ERP là một hệ thống phần mềm tích hợp các chức năng khác nhau của doanh nghiệp, bao gồm kế toán, tài chính, nhân sự, sản xuất và chuỗi cung ứng. Khi được sử dụng để quản lý vận chuyển, ERP có thể giúp doanh nghiệp theo dõi và giám sát các hoạt động vận chuyển, quản lý hàng tồn kho, tối ưu hóa tuyến đường và lịch trình giao hàng, và giảm thiểu chi phí vận chuyển.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về các lợi ích của việc sử dụng ERP để quản lý rủi ro vận chuyển. Chúng ta cũng sẽ xem xét một số trường hợp sử dụng thực tế của ERP trong quản lý rủi ro vận chuyển.
1. Phân loại các rủi ro vận chuyển
Quá trình vận chuyển hàng hóa luôn tiềm ẩn nhiều rủi ro có thể gây ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa, tiến độ giao hàng và uy tín của doanh nghiệp. Để chủ động phòng ngừa và ứng phó hiệu quả, chúng ta cần phân loại rõ ràng các loại rủi ro này. Dựa trên nguồn gốc và yếu tố gây ra, rủi ro vận chuyển có thể được chia thành hai loại chính:
1.1 Rủi ro nội tại (Rủi ro từ bên trong doanh nghiệp)
Đây là những rủi ro phát sinh từ bên trong doanh nghiệp, thường liên quan đến các yếu tố quản lý, quy trình làm việc và nguồn lực của doanh nghiệp.
- Rủi ro trong quy trình:
Lập kế hoạch vận chuyển chưa chuẩn xác: Thiếu thông tin về tuyến đường, phương tiện, thời gian giao hàng...
Quy trình đóng gói hàng hóa chưa đảm bảo: Hàng hóa dễ bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
Thủ tục hải quan rườm rà, chậm trễ.
- Rủi ro về nguồn lực:
Thiếu phương tiện vận chuyển hoặc phương tiện không đảm bảo chất lượng.
Nhân viên thiếu kinh nghiệm, kỹ năng vận hành.
Hệ thống quản lý kho bãi chưa hiệu quả.
- Rủi ro về quản lý
Thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận trong doanh nghiệp.
Không có kế hoạch dự phòng khi xảy ra sự cố
1.2. Rủi ro ngoại tại (Rủi ro từ bên ngoài doanh nghiệp)
Đây là những rủi ro phát sinh từ các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp, thường nằm ngoài tầm kiểm soát trực tiếp của doanh nghiệp.
- Rủi ro về tự nhiên:
Thiên tai: Bão lũ, động đất, hạn hán... gây ảnh hưởng đến quá trình vận chuyển.
Thời tiết xấu: Mưa, sương mù, nắng nóng... làm giảm hiệu quả vận chuyển.
- Rủi ro về xã hội
Biểu tình, bạo loạn, khủng bố... gây gián đoạn giao thông.
Chính sách thay đổi: Thay đổi về thuế, quy định hải quan... ảnh hưởng đến chi phí vận chuyển.
- Rủi ro về thị trường
Cạnh tranh gay gắt: Các đối thủ cạnh tranh cung cấp dịch vụ vận chuyển với giá cả và chất lượng tốt hơn.
Sự cố về hậu cần toàn cầu: Sự cố về chuỗi cung ứng, thiếu hụt container... gây ảnh hưởng đến vận chuyển hàng hóa.
2. Đánh giá mức độ ảnh hưởng của từng loại rủi ro đến doanh nghiệp
2. 1. Rủi ro nội tại
Ảnh hưởng đến uy tín và hình ảnh doanh nghiệp:
- Hàng hóa bị hư hỏng, mất mát: Khi hàng hóa đến tay khách hàng không đảm bảo chất lượng, điều này sẽ làm giảm lòng tin của khách hàng và ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.
- Hàng hóa bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển: Giao hàng chậm trễ: Việc giao hàng chậm trễ sẽ khiến khách hàng không hài lòng, dẫn đến những đánh giá tiêu cực trên các nền tảng mạng xã hội và làm giảm khả năng khách hàng quay lại.
Impact on finances:
- Ảnh hưởng đến tài chính:
Chi phí tăng: Chi phí để sửa chữa, thay thế hàng hóa hư hỏng, chi phí phát sinh do giao hàng chậm trễ... sẽ làm tăng đáng kể chi phí hoạt động của doanh nghiệp. - Mất doanh thu: Khách hàng hủy đơn hàng, không thanh toán hoặc yêu cầu hoàn tiền sẽ làm giảm doanh thu của doanh nghiệp.
- Ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh: Gián đoạn chuỗi cung ứng: Các vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển có thể làm gián đoạn chuỗi cung ứng, gây ảnh hưởng đến sản xuất và kinh doanh.
