Doanh nghiệp bạn đang tìm cách nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh và tối ưu hóa quy trình? Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) được xem là giải pháp toàn diện cho nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, trước khi quyết định đầu tư vào một hệ thống ERP, câu hỏi đặt ra là: Chi phí triển khai ERP là bao nhiêu, có thực sự phù hợp với ngân sách và quy mô của doanh nghiệp bạn không?
Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về chi phí triển khai ERP, các yếu tố ảnh hưởng và lưu ý gì khi triển khai ERP để tiết kiệm, từ đó đưa ra quyết định đầu tư sáng suốt.
1. ERP là gì?
ERP (Enterprise Resource Planning) là một hệ thống phần mềm tích hợp các quy trình kinh doanh cốt lõi như tài chính, mua bán, quản lý kho, quản lý sản xuất và nguồn nhân lực vào một nền tảng duy nhất. Nó cho phép doanh nghiệp theo dõi và tối ưu hóa toàn bộ quy trình từ đầu đến cuối, tạo sự liên kết và tự động hóa dữ liệu.
Có hai loại phần mềm ERP phổ biến:
- ERP On-premise: Chi phí cao hơn do phải đầu tư hạ tầng phần cứng và bảo trì tại chỗ.
- ERP Cloud (ERP đám mây): Chi phí thấp hơn, không cần đầu tư hạ tầng phần cứng, dễ dàng mở rộng quy mô.
2. Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí triển khai ERP
2.1 Kích thước và quy mô doanh nghiệp
Kích thước và quy mô của doanh nghiệp là một trong những yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến tổng chi phí triển khai hệ thống ERP. Doanh nghiệp lớn thường phải đối mặt với chi phí cao hơn do số lượng người dùng, độ phức tạp của quy trình kinh doanh và yêu cầu tùy biến cao. Trong khi đó, doanh nghiệp nhỏ và vừa có thể tiết kiệm chi phí nhờ quy mô nhỏ hơn và các quy trình đơn giản hơn.
2.2 Độ phức tạp của quy trình kinh doanh
Độ phức tạp của quy trình kinh doanh là một trong những yếu tố khác ảnh hưởng đến chi phí triển khai ERP. Càng nhiều quy trình, càng nhiều tùy chỉnh, chi phí triển khai sẽ càng cao vì đòi hỏi nhiều thời gian hơn để khảo sát, phân tích và hiểu rõ. Bên cạnh đó, các quy trình phức tạp sẽ kéo dài thời gian triển khai, dẫn đến tăng chi phí nhân sự và các chi phí khác liên quan đến dự án.
2.3 Phạm vi triển khai
Quyết định triển khai toàn bộ hệ thống ERP hay chỉ một số module nhất định sẽ tác động trực tiếp đến chi phí. Do các module hoạt động đồng bộ, tạo ra một hệ thống quản lý thống nhất và hiệu quả hơn, chính vì vậy, thay vì chỉ triển khai một số module nhất định, doanh nghiệp nên cân nhắc về phạm vi triển khai ERP trong doanh nghiệp của mình
2.4 Nhà cung cấp ERP
Các nhà cung cấp ERP lớn, có uy tín thường có mức giá cao hơn do chất lượng sản phẩm, dịch vụ hỗ trợ và khả năng tùy biến cao. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể yên tâm về sự ổn định và chất lượng của phần mềm. Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố như thương hiệu, tính năng, dịch vụ hỗ trợ để lựa chọn được đối tác phù hợp, giúp tối ưu hóa chi phí và đạt được hiệu quả cao nhất.
2.5 Chi phí phần cứng và phần mềm
Chi phí phần cứng
Máy chủ vật lý (on-premisIn addition, there are network devices such as switches and routers that ensure the connection between computers and servers, and the cost of network cables depends on the distance and quality of the cables. These factors also affect the total cost. e) hoặc máy chủ ảo (cloud). Mỗi loại có ưu nhược điểm khác nhau về chi phí đầu tư ban đầu, chi phí vận hành và khả năng mở rộng. Dung lượng bộ nhớ RAM, dung lượng ổ cứng, tốc độ CPU đều ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu năng của hệ thống ERP và chi phí đầu tư. Tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp và số lượng người dùng, doanh nghiệp có thể cần nhiều hơn một máy chủ để đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định.
Ngoài ra còn có thiết bị mạng Switch, router đảm bảo kết nối giữa các máy tính và máy chủ, chi phí cáp mạng tùy thuộc vào khoảng cách và chất lượng cáp. Những yếu tố này cũng ảnh hưởng tới tổng chi phí.
