Nhiều doanh nghiệp đã bắt đầu nhận ra tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ để tối ưu hóa hoạt động và nắm bắt cơ hội tăng trưởng trong kỷ nguyên số. Tuy nhiên, không ít công ty vẫn đang loay hoay giữa hàng chục file Excel, quy trình rời rạc, và thiếu công cụ hỗ trợ ra quyết định kịp thời. Điều này dẫn đến lãng phí tài nguyên, sai sót trong xử lý vận đơn, và mất dần lợi thế cạnh tranh trong ngành vốn đang thay đổi từng ngày. Và để làm được điều đó, việc áp dụng một hệ thống ERP chuyên biệt cho ngành logistics không còn là tùy chọn, mà là bước chuyển đổi bắt buộc. ERP chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp kết nối toàn bộ quy trình, giảm thiểu sai sót, và đưa ra quyết định nhanh chóng dựa trên dữ liệu thời gian thực.
Trong bài viết này hãy cùng chúng tôi tìm hiểu năm khó khăn lớn mà doanh nghiệp Freight Forwarder thường xuyên gặp phải khi quản lý và vận hành doanh nghiệp của họ, cách ERP giải quyết vấn đề này như thế nào?
1. Thiếu kết nối giữa các bộ phận (Sales – Ops – Kế toán)
Trong một doanh nghiệp freight forwarder, ba bộ phận chính – Sales, Operations (vận hành), và Kế toán – cần phối hợp chặt chẽ với nhau để đảm bảo đơn hàng được thực hiện trơn tru, khách hàng hài lòng và dòng tiền được kiểm soát. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều công ty vẫn đang vận hành theo kiểu “mạnh ai nấy làm”.
Sales báo giá và chốt đơn trên email. Ops nhận thông tin qua file Excel. Kế toán phải đợi tổng hợp chứng từ từ cả hai bộ phận mới lên được hóa đơn. Việc thiếu kết nối dẫn đến:
- Sai sót thông tin vận đơn hoặc giá cước
- Chậm trễ trong xử lý đơn hàng và xuất hóa đơn
- Tranh cãi nội bộ, giảm hiệu suất và uy tín với khách hàng
Hệ thống ERP chuyên biệt cho ngành logistics có thể kết nối toàn bộ dữ liệu giữa Sales – Ops – Kế toán trên cùng một nền tảng. Khi bộ phận Sales tạo báo giá hoặc đơn hàng, thông tin lập tức được đẩy sang cho đội vận hành và kế toán nắm bắt. Các cập nhật như thay đổi lịch trình, trạng thái giao hàng hay chi phí phát sinh cũng được cập nhật tự động, theo thời gian thực.
Kết quả là:
- Giảm thiểu sai sót và chồng chéo dữ liệu
- Rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng, hóa đơn
- Tăng khả năng phối hợp, minh bạch và hiệu quả vận hành
Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh gay gắt, sự kết nối mượt mà giữa các bộ phận chính là “chìa khóa vàng” để doanh nghiệp freight forwarding hoạt động như một bộ máy liền mạch, chuyên nghiệp.
2. Báo giá thủ công, khó kiểm soát biến động cước phí
Việc báo giá không đơn thuần là gửi một con số – đó là cả một quá trình tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn: hãng tàu, hãng bay, phí local charges, phụ phí theo mùa, tỷ giá, v.v. Tuy nhiên, ở nhiều doanh nghiệp, quy trình này vẫn đang được thực hiện hoàn toàn thủ công, qua email, file Excel hoặc… trí nhớ của nhân viên.
