Khi doanh nghiệp ngày càng mở rộng, việc quản lý bằng nhiều phần mềm rời rạc hoặc bảng tính thủ công không chỉ gây lãng phí thời gian mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro trong vận hành. Đây cũng là lý do vì sao ERP đang trở thành lựa chọn ưu tiên của nhiều doanh nghiệp trong hành trình chuyển đổi số.
Vậy ERP là gì, vì sao giải pháp này được xem là “chìa khóa” trong quản trị doanh nghiệp hiện đại và những phần mềm ERP nào đang được sử dụng phổ biến tại Việt Nam? Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ bản chất ERP và có góc nhìn thực tế để lựa chọn giải pháp phù hợp.
1. ERP là gì? Các phân hệ chính trong phần mềm ERP
ERP (Enterprise Resource Planning) là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, cho phép tích hợp và quản lý toàn bộ các hoạt động cốt lõi như kế toán, nhân sự, bán hàng, kho vận, sản xuất… trên một nền tảng duy nhất.
Nhờ có hệ thống ERP, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình vận hành, tiết kiệm thời gian khi truy cập từng phòng ban riêng lẻ trên một hệ thống duy nhất, đồng bộ dữ liệu và ban lãnh đạo có cái nhìn tổng quan về tình hình kinh doanh.
Phần mềm ERP hoạt động dựa trên nguyên tắc của một cơ sở dữ liệu tập trung và nhiều phân hệ (module) liên kết chặt chẽ với nhau. Khi dữ liệu được nhập ở một phân hệ (ví dụ: bán hàng), thông tin sẽ tự động cập nhật sang các phân hệ liên quan như kế toán, kho, công nợ… Điều này giúp giảm sai sót, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc.
Những phân hệ ERP phổ biến và quan trọng nhất
Tùy theo nhà cung cấp và quy mô doanh nghiệp, phần mềm ERP có thể bao gồm nhiều phân hệ khác nhau. Dưới đây là những phân hệ ERP phổ biến và quan trọng nhất.
- Tài chính – Kế toán (Finance): Quản lý toàn bộ hoạt động tài chính, kế toán, thu – chi, công nợ và lập báo cáo tài chính. Giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.
- Quản lý Nhân sự (HRM): Quản lý hồ sơ nhân viên, chấm công, tính lương và đánh giá hiệu suất làm việc. Hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu nguồn nhân lực và giảm tải công việc hành chính.
- Quản lý Bán hàng (Sales): Theo dõi quy trình bán hàng từ báo giá, đơn hàng đến doanh thu và công nợ khách hàng. Giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh và kiểm soát hoạt động sales.
- Quản lý Mua hàng (Purchasing): Quản lý yêu cầu mua sắm, đơn mua hàng và nhà cung cấp. Hỗ trợ kiểm soát chi phí đầu vào và đảm bảo nguồn cung ổn định.
- Quản lý Kho (Inventory/Warehouse): Theo dõi nhập – xuất – tồn kho theo thời gian thực và quản lý vị trí lưu trữ hàng hóa. Giúp tối ưu tồn kho và hạn chế thất thoát.
- Quản lý Quan hệ Khách hàng (CRM): Lưu trữ thông tin khách hàng và theo dõi lịch sử giao dịch, chăm sóc khách hàng. Hỗ trợ nâng cao trải nghiệm và tăng khả năng giữ chân khách hàng.
- Báo cáo và Phân tích (Reporting & Analytics): Cung cấp báo cáo tổng hợp và dashboard trực quan theo thời gian thực. Giúp lãnh đạo ra quyết định nhanh và chính xác dựa trên dữ liệu.
- Quản lý Sản xuất (Manufacturing): Hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất, quản lý định mức nguyên vật liệu và theo dõi tiến độ. Giúp nâng cao năng suất và kiểm soát chi phí sản xuất.
ERP không chỉ là một phần mềm mà là giải pháp quản trị tổng thể giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn lực, nâng cao hiệu quả vận hành và tăng sức cạnh tranh. Việc hiểu rõ ERP là gì và các phân hệ chính trong phần mềm ERP sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn và triển khai hệ thống phù hợp với nhu cầu thực tế.
