Trong bài viết này, hãy cùng Sota Solutions tìm hiểu xem cách ERP giúp doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho hiệu quả như thế nào.
1. Quản lý hàng tồn kho là gì?
Quản lý hàng tồn kho là một quá trình bao gồm việc giám sát, kiểm soát và điều chỉnh số lượng hàng hóa, nguyên vật liệu có sẵn trong kho. Mục tiêu chính của việc quản lý hàng tồn kho là đảm bảo luôn có đủ hàng để đáp ứng nhu cầu sản xuất và bán hàng, đồng thời giảm thiểu chi phí lưu kho và lãng phí.
2. Tại sao quản lý hàng tồn kho lại quan trọng?
Quản lý hàng tồn kho hiệu quả là một trong những yếu tố cốt lõi quyết định sự thành công của doanh nghiệp. Nó không chỉ ảnh hưởng đến dòng tiền mà còn tác động trực tiếp đến sự hài lòng của khách hàng và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Dưới đây là những lý do giải thích tại sao việc quản lý hàng tồn kho lại quan trọng:
2.1 Giảm thiểu chi phí
Hàng tồn kho chiếm một phần lớn vốn lưu động của doanh nghiệp. Quản lý không tốt sẽ khiến vốn bị "kẹt" trong kho, ảnh hưởng đến khả năng đầu tư vào các hoạt động khác. Chả hạn, hàng tồn kho quá nhiều sẽ dẫn đến chi phí thuê kho, bảo hiểm, nhân công tăng cao hay hàng tồn kho quá lâu có thể bị hỏng, lỗi thời, gây ra tổn thất về tài chính. Chính vì vậy, quản lý hàng tồn kho tốt giúp doanh nghiệp giảm thiểu các chi phí không đáng có đã nêu trên.
2.2 Tối ưu hóa dòng tiền
Quản lý hàng tồn kho tốt giúp doanh nghiệp kiểm soát được dòng tiền, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa vốn. Doanh nghiệp sẽ biết phải sử dụng bao nhiêu vốn cho hoạt động đầu tư kho bãi, tính toán được khoản đầu tư sản phẩm để tránh dư thừa quá nhiều,... và tối ưu các chi phí liên quan khác. Vốn được sử dụng hiệu quả hơn khi hàng tồn kho được quản lý chặt chẽ.
2.3. Đáp ứng nhu cầu khách hàng
Quản lý hàng tồn kho tốt giúp đảm bảo luôn có đủ hàng hóa để phục vụ khách hàng, tránh mất khách hàng. Khách hàng sẽ hài lòng hơn khi nhận được sản phẩm đúng lúc và đúng yêu cầu. Từ đó, giúp doanh nghiệp giành được lợi thế cạnh tranh.
2.4. Cải thiện hiệu quả sản xuất
Việc thiếu nguyên vật liệu hoặc thừa nguyên vật liệu …là một trong những vấn đề gây gián đoạn quá trình sản xuất. Quản lý hàng tồn kho tốt giúp tránh những tình trạng này. Bằng cách dựa trên số liệu hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể lập kế hoạch sản xuất phù hợp, tránh tình trạng sản xuất quá nhiều hoặc quá ít.
2.6. Cải thiện quyết định kinh doanh
Hệ thống quản lý hàng tồn kho cung cấp dữ liệu chính xác về số lượng, loại hàng, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt hơn. Nhờ có dữ liệu chính xác, doanh nghiệp có thể nhanh chóng điều chỉnh sản xuất và kinh doanh để thích ứng với những thay đổi của thị trường.
Tóm lại, quản lý hàng tồn kho hiệu quả là một yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp hoạt động ổn định, tăng trưởng bền vững và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường.
3. Các chỉ số quan trọng trong quản lý hàng tồn kho
Quản lý hàng tồn kho hiệu quả đòi hỏi doanh nghiệp phải theo dõi và đánh giá một số chỉ số quan trọng. Dưới đây là 3 chỉ số cơ bản và phổ biến nhất:
3.1 Tồn kho trung bình
Là giá trị trung bình của hàng tồn kho trong một khoảng thời gian nhất định (thường là một năm). Chỉ số này cho biết mức độ hàng hóa mà doanh nghiệp đang giữ trung bình trong một giai đoạn. Một tồn kho trung bình quá cao có thể dẫn đến chi phí lưu kho tăng, trong khi tồn kho trung bình quá thấp có thể gây ra tình trạng thiếu hàng.
