Thủ tục mua sắm hiệu quả là rất quan trọng đối với sự thành công của bất kỳ tổ chức nào. Trong môi trường kinh doanh năng động ngày nay, việc tận dụng tiềm năng của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) nhằm hợp lý hóa và tối ưu hóa quy trình mua sắm đã trở nên cần thiết. Bài viết sau sẽ phân tích quy trình mua sắm từ bước xác định nhu cầu đến lưu giữ hồ sơ. Bên cạnh đó, chúng ta sẽ thảo luận về cách các giải pháp ERP, đặc biệt là SotaERP, đang định hình lại hoạt động quản lý mua sắm.
I. Kế hoạch mua sắm là gì?
Trước khi đào sâu chi tiết về tối ưu hóa kế hoạch mua sắm với SotaERP, điều cần thiết là phải hiểu kế hoạch mua sắm là gì và tại sao nó lại quan trọng đối với doanh nghiệp.
Kế hoạch mua sắm là một tài liệu phác thảo quá trình mua hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho một tổ chức để thực hiện các hoạt động của mình một cách hiệu quả. Nó bao gồm tất cả các bước cần thiết, từ việc xác định nhu cầu về sản phẩm hoặc dịch vụ đến việc giao hàng và thanh toán cuối cùng. Một kế hoạch mua sắm được xác định rõ ràng sẽ giúp tránh được sự chậm trễ, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo hiệu quả chi phí.
II. 7 yếu tố chính của kế hoạch mua sắm
Dưới đây là 7 yếu tố thường gặp trong kế hoạch mua sắm:
- Mục tiêu mua sắm: Phần này nêu các mục tiêu và mục tiêu của kế hoạch mua sắm, chẳng hạn như giảm chi phí, nâng cao hiệu quả hoặc đảm bảo giao hàng kịp thời.
- Phạm vi công việc: Nó xác định phạm vi của dự án và liệt kê tất cả hàng hóa và dịch vụ cần thiết để hoàn thành dự án.
- Phương pháp mua sắm: Phần này mô tả quy trình mua sắm, bao gồm các phương pháp được sử dụng để tìm nguồn cung ứng, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp.
- Ngân sách và tiến độ: Bao gồm ngân sách ước tính cho các hoạt động mua sắm và tiến trình cho từng giai đoạn của quy trình.
- Quản lý rủi ro: Phần này xác định các rủi ro tiềm ẩn và vạch ra các chiến lược để giảm thiểu chúng.
- Tiêu chí đánh giá nhà cung cấp: Tập chung liệt kê các tiêu chí để đánh giá nhà cung cấp tiềm năng, chẳng hạn như chất lượng, giá cả, thời gian giao hàng và danh tiếng.
- Điều khoản và điều kiện hợp đồng: Phần này bao gồm tất cả các điều khoản và điều kiện sẽ chi phối quá trình mua sắm, chẳng hạn như điều khoản thanh toán, bảo hành và hình phạt nếu không tuân thủ.
III. Các bước để thiết lập kế hoạch mua sắm với SotaERP Inventory
Sau khi khám phá các thành phần cơ bản của chiến lược mua sắm và lợi ích của việc sử dụng SotaERP cho hoạt động mua sắm, tiếp theo hãy đi sâu vào quá trình thiết lập kế hoạch mua sắm
Bước đầu tiên trong việc thiết lập kế hoạch mua sắm là xác định mục tiêu của bạn. Điều này sẽ giúp bạn xác định phạm vi dự án và các nguồn lực cần thiết để đạt được mục tiêu của mình.
Ví dụ: nếu mục tiêu của bạn là giảm chi phí, bạn có thể cần tập trung vào việc tìm kiếm các nhà cung cấp có giá cạnh tranh hoặc đàm phán các thỏa thuận tốt hơn với các nhà cung cấp hiện tại của bạn.
Khi tạo Kế hoạch mua sắm, điều quan trọng là phải xem xét các chiến lược quản lý hàng tồn kho để đưa ra kế hoạch phù hợp. Các chiến lược chính bao gồm Sản xuất theo đơn đặt hàng (MTO) và Sản xuất để tồn kho (MTS).
Dựa trên mục tiêu của bạn, hãy tạo danh sách tất cả hàng hóa và dịch vụ mà bạn cần mua. Điều này sẽ giúp bạn xác định ngân sách và tiến trình cho các hoạt động mua sắm của mình. Bạn cũng có thể phân loại danh sách của mình dựa trên loại hàng hóa hoặc dịch vụ, chẳng hạn như nguyên liệu thô, thành phẩm hoặc dịch vụ.