Lưu ý: Không phải tất cả phần mềm ERP đều bắt buộc phải có đầy đủ các module chức năng với tên gọi như trên. Một số hệ thống ERP trên thị trường có thể có các module bổ sung, gộp hoặc tách nhỏ tính năng từ các module trên. Ví dụ phần mềm ERP cho logistics thì có thêm phân hệ quản lý vận hành Freight, hay phần mềm ERP cho sản xuất thì thường có phân hệ Smart Production Planning. Sự đa dạng và mức độ hoàn thiện của từng module phụ thuộc vào nhà cung cấp và nhu cầu của doanh nghiệp
2. Lợi ích khi doanh nghiệp triển khai ERP
Triển khai ERP không chỉ là đầu tư vào công nghệ mà còn là đầu tư vào năng lực quản trị và phát triển dài hạn của doanh nghiệp. Với những lợi ích rõ ràng về hiệu quả vận hành, kiểm soát chi phí và hỗ trợ ra quyết định, ERP đang trở thành giải pháp không thể thiếu đối với doanh nghiệp hiện đại.
Đồng bộ dữ liệu và quy trình quản lý
ERP giúp tập trung toàn bộ dữ liệu của các phòng ban như kế toán, nhân sự, bán hàng, kho vận… trên một hệ thống duy nhất. Nhờ đó, thông tin được cập nhật theo thời gian thực, hạn chế sai sót và loại bỏ tình trạng dữ liệu rời rạc giữa các bộ phận. Từ đó, lãnh đạo có thể đưa ra quyết định nhanh chóng dựa trên các dữ liệu được phân tích sẵn hoặc báo cáo định kỳ.
Nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên
Khi các quy trình được tự động hóa và chuẩn hóa trên hệ thống ERP, nhân viên giảm đáng kể các công việc thủ công lặp lại như nhập liệu, phân tích báo cáo, tính toán hàng tồn kho,... Điều này giúp tiết kiệm thời gian, tăng năng suất làm việc và tập trung hơn vào các nhiệm vụ mang lại giá trị cao. Bên cạnh đó, khi tích hợp AI vào ERP, nhân viên được hỗ trợ bởi AI assistant hoặc AI chatbot để duy trì mối quan hệ với khách hàng.
Kiểm soát chi phí và tối ưu nguồn lực
Phần mềm ERP cho phép doanh nghiệp theo dõi chặt chẽ chi phí vận hành, tồn kho, nhân sự và dòng tiền. Nhờ khả năng phân tích dữ liệu chính xác, doanh nghiệp dễ dàng phát hiện lãng phí và sử dụng nguồn lực hiệu quả hơn. Trong xu hướng tự động hoá, việc tối ưu quy trình vận hành là một trong số những lợi ích lớn mà phần mềm ERP mang đến cho doanh nghiệp.
Hỗ trợ ra quyết định nhanh và chính xác
ERP cung cấp hệ thống báo cáo và dashboard trực quan theo thời gian thực, giúp ban lãnh đạo nắm bắt toàn cảnh hoạt động doanh nghiệp. Các quyết định chiến lược được đưa ra dựa trên dữ liệu đáng tin cậy thay vì cảm tính.
Cải thiện trải nghiệm khách hàng
Nhờ tích hợp dữ liệu bán hàng, kho và CRM, ERP giúp doanh nghiệp phản hồi khách hàng nhanh hơn, xử lý đơn hàng chính xác hơn và nâng cao chất lượng dịch vụ. Trải nghiệm khách hàng được cải thiện sẽ góp phần tăng mức độ hài lòng và giữ chân khách hàng lâu dài.
Dễ dàng mở rộng khi doanh nghiệp phát triển
Phần mềm ERP được thiết kế với khả năng mở rộng linh hoạt, cho phép doanh nghiệp bổ sung thêm phân hệ hoặc người dùng khi quy mô tăng lên. Đây là nền tảng phù hợp cho sự phát triển bền vững trong dài hạn.
Nâng cao năng lực cạnh tranh trong thời đại số
Việc ứng dụng ERP giúp doanh nghiệp vận hành chuyên nghiệp, tối ưu chi phí và phản ứng nhanh với thay đổi của thị trường. Đây là lợi thế cạnh tranh quan trọng trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ.
Đọc thêm : Tầm quan trọng của ERP trong việc đồng bộ hóa các bộ phận trong doanh nghiệp
Đọc thêm: Hệ thống ERP kết nối và tối ưu hóa hoạt động của từng bộ phận trong chuỗi logistics như thế nào?
