Năm 2026 đánh dấu giai đoạn bùng nổ của chuyển đổi số, khi ngày càng nhiều doanh nghiệp coi ERP là “nền tảng toàn diện” cho vận hành, quản trị dữ liệu và tối ưu hiệu suất. Tuy nhiên, thực tế cho thấy hơn 55–75% dự án ERP không đạt được kỳ vọng ban đầu, không phải vì hệ thống kém chất lượng, mà vì doanh nghiệp mắc phải những sai lầm quen thuộc trong quá trình lựa chọn, triển khai và sử dụng.
Từ việc không xác định rõ mục tiêu, quản trị thay đổi chưa hiệu quả, cho đến kỳ vọng sai lệch về khả năng “tự động hóa” của ERP, những lỗi này có thể khiến toàn bộ dự án trì trệ, đội chi phí, thậm chí thất bại.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng điểm qua những sai lầm phổ biến nhất doanh nghiệp cần tránh khi sử dụng ERP trong năm 2026, và quan trọng hơn: cách khắc phục để bảo đảm ERP thực sự mang lại giá trị và ROI như kỳ vọng.
1. Không xác định mục tiêu & KPI rõ ràng
Một trong những nguyên nhân lớn nhất dẫn đến thất bại khi triển khai ERP là doanh nghiệp không xác định rõ mục tiêu kinh doanh mà hệ thống cần giải quyết. Nhiều doanh nghiệp muốn “lên ERP vì xu hướng”, hoặc kỳ vọng ERP sẽ “tự động hóa mọi thứ”, nhưng lại không xác định được: bộ phận nào đang gặp vấn đề, mức độ hiệu quả kỳ vọng sau khi triển khai là bao nhiêu, cần đo lường KPI nào?,....
Nhiều doanh nghiệp không có mục tiêu rõ ràng, triển khai lan man, mất thời gian hoặc vượt quá ngân sách. Cuối cùng, hệ thống ERP không tạo ra giá trị thực và bị đánh giá là “không hiệu quả”.
Giải pháp ở đây, là doanh nghiệp cần xác định xem mục tiêu cốt lõi khi triển khai phần mềm mới là gì, các phòng ban cần gì để thống nhất một quy trình toàn diện và có KPI. Khi mục tiêu rõ ràng, ERP trở thành công cụ chiến lược chứ không phải phần mềm rời rạc.
2. Chọn ERP không phù hợp với ngành
Không phải mọi hệ thống ERP đều giống nhau. Một sai lầm cực kỳ phổ biến là doanh nghiệp chọn ERP generic (ERP dùng chung cho mọi lĩnh vực) thay vì ERP được thiết kế dành riêng cho ngành.
ERP không chuyên ngành gây ra vấn đề gì?
- Thiếu chức năng đặc thù ngành (ví dụ Logistics cần quản lý booking, vận đơn, container, chi phí theo lô hàng…).
- Phải customize nhiều → tốn chi phí, tốn thời gian, rủi ro bảo trì cao.
- Quy trình không mượt: nghiệp vụ phức tạp khiến người dùng khó áp dụng.
- Không hỗ trợ đúng báo cáo chuyên ngành (COGS, report chuyến hàng, profit per job…)
Hậu quả là doanh nghiệp mất ngân sách nhưng vẫn không giải quyết được vấn đề cốt lõi. Thậm chí, hệ thống ERP trở thành gánh nặng vì không khớp với quy trình thực tế.
Để giải quyết vấn đề này, doanh nghiệp nên lựa chọn hệ thống ERP thiết kế riêng theo từng ngành, kiểm tra xem mọi module cần thiết có sẵn trong hệ thống không, yêu cầu demo với nghiệp vụ thực tế có đáp ứng được không?. Cuối cùng, ánh giá mức độ phù hợp (fit-gap analysis) trước khi ký hợp đồng.
Với doanh nghiệp Logistics, ví dụ như Sota FMS, lợi thế chính nằm ở cấu trúc module được xây riêng cho ngành, giảm hẳn chi phí customize.
3. Chuyển đổi dữ liệu kém hiệu quả và dữ liệu không sạch
Dữ liệu là phần quan trọng nhất của đầu vào khi tham gia vận hành doanh nghiệp. Nếu dữ liệu không sạch, hệ thống ERP sẽ không thể hoạt động đúng, dù phần mềm tốt đến đâu, cũng không đáp ứng được nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp và ảnh hưởng tới hiệu quả kinh doanh.
