"Phương pháp triển khai ERP được coi là chìa khóa thành công của dự án ERP"
Hiện nay có rất nhiều phương pháp triển khai ERP khác nhau. Trong số đó, 4 phương pháp được sử dụng nhiều nhất bao gồm: Big bang, Phased Rollout, Agile, Parellel. Nếu bạn đang trong quá trình đánh giá và xem xét phần mềm ERP, thì điều quan trọng là bạn phải suy nghĩ về phương pháp triển khai ERP và phương pháp nào phù hợp với doanh nghiệp của mình. Trong blog này, chúng ta sẽ xem xét chi tiết 4 chiến lược triển khai ERP, để thảo luận về những ưu và nhược điểm, đồng thời giúp bạn có thêm thông tin để đưa ra quyết định nên sử dụng chiến lược nào trong dự án của mình.
Chiến lược triển khai ERP là gì?
Tóm lại, chiến lược triển khai ERP là một khung phầm mềm và hệ điều hành để triển khai hệ thống ERP mới, xem xét phạm vi và nhiều yếu tố khác của dự án ERP và tối ưu hóa về tốc độ, chi phí hoặc kết quả kinh doanh.
Hầu như tất cả các chiến lược và quy trình triển khai ERP đều có các bước sau:
1) Đánh giá ERP: Thu thập yêu cầu ERP, lựa chọn phần mềm ERP.
2) Chuẩn bị dự án ERP
3)Thiết kế hệ thống ERP
4) Xây dựng hệ thống ERP
5) Thử nghiệm ERP
6) ERP Go-Live & Hỗ trợ
Tuy nhiên, cách tiếp cận các bước này thường phụ thuộc vào các chiến lược khác nhau. Một tổ chức thường sẽ chọn sử dụng một chiến lược ERP khác nhau tùy thuộc vào mục tiêu kinh doanh và những hạn chế của nó.
Ví dụ: một số tổ chức cần giảm thiểu rủi ro, trong khi những tổ chức khác cần tập trung vào khả năng mở rộng, tuân thủ hoặc giảm chi phí. Trước khi quyết định sử dụng chiến lược triển khai ERP nào, bạn cần hiểu mục tiêu dự án ERP của mình.
Hãy cùng khám phá một số phương pháp triển khai ERP được sử dụng phổ biến nhất dưới đây:
1. Triển khai ERP Big Bang
Big Bang là một chiến lược triển khai ERP trong đó một doanh nghiệp chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống ERP trong một lần duy nhất. Thay vì triển khai theo từng giai đoạn hoặc từng giai đoạn nhỏ, phương pháp triển khai Big Bang liên quan đến việc triển khai toàn bộ hệ thống ERP cùng một thời điểm..
Trong phương pháp này, toàn bộ quy trình kinh doanh, từ quản lý tài chính, quản lý kho, quản lý nhân sự, đến quản lý khách hàng, sẽ được chuyển đổi sang hệ thống ERP mới cùng một lúc. Điều này đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, kế hoạch triển khai cụ thể và tài nguyên đủ lớn để đảm bảo thành công.
>>>>Ưu và nhược điểm của dự án ERP Big Bang
Phương pháp triển khai Big Bang là cách nhanh nhất để triển khai hệ thống ERP và nhận ra lợi ích của phần mềm mới của bạn, tuy nhiên chúng có nhiều rủi ro. Sự phức tạp trong phương pháp triển khai ERP theo kiểu Big Bang đồng nghĩa với việc nguy cơ thất bại rất cao.
Bạn cũng sẽ cần thực hiện các bài tập về thay đổi cách thức quản lý để đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn có thể áp dụng hệ thống ERP mới này.
Phương pháp triển khai Big Bang lý tưởng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang tìm kiếm sự chuyển đổi nhanh chóng từ hệ thống cũ sang hệ thống ERP. Nó cũng phù hợp cho các doanh nghiệp đang trải qua những thay đổi quan trọng về tổ chức hoặc quy trình, đang tìm kiếm sự chuyển đổi số toàn diện. Tuy nhiên, phương pháp Big Bang này lại không được khuyến khích cho các doanh nghiệp lớn có cấu trúc phức tạp, vì việc triển khai toàn bộ hệ thống cùng một lúc có thể gây ra sự gián đoạn và thách thức trong quá trình chuyển đổi.
2. Triển khai ERP Phased Rollout
Phương pháp Phased Rollout triển khai hệ thống ERP theo từng giai đoạn. Nói cách khác, thay vì triển khai toàn bộ hệ thống cùng một lúc, phương pháp này chia quá trình triển khai thành các giai đoạn nhỏ hơn.
Trong mỗi giai đoạn, một phần nhỏ của hệ thống ERP được triển khai và tích hợp vào môi trường làm việc hiện tại của doanh nghiệp. Các giai đoạn tiếp theo sẽ tiếp tục triển khai các phần khác nhau của hệ thống cho đến khi toàn bộ hệ thống được hoàn thiện và vận hành một cách đồng bộ.
>>>>Ưu và nhược điểm của các dự án ERP Phased Rollout
Bởi vì Phased Rollout là phương pháp triển khai có độ rủi ro thấp, đồng nghĩa với việc lợi ích của hệ thống ERP mới của bạn sẽ cần thời gian để có thể thấy được công dụng của chúng. Bạn cũng sẽ cần truyền dữ liệu giữa hệ thống ERP mới và hệ thống hiện tại của mình, dẫn đến chi phí năng suất hoặc chi phí tích hợp tăng thêm.
>>>>Doanh nghiệp nào phù hợp với chiến lược triển khai ERP theo kiểu Phased Rollout?