3. Phân loại phần mềm ERP
Trên thị trường hiện nay, phần mềm ERP được phát triển với nhiều mô hình khác nhau nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của doanh nghiệp về quy mô, ngành nghề và ngân sách. Việc hiểu rõ các loại phần mềm ERP sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn giải pháp phù hợp và tối ưu hiệu quả đầu tư.
Dựa trên các đặc điểm khác nhau, phần mềm ERP phân ra thành
- On-premise ERP: ERP On-Premise là loại phần mềm được cài đặt trực tiếp trên hệ thống máy chủ của doanh nghiệp. Doanh nghiệp toàn quyền quản lý dữ liệu, hạ tầng và bảo mật hệ thống.
- Cloud-based ERP: ERP Cloud là giải pháp ERP được triển khai và vận hành trên nền tảng điện toán đám mây, cho phép người dùng truy cập mọi lúc, mọi nơi thông qua Internet.
- Open Source ERP hay Customize ERP: ERP mã nguồn mở cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh và phát triển hệ thống theo nhu cầu riêng. Một số giải pháp ERP mã nguồn mở phổ biến có thể kể đến như Odoo.
Điểm mạnh |
Điểm yếu | |
On premise ERP |
Kiểm soát dữ liệu cao
Phù hợp với doanh nghiệp có yêu cầu bảo mật nghiêm ngặt |
Chi phí đầu tư ban đầu lớn
Cần đội ngũ IT nội bộ để vận hành và bảo trì |
Cloud-based ERP |
Chi phí đầu tư ban đầu thấp
Dễ triển khai, dễ mở rộng
Phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ |
Phụ thuộc vào kết nối Internet
Mức độ tùy biến có thể hạn chế hơn so với On-Premise |
Open Source ERP |
Chi phí bản quyền thấp
Linh hoạt trong tùy biến |
Cần đội ngũ kỹ thuật có chuyên môn
Phụ thuộc nhiều vào đơn vị triển khai |
Dựa trên quy mô và mức độ phức tạp trong quản lý, ERP có thể được chia thành:
- ERP cho doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME): Giao diện đơn giản, chi phí hợp lý, dễ triển khai.
- ERP cho doanh nghiệp lớn: Nhiều phân hệ nâng cao, khả năng tùy biến và mở rộng cao.
Việc lựa chọn ERP theo quy mô giúp doanh nghiệp tránh lãng phí tài nguyên và phù hợp với nhu cầu thực tế.
Ngoài ra, một số phần mềm ERP được thiết kế chuyên biệt cho từng lĩnh vực như sản xuất, thương mại, bán lẻ, xây dựng, logistics hoặc dịch vụ. Các giải pháp này thường tích hợp sẵn quy trình nghiệp vụ đặc thù của từng ngành.
Mỗi loại phần mềm ERP đều có ưu và nhược điểm riêng, phù hợp với từng mô hình doanh nghiệp khác nhau. Việc xác định rõ nhu cầu, ngân sách và định hướng phát triển sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn được giải pháp ERP tối ưu nhất.
Đọc thêm : Cloud ERP là gì?
4. Tiêu chí lựa chọn phần mềm ERP phù hợp
Việc lựa chọn phần mềm ERP phù hợp đóng vai trò then chốt quyết định sự thành công của quá trình triển khai ERP trong doanh nghiệp. Một hệ thống ERP tốt không chỉ đáp ứng nhu cầu hiện tại mà còn phải linh hoạt để đồng hành cùng sự phát triển dài hạn của doanh nghiệp. Dưới đây là những tiêu chí quan trọng khi lựa chọn phần mềm ERP mà doanh nghiệp cần cân nhắc.
Việc lựa chọn phần mềm ERP phù hợp giúp doanh nghiệp triển khai hệ thống hiệu quả và tối ưu chi phí đầu tư. Để đảm bảo ERP đáp ứng đúng nhu cầu thực tế, doanh nghiệp nên cân nhắc các tiêu chí quan trọng sau:
- Phù hợp với quy mô và ngành nghề: ERP cần đáp ứng đúng nghiệp vụ cốt lõi, tránh thừa hoặc thiếu chức năng.
- Đầy đủ phân hệ cần thiết: Hệ thống nên tích hợp các phân hệ như kế toán, nhân sự, bán hàng, kho, CRM hoặc sản xuất.
- Khả năng mở rộng và tùy biến: ERP cần linh hoạt để đáp ứng nhu cầu phát triển trong tương lai.