- Mất khách hàng: Khách hàng có thể chuyển sang lựa chọn các nhà cung cấp khác có dịch vụ vận chuyển tốt hơn.
2.2 Rủi ro ngoại tại
- Ảnh hưởng đến tài chính:
Chi phí tăng: Chi phí bảo hiểm, chi phí thuê phương tiện thay thế, chi phí lưu kho... sẽ tăng lên đáng kể khi xảy ra rủi ro ngoại tại.
Mất mát tài sản: Hàng hóa bị mất cắp, hư hỏng do thiên tai sẽ gây thiệt hại về tài sản cho doanh nghiệp.
- Ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh:
Gián đoạn sản xuất: Khi nguồn cung cấp nguyên vật liệu bị gián đoạn do thiên tai hoặc các sự kiện bất ngờ khác, sản xuất sẽ bị đình trệ.
Mất thị trường: Nếu không thể đáp ứng được nhu cầu của khách hàng do ảnh hưởng của rủi ro ngoại tại, doanh nghiệp có thể mất thị trường vào tay đối thủ cạnh tranh.
- Ảnh hưởng đến uy tín:
Hình ảnh doanh nghiệp bị ảnh hưởng: Các sự cố liên quan đến rủi ro ngoại tại, đặc biệt là các sự cố gây ô nhiễm môi trường, có thể làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến hình ảnh của doanh nghiệp.
3. Vai trò của phần mềm ERP trong quản lý rủi ro
Theo dõi và giám sát quá trình vận chuyển
ERP tích hợp với các thiết bị GPS để cung cấp thông tin chi tiết về vị trí của hàng hóa trên toàn bộ hành trình. Điều này giúp doanh nghiệp theo dõi tiến độ giao hàng, xác định các điểm dừng và phát hiện bất kỳ sự chậm trễ nào. Hệ thống sẽ tự động gửi cảnh báo khi có bất kỳ sự cố nào xảy ra, như giao hàng chậm trễ, tuyến đường thay đổi, hoặc hàng hóa bị hư hỏng.
Quản lý kho bãi hiệu quả
ERP giúp theo dõi và quản lý tất cả các tài sản liên quan đến quá trình vận chuyển, bao gồm xe tải, container, và các thiết bị khác. Bằng cách theo dõi lịch trình bảo dưỡng và tình trạng kỹ thuật của các phương tiện, doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro hư hỏng và trục trặc trong quá trình vận chuyển.
Quản lý rủi ro liên quan đến hàng hóa
ERP giúp theo dõi chính xác số lượng và loại hàng hóa trong mỗi lô hàng. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro thất thoát, hư hỏng hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Đối với hàng hóa dễ hư hỏng, ERP có thể tích hợp với các cảm biến nhiệt độ để theo dõi nhiệt độ trong suốt quá trình vận chuyển, đảm bảo hàng hóa luôn được bảo quản ở điều kiện thích hợp.
Tự động hóa các quy trình
ERP giúp thiết lập một bộ quy trình chuẩn, rõ ràng và thống nhất cho toàn bộ doanh nghiệp. Điều này đảm bảo rằng mọi hoạt động đều được thực hiện theo đúng quy định, giảm thiểu sai sót và rủi ro phát sinh. Từ đó, ác quy trình được tự động hóa sẽ diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn, giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh với những thay đổi của thị trường và giảm thiểu thời gian xử lý các yêu cầu.
Phân tích dữ liệu và đưa ra quyết định
Bằng cách phân tích dữ liệu lịch sử, ERP có thể dự báo được các tình huống có thể xảy ra trong tương lai, giúp doanh nghiệp chủ động phòng ngừa rủi ro. Bên cạnh đó, ERp giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu suất hoạt động của các bộ phận, sản phẩm, khách hàng,... từ đó xác định được những điểm mạnh, điểm yếu và các cơ hội cải thiện. Các phân tích dữ liệu cung cấp cho doanh nghiệp cơ sở khoa học để đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác và hiệu quả.
4. Các tính năng của phần mềm ERP hỗ trợ quản lý rủi ro
- Quản lý đơn hàng: Theo dõi đơn hàng từ khi tạo đến khi giao hàng.
- Quản lý tài sản: Kiểm soát tài sản của doanh nghiệp trong quá trình vận chuyển.
- Quản lý nhà cung cấp: Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển uy tín.
- Quản lý rủi ro: Xây dựng các kịch bản rủi ro và đưa ra các phương án ứng phó.
- Quản lý hợp đồng: Giúp theo dõi các điều khoản hợp đồng với các nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển.
- Quản lý rủi ro tổng hợp: Đánh giá và quản lý các rủi ro tiềm ẩn khác như rủi ro bảo hiểm, rủi ro an ninh, và rủi ro tuân thủ pháp luật.