Vòng quay hàng tồn kho
Là Số lần trung bình mà doanh nghiệp bán và thay thế toàn bộ hàng tồn kho trong một khoảng thời gian nhất định. Chỉ số này cho biết hiệu quả sử dụng hàng tồn kho. Một vòng quay hàng tồn kho cao cho thấy doanh nghiệp đang quản lý hàng tồn kho hiệu quả, hàng hóa được bán nhanh và ít bị tồn đọng.
Mức hàng tồn kho tối ưu
Là mức hàng tồn kho lý tưởng mà doanh nghiệp cần duy trì để đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà không gây ra lãng phí. Để xác định mức hàng tồn kho tối ưu, doanh nghiệp có thể sử dụng các mô hình dự báo, phân tích ABC hoặc các phần mềm quản lý hàng tồn kho chuyên dụng. Các yếu tố ảnh hưởng: nhu cầu của khách hàng, thời gian giao hàng của nhà cung cấp, chi phí lưu kho, chi phí thiếu hàng, mức độ biến động của nhu cầu
Các chỉ số này giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả của quá trình quản lý hàng tồn kho, từ đó đưa ra các biện pháp cải tiến. Dựa trên các chỉ số này, doanh nghiệp có thể lập kế hoạch sản xuất, nhập hàng và quản lý kho hiệu quả hơn. Nhờ có các chỉ số này giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định đầu tư vào hệ thống quản lý kho, phần mềm, hoặc các công nghệ mới để cải thiện hiệu quả hoạt động.
Ngoài 3 chỉ số trên, còn có nhiều chỉ số khác quan trọng trong quản lý hàng tồn kho như:
- Tỷ lệ hàng tồn kho trên doanh thu: Cho biết tỷ lệ phần trăm của hàng tồn kho so với doanh thu.
- Số ngày bán hàng trong kho: Cho biết trung bình số ngày để bán hết một lượng hàng tồn kho nhất định.
- Tỷ lệ thiếu hàng: Cho biết tỷ lệ đơn hàng không thể đáp ứng được do thiếu hàng.
- Chi phí lưu kho: Bao gồm chi phí thuê kho, bảo hiểm, nhân công, hao hụt...
Việc theo dõi và phân tích các chỉ số này một cách thường xuyên sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra những quyết định chính xác và hiệu quả trong việc quản lý hàng tồn kho.
4. Các vấn đề thường gặp trong quản lý hàng tồn kho
Quản lý hàng tồn kho có rất nhiều vấn đề sẽ xảy ra do nhiều nguyên nhân khác nhau:
4.1. Tồn kho quá nhiều hoặc quá ít
Nguyên nhân dẫn tới vấn đề này là do dự báo không chính xác, có thể là quá cao dẫn đến tồn kho dư thừa, dự báo quá thấp gây thiếu hàng. Ngoài ra, khi xử lý đơn hàng chậm, thiếu chính xác dẫn đến tình trạng tồn kho không đồng đều hoặc đặt hàng số lượng lớn, chu kỳ đặt hàng quá ngắn hoặc quá dài, cũng gây ra tồn kho. Hậu quả dẫn đến tốn kém chi phí lưu kho (chi phí bảo quản, bảo hiểm…), vốn bị kẹt, hàng hóa lỗi thời, hư hỏng
4.2. Hàng hóa hư hỏng, lỗi thời
Nguyên nhân chính của vấn đề này là do điều kiện bảo quản không tốt (nhiệt độ, độ ẩm không phù hợp, không gian lưu trữ không đảm bảo…) hoặc thiệt hại trong quá trình vận chuyển từ nhà cung cấp đến kho. Hậu quả dẫn đến hàng hóa hư hỏng, lỗi thời không thể bán được, gây thiệt hại về tài chính, gây ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.
4.3 Khó khăn trong việc theo dõi và kiểm soát hàng tồn kho
Nguyên nhân chính là do thiếu hệ thống quản lý, sử dụng phương pháp quản lý thủ công, dữ liệu không được cập nhật kịp thời trong khi số lượng hàng hóa lớn, nhiều kho hàng ở các địa điểm khác nhau, dẫn đến khó khăn trong việc theo dõi từng sản phẩm. Hậu quả dẫn đến số liệu tồn kho không chính xác, thiếu hàng hoặc thừa hàng, mất mát hàng hóa,... gây khó khăn trong việc ra quyết định.
