Trước khi triển khai hệ thống ERP, doanh nghiệp gặp khó khăn với quy trình rời rạc, hoạt động kém hiệu quả, giao tiếp kém do hệ thống thiếu đồng bộ, cụ thể như việc khó theo dõi đơn hàng, thiếu giấy tờ, thiếu liên lạc, bảng kế toán, báo cáo còn nhiều lỗ hổng, sự hài lòng của khách hàng ngày càng giảm sút , dự báo doanh số dựa nhiều vào phỏng đoán hơn là dữ liệu thực tế, việc theo dõi hàng tồn kho khó khăn... Vì vậy, triển khai phần mềm công nghệ hoặc phần mềm quản lý doanh nghiệp là giải pháp lý tưởng giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề trên.
Trong kỷ nguyên Công nghiệp 4.0, hàng loạt sản phẩm phần mềm ra đời, tinh giản hoạt động quản lý trong doanh nghiệp. Những công cụ tích hợp này đóng vai trò là tài sản không thể thiếu, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, và chi phí, đồng thời tăng năng suất và mang lại lợi thế đáng kể trong các nhiệm vụ chuyên môn.
Hơn nữa, năm 2020 còn đánh dấu một năm có ý nghĩa quan trọng đối với quá trình chuyển đổi số của Việt Nam, theo tuyên bố của Bộ Thông tin và Truyền thông. Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng ngày càng tăng của việc lựa chọn và triển khai phần mềm ERP trong việc quản lý và vận hành của các doanh nghiệp hiện đại.
Hệ thống ERP - một phần không thể thiếu đối với bất kỳ doanh nghiệp nào
Phần mềm quản lý doanh nghiệp được biết đến như một giải pháp tích hợp tất cả các chức năng chung của một tổ chức vào một hệ thống duy nhất, trong đó các chức năng được kết nối với nhau và có thể tùy chỉnh. Phần mềm ERP hiện nay đã trở thành sự lựa chọn tối ưu cho mọi doanh nghiệp. Điều này giúp đảm bảo tính thống nhất, chính xác trong dữ liệu cũng như mang lại khả năng quản lý đồng bộ và hiệu quả cho doanh nghiệp. Cụ thể hơn, những lợi ích mà giải pháp này mang lại bao gồm:
1. Hiệu quả hoạt động
Hệ thống ERP tăng năng suất bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ, giải phóng nhân viên cho các dự án có giá trị hơn và hợp lý hóa quy trình. Hiệu quả này giúp loại bỏ nhu cầu thuê thêm, cho phép nhân viên hiện tại đảm nhận các nhiệm vụ mới phù hợp với kỹ năng của họ. Hiệu quả được cải thiện mang lại lợi ích cho toàn bộ tổ chức từ nhà tuyển dụng đến quản lý kho cho đến giám đốc điều hành cấp cao.
2. Dữ liệu chuẩn hóa/ tập trung
Tầm quan trọng của hệ thống ERP bắt nguồn từ việc hợp nhất thông tin giữa các phòng ban thành một hệ thống thống nhất. Điều này ngăn chặn sự phân tán dữ liệu và sự không nhất quán được tìm thấy trong các ứng dụng riêng lẻ khác nhau. Hệ thống chuẩn hóa dữ liệu quan trọng, đảm bảo định dạng nhất quán để báo cáo và phân tích hiệu quả. Việc tiêu chuẩn hóa này hợp lý hóa việc ra quyết định, tiết kiệm thời gian và nguồn lực cho doanh nghiệp.
3. Báo cáo thời gian thực
Hệ thống ERP cung cấp báo cáo ngay lập tức và có thể tùy chỉnh trên tất cả các phân hệ ví dụ như tài chính, hàng tồn kho, đơn đặt hàng, mua sắm, bán hàng, tiếp thị và nhân sự. Dù đo lường các số liệu cụ thể hay các KPI thiết yếu, giải pháp ERP đều có thể xử lý tất cả. Khả năng này cho phép doanh nghiệp theo dõi và so sánh các thành phần kinh doanh khác nhau, làm sáng tỏ những yếu tố giúp thúc đẩy doanh nghiệp và những yếu tố kìm hãm sự phát triển của doanh nghiệp.
Báo cáo theo thời gian thực rất quan trọng đối với mức độ phù hợp và đưa ra quyết định sáng suốt. Cập nhật ngay lập tức, phản ánh từng giao dịch bán hàng theo thời gian thực, là điều cần thiết để luôn cập nhật và đưa ra quyết định kịp thời dựa trên dữ liệu mới nhất.
4. Tùy chỉnh linh hoạt
Khi áp dụng trong doanh nghiệp, phần mềm quản lý doanh nghiệp cần phải phù hợp với đặc thù hoạt động của lĩnh vực kinh doanh đó. Doanh nghiệp có thể lựa chọn có chọn lọc các ứng dụng để triển khai dựa trên thực tế hoạt động hiện tại của mình.
Một khía cạnh quan trọng là tính bảo mật cao của hệ thống ERP, nơi quản trị viên có thể phân quyền cho người dùng theo vị trí công việc, vai trò và trách nhiệm của họ. Vì vậy, dù người dùng truy cập vào hệ thống phần mềm tích hợp với nhiều ứng dụng cũng sẽ không thể xem dữ liệu của người khác nếu không có sự cho phép của quản trị viên.
Ngoài những lợi ích trên, giải pháp phần mềm ERP còn mang đến cho doanh nghiệp những lợi ích thiết thực khác như quản lý dự án, tính di động, khả năng mở rộng, bảo mật dữ liệu… Chính vì vậy, công cụ này đã trở thành công cụ giúp doanh nghiệp tăng khả năng cạnh tranh và tối ưu hóa hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp của bạn đã, đang và sẽ làm gì để ứng dụng hệ thống phần mềm ERP một cách hiệu quả với những lợi ích cốt lõi từ những tính năng trên? Vui lòng liên hệ SotaSolutions để nhận được sự hỗ trợ tư vấn từ các chuyên gia giàu kinh nghiệm.