Một số lỗi doanh nghiệp hay mắc phải khi upload dữ liệu không sạch:
- Dữ liệu khách hàng trùng lặp, sai định dạng.
- Hàng hoá không có mã thống nhất.
- Thông tin lịch sử đơn hàng thiếu hoặc không chuẩn hóa.
- Dữ liệu kế toán không khớp giữa các hệ thống cũ.
- Không có quy trình phân quyền dữ liệu trước khi migrate.
Hậu quả là báo cáo sai, quy trình vận hành bị lỗi, mất thời gian sửa lỗi và mất niềm tin vào hệ thống. ERP hoạt động dựa trên dữ liệu kết nối giữa nhiều phòng ban. Nếu dữ liệu gốc sai, cả chuỗi vận hành bị ảnh hưởng: từ sales, kế toán, kho, vận hành đến báo cáo tài chính.
Chính vì vậy, doanh nghiệp cần xây bộ data standard trước khi migrate (quy chuẩn mã hàng, mã khách, mã nhân viên…) và làm sạch dữ liệu trước khi đưa vào dùng thực tế. Bên cạnh đó, cần chạy thử migrate và có nhân sự kiểm soát chất lượng dữ liệu, checklist trược khi go-live. Một dự án ERP thành công 80% phụ thuộc vào dữ liệu, không phải công nghệ.
4. Không có sự cam kết từ ban lãnh đạo
Sự cam kết của ban lãnh đạo là yếu tố quyết định thành công khi triển khai ERP. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều doanh nghiệp cho phòng IT hoặc một vài trưởng bộ phận tự xử lý, trong khi lãnh đạo lại không tham gia vào quá trình định hướng, truyền thông, hay ra quyết định thay đổi quy trình.
ERP không chỉ là phần mềm, mà là dự án thay đổi toàn diện cách doanh nghiệp vận hành. Khi không có sự đồng thuận và chỉ đạo từ trên xuống:
- Nhân viên dễ chống đối, không muốn thay đổi.
- Các phòng ban làm việc không đồng nhất → quy trình xung đột.
- Dự án liên tục trì hoãn vì thiếu quyết định kịp thời.
- Dự án dễ “đắp chiếu” hoặc thất bại giữa chừng.
Doanh nghiệp có lãnh đạo cam kết và quyết định, tỉ lệ triển khai thành công ERP tăng gấp nhiều lần.
5. Tùy chỉnh quá mức, không phù hợp với thực tế
Một sai lầm rất phổ biến là doanh nghiệp kỳ vọng ERP phải giống 100% thói quen cũ, dẫn đến yêu cầu customize quá nhiều. Điều này gây ra nhiều vấn đề như:
- Tăng chi phí triển khai.
- Kéo dài thời gian go-live từ vài tháng lên… vài năm.
- Hệ thống phức tạp, khó vận hành, khó đào tạo.
- Khó nâng cấp phiên bản vì code bị thay đổi sâu.
- Rủi ro bảo trì và vận hành trong tương lai.
Thay vì thay đổi tư duy và quy trình để phù hợp, nhiều doanh nghiệp lại muốn theo quy trình cũ nhưng với hệ thống mới, điều này tạo ra sự mâu thuẫn trong tư duy thay đổi của doanh nghiệp.
Ví dụ cụ thể, nhiều doanh nghiệp muốn ERP làm y hệt 10 file excel đang dùng, yêu cầu thêm tính năng không cần thiết để cho tiện với quy trình làm việc cũ. Điều này gây ra rất nhiều khó khăn cho bên triển khai phần mềm và bên thiết kế phần mềm.
6. Ignoring integration capabilities
Trong thời đại vận hành số, doanh nghiệp chỉ chọn ERP dựa trên chức năng nội bộ, mà không kiểm tra khả năng tích hợp với các hệ thống khác, chả hạn như HRM, AI, CRM,..tạo ra quy trình ngắt đoạn, vận hành kém hiệu quả , và không thể xây dựng dashboard real-time cho lãnh đạo.
Nhiều doanh nghiệp chỉ phát hiện ra vấn đề tích hợp sau khi đã triển khai ERP, lúc này việc bổ sung API trở nên tốn kém và phức tạp gấp nhiều lần. Một hệ thống ERP mạnh năm 2026 phải là nền tảng trung tâm, kết nối trơn tru toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp.