Chi phí phần mềm
Bản quyền phần mềm ERP có hai loại là bản quyền vĩnh viễn hoặc bản quyền theo thuê bao (subscription). Số lượng người dùng trực tiếp sử dụng phần mềm sẽ ảnh hưởng đến chi phí bản quyền. Mỗi module trong phần mềm ERP sẽ có mức giá khác nhau. Doanh nghiệp chỉ cần mua các module phù hợp với nhu cầu sử dụng.
Bên cạnh đó, phần mềm bổ trợ như Microsoft Office, Google Workspace, phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu: SQL Server, Oracle, phần mềm bảo mật: Antivirus, firewall… cũng sẽ nằm trong khoảng chi phí doanh nghiệp có thể phải chi trả.
2.6 Chi phí khác
Chi phí tư vấn và triển khai
Chi phí tư vấn và triển khai có thể chiếm một tỷ lệ đáng kể trong tổng chi phí dự án, tùy thuộc vào quy mô, độ phức tạp của hệ thống và các dịch vụ đi kèm.
Dịch vụ tư vấn giúp doanh nghiệp đánh giá quy trình hiện tại, xác định các điểm yếu, xác định các yêu cầu chức năng và phi chức năng của hệ thống mới. Từ đó, lựa chọn giải pháp phù hợp nhất với nhu cầu và ngân sách của doanh nghiệp, theo dõi tiến độ dự án, giải quyết các vấn đề phát sinh, đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ và ngân sách.
Các dự án lớn, phức tạp thường yêu cầu nhiều thời gian và nhân lực tư vấn hơn. Phạm vi dịch vụ tư vấn bao gồm các hoạt động như phân tích, thiết kế, cấu hình, đào tạo, v.v. càng rộng thì chi phí càng cao.
Chi phí đào tạo
Đào tạo nhân viên là một khâu không thể thiếu và đóng vai trò quan trọng trong quá trình triển khai hệ thống ERP. Khi nhân viên được đào tạo bài bản, họ sẽ nhanh chóng làm quen với hệ thống, nắm vững các chức năng và tận dụng tối đa các tính năng của ERP. Việc sử dụng thành thạo ERP giúp nhân viên tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và tăng năng suất làm việc.
Chi phí bảo trì và nâng cấp
Chi phí bảo trì và nâng cấp là những khoản chi tiêu thường xuyên và liên tục, nhằm đảm bảo hệ thống luôn hoạt động ổn định. Cụ thể, phần mềm ERP cần được cập nhật thường xuyên để tương thích với các phiên bản mới của hệ điều hành, cơ sở dữ liệu và các ứng dụng khác. Các vấn đề kỹ thuật không thể tránh khỏi, cần được khắc phục kịp thời để đảm bảo hoạt động liên tục của hệ thống. Việc bảo trì hệ thống giúp đảm bảo an toàn thông tin, ngăn chặn các cuộc tấn công từ bên ngoài.
3. Chi phí triển khai ERP gồm những gì?
3.1 Chi phí License và Modules (Tùy thuộc vào số lượng người dùng và nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp)
Phí bản quyền phần mềm (License): Đây là khoản phí trả một lần để được quyền sử dụng phần mềm. Chi phí này thường phụ thuộc vào số lượng người dùng, số lượng module được sử dụng và quy mô doanh nghiệp.
Chi phí module: Mỗi module trong hệ thống ERP (ví dụ: module kế toán, module quản lý sản xuất, module quản lý kho...) thường có giá khác nhau. Doanh nghiệp chỉ cần trả phí cho các module mà mình sử dụng.
Giả sử một doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ với khoảng 200 nhân viên muốn triển khai SAP ERP để quản lý các hoạt động sản xuất, kho, tài chính và kế toán. Với 200 người dùng và các module cơ bản, chi phí License có thể rơi vào khoảng 150.000 - 300.000 USD. Còn chi phí cho mỗi module bổ sung có thể dao động từ vài nghìn đến vài chục nghìn USD, tùy thuộc vào độ phức tạp của module.
3.2 Phí tùy chỉnh ERP (Phụ thuộc vào mức độ tùy biến của hệ thống)
Phí tùy chỉnh ERP là khoản chi phí phát sinh khi doanh nghiệp yêu cầu nhà cung cấp điều chỉnh, bổ sung hoặc thay đổi các tính năng của hệ thống ERP để phù hợp với quy trình kinh doanh đặc thù của mình. Mức độ tùy chỉnh càng cao thì chi phí càng lớn.
Ví dụ, tùy chỉnh giao diện khi thay đổi màu sắc, bố cục, logo để phù hợp với nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp. Chi phí sẽ tùy thuộc vào mức độ phức tạp của giao diện, có thể từ vài trăm đến vài nghìn USD.
