10 bước triển khai ERP thành công

Bước 1: Lập kế hoạch và tổ chức

Bước 2: Đánh giá các quy trình hiện tại

Bước 3: Cấu hình hệ thống

Bước 4: Phân tích thiết kế hệ thống

Bước 5: Chỉnh sửa hệ thống

Bước 6: Triển khai và đào tạo

Bước 7: Kiểm tra và xác nhận

Bước 8: Go-live

Bước 9: Hỗ trợ và bảo trì

Bước 10: Đánh giá

Chúng tôi sẽ phân tích chi tiết các bước triển khai một dự án ERP:

Bước 1: Lập kế hoạch và tổ chức

Đây là bước đầu tiên trong quá trình triển khai ERP. Hai bên sẽ cùng nhau ký kết hợp đồng và chuẩn bị dự án. Các công việc cần thực hiện ở giai đoạn này bao gồm: thành lập nhóm dự án, thống nhất thời gian thực hiện, các bước thực hiện, các công việc cần chuẩn bị trước khi thực hiện và các giai đoạn thực hiện.

Bước 2: Đánh giá các quy trình hiện tại​

• Lĩnh vực hoạt động chính của doanh nghiệp 
• Số lượng nhân viên 
• Mô hình kinh doanh 
• Số lượng cửa hàng, kho hàng, quy trình giao hàng, tổng số nhóm sản phẩm và sản phẩm hiện có, phương thức bán sản phẩm (cửa hàng, trực tuyến, phương thức thanh toán) 
• Quy mô phát triển kinh doanh trong tương lai 
• Trước đây hay hiện tại, doanh nghiệp đã triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp nào, hoặc đã từng triển khai ERP chưa? Ưu nhược điểm trong quá trình sử dụng? Tại sao không sử dụng nó nữa?
  

Bước 3: Cấu hình hệ thống

Sau khi đội ngũ BA trực tiếp khảo sát hiện trạng của doanh nghiệp sẽ lập một tài liệu URD mô tả toàn bộ quy trình hoạt động của doanh nghiệp và yêu cầu của từng bộ phận. Đây là giai đoạn rất quan trọng của dự án vì tài liệu mô tả URD càng chính xác sẽ giảm thiểu nhu cầu sửa đổi cấu trúc phần mềm. Sau khi khảo sát, nhà cung cấp có thể đưa ra lời khuyên, giải pháp về kỹ thuật, quy trình kế toán,… để xử lý các vấn đề quản lý khách hàng.

Bước 4: Phân tích thiết kế hệ thống

Sau khi cả hai bên đồng ý về một tài liệu mô tả URD. Nhóm Developer sẽ thiết kế và lập trình phần mềm theo mô tả tài liệu. Sau khi nhóm lập trình hoàn thành việc thiết kế phần mềm sẽ chuyển sang nhóm Kiểm thử để kiểm tra lỗi trên hệ thống.

Bước 5: Chỉnh sửa hệ thống

• Thực hiện các chỉnh sửa phần mềm: Cấu trúc dữ liệu, cấu trúc chương trình, màn hình nhập dữ liệu, tính năng nghiệp vụ... 
• Kiểm tra tính đúng đắn của thiết kế, chỉnh sửa và sửa đổi phần mềm.

Bước 6: Triển khai và đào tạo

Sau khi hoàn thành thử nghiệm và giải quyết mọi vấn đề đã xác định, việc triển khai hệ thống ERP sẽ trở thành bước tiếp theo để cho phép người dùng sử dụng nó. Trước khi ra mắt chính thức, nhóm dự án phải cung cấp đào tạo cho tất cả người dùng hệ thống, bao gồm cả nhân viên và các bên có khả năng bên ngoài có liên quan đến ERP. Việc chuẩn bị tài liệu đào tạo thường bắt đầu từ trước khi hệ thống sẵn sàng và các chuyên gia về chủ đề liên quan đến cấu hình ERP nên xem xét các tài liệu này để đảm bảo sự phù hợp với chức năng dự định của hệ thống. Tuy nhiên, điều này có thể là một thách thức vì các chuyên gia này cũng có thể đang giải quyết các vấn đề được xác định vào phút cuối trong quá trình kiểm tra chấp nhận của người dùng.

Bước 7: Kiểm tra và xác nhận

Đơn vị triển khai phần mềm ERP sẽ hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi dữ liệu hiện có (trên file Excel, Txt…) thành danh sách, tài liệu… và cùng khách hàng kiểm tra tính chính xác của dữ liệu. chuyển thành. Ngoài ra, các lỗi còn sót lại trong hệ thống cũng sẽ được khắc phục ở giai đoạn triển khai ERP này.

Bước 8: Go-Live

Trong một dự án ERP, giai đoạn go-live là thời điểm quá trình triển khai phần mềm hoàn tất và phần mềm được chuyển từ giai đoạn thử nghiệm sang ứng dụng thực tế.

Go-live đồng nghĩa với việc hệ thống cũ dừng lại vì nó sẽ không còn được sử dụng nữa. Đồng thời, dữ liệu cũng sẽ được di chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống ERP mới.

Bước 9: Hỗ trợ và bảo trì

Sau giai đoạn hỗ trợ triển khai hệ thống ban đầu, một nhóm nhỏ hơn sẽ liên tục hỗ trợ người dùng, xử lý các tác vụ như đào tạo, giải đáp thắc mắc và các thay đổi cấu hình cần thiết. Họ tránh giới thiệu các tính năng mới trừ khi cần thiết. Giai đoạn này cũng liên quan đến việc chuẩn bị cho giai đoạn tiếp theo bằng cách xác định các cải tiến, giải quyết các bản sửa lỗi quan trọng và bổ sung các mô-đun hoặc phần mềm mới. Ví dụ: giai đoạn một có thể bao gồm quản lý tài chính và kho hàng, trong khi giai đoạn hai tập trung vào nhân sự và bán hàng.

Bước 10: Đánh giá

Sau khi hệ thống được khởi chạy và sử dụng tích cực, người quản lý dự án cần đánh giá dự án triển khai để đảm bảo nó phù hợp với yêu cầu kinh doanh. Đánh giá này có thể liên quan đến việc thu thập phản hồi từ nhóm dự án, các bên liên quan chính và người dùng hệ thống. Mục tiêu là xác định cả các khía cạnh thành công và các lĩnh vực xảy ra sai lệch so với kế hoạch. Thông tin này sau đó có thể được phân tích để chuẩn bị cho chu kỳ lập kế hoạch tiếp theo.

Một hành trình đáng nỗ lực

Việc triển khai hệ thống ERP lần đầu tiên hoặc chuyển sang hệ thống mới ban đầu có thể khiến bạn cảm thấy choáng ngợp. Tuy nhiên, việc lựa chọn hệ thống ERP phù hợp là rất quan trọng vì nó trở thành cốt lõi của doanh nghiệp bạn. Khi được triển khai với sự hỗ trợ của các chuyên gia am hiểu, hiểu rõ những vấn đề phức tạp trong doanh nghiệp của bạn, giải pháp phù hợp sẽ mở ra những khả năng và giải phóng tiềm năng tăng trưởng thực sự trong doanh nghiệp của bạn.

Bạn có thể liên hệ chúng tôi để tìm hiểu thêm về những gì chúng tôi có thể làm cho doanh nghiệp của bạn hoặc khám phá các gói giải pháp ERP mà chúng tôi đã có kinh nghiệm triển khai