5. Quản lý hàng tồn kho bằng phương pháp truyền thống
Quản lý hàng tồn kho bằng phương pháp truyền thống, tức là sử dụng sổ sách, bảng tính và các phương pháp thủ công, thường gặp phải nhiều khó khăn và hạn chế:
5.1 Thiếu chính xác và cập nhật
Dùng phương pháp ghi chép thủ công dễ dẫn đến các lỗi như sai số liệu, nhầm lẫn hàng hóa, gây ra mất mát và lãng phí, dẫn đến việc cập nhật số liệu tồn kho thường chậm trễ, thông tin không chính xác, gây khó khăn cho việc ra quyết định.
5.2 Mất thời gian và công sức
Các nhiệm vụ thủ công như kiểm kê thủ công, nhập liệu thủ công, xử lý báo cáo thủ công sẽ khiến nhân sự mất thời gian và tốn công sức, đặc biệt với các công ty có quy mô lớn và đa dạng sản phẩm. Bên cạnh đó, việc phân tích số liệu và nhập liệu số liệu vào các bảng tính hoặc phần mềm quản lý đơn giản cũng mất nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót.
5.3 Khó khăn trong việc dự báo
Quản lý hàng tồn kho thủ công dễ gây thiếu dữ liệu chi tiết về lịch sử bán hàng, xu hướng thị trường khiến cho việc dự báo trở nên khó khăn hơn. Việc dự báo nhu cầu thường dựa trên kinh nghiệm cá nhân, khó có thể đưa ra những dự báo chính xác và khoa học.
5.4 Khó kiểm soát và liên kết dữ liệu các phòng ban
Xác định mức tồn kho tối ưu là rất khó khăn khi không có công cụ hỗ trợ. Khi hàng hóa bị thất lạc hoặc hư hỏng, quản lý thủ công hoặc công cụ tính đơn giản sẽ rất khó xác định thiệt hại này. Thêm vào đó, các thông tin chồng chéo nhau giữa các phòng ban, làm sao để không bị rối và sai sót, đặc biệt là với phòng ban kế toán, bán hàng? Điều này thực sự là bài toán khó khi doanh nghiệp không sử dụng công cụ quản lý hiệu quả, dễ gây ra sự chồng chéo và không thống nhất trong thông tin giữa các phòng ban, khó khăn quản lý doanh nghiệp.
Để khắc phục những hạn chế trên và nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho, các doanh nghiệp nên chuyển sang sử dụng các phần mềm quản lý kho hoặc hệ thống ERP. Các phần mềm này cung cấp các tính năng tự động hóa, giúp doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho một cách chính xác, nhanh chóng và hiệu quả hơn.
6. Hệ thống ERP - giải pháp tối ưu cho việc quản lý hàng tồn kho
Như đã đề cập ở phần trước, quản lý hàng tồn kho bằng phương pháp truyền thống gặp rất nhiều khó khăn. Hệ thống ERP với những tính năng ưu việt của mình đã trở thành công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề này.
Trước tiên, chúng ta cần hiểu, ERP là gì?
ERP (Enterprise Resource Planning) hay còn được gọi là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp là một phần mềm tích hợp, quản lý tất cả các hoạt động cốt lõi của một doanh nghiệp. Từ quản lý tài chính, nhân sự, sản xuất, đến bán hàng, mua hàng, kho bãi... ERP đều có thể quản lý một cách thống nhất, tạo ra một hệ thống thông tin duy nhất cho toàn bộ doanh nghiệp.
ERP có những ưu điểm nổi bật trong quản lý hàng tồn kho, cụ thể là:
6.1 Tự động hóa quy trình
Hệ thống ERP tự động ghi nhận các hoạt động nhập xuất kho, cập nhật số lượng tồn kho tức thời, kiểm kê số liệu định kỳ hoặc đột xuất, theo dõi chặt chẽ lô hàng, hạn sử dụng của từng sản phẩm, đảm bảo chất lượng hàng hóa… và tự động cảnh báo khi hàng hóa sắp hết hạn sử dụng, tồn kho thấp hoặc quá cao. Với sự ưu việt này, ERP dễ dàng tạo báo cáo chi tiết về tình hình tồn kho, dự báo nhu cầu tiêu thụ sản phẩm dựa trên dữ liệu lịch sử, giúp doanh nghiệp lên kế hoạch sản xuất và nhập hàng hiệu quả. Từ đó, giúp doanh nghiệp phân tích xu hướng tiêu thụ của từng sản phẩm, đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp.