Phương pháp phased rollout phù hợp cho các doanh nghiệp lớn, phức tạp có nhu cầu linh hoạt cao. Phương pháp này hỗ trợ các doanh nghiệp có quy trình phức tạp và nhiều phân hệ, ngăn chặn sự gián đoạn có thể phát sinh khi triển khai toàn bộ hệ thống cùng một lúc. Đây cũng là sự lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp đang trải qua những thay đổi từng bước hoặc những điều chỉnh quan trọng về mặt tổ chức, cho phép thích ứng linh hoạt và thử nghiệm hiệu quả trước khi triển khai toàn bộ hệ thống.
3. Triển khai ERP Agile
Phương pháp triển khai Agile tập trung vào việc triển khai theo các giai đoạn ngắn gọi là "Sprints" (chạy nhanh) và tập trung vào sự tương tác và phản hồi liên tục giữa nhóm triển khai và khách hàng. Các giai đoạn triển khai nhỏ được lên kế hoạch và thực hiện theo các chu kỳ ngắn, từ một đến ba tuần, trong đó các tính năng và chức năng mới được phát triển và triển khai.
Phương pháp Agile cho phép doanh nghiệp linh hoạt thay đổi yêu cầu và ưu tiên trong quá trình triển khai. Điều này đảm bảo sự linh hoạt và khả năng thích ứng, cho phép doanh nghiệp đáp ứng nhanh chóng và chính xác các thay đổi trong môi trường kinh doanh.
>>>>Ưu và nhược điểm của các dự án ERP Agile
Phương pháp triển khai Agile trong dự án ERP giảm thiểu rủi ro thông qua việc phát hành thường xuyên và hoàn thành dự án toàn diện. Việc tích hợp thông tin doanh nghiệp hợp lý hóa việc quản lý các tính năng, thúc đẩy tính minh bạch trong quá trình phát triển. Tuy nhiên, những hạn chế bao gồm rủi ro khi triển khai một lần với thời gian phát hành không chắc chắn và thách thức trong việc thiết lập các chi tiết cụ thể như khung thời gian và chi phí linh động mà phương pháp Agile mang lại. Bản chất phản ứng của phương pháp Agile có thể dẫn đến việc lập kế hoạch phù du, có khả năng che khuất chiến lược tổng thể trong bối cảnh những phản ứng và thay đổi nhanh chóng.
>>>> Doanh nghiệp nào phù hợp với chiến lược triển khai ERP Agile?
Triển khai Agile là giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp có nhịp độ nhanh và có khả năng thích ứng. Phương pháp này đem lại lợi thế đáng kể để thực hiện nhanh chóng và đáp ứng các yêu cầu mới. Các doanh nghiệp nhỏ và các công ty khởi nghiệp ưa chuộng Agile vì chu kỳ phát triển ngắn, cho phép thử nghiệm và thử nghiệm trước khi triển khai đầy đủ, giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa quy trình. Tuy nhiên, phương pháp này có thể không phù hợp với các doanh nghiệp lớn có yêu cầu cố định và quy trình phức tạp, đặt ra thách thức trong quản lý và điều phối ở quy mô lớn.
4. Triển khai ERP Parallel
Đặc trưng của phương pháp triển khai Parallel đó là hệ thống cũ và hệ thống mới hoạt động song song và song hành với nhau trong một giai đoạn thử nghiệm. Trong quá trình này, dữ liệu và quy trình kinh doanh được chạy song song trên cả hai hệ thống để đảm bảo tính nhất quán và chính xác. Sau khi đánh giá và xác nhận rằng hệ thống mới hoạt động tốt, hệ thống cũ sẽ được loại bỏ và chuyển sang sử dụng toàn bộ hệ thống mới.
Phương pháp Parallel cho phép doanh nghiệp tiếp tục hoạt động thông qua hệ thống cũ trong khi đồng thời triển khai hệ thống mới. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tính nhất quán trong quá trình chuyển đổi.
>>>>Ưu và nhược điểm của dự án ERP Parallel
Phương pháp triển khai Parallel cho phép người dùng tìm hiểu hệ thống mới trong khi vẫn giữ quyền truy cập vào hệ thống cũ dưới dạng dự phòng, giảm rủi ro. Tuy nhiên, việc này tốn kém, cần thêm thời gian để duy trì đồng thời cả hai hệ thống và có thể dẫn đến tình trạng luân chuyển nhân viên do nhiệm vụ bị trùng lặp. Cam kết điều hành có thể giảm sút khi phải đối mặt với nỗ lực đáng kể cần thiết để thực hiện, bất kể sự hỗ trợ ban đầu.
>>>> Doanh nghiệp nào phù hợp với chiến lược triển khai Parallel?
Phương pháp triển khai Parallel lý tưởng cho các doanh nghiệp ưu tiên độ tin cậy và bảo mật cao. Nó cho phép vận hành đồng thời và kiểm tra kỹ lưỡng, giúp nó phù hợp với các hoạt động quan trọng và hoạt động liên tục. Các doanh nghiệp lớn có quy trình phức tạp cũng được hưởng lợi khi chạy song song hai hệ thống, đảm bảo giảm thiểu sự gián đoạn trong quá trình chuyển đổi.
Kết luận
Doanh nghiệp có thể thấy rõ sự khác biệt giữa các phương pháp triển khai ERP hiện nay. Tuy nhiên, để lựa chọn chiến lược triển khai ERP phù hợp và giải quyết các yếu tố dẫn đến thất bại của dự án ERP, doanh nghiệp có thể mở rộng vận hàng, tăng doanh số bán hàng, thúc đẩy doanh thu. Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên tìm kiếm sự hỗ trợ bổ sung từ các nhà tư vấn và chuyên gia ERP trong quá trình ra quyết định này. Liên hệ chúng tôi ở đây để được hướng dẫn thêm.