Giải pháp ở đây, là doanh nghiệp nên kiểm tra khả năng tích hợp qua API, SDK, hệ sinh thái dịch vụ, yêu cầu đơn vị triển khai demo tích hợp hệ thống của bạn và ưu tiên ERP có nền tảng mở.
7. Undermining security and compliance
Trong bối cảnh dữ liệu trở thành tài sản quan trọng nhất của doanh nghiệp, bảo mật và tuân thủ không chỉ là yêu cầu kỹ thuật, mà là yếu tố sống còn. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp khi lựa chọn ERP lại không đánh giá đầy đủ mức độ bảo mật, hoặc không xem xét các tiêu chuẩn tuân thủ bắt buộc trong ngành.
Hậu quả của việc xem nhẹ bảo mật:
- Nguy cơ rò rỉ dữ liệu khách hàng, đối tác và tài chính.
- Mất uy tín thương hiệu và chịu trách nhiệm pháp lý.
- Gián đoạn vận hành nếu hệ thống bị tấn công.
- Báo cáo không đạt chuẩn theo quy định của kế toán – thuế – ngành đặc thù.
Chính vì vậy khi triển khai ERP, yếu tố bảo mật phải được đặt lên hàng đầu, chọn ERP có bảo mật đa lớp, phân quyền rõ ràng theo vai trò , tích hợp các cơ chế mã hóa sao lưu tự động , chống truy cập trái phép. Ngoài ra, cần đảm bảo hệ thống đáp ứng tiêu chuẩn kế toán, thuế, hóa đơn điện tử, ESG (nếu ngành yêu cầu), kiểm tra audit trail và quy trình quản lý rủi ro dữ liệu. Doanh nghiệp càng phát triển, rủi ro càng tăng, bảo mật phải trở thành ưu tiên hàng đầu trong ERP 2026.
8. Kỳ vọng ERP tự động sửa chữa các quy trình bị lỗi
Một sai lầm phổ biến khác là doanh nghiệp kỳ vọng ERP có thể tự động sửa chữa các quy trình nội bộ đang bị lỗi. ERP chỉ là công cụ hỗ trợ, còn sự thay đổi phải bắt đầu từ chính doanh nghiệp. Điều này liên quan trực tiếp đến công tác quản lý thay đổi và đào tạo.
ERP đóng vai trò chuẩn hóa, tự động hóa và tăng tính minh bạch, nhưng nó không thể tự mình sửa chữa những quy trình sai ngay từ gốc. Doanh nghiệp cần thực hiện bước tối ưu quy trình trước, bao gồm rà soát các bước dư thừa, phân rõ trách nhiệm, thống nhất cách thức truyền dữ liệu và điều chỉnh luồng công việc phù hợp với thực tế. Chỉ khi quy trình được chuẩn hóa, ERP mới thực sự trở thành công cụ tạo ra giá trị và tránh được tình trạng “hệ thống tốt nhưng vận hành lỗi”.
9. Quản lý thay đổi yếu kém và đào tạo không đầy đủ
ERP là cuộc chuyển đổi văn hóa làm việc, không chỉ là cài đặt phần mềm.
Nếu doanh nghiệp không có chiến lược quản trị thay đổi (Change Management), nhân viên phải hiểu được tầm nhìn này và được hướng dẫn kĩ càng. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp lại xem nhẹ yếu tố con người, dẫn đến việc nhân viên không hiểu rõ mục tiêu của chuyển đổi số, không biết cách sử dụng hệ thống hoặc cảm thấy bị ép buộc thay đổi thói quen làm việc.
Nếu doanh nghiệp không có chiến lược quản trị thay đổi (Change Management) rõ ràng, không truyền thông nội bộ về tầm nhìn vận hành số hay không đào tạo nhân sự một cách bài bản, nhân viên sẽ không hiểu vì sao phải chuyển đổi và dễ quay lại cách làm cũ.
Để ERP phát huy tối đa giá trị, doanh nghiệp cần đầu tư vào đào tạo liên tục, xây dựng tài liệu hướng dẫn rõ ràng, đào tạo theo từng nghiệp vụ thực tế và tạo môi trường trao đổi giữa nhà triển khai – quản lý – nhân viên. Khi nhân sự hiểu được “vì sao phải thay đổi” và “ERP giúp họ làm tốt hơn như thế nào”, dự án ERP mới có thể thành công dài hạn.