6.2 Tích hợp với các hệ thống khác
Không thể phụ nhận rằng, ERP là một hệ thống tích hợp các phòng ban hiệu quả. Khi mà các dữ liệu được chia sẻ đa phòng ban một cách chính xác, cụ thể và thường xuyên được cập nhật. Điều này giúp cho quá trình quản lý hàng tồn kho trở lên dễ dàng hơn bao giờ hết. Cụ thể:
- Kế toán: ERP tích hợp với hệ thống kế toán, giúp tự động hóa các nghiệp vụ liên quan đến hàng tồn kho như giá thành sản phẩm, giá trị tồn kho.
- Bán hàng: ERP kết nối với hệ thống bán hàng, giúp cập nhật số lượng hàng tồn kho sau mỗi giao dịch bán hàng.
- Sản xuất: ERP liên kết với hệ thống sản xuất, giúp lập kế hoạch sản xuất dựa trên nhu cầu của khách hàng và số lượng hàng tồn kho hiện có.
6.3 Tối ưu hóa chuỗi cung ứng
ERP có thể giúp doanh nghiệp quản lý các kho hàng ở các địa điểm khác nhau, quản lý hàng hóa với các đặc tính khác nhau như kích thước, trọng lượng, màu sắc, lô sản xuất...Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc phân phối hàng hóa. Bên cạnh đó, hệ thống ERP có tính năng tích hợp mã vạch, RFID. Việc sử dụng mã vạch, RFID giúp tự động hóa quá trình nhập xuất kho, kiểm kê, tăng độ chính xác và giảm thiểu lỗi sai.
Ngoài ra, hệ thống giúp quản lý thông tin nhà cung cấp, theo dõi lịch sử giao dịch, đánh giá nhà cung cấp.
7. Lợi ích khi sử dụng ERP trong quản lý hàng tồn kho
Việc áp dụng hệ thống ERP vào quản lý hàng tồn kho mang lại nhiều lợi ích đáng kể, đặc biệt là trong việc tăng hiệu quả sản xuất. Dưới đây là những lợi ích cụ thể:
7.1 Tiết kiệm thời gian
Sử dụng ERP trong quản lý hàng tồn kho tiết kiệm thời gian đáng kể nhờ vào khả năng tự động hóa các quy trình. Thay vì mất nhiều thời gian cho việc nhập liệu thủ công, kiểm kê bằng sổ sách, ERP thực hiện các công việc này một cách tự động, nhanh chóng và chính xác. Ví dụ, khi hàng hóa được nhập vào kho, nhân viên chỉ cần quét mã vạch, hệ thống sẽ tự động cập nhật số lượng tồn kho vào cơ sở dữ liệu. Tương tự, khi xuất hàng, hệ thống cũng sẽ tự động trừ đi số lượng hàng đã bán. Nhờ đó, nhân viên có thể tập trung vào các công việc có giá trị gia tăng hơn như phân tích dữ liệu, lập kế hoạch sản xuất thay vì phải dành quá nhiều thời gian cho các công việc thủ công, lặp đi lặp lại.
Ngoài ra, ERP còn giúp tiết kiệm thời gian nhờ khả năng truy xuất thông tin nhanh chóng. Với vài cú click chuột, người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin về một sản phẩm cụ thể, kiểm tra số lượng tồn kho, lịch sử giao dịch, hay các báo cáo liên quan. Điều này giúp giảm thiểu thời gian tìm kiếm thông tin và hỗ trợ quá trình ra quyết định nhanh chóng hơn.
7.2 Tăng cường độ chính xác và minh bạch
ERP đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao độ chính xác và minh bạch trong quản lý hàng tồn kho. Hệ thống này hoạt động như một trung tâm dữ liệu thống nhất, cập nhật liên tục mọi thông tin về số lượng, loại hàng, vị trí lưu trữ và các hoạt động nhập xuất kho. Nhờ đó, các doanh nghiệp có thể theo dõi số lượng hàng tồn kho chính xác, quản lý đa dạng các loại hàng hóa, cung cấp báo cáo chi tiết và kết nối với các hệ thống khác như kế toán, bán hàng, sản xuất, giúp đảm bảo tính thống nhất và chính xác của dữ liệu.