- Chi phí hợp lý: Doanh nghiệp nên xem xét tổng chi phí triển khai và vận hành, không chỉ chi phí ban đầu.
- Dễ sử dụng và hỗ trợ tốt: Giao diện thân thiện cùng dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp giúp ERP được khai thác hiệu quả.
Khả năng mở rộng trong tương lai của hệ thống ERP: Một phần mềm ERP lý tưởng không chỉ có thể đáp ứng các nhu cầu hiện tại khả năng mở rộng để phát triển cùng doanh nghiệp, bổ sung module mới và nâng cấp tính năng theo thời gian.
5. Tổng hợp những phần mềm ERP phổ biến tại Việt Nam
5.1 Odoo ERP
Nguồn: Internet
Odoo ERP là phần mềm ERP mã nguồn mở được sử dụng rộng rãi trên toàn cầu và ngày càng phổ biến tại Việt Nam. Odoo cung cấp một nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất với hàng chục phân hệ, cho phép doanh nghiệp triển khai từng phần hoặc toàn bộ hệ thống ERP. Điểm mạnh lớn nhất của Odoo là khả năng mở rộng và tùy biến linh hoạt theo từng mô hình doanh nghiệp. Ngoài ra, Odoo sở hữu hệ sinh thái module phong phú, giúp doanh nghiệp dễ dàng tích hợp thêm chức năng khi mở rộng quy mô. Nhờ mã nguồn mở, doanh nghiệp có thể chủ động điều chỉnh hệ thống theo nhu cầu thực tế và chiến lược dài hạn.
Điểm mạnh lớn nhất của Odoo là khả năng mở rộng và tùy chỉnh linh hoạt theo nhiều mô hình kinh doanh khác nhau. Thêm vào đó, Odoo sở hữu một hệ sinh thái mô-đun phong phú, giúp các doanh nghiệp dễ dàng tích hợp thêm các chức năng khi mở rộng quy mô. Nhờ tính chất mã nguồn mở, các doanh nghiệp có thể chủ động điều chỉnh hệ thống theo nhu cầu thực tế và chiến lược dài hạn.
Odoo ERP phù hợp với:
- Doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs)
- Các công ty khởi nghiệp và doanh nghiệp phát triển nhanh
- Các doanh nghiệp cần một hệ thống ERP linh hoạt, có khả năng mở rộng và kiểm soát chi phí.
Đọc thêm : Odoo là gì? Tính năng nổi bật trong Phần mềm Odoo?
5.2 Sota ERP
Nguồn: Sota Solutions
Sota ERP là giải pháp ERP được phát triển bởi một doanh nghiệp Việt Nam, tập trung giải quyết các vấn đề quản lý dựa trên quy trình vận hành và môi trường pháp lý tại Việt Nam. Phần mềm này hướng đến việc tùy chỉnh hệ thống ERP theo từng ngành nghề cụ thể. Sota ERP đặc biệt chú trọng đến việc bám sát các quy trình thực tế, giúp doanh nghiệp giảm thiểu khoảng cách giữa hệ thống và hoạt động hàng ngày.
Điểm mạnh của Sota ERPphù hợp với:
- Hiểu biết sâu sắc về hoạt động kinh doanh tại Việt Nam.
- Tuân thủ các tiêu chuẩn kế toán, thuế và vận hành địa phương.
- Giao tiếp, triển khai và hỗ trợ dễ dàng bằng tiếng Việt.
- Được tùy chỉnh theo quy trình thực tế của từng doanh nghiệp.
Sota ERP phù hợp với:
- Các doanh nghiệp vừa và lớn tại Việt Nam
- Các doanh nghiệp sản xuất và thương mại với các quy trình đặc thù
- Các doanh nghiệp ưu tiên hệ thống ERP sát với thực tế hơn là các tiêu chuẩn quốc tế phức tạp.
Đối với ngành logistics, Sota Solutions cung cấp một phiên bản chuyên biệt của Sota ERP có tên gọi là . Phần mềm này được tối ưu hóa đặc biệt cho lĩnh vực logistics & Forwarding, đáp ứng linh hoạt nhu cầu của các doanh nghiệp ở mọi quy mô—từ các mô hình hoạt động đơn giản đến các chuỗi kinh doanh phức tạp.