Hệ quả là:
- Tốn thời gian tổng hợp và gửi báo giá, đặc biệt khi khách yêu cầu nhiều phương án
- Dễ báo sai, thiếu chi tiết hoặc không cập nhật kịp thời cước phí mới
- Khó kiểm soát mức giá giữa các nhân viên kinh doanh, dẫn đến mất kiểm soát lợi nhuận
- Không có dữ liệu lịch sử báo giá để phân tích xu hướng hoặc tối ưu margin
ERP tích hợp mô-đun báo giá thông minh (Pricing Automation)
- Cập nhật & lưu trữ bảng giá mới nhất từ các hãng tàu, hãng bay, đại lý
- Thiết lập cấu trúc giá động (theo tuyến, theo khối lượng, theo khách hàng)
- Tạo báo giá chỉ trong vài cú click, từ dữ liệu có sẵn
- Tự động gửi báo giá qua email, có thể theo mẫu chuẩn hóa, chuyên nghiệp.
- Lưu trữ lịch sử báo giá, giúp theo dõi tiến độ chuyển đổi & tối ưu chiến lược.
Kết quả là đội Sales có thể phản hồi khách hàng nhanh hơn, chính xác hơn, không còn lo bỏ sót chi phí, và đặc biệt là kiểm soát được biên lợi nhuận trên từng lô hàng.
3. Lưu trữ vận đơn, chứng từ rời rạc, thiếu truy vết
Mỗi lô hàng trong ngành freight forwarding thường đi kèm với một “núi” chứng từ: booking, vận đơn (HBL/MBL), hóa đơn đầu vào, debit note từ hãng tàu, invoice cho khách, hợp đồng, email trao đổi, và nhiều tài liệu liên quan khác. Tuy nhiên, tại nhiều doanh nghiệp, các chứng từ này lại bị phân tán: cái lưu trên máy tính cá nhân, cái lưu trong email, cái in ra để trong tủ giấy, thậm chí một số file… mất dấu hoàn toàn.
Điều này gây ra nhiều hệ lụy nghiêm trọng:
- Mất thời gian tìm kiếm chứng từ khi khách hàng cần đối chiếu hoặc khi có khiếu nại
- Thiếu minh bạch trong kiểm tra nội bộ hoặc khi bị cơ quan nhà nước thanh tra
- Rủi ro pháp lý khi không lưu trữ đúng quy định hoặc thất lạc dữ liệu quan trọng
- Khó khăn trong việc truy xuất lịch sử giao dịch để phân tích và cải thiện dịch vụ
Hệ thống ERP hiện đại cho ngành logistics cho phép lưu trữ toàn bộ chứng từ vận đơn theo từng shipment, từng khách hàng hoặc từng tuyến vận chuyển. Mỗi đơn hàng có thể trở thành một hồ sơ điện tử đầy đủ, nơi tất cả các tài liệu được gắn kèm – từ bản scan, PDF, hình ảnh, cho đến email trao đổi – tất cả được lưu trữ tập trung và có thể tìm kiếm dễ dàng chỉ trong vài giây.
Ngoài ra, ERP cũng hỗ trợ:
- Quản lý phân quyền truy cập – chỉ những người liên quan mới được xem/sửa
- Lưu lịch sử chỉnh sửa – ai thao tác gì, vào lúc nào đều được ghi lại
- Sao lưu và bảo mật dữ liệu, giúp doanh nghiệp tránh mất mát khi có sự cố
Nhờ đó, doanh nghiệp không còn “chạy đi tìm file”, mà có thể truy xuất, kiểm tra hoặc chia sẻ thông tin một cách chuyên nghiệp và nhanh chóng, đúng chuẩn quốc tế.
4. Quản lý công nợ, thanh toán chậm trễ
Trong ngành freight forwarding, dòng tiền đóng vai trò sống còn. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp lại gặp khó khăn trong việc theo dõi công nợ khách hàng, dẫn đến tình trạng:
- Hóa đơn quá hạn nhưng không ai nhắc, gây thất thoát dòng tiền
- Không biết ai còn nợ bao nhiêu, phải kiểm tra thủ công từ nhiều hệ thống khác nhau
- Nhầm lẫn hoặc trùng lặp hóa đơn, ảnh hưởng đến mối quan hệ với khách hàng
- Thiếu phối hợp giữa Sales – Kế toán, khiến việc thu hồi nợ trở nên bị động
Tình trạng này kéo dài sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền hoạt động, khả năng chi trả cho nhà cung cấp, và thậm chí gây mất uy tín nếu doanh nghiệp bị chậm thanh toán ngược trở lại.
