Trong kỷ nguyên số, dữ liệu khách hàng nằm rải rác trên nhiều kênh khiến sales khó theo dõi, chăm sóc thủ công tốn nguồn lực và báo cáo chậm làm gây khó khăn trong việc ra quyết định ra quyết định. Sota CRM được xây dựng để giải bài toán đó cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, đặc biệt là các doanh nghiệp Forwarder & Logistics bằng cách tập trung hóa dữ liệu, tự động hóa quy trình và đưa ra báo cáo trực quan theo thời gian thực, tất cả trong một nền tảng.
Bài viết này sẽ cùng bạn khám phá những tính năng nổi bật của Sota CRM trong ngành Freight Forwarder dưới đây.
1. Vấn đề doanh nghiệp trong quản lý khách hàng
Dữ liệu khách hàng phân tán, thiếu đồng bộ; Thông tin khách hàng thường nằm rải rác ở nhiều kênh khác nhau như Excel, email, mạng xã hội hoặc hệ thống nội bộ. Điều này dẫn đến việc khó tổng hợp dữ liệu, dễ sai sót và gây mất nhiều thời gian cho nhân viên khi cần tra cứu.
- Không theo dõi được toàn bộ hành trình khách hàng: Doanh nghiệp thường chỉ quản lý rời rạc từng giai đoạn (marketing, bán hàng, hậu mãi) mà thiếu một cái nhìn tổng thể. Hậu quả là không biết chính xác khách hàng đang ở đâu trong hành trình, dễ bỏ lỡ cơ hội chăm sóc đúng thời điểm.
- Thiếu cá nhân hóa trong chăm sóc khách hàng: Do dữ liệu không được phân tích sâu và cập nhật liên tục, việc chăm sóc thường mang tính chung chung. Khách hàng cảm thấy trải nghiệm thiếu sự quan tâm riêng biệt, dẫn đến giảm mức độ hài lòng và gắn bó.
- Không kiểm soát hiệu quả làm việc của đội ngũ bán hàng/chăm sóc: Nhiều doanh nghiệp thiếu công cụ theo dõi tiến độ và hiệu suất làm việc. Nhà quản lý khó biết nhân viên nào đang xử lý bao nhiêu cơ hội, tỷ lệ thành công ra sao, từ đó khó đưa ra kế hoạch điều chỉnh kịp thời.
- Không đo lường và phân tích hiệu quả chiến dịch marketing/sales: Nếu chỉ triển khai mà không có báo cáo chi tiết, doanh nghiệp sẽ không biết chiến dịch nào hiệu quả, kênh nào mang lại khách hàng chất lượng, và ROI thực sự ra sao. Điều này gây lãng phí ngân sách và hạn chế khả năng tối ưu.
- Khó khăn trong việc giữ chân và chăm sóc khách hàng cũ: Do không có công cụ nhắc nhở, lưu trữ lịch sử tương tác hay phân loại khách hàng, doanh nghiệp dễ bỏ sót khách hàng sau khi chốt đơn. Việc chăm sóc thiếu liên tục khiến khách hàng cũ rời bỏ, trong khi chi phí tìm khách hàng mới lại cao gấp nhiều lần.
2. Lợi ích của phần mềm Sota CRM - quản lý khách hàng và nhân viên kinh doanh toàn diện
Giao diện trực quan, hỗ trợ đa thiết bị
Sota CRM sở hữu giao diện thân thiện, dễ sử dụng cho cả người mới bắt đầu. Hệ thống hoạt động mượt mà trên nhiều thiết bị như máy tính, điện thoại di động hay máy tính bảng, giúp bạn quản lý công việc mọi lúc, mọi nơi.
Tự động hóa & quản lý thông minh
Giảm thiểu thao tác thủ công nhờ tính năng tự động gửi email, nhắc lịch gọi và cập nhật trạng thái khách hàng. Toàn bộ dữ liệu được quản lý tập trung, liền mạch, giúp tối ưu hiệu suất làm việc và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Tích hợp AI & các module mạnh mẽ của Sota ERP
Hệ thống AI hỗ trợ chăm sóc khách hàng 24/7, xử lý nhiều công việc nhanh chóng và chính xác. Đồng thời, CRM được kết nối trực tiếp với các module khác như đơn hàng, kho, mua hàng và tài chính, giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru chỉ trên một nền tảng duy nhất.
3. Các tính năng chính của hệ thống Sota CRM cho ngành Logistics
- Quản lý khách hàng & cơ hội bán hàng: Lưu trữ, phân loại và theo dõi toàn bộ hành trình khách hàng từ lead đến khách hàng trung thành.
- Quản lý đội ngũ kinh doanh: Phân công, giám sát hiệu suất từng nhân viên, tối ưu quy trình bán hàng.
- Báo giá: Tạo báo giá nhanh chóng, chính xác, đồng bộ dữ liệu với vận đơn và đơn hàng.
- Email Marketing: Triển khai chiến dịch email cá nhân hóa, tăng tỷ lệ phản hồi và chuyển đổi.
- Tự động hóa: Giảm thao tác thủ công nhờ workflow thông minh và nhắc việc tự động.
- Tích hợp AI: Hỗ trợ phân tích dữ liệu, gợi ý chăm sóc khách hàng, dự đoán hành vi mua hàng.
- Báo cáo tùy chỉnh: Dashboard trực quan, dễ dàng tùy biến theo KPI doanh nghiệp.
