Hệ thống kiểm kê định kỳ là phương pháp được các kho hàng sử dụng để giúp doanh nghiệp xử lý hàng tồn kho của mình. Bài viết này sẽ khám phá các chi tiết cụ thể của hệ thống kiểm kê định kỳ, thảo luận về ưu và nhược điểm của hệ thống này cũng như cách phần mềm SotaERP có thể áp dụng và quản lý hệ thống này một cách hiệu quả.
I. Hệ thống kiểm kê định kỳ là gì?
Hệ thống kiểm kê định kỳ là phương pháp định giá quản lý hàng tồn kho để xác định giá vốn hàng bán (COGS) cho mục đích báo cáo tài chính và kế toán. Đúng như tên gọi của nó, giải pháp này yêu cầu kiểm kê thực tế mức tồn kho tại các khoảng thời gian được chỉ định.
Vì việc đếm hàng tồn kho diễn ra vào cuối kỳ kế toán nên bạn phải dựa vào ước tính để hiểu giá vốn hàng bán trong các khoảng thời gian. Khi xác định khoảng không quảng cáo cuối kỳ, bạn sử dụng nó để điều chỉnh ước tính nhằm phản ánh số lượng thực tế.
II. Phương pháp kiểm kê định kỳ là gì?
Phương pháp kiểm kê định kỳ bao gồm việc đếm và ghi chép hàng tồn kho theo các khoảng thời gian cụ thể, thường là vào cuối mỗi kỳ kế toán. Nó dựa vào việc ghi chép thủ công và tính giá vốn hàng bán (COGS) dựa trên hàng tồn kho đầu kỳ, mua hàng và tồn kho cuối kỳ.
III. Ưu và nhược điểm của hệ thống kiểm kê định kỳ
Triển khai hệ thống kiểm kê định kỳ có thể mang lại lợi ích, đặc biệt đối với các công ty nhỏ hơn. Chắc chắn rằng việc triển khai và bảo trì nó rẻ hơn so với hệ thống kê khai thường xuyên và vì tính đơn giản của hệ thống nên không yêu cầu đào tạo nhân viên rộng rãi.
Ưu điểm của hệ thống kiểm kê định kỳ
- Chi phí rẻ hơn nhiều. Không tốn chi phí phần mềm, không cần đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống POS.
- Đó là một hệ thống mà bạn có thể bắt đầu sử dụng mà không cần bất kỳ sự chuẩn bị kỹ lưỡng nào và bạn có thể đặt khoảng thời gian được đo lường để phù hợp với nhu cầu của công ty mình.
- Sử dụng đơn giản hơn, miễn là doanh nghiệp của bạn nhỏ.
Nhược điểm của hệ thống kiểm kê định kỳ
- Bạn không thể có được bản trình bày thực sự chính xác về hàng tồn kho của mình cho đến khi kỳ kế toán kết thúc
- Công ty của bạn càng phát triển thì hệ thống này càng kém chính xác và hữu ích.
- Việc phụ thuộc vào kiểm toán hàng tồn kho thực tế cũng khiến hệ thống này tốn nhiều thời gian hơn khi bạn phát triển quy mô lớn hơn.
- Ban quản lý có ít quyền kiểm soát trực tiếp hơn mức tồn kho
IV. Hệ thống kiểm kê định kỳ trong giải pháp SotaERP
Thứ nhất, phần mềm SotaERP đơn giản hóa việc kích hoạt hệ thống kiểm kê định kỳ chỉ bằng một bước duy nhất, thực hiện bằng cách chọn tùy chọn “Thủ công” để định giá hàng tồn kho.
Thứ hai, phần mềm SotaERP tạo điều kiện thuận lợi cho việc thiết lập quy trình kế toán tự động. Các quy trình này đòi hỏi phải ghi lại giá trị hàng tồn kho ban đầu, số hàng tồn kho bổ sung trong suốt kỳ và giá trị hàng tồn kho cuối cùng vào cuối kỳ, tuân thủ các nguyên tắc của phương pháp kiểm kê định kỳ. Chức năng này hợp lý hóa các thủ tục kế toán, giảm bớt sự phụ thuộc vào dữ liệu đầu vào thủ công và do đó giảm thiểu các lỗi tiềm ẩn phát sinh từ sự tham gia của con người.
Thứ ba, ứng dụng quản lý hàng tồn kho của SotaERP cung cấp nhiều lựa chọn về tiêu chí hàng tồn kho, cho phép doanh nghiệp thích ứng liền mạch với các chiến lược hàng tồn kho đa dạng. Ví dụ: người dùng có thể sắp xếp hàng tồn kho dựa trên Sản phẩm, Vị trí, Danh mục lưu trữ và các thông số bổ sung.
V. Chọn hệ thống quản lý hàng tồn kho phù hợp cho doanh nghiệp của bạn
Dưới đây là những điểm chính cần xem xét khi lựa chọn hệ thống quản lý hàng tồn kho
- Thời gian: Nhận biết các dấu hiệu cho thấy sự cần thiết của hệ thống tự động, chẳng hạn như thường xuyên bán quá mức, chênh lệch hàng tồn kho và dành quá nhiều thời gian cho các công việc thủ công thay vì mở rộng kinh doanh
- Tích hợp: Liệt kê danh sách các phân hệ cần thiết tích hợp như nền tảng thương mại điện tử, thị trường, vận chuyển và hệ thống POS. Đảm bảo tích hợp liền mạch mà không cần phần mềm bổ sung do bên ngoài quản lý. Ngoài ra, hãy kiểm tra API mở để tích hợp tùy chỉnh.
- Khả năng mở rộng: Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, nhu cầu quản lý hàng tồn kho của bạn cũng tăng theo. Điều cần thiết là chọn một hệ thống có thể mở rộng quy mô phù hợp với doanh nghiệp của bạn để tránh những rắc rối khi chuyển đổi và nâng cấp hệ thống trong tương lai.
- Khả năng sử dụng: Hãy xem xét tính dễ sử dụng, đặc biệt đối với những nhân viên ít hiểu biết về công nghệ. Đảm bảo giao diện người dùng của phần mềm trực quan và dễ học.
VI. Kết luận
SotaERP là giải pháp quản lý tồn kho toàn diện hỗ trợ hệ thống kiểm kê định kỳ, hạch toán tự động, nhiều lựa chọn theo dõi tồn kho. Điều này giúp cải thiện quy trình và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Bạn cần xem xét quy trình quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp mình phù hợp với phương pháp kiểm kê định kỳ hay phương pháp kiểm kê định kỳ để đưa ra lựa chọn phù hợp.