3.3 Chi phí tích hợp với các phần mềm bên thứ ba
Chi phí tích hợp với các phần mềm bên thứ ba là khoản chi phí phát sinh khi doanh nghiệp muốn kết nối hệ thống ERP của mình với các phần mềm khác mà họ đang sử dụng, như phần mềm kế toán, CRM, hay các ứng dụng chuyên ngành. Việc tích hợp này giúp tự động hóa các quy trình, giảm thiểu lỗi sai và tăng hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
3.4 Chi phí hosting (Lưu trữ dữ liệu và hệ thống)
Chi phí hosting là khoản chi phí phát sinh khi doanh nghiệp thuê một dịch vụ lưu trữ dữ liệu và hệ thống ERP của mình trên một máy chủ của bên thứ ba. Điều này thường được gọi là ERP trên đám mây.
Có 3 gói hosting ERP
Gói cơ bản: Thường phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ và vừa, với dung lượng lưu trữ và băng thông hạn chế.
Gói tiêu chuẩn: Phù hợp với các doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng trung bình, cung cấp nhiều tính năng hơn so với gói cơ bản.
Gói doanh nghiệp: Dành cho các doanh nghiệp lớn, cần dung lượng lưu trữ và băng thông cao, có thể tùy chỉnh các tính năng theo yêu cầu.
Các loại hình hosting ERP
Public cloud: Chia sẻ tài nguyên máy chủ với nhiều khách hàng khác. Chi phí thấp nhưng độ bảo mật có thể thấp hơn.
Private cloud: Dành riêng một máy chủ cho một khách hàng. Chi phí cao hơn nhưng độ bảo mật cao hơn.
Hybrid cloud: Kết hợp cả hai hình thức trên, cho phép doanh nghiệp linh hoạt lựa chọn các dịch vụ phù hợp.
Giả sử một doanh nghiệp vừa và nhỏ với khoảng 50 người dùng muốn thuê một gói hosting ERP cơ bản. Chi phí hàng tháng có thể dao động từ vài trăm đến vài nghìn đô la, tùy thuộc vào nhà cung cấp và các tính năng được chọn.
.5 Và nhiều phụ phí khác
Bên cạnh các chi phí chính như license, module, tùy chỉnh và hosting mà chúng ta đã đề cập ở trên, còn rất nhiều phụ phí khác có thể phát sinh trong quá trình triển khai.
Các phụ phí thường gặp trong quá trình triển khai ERP:
- Chi phí tư vấn: Bao gồm phí tư vấn ban đầu để đánh giá nhu cầu, thiết kế hệ thống, và phí tư vấn trong quá trình triển khai để giải đáp các thắc mắc và hỗ trợ kỹ thuật.
- Chi phí đào tạo: Chi phí đào tạo cho người dùng để họ có thể sử dụng hệ thống ERP một cách hiệu quả.
- Chi phí di chuyển dữ liệu: Chi phí để chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống ERP mới.
- Chi phí di chuyển dữ liệu: Chi phí để chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống ERP mới.
- Chi phí nâng cấp: Khi có phiên bản mới của ERP được phát hành, doanh nghiệp có thể phải trả phí để nâng cấp lên phiên bản mới.
- Chi phí phát sinh khác: Có thể có các chi phí phát sinh khác như phí giấy phép, phí bản quyền, phí thuê thiết bị, v.v.
Chi phí triển khai ERP có thể thay đổi tùy thuộc vào từng dự án cụ thể. Để có được báo giá chính xác, doanh nghiệp nên liên hệ trực tiếp với các nhà cung cấp phần mềm ERP.
4. Các cách để tối ưu hóa chi phí triển khai ERP
Để tiết kiệm chi phí triển khai ERP mà vẫn đạt được hiệu quả cao, doanh nghiệp có thể tham khảo các phương pháp sau:
4.1 Lựa chọn phần mềm ERP phù hợp
Lựa chọn phần mềm ERP phù hợp với nhu cầu và quy mô doanh nghiệp là cách tốt nhất để giảm chi phí. Không nên chọn những phần mềm quá phức tạp nếu doanh nghiệp chỉ cần các tính năng cơ bản.
4.2 Lập kế hoạch triển khai rõ ràng
Một kế hoạch triển khai chi tiết giúp doanh nghiệp tránh các sai sót và phát sinh chi phí không cần thiết. Kế hoạch này nên bao gồm các mục tiêu cụ thể, thời gian thực hiện và ngân sách chi tiết.