Với hệ thống ERP, toàn bộ dữ liệu hóa đơn và công nợ được tự động cập nhật theo từng đơn hàng. Doanh nghiệp có thể:
- Theo dõi công nợ theo từng khách hàng, từng lô hàng, từng thời điểm
- Thiết lập cảnh báo khi đến hạn thanh toán hoặc quá hạn
- Đối chiếu tự động với sổ kế toán, giảm sai sót nhập liệu
- Tích hợp với hệ thống ngân hàng hoặc phần mềm kế toán để đồng bộ thanh toán nhanh chóng
Không chỉ giúp kế toán kiểm soát tốt hơn, ERP còn hỗ trợ bộ phận Sales nắm được tình hình công nợ của khách hàng ngay trong quá trình tư vấn, tránh chốt đơn với khách hàng có lịch sử nợ xấu hoặc đang bị hạn mức tín dụng nội bộ.
Kết quả: doanh nghiệp chủ động thu hồi công nợ đúng hạn, cải thiện dòng tiền, và giảm thiểu rủi ro tài chính trong vận hành.
5. Thiếu báo cáo phân tích theo thời gian thực
Trong môi trường vận hành nhanh, phức tạp như logistics, việc ra quyết định dựa trên dữ liệu không còn là lựa chọn mà là điều kiện sống còn. Tuy vậy, nhiều doanh nghiệp freight forwarding vẫn đang “bơi” trong bảng tính, phải tổng hợp số liệu thủ công từ nhiều bộ phận và thường chỉ có được báo cáo sau khi mọi việc đã xảy ra.
Hệ quả là:
- Ban lãnh đạo khó nắm bắt kịp thời tình hình doanh thu – chi phí – lợi nhuận
- Không biết tuyến nào đang có lãi, khách nào thường xuyên chậm thanh toán
- Không đo lường được hiệu suất nhân viên hay chi phí phát sinh theo từng lô hàng
- Mất cơ hội cải thiện chiến lược vì thiếu dữ liệu tức thời
Hệ thống ERP hiện đại cho ngành freight forwarding cho phép xây dựng các bảng điều khiển (dashboard) trực quan, giúp nhà quản lý theo dõi toàn diện và cập nhật tức thì các chỉ số cốt lõi:
- Doanh thu – chi phí – lợi nhuận theo tuyến vận chuyển, khách hàng, thời gian
- Biểu đồ hiệu suất từng nhân viên Sales, Ops, hay tiến độ xử lý đơn hàng
- Phân tích công nợ, dòng tiền, tỷ lệ chuyển đổi báo giá
- Dự báo xu hướng tăng/giảm sản lượng hoặc lợi nhuận
Tất cả dữ liệu đều được tổng hợp tự động từ các hoạt động thực tế trên hệ thống, giúp ban lãnh đạo ra quyết định nhanh hơn, chính xác hơn, thay vì phụ thuộc vào “cảm tính” hay báo cáo cuối kỳ.
6. Kết luận
Quản lý một doanh nghiệp freight forwarding chưa bao giờ là dễ dàng – từ vận hành liên bộ phận, quản lý chi phí, chăm sóc khách hàng cho đến kiểm soát dòng tiền và dữ liệu. Những khó khăn như thiếu kết nối nội bộ, báo giá thủ công, chứng từ rời rạc, công nợ khó kiểm soát hay thiếu phân tích kịp thời đều đang âm thầm kéo lùi hiệu suất và lợi nhuận của doanh nghiệp. Với việc áp dụng một hệ thống ERP được thiết kế chuyên biệt cho ngành logistics, doanh nghiệp không chỉ khắc phục được những điểm nghẽn hiện tại mà còn xây dựng được nền tảng vận hành linh hoạt, minh bạch và sẵn sàng mở rộng trong tương lai. Liên hệ chúng tôi để nhận tài liệu miễn phí và cập nhật những giải pháp công nghệ mới nhất hiện nay.