Tiếp theo, bạn cần thiết lập nhà cung cấp của mình trong hệ thống SotaERP. Để thực hiện việc này, hãy đi tới ứng dụng Mua hàng và nhấp vào Nhà cung cấp. Tại đây, bạn có thể thêm tất cả thông tin về nhà cung cấp của mình, bao gồm chi tiết liên hệ, điều khoản thanh toán và phương thức giao hàng.v.v...
Truy cập Sản phẩm để thiết lập bảng giá và thời gian giao hàng cho từng sản phẩm. Khi thực hiện bổ sung hàng, hệ thống sẽ hỗ trợ người dùng lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất dựa trên sự cân bằng giữa thời gian giao hàng và yếu tố chi phí. Điều này làm cho việc lập và thực hiện Kế hoạch đấu thầu trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Sau khi thiết lập nhà cung cấp, bạn có thể bắt đầu tạo đơn đặt hàng trong hệ thống SotaERP. Để thực hiện việc này, hãy chuyển đến ứng dụng "Mua hàng" và nhấp vào "Đơn đặt hàng". Tại đây, bạn có thể chọn nhà cung cấp, thêm mặt hàng bạn muốn mua cũng như chỉ định số lượng và giá cả. Bạn cũng có thể thêm bất kỳ hướng dẫn hoặc điều khoản và điều kiện đặc biệt nào vào phần ghi chú.
Sau khi đơn đặt hàng của bạn được phê duyệt, bạn có thể nhận hàng và thanh toán trong hệ thống SotaERP. Để thực hiện việc này, hãy chuyển đến mô-đun "Mua hàng" và nhấp vào "Biên nhận". Tại đây, bạn có thể chọn đơn hàng và xác nhận việc nhận hàng. Bạn cũng có thể tạo hóa đơn và thanh toán trực tiếp từ hệ thống.
SotaERP Inventory cho phép bạn kiểm soát số lượng hàng hóa trong kho, bao gồm các ma trận tính toán phức tạp về số lượng yêu cầu, số lượng hiện tại, số lượng giữ hàng cũng như thời gian giao hàng cho hoạt động kho, đảm bảo chuỗi cung ứng không bị gián đoạn trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
IV. Tối ưu hóa kế hoạch mua sắm với hệ thống SotaERP.
Ngoài việc hợp lý hóa quy trình mua sắm, SotaERP còn cung cấp một số tính năng có thể giúp tối ưu hóa kế hoạch mua sắm của bạn. Hãy cùng xem xét một số tính năng dưới đây:
Giảm thời gian thực hiện
Thời gian thực hiện là khoảng thời gian từ khi đặt hàng đến khi hàng hóa được giao. Hệ thống SotaERP hợp lý hóa quy trình này bằng cách tự động hóa việc tạo đơn đặt hàng và cung cấp tính năng theo dõi đơn hàng theo thời gian thực. Tính năng này tạo điều kiện thuận lợi cho việc xác định kịp thời sự chậm trễ, cho phép thực hiện các biện pháp khắc phục kịp thời, cuối cùng là giảm thời gian thực hiện các bước nêu trên.
Thực hiện chiến lược đúng thời điểm
Just-In-Time (JIT) là một chiến lược nhằm giảm thiểu mức tồn kho bằng cách chỉ đặt hàng khi cần thiết. Điều này giúp giảm chi phí lưu trữ và tránh tồn kho quá mức. Với SotaERP, bạn có thể triển khai chiến lược JIT bằng cách thiết lập đơn đặt hàng tự động dựa trên mức tồn kho tối thiểu hoặc đơn đặt hàng.
Ngoài mua sắm: Hệ thống còn tích hợp với các mô-đun khác
SotaERP cung cấp khả năng tích hợp với các mô-đun khác, chẳng hạn như kế toán, bán hàng và sản xuất, cho phép luồng thông tin liền mạch giữa các bộ phận khác nhau. Điều này giúp cải thiện sự hợp tác và ra quyết định, dẫn đến kết quả mua sắm tốt hơn.
V. Kết luận
Tóm lại, việc nâng cao chiến lược mua sắm của bạn thông qua hệ thống SotaERP giúp cắt giảm chi phí và đảm bảo giao hàng hóa và dịch vụ đúng hạn. Với khả năng mở rộng và tích hợp trơn tru với các mô-đun khác, SotaERP mang đến một giải pháp toàn diện để giám sát tất cả các nhiệm vụ mua sắm. Bằng cách làm theo các hướng dẫn chi tiết được cung cấp trong bài đăng trên blog này bạn có thể thiết lập kế hoạch mua sắm trong SotaERP và tận dụng các chức năng đa dạng của nó để tùy chỉnh quy trình mua sắm của mình. Do đó, nếu bạn muốn hợp lý hóa các hoạt động mua sắm và đạt được lợi thế cạnh tranh thì việc áp dụng SotaERP là một lựa chọn sáng suốt.
Để lại lời nhắn cho chúng tôi!