Với các mô-đun chuyên biệt cho đặc thù doanh nghiệp Logistics & Giao nhận: quản lý Job, chứng từ Logistics, báo giá, Pricing,v.v..... và tích hợp sâu trí tuệ nhân tạo (AI) như AI-OCR và AI assistant, Nền tảng này giúp các công ty logistics tự động hóa và nâng cao hiệu suất công việc. Đặc biệt, nó tương thích với nhiều thiết bị khác nhau, phù hợp với lực lượng lao động di chuyển nhiều cần truy cập hệ thống mọi lúc, mọi nơi.
5.3 Microsoft Dynamics 365
Nguồn: Internet
Microsoft Dynamics 365 là một nền tảng kết hợp ERP và CRM, được tích hợp sâu rộng với hệ sinh thái của Microsoft như Office 365, Power BI và Azure. Giải pháp này phù hợp với các doanh nghiệp vừa và lớn, đặc biệt là các doanh nghiệp FDI hoặc các công ty đa quốc gia. Dynamics 365 giúp doanh nghiệp quản lý đồng bộ dữ liệu tài chính, bán hàng và hoạt động trên một nền tảng thống nhất, nâng cao khả năng phân tích và ra quyết định.
5.4 MISA AMIS ERP
Nguồn: Internet
MISA AMIS ERP là phần mềm ERP hoàn toàn bằng tiếng Việt, được triển khai trên nền tảng điện toán đám mây, nổi bật với các module kế toán, nhân sự và bán hàng. Phần mềm thân thiện với người dùng và đáp ứng tốt các quy định về kế toán và thuế của Việt Nam. Nhờ triển khai trên nền tảng điện toán đám mây, MISA AMIS ERP giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí cơ sở hạ tầng và cung cấp khả năng truy cập dễ dàng mọi lúc, mọi nơi.
- Thích hợp cho: Các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các công ty thương mại và dịch vụ.
- Hạn chế: Khả năng tùy biến và quản lý sản xuất còn hạn chế.
5.5 SAP (SAP Business One & SAP S/4HANA)
Nguồn: Internet
SAP ERP (SAP Business One & SAP S/4HANA) là giải pháp ERP hàng đầu thế giới, hỗ trợ quản trị toàn diện từ tài chính, sản xuất đến chuỗi cung ứng. SAP được xây dựng theo chuẩn quản trị quốc tế, giúp doanh nghiệp kiểm soát dữ liệu và vận hành ở quy mô lớn với độ ổn định cao.
- Phù hợp: Doanh nghiệp lớn, tập đoàn đa quốc gia
- Hạn chế: Chi phí đầu tư cao, triển khai phức tạp
Đọc thêm : Dịch chuyển SAP B1 lên ERP Cloud: Những giải pháp nào dành cho các doanh nghiệp chưa sẵn sàng?
5.6 Oracle NetSuite ERP
Nguồn: Internet
Oracle NetSuite ERP là nền tảng ERP cloud mạnh mẽ, hỗ trợ quản lý đa chi nhánh, đa quốc gia và đa tiền tệ. Giải pháp này cho phép doanh nghiệp vận hành tập trung trên một hệ thống duy nhất, phù hợp với mô hình kinh doanh toàn cầu và tăng trưởng nhanh.
- Phù hợp: Doanh nghiệp mở rộng quốc tế
- Hạn chế: Chưa phổ biến tại Việt Nam, chi phí cao
Trên thị trường Việt Nam hiện nay, ERP quốc tế như SAP, Oracle hay Microsoft Dynamics 365 phù hợp với doanh nghiệp lớn cần tiêu chuẩn quản trị toàn cầu. Trong khi đó, giải pháp ERP nội địa và mã nguồn mở như Sota ERP, Odoo, MISA AMIS hay đem đến lựa chọn linh hoạt và phù hợp với SMEs đang phát triển.
Đọc thêm : Giải pháp ERP tốt nhất Việt Nam
6. Kết luận
ERP không chỉ là một phần mềm quản lý mà là nền tảng chiến lược giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực vận hành và cạnh tranh trong thời đại số. Việc hiểu rõ ERP là gì và nắm được các phần mềm ERP phổ biến tại Việt Nam sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định đầu tư đúng đắn. Tùy theo quy mô, ngành nghề và ngân sách, mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn giải pháp ERP phù hợp để tối ưu nguồn lực và phát triển bền vững trong dài hạn. Liên hệ chúng tôi để được nhận tài liệu miễn phí về các giải pháp ERP và tư vấn về các giải pháp công nghệ mới nhất.