5. Lợi ích khi sử dụng phần mềm ERP để quản lý rủi ro vận chuyển
Quản lý hàng hóa, tài sản hiệu quả
ERP giúp theo dõi tình trạng của các phương tiện vận chuyển, thiết bị, container,... Nhờ đó, doanh nghiệp có thể lên kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa định kỳ, giảm thiểu rủi ro hư hỏng, hỏng hóc trong quá trình vận chuyển. Bên cạnh đó, ERP giúp theo dõi số lượng, loại hàng hóa và các thông số kỹ thuật liên quan. Điều này đảm bảo hàng hóa được giao đúng loại, đúng số lượng, giảm thiểu rủi ro thất thoát, hư hỏng. Đối với hàng hóa dễ hư hỏng, ERP có thể tích hợp với các cảm biến nhiệt độ để theo dõi và đảm bảo hàng luôn được bảo quản ở điều kiện thích hợp.
Nâng cao khả năng đối phó với sự cố
Trong quá trình vận chuyển, không thể tránh khỏi những sự cố bất ngờ. Tuy nhiên, phần mềm ERP giúp doanh nghiệp nhanh chóng nhận diện và xử lý các vấn đề phát sinh. Hệ thống cung cấp báo cáo chi tiết về sự cố, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra các giải pháp khắc phục kịp thời.
Bên cạnh đó, ERP còn giúp doanh nghiệp xây dựng các kịch bản ứng phó dự phòng, đảm bảo hoạt động vận chuyển không bị gián đoạn. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể giảm thiểu tối đa tác động tiêu cực đến khách hàng và chuỗi cung ứng.
Tăng cường minh bạch trong quá trình vận chuyển
ERP giúp lưu trữ và quản lý các tài liệu liên quan đến vận chuyển như hóa đơn, chứng từ, hợp đồng,... Điều này tạo ra một hồ sơ đầy đủ và minh bạch về mỗi chuyến hàng.
Tối ưu hóa tuyến đường và lịch trình
ERP giúp lên kế hoạch tuyến đường vận chuyển tối ưu, giảm thiểu quãng đường di chuyển, tiết kiệm nhiên liệu và thời gian giao hàng. Việc lên lịch giao hàng khoa học giúp tránh tình trạng quá tải hoặc thiếu hụt phương tiện, đảm bảo hàng hóa được giao đúng hẹn.
Theo dõi và giám sát hành trình vận chuyển thực thời
ERP tích hợp với hệ thống GPS giúp doanh nghiệp theo dõi vị trí của hàng hóa mọi lúc mọi nơi. Điều này cho phép phát hiện sớm các bất thường như giao hàng chậm trễ, tuyến đường bị thay đổi, từ đó đưa ra các biện pháp khắc phục kịp thời. Hệ thống cảnh báo tự động sẽ thông báo ngay khi có bất kỳ sự cố nào xảy ra, giúp doanh nghiệp chủ động ứng phó.
Tiết kiệm chi phí vận hành
Nhờ vào các báo cáo và phân tích tự động, doanh nghiệp có thể nhận biết các khu vực tốn thất tài nguyên hoặc chi phí không cần thiết. Từ đó, doanh nghiệp có thể đề xuất các biện pháp tối ưu hóa chi phí, nhất là trong các hoạt động vận chuyển.
ERP cũng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc sử dụng phương tiện vận chuyển, giảm thiểu các chuyến đi trống và tối đa hóa khối lượng hàng hóa trong mỗi chuyến. Điều này không chỉ giảm chi phí nhiên liệu mà còn góp phần bảo vệ môi trường.
Tăng cường sự hài lòng của khách hàng
Khách hàng ngày càng mong đợi dịch vụ giao hàng nhanh chóng và đáng tin cậy. Phần mềm ERP giúp doanh nghiệp đáp ứng kỳ vọng này bằng cách cung cấp quy trình vận chuyển hiệu quả và minh bạch. Khách hàng có thể dễ dàng theo dõi trạng thái đơn hàng của mình, từ đó tăng sự hài lòng và lòng trung thành.
Ngoài ra, ERP còn hỗ trợ doanh nghiệp xử lý các phản hồi từ khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả, giúp cải thiện trải nghiệm khách hàng tổng thể.
6. Kết luận
Với khả năng theo dõi hành trình thực thời, quản lý tài sản hiệu quả và phân tích dữ liệu sâu sắc, phần mềm ERP đã trở thành giải pháp tối ưu để doanh nghiệp chủ động phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận chuyển. Việc đầu tư vào phần mềm ERP là một quyết định thông minh giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí, nâng cao chất lượng dịch vụ và tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững. Doanh nghiệp có thể tự tin đối mặt với những thách thức trong quá trình vận chuyển và đạt được mục tiêu kinh doanh đề ra. Để tìm hiểu kĩ hơn ứng dụng hệ thống thống ERP vào doanh nghiệp bạn, liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và nhận tài liệu miễn phí.