4.3 Đào tạo nhân viên hiệu quả
Đào tạo tốt giúp nhân viên làm quen với hệ thống nhanh chóng và giảm thời gian vận hành sai sót. Điều này giúp giảm thiểu chi phí sửa chữa lỗi và tối ưu hóa hiệu suất làm việc.
4.4 Sử dụng ERP đám mây
ERP đám mây là một lựa chọn tiết kiệm chi phí cho các doanh nghiệp không muốn đầu tư hạ tầng phần cứng. Với ERP Cloud, doanh nghiệp có thể linh hoạt mở rộng quy mô và giảm thiểu chi phí bảo trì.
4.5 Tận dụng các giải pháp mã nguồn mở
Các giải pháp ERP mã nguồn mở thường có chi phí thấp hoặc miễn phí, giúp doanh nghiệp tiết kiệm ngân sách ban đầu. Tuy nhiên, cần lưu ý đến chi phí bảo trì và hỗ trợ kỹ thuật sau này.
5. So sánh chi phí triển khai của các phần mềm ERP tốt nhất hiện nay
Chi phí triển khai Odoo ERP
Tham khảo thêm: What is Odoo ERP?
Odoo: Một giải pháp ERP mã nguồn mở, linh hoạt và có thể tùy biến cao. Chi phí triển khai Odoo ERP rất khó xác định chính xác ngay từ đầu vì nó phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, bao gồm Quy mô doanh nghiệp, Số lượng module, độ phức tạp của quy trình, nhà cung cấp dịch vụ
Giả sử một doanh nghiệp vừa và nhỏ sản xuất giày dép muốn triển khai Odoo để quản lý sản xuất, bán hàng và kế toán. Một ước tính sơ bộ về các chi phí có thể phát sinh như phí bản quyền Odoo ước tính khoảng 1000 USD/năm cho một gói tiêu chuẩn với 5 người dùng, Chi phí triển khai tư vấn khoảng 5.000 - 10.000 USD để phân tích quy trình, thiết kế hệ thống và lên kế hoạch triển khai. Chi phí cài đặt và cấu hình rơi vào khoảng 3.000 - 5.000 USD. Nếu cần tùy biến các module, chi phí có thể tăng thêm từ 1.000 USD trở lên cho mỗi tùy biến.
Chi phí triển khai SAP ERP
Chi phí triển khai SAP ERP là một câu hỏi thường gặp nhưng không có câu trả lời đơn giản, vì nó phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố. Không có một con số cụ thể nào có thể áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp, bởi vì mỗi doanh nghiệp có quy mô, ngành nghề, yêu cầu và độ phức tạp khác nhau.
Số lượng module SAP ERP mà doanh nghiệp lựa chọn sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí bản quyền và chi phí triển khai. Ví dụ, bạn à một công ty sản xuất vừa và nhỏ với khoảng 200 nhân viên, muốn triển khai module SAP ERP để quản lý sản xuất, kho, tài chính và kế toán. Chi phí ước tính:
- Bản quyền phần mềm: Khoảng 100.000 - 200.000 USD
- Tư vấn và triển khai: Khoảng 150.000 - 300.000 USD
- Đào tạo: Khoảng 50.000 - 100.000 USD
- Phần cứng và hạ tầng: Khoảng 50.000 - 100.000 USD
- Tổng chi phí: Khoảng 350.000 - 700.000 USD
Tham khảo thêm một số phần mềm ERP phổ biến và được đánh giá cao khác bên dưới:
- Tham khảo thêm một số phần mềm ERP phổ biến và được đánh giá cao khác bên dưới:
- Microsoft Dynamics 365: Một giải pháp ERP đám mây linh hoạt và dễ sử dụng.
- NetSuite: Phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đặc biệt là các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại điện tử.
6. Kết luận
Việc triển khai ERP là một quyết định quan trọng đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng về chi phí. Các yếu tố như quy mô doanh nghiệp, độ phức tạp của quy trình, nhà cung cấp và phạm vi triển khai đều ảnh hưởng trực tiếp đến tổng chi phí. Mặc dù chi phí triển khai ERP có thể ban đầu khá cao, nhưng lợi ích mà nó mang lại về lâu dài là không thể phủ nhận. ERP giúp tăng hiệu quả hoạt động, nâng cao năng suất, giảm thiểu sai sót và hỗ trợ ra quyết định tốt hơn. Do đó, việc đầu tư vào ERP không chỉ là một khoản chi phí mà còn là một khoản đầu tư thông minh cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Để có cái nhìn toàn diện hơn về chi phí và lợi ích của ERP, hãy liên hệ chúng tôi để được tư vấn miễn phí. .