tự động theo thời gian thực → hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng
- Dễ dàng kiểm tra lại bất kỳ đơn hàng, chứng từ hay hóa đơn nào chỉ với vài cú click
4.5 Nâng cao trải nghiệm khách hàng
- Thời gian phản hồi nhanh, thông tin rõ ràng, tracking dễ dàng
- Không còn lỗi về cước hoặc hóa đơn → khách hàng tin tưởng hơn
- Tăng khả năng giữ chân và phát triển khách hàng trung thành
4.6 Sẵn sàng kết nối các công nghệ mới: eInvoice, E-Docs, Tracking, CRM, AI...
- ERP tích hợp cho phép doanh nghiệp mở rộng hệ thống mà không phải "đập đi xây lại"
- Dễ dàng kết nối với hệ thống khai báo hải quan, báo giá điện tử, hoặc phần mềm tài chính – kế toán khác
5. Các bước triển khai ERP để tự động hóa quy trình Ordering và Billing
5.1 Đánh giá nhu cầu và mục tiêu doanh nghiệp
- Xác định mục tiêu chính: Tự động hóa quy trình Ordering và Billing, tăng tính chính xác, giảm sai sót và tăng tốc độ xử lý.
- Phân tích quy trình hiện tại: Đánh giá điểm mạnh, điểm yếu của quy trình hiện tại (thủ công, rời rạc).
- Xác định các yêu cầu: Bao gồm tính năng ERP cần có như tự động tính cước, xuất hóa đơn, đồng bộ dữ liệu giữa các bộ phận.
5.2 Chọn giải pháp ERP phù hợp
- Lựa chọn phần mềm ERP: Chọn giải pháp ERP phù hợp với ngành logistics, có khả năng tích hợp đầy đủ các chức năng như quản lý booking, tính cước, quản lý vận đơn, xuất hóa đơn và theo dõi công nợ.
- Lưu ý về khả năng tùy chỉnh: Phần mềm ERP cần có khả năng điều chỉnh theo nhu cầu riêng của công ty, chẳng hạn như cấu hình bảng giá, phí phụ trợ, và các loại chứng từ trong Freight Forwarding.
- Xem xét tính năng tích hợp: ERP cần có khả năng tích hợp với các hệ thống bên ngoài như hệ thống e-invoice, khai báo hải quan điện tử, CRM, và các công cụ tài chính.
5.3 Chuẩn bị dữ liệu và cấu hình hệ thống
- Thu thập và chuẩn hóa dữ liệu: Bao gồm thông tin khách hàng, giá cước, phí vận chuyển, chứng từ vận đơn (HBL/MBL), v.v. Dữ liệu này cần được chuẩn hóa và nhập vào hệ thống ERP.
- Cấu hình hệ thống ERP: Thiết lập các mô-đun cho từng bộ phận (Sales, Ops, Finance) và kết nối các chức năng như:
- Quy trình Booking: Tự động tạo mã vận đơn, cập nhật trạng thái vận chuyển.
- Quy trình tính cước và phụ phí: Cấu hình bảng giá, chi phí theo tuyến đường, trọng lượng, v.v.
- Quy trình xuất hóa đơn: Tự động tổng hợp các khoản phí và xuất hóa đơn cho khách hàng.
5.4 Đào tạo và chuyển giao cho nhân viên
- Đào tạo nhân viên: Đảm bảo tất cả nhân viên trong các bộ phận Sales, Ops, Finance đều được đào tạo về hệ thống ERP, cách sử dụng từng chức năng.
- Cung cấp tài liệu hướng dẫn: Phát hành tài liệu chi tiết, video hướng dẫn để nhân viên dễ dàng tham khảo khi cần thiết.
- Thử nghiệm hệ thống: Tổ chức thử nghiệm trước khi triển khai chính thức, để đảm bảo mọi thứ hoạt động đúng.
5.5 Chạy thử và kiểm tra quy trình
- Kiểm tra hệ thống với dữ liệu thực tế: Thực hiện quy trình Ordering và Billing từ đầu đến cuối, theo dõi hệ thống xử lý từng bước.
- Kiểm tra tính chính xác của các khoản cước và hóa đơn: Đảm bảo hệ thống tính toán đúng cước phí, phụ phí, và xuất hóa đơn chính xác.
- Kiểm tra khả năng liên kết: Đảm bảo các bộ phận Sales, Ops, và Finance có thể truy cập thông tin một cách liền mạch.
5.6 Triển khai chính thức và theo dõi hiệu quả
- Chạy hệ thống ERP chính thức: Sau khi hoàn tất các bước thử nghiệm, triển khai chính thức hệ thống ERP vào quy trình hoạt động.
- Theo dõi hiệu quả: Đo lường các KPI như thời gian xử lý đơn hàng, độ chính xác của hóa đơn, số lượng sai sót và sự hài lòng của khách hàng.
- Tối ưu hóa hệ thống: Liên tục theo dõi và cải thiện quy trình ERP nếu có bất kỳ vấn đề nào phát sinh trong suốt quá trình vận hành.
5.7 Bảo trì và hỗ trợ lâu dài
- Cập nhật và nâng cấp hệ thống: Đảm bảo hệ thống ERP luôn cập nhật các tính năng mới và phù hợp với nhu cầu thay đổi của công ty.
- Hỗ trợ người dùng: Cung cấp đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật để giải quyết các vấn đề phát sinh sau triển khai.
6. Kết luận
Trong một ngành Freight Forwarding đầy cạnh tranh và yêu cầu cao về tính chính xác, việc tự động hóa quy trình từ Ordering đến Billing bằng hệ thống ERP không chỉ là một bước đột phá, mà còn là nền tảng cho sự phát triển bền vững và tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh.
Việc áp dụng ERP tích hợp giúp các doanh nghiệp logistics không chỉ giảm thiểu rủi ro sai sót và lỗi nhập liệu, mà còn tăng cường khả năng phối hợp giữa các bộ phận, tiết kiệm thời gian và chi phí. Quan trọng hơn, quy trình tự động hóa giúp doanh nghiệp cải thiện dòng tiền, tăng tốc độ thu tiền và nâng cao sự hài lòng của khách hàng thông qua việc xuất hóa đơn chính xác và kịp thời.
Bằng cách tối ưu hóa quy trình Ordering và Billing, doanh nghiệp không chỉ nâng cao hiệu quả nội bộ mà còn tạo dựng được lợi thế cạnh tranh vượt trội. ERP là công cụ mạnh mẽ giúp chuyển đổi các quy trình thủ công trở nên mượt mà, dễ dàng và chính xác hơn, đồng thời mở ra cơ hội phát triển dài hạn, khi quy mô hoạt động ngày càng mở rộng. Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và nhận tài liệu miễn phí về xu hướng công nghệ mới nhất.