Nhờ những tính năng trên, ERP giúp doanh nghiệp tăng cường độ chính xác và minh bạch trong quản lý hàng tồn kho, từ đó tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và nâng cao hiệu quả sản xuất.
7.3 Quản lý nguyên vật liệu hiệu quả
ERP giúp tự động hóa các quy trình nhập xuất kho, theo dõi số lượng tồn kho chính xác, từ đó dự báo nhu cầu nguyên vật liệu một cách hiệu quả. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể giảm thiểu tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa nguyên vật liệu, tối ưu hóa chi phí lưu kho và đảm bảo sản xuất diễn ra liên tục, đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng. Ngoài ra, ERP còn giúp quản lý chất lượng nguyên vật liệu, theo dõi hạn sử dụng, đảm bảo nguyên vật liệu luôn đáp ứng tiêu chuẩn sản xuất.
7.4 Tối ưu hóa lợi nhuận
Bằng cách tự động hóa các quy trình, cung cấp dữ liệu chính xác, kịp thời và hỗ trợ ra quyết định dựa trên số liệu, ERP giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ hàng tồn kho, giảm thiểu chi phí. oanh nghiệp có thể tập trung nguồn lực vào các hoạt động cốt lõi, nâng cao năng lực cạnh tranh và đạt được mục tiêu tăng trưởng bền vững. Cụ thể:
Giảm thiểu chi phí lưu kho, chi phí hàng hóa hư hỏng, lỗi thời, chi phí thiếu hàng và chi phí vận chuyển.
Tự động hóa các quy trình, giảm thiểu thời gian và nhân lực, giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn.
7.5 Cải thiện quyết định kinh doanh
Dựa trên lịch sử bán hàng, xu hướng thị trường và các yếu tố ảnh hưởng khác, ERP có thể dự báo nhu cầu tiêu thụ của sản phẩm một cách chính xác, giúp doanh nghiệp lên kế hoạch sản xuất và nhập hàng phù hợp, tránh tình trạng tồn kho quá nhiều hoặc quá ít. Ngoài ra, ERP giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ chuỗi cung ứng, từ việc lựa chọn nhà cung cấp đến việc phân phối hàng hóa.
Dựa trên số liệu này, tất cả các quyết định liên quan đến hàng tồn kho đều được dựa trên số liệu thực tế, giúp giảm thiểu rủi ro và tăng khả năng thành công. Ví dụ, khi quyết định nhập thêm một loại sản phẩm mới, doanh nghiệp có thể dựa vào dữ liệu về nhu cầu thị trường, khả năng cạnh tranh và chi phí để đưa ra quyết định chính xác.
8. Sota Solutions - nhà cung cấp phần mềm ERP quản lý hàng tồn kho hiệu quả trong sản xuất.
Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phát triển giải pháp quản lý doanh nghiệp ERP, Sota Solutions không ngừng cải tiến công nghệ và cập nhật các tính năng hiện đại nhất để đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng.
Mô-đun hàng tồn kho chuyên dụng của Sota ERP để quản lý kho hàng của bạn một cách thông minh và hiệu quả. Quản lý kho và hàng tồn kho Sota ERP cung cấp cho bạn quyền kiểm soát chính thức các hoạt động của kho lưu trữ sản phẩm và chuyển động mang lại độ tin cậy cho các hoạt động kiểm soát của bạn.
Đội ngũ chuyên gia của Sota Solutions cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt quá trình triển khai và hỗ trợ hệ thống, từ tư vấn giải pháp, triển khai cho đến đào tạo và bảo trì.
9. Kết luận
Tóm lại, hệ thống ERP là một công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho hiệu quả, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh và tối ưu hóa lợi nhuận. Việc lựa chọn và triển khai một hệ thống ERP phù hợp là một quyết định quan trọng, đòi hỏi sự nghiên cứu kỹ lưỡng. Tuy nhiên, những lợi ích mà ERP mang lại chắc chắn sẽ xứng đáng với khoản đầu tư của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp bạn đang tìm kiếm một giải pháp toàn diện cho việc quản lý hàng tồn kho nói riêng, và trong sản xuất nói chung, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn những giải pháp quản trị sản xuất hiệu quả nhất!