10. Đánh giá thấp Tổng chi phí sở hữu (TCO)
Cuối cùng, một sai lầm lớn mà nhiều doanh nghiệp mắc phải là đánh giá thấp Tổng chi phí sở hữu (Total Cost of Ownership – TCO) khi triển khai ERP. Nhiều đơn vị chỉ quan tâm đến giá mua ban đầu mà bỏ qua chi phí dài hạn để vận hành hệ thống. Thực tế, ERP là một khoản đầu tư chiến lược 3–5 năm, chứ không phải chi phí một lần.
TCO bao gồm nhiều yếu tố: chi phí cài đặt, tư vấn, tùy chỉnh theo quy trình nội bộ, đào tạo nhân viên, bảo trì, nâng cấp định kỳ, phí tích hợp với hệ thống khác, và thậm chí cả chi phí gián đoạn vận hành trong giai đoạn chuyển đổi. Nếu không dự trù đủ ngân sách, doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng đầu tư dở dang, phải cắt giảm tính năng quan trọng hoặc không triển khai được giai đoạn mở rộng, gây ra lãng phí và sụt giảm hiệu suất.
Việc đánh giá đúng TCO giúp doanh nghiệp lựa chọn được giải pháp phù hợp năng lực tài chính, đồng thời lập kế hoạch vận hành lâu dài để ERP trở thành nền tảng bền vững, thay vì gánh nặng tài chính.
11. Sota Solutions - nhà cung cấp hệ thống ERP thiết kế riêng cho từng ngành
Sota Solutions – nhà cung cấp hệ thống ERP thiết kế riêng cho từng ngành, sở hữu đội ngũ chuyên gia nhiều năm kinh nghiệm trong tư vấn, triển khai và tối ưu quy trình vận hành cho doanh nghiệp Việt Nam và khu vực APAC. Với khả năng phân tích nghiệp vụ sâu, hiểu rõ đặc thù của từng lĩnh vực, Sota Solutions xây dựng các giải pháp ERP linh hoạt, tối ưu theo mô hình vận hành thực tế.
Một ví dụ tiêu biểu là Sota FMS – giải pháp quản trị thiết kế riêng cho ngành Logistics. Hệ thống được xây dựng dựa trên nghiệp vụ thực tế của các doanh nghiệp giao nhận, vận tải, từ quản lý booking hãng tàu, vận đơn, lịch tàu, chi phí, cho đến tích hợp AI-OCR giúp tự động đọc và nhập dữ liệu chứng từ. Nhờ cấu trúc module chuyên biệt, Sota FMS cho phép doanh nghiệp cắt giảm đến 60% thời gian xử lý thủ công, giảm lỗi chứng từ và chuẩn hóa toàn bộ quy trình từ sales đến vận hành và kế toán.
Sota Solutions không chỉ cung cấp phần mềm, mà mang đến một nền tảng quản trị toàn diện, được xây dựng bởi đội ngũ am hiểu nghiệp vụ, thấu hiểu bài toán của doanh nghiệp và có khả năng thiết kế giải pháp phù hợp cho từng ngành. Đây chính là lý do Sota Solutions trở thành đối tác đáng tin cậy trong hành trình chuyển đổi số và tối ưu vận hành cho nhiều doanh nghiệp trong năm 2026.
12. Kết luận
Triển khai ERP là một hành trình chiến lược, đòi hỏi doanh nghiệp không chỉ đầu tư vào công nghệ mà còn vào quy trình, con người và tư duy quản trị. Mười sai lầm phổ biến, từ việc không xác định mục tiêu rõ ràng, lựa chọn giải pháp không phù hợp ngành, dữ liệu không sạch, cho đến quản trị thay đổi yếu kém hay đánh giá thấp chi phí sở hữu, đều có thể khiến một dự án ERP tiềm năng rơi vào thất bại.
Để tránh những rủi ro này, doanh nghiệp cần một hệ thống ERP linh hoạt, hiện đại, phù hợp đặc thù ngành và một đối tác triển khai có kinh nghiệm, thiết kế riêng cho từng ngành, từ logistics, sản xuất, phân phối đến bán lẻ và dịch vụ.