- Support Ticket: Quản lý yêu cầu hỗ trợ khách hàng, theo dõi trạng thái xử lý tập trung.
4. Quản lý khách hàng & cơ hội bán hàng
Sota CRM cung cấp một hệ thống quản lý khách hàng toàn diện, cho phép doanh nghiệp dễ dàng import hoặc tạo mới thông tin khách hàng chỉ trong vài thao tác. Dữ liệu khách hàng được phân chia khoa học, giúp đội ngũ kinh doanh có thể chủ động nhận và chăm sóc khách hàng một cách hiệu quả. Bên cạnh đó, hệ thống hỗ trợ phân loại khách hàng theo nhiều tiêu chí như nhóm, thẻ (tags) hoặc mức độ tiềm năng, giúp việc quản lý trở nên trực quan và chính xác hơn.
Đặc biệt, Sota CRM lưu trữ và hiển thị toàn bộ lịch sử tương tác với khách hàng, bao gồm email, cuộc gọi, cuộc họp, ghi chú và tài liệu, đảm bảo đội ngũ không bỏ lỡ bất kỳ thông tin quan trọng nào trong quá trình chăm sóc. Người dùng còn có thể lựa chọn nhiều dạng hiển thị linh hoạt, từ danh sách chi tiết đến giao diện Kanban trực quan, giúp việc theo dõi và quản lý cơ hội bán hàng trở nên thuận tiện và tối ưu hơn.
5. Quản lý đội ngũ kinh doanh
Sota CRM cung cấp giải pháp toàn diện để quản lý và tối ưu hiệu suất đội ngũ kinh doanh. Doanh nghiệp có thể tổ chức khách hàng theo từng team hoặc phòng kinh doanh với cơ chế phân quyền dữ liệu rõ ràng, giúp tránh trùng lặp và sai lệch thông tin. Bên cạnh đó, hệ thống cho phép thiết lập KPI linh hoạt cho cả nhóm và từng nhân viên, bao gồm các chỉ số cụ thể như số cuộc gọi, báo giá, hợp đồng chốt hay số lượng cuộc hẹn trong tháng. Nhờ đó, quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ công việc, trong khi nhân viên có mục tiêu rõ ràng để phấn đấu. Đặc biệt, tính năng theo dõi và báo cáo hiệu suất chi tiết giúp ghi nhận toàn bộ hoạt động bán hàng, từ đó hỗ trợ lãnh đạo đánh giá khách quan, đưa ra chính sách khen thưởng phù hợp và thúc đẩy tinh thần làm việc hiệu quả trong toàn đội ngũ.
6. Báo giá
Quản lý báo giá thông minh là tính năng giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng khởi tạo báo giá trực tiếp hoặc tạo từ cơ hội bán hàng, đồng thời tùy chỉnh mẫu báo giá theo các mẫu có sẵn hoặc theo quy chuẩn riêng của công ty. Hệ thống hỗ trợ quản lý toàn bộ trạng thái báo giá từ Draft → Sent → Sales Order → Cancelled, giúp theo dõi tiến trình rõ ràng và chuyên nghiệp. Ngoài ra, người dùng sẽ nhận được thông báo ngay khi khách hàng xem hoặc chấp nhận báo giá, đảm bảo phản hồi kịp thời. Sota CRM còn cho phép quản lý danh mục sản phẩm và dịch vụ với đầy đủ thông tin về giá bán, thuế, chiết khấu, đồng thời tự động tính toán tổng giá trị, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót trong quy trình báo giá.
7. Email Marketing
Sota CRM tích hợp công cụ Email Marketing thông minh, giúp doanh nghiệp dễ dàng tạo và triển khai các chiến dịch tiếp thị hiệu quả. Với trình soạn thảo kéo - thả trực quan, người dùng có thể nhanh chóng thiết kế email chuyên nghiệp và cá nhân hóa nội dung theo từng nhóm khách hàng. Hệ thống còn hỗ trợ quản lý danh sách liên hệ, phân nhóm đối tượng chi tiết để đảm bảo thông điệp được gửi đúng người, đúng thời điểm. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể theo dõi hiệu quả chiến dịch thông qua các chỉ số quan trọng như tỷ lệ mở email, lượt nhấp liên kết và phản hồi từ khách hàng, từ đó tối ưu chiến lược marketing và nâng cao tỷ lệ chuyển đổi.
8. Tự động hóa
Khả năng tự động hóa quy trình thông minh cho phép doanh nghiệp thiết lập các quy tắc tự động dựa trên những điều kiện và hành động cụ thể, chẳng hạn như gửi email chăm sóc khách hàng, thông báo qua tin nhắn hoặc cập nhật trạng thái giao dịch. Các quy tắc này không chỉ giúp giảm thiểu thao tác thủ công mà còn đảm bảo quy trình vận hành liền mạch và nhất quán. Đặc biệt, Sota CRM hỗ trợ kích hoạt tự động theo sự kiện, từ việc tạo bản ghi mới, thay đổi trạng thái cho đến các tác vụ lặp lại theo lịch định kỳ. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi, quản lý và tối ưu hóa toàn bộ quy trình, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất công việc.
9. Tích hợp AI
Tích hợp AI thông minh giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý và chăm sóc khách hàng. Với AI Chatbot, doanh nghiệp có thể cung cấp dịch vụ tư vấn đa kênh 24/7, tự động trả lời các câu hỏi thường gặp, hỗ trợ khách hàng kịp thời và liên tục. Không chỉ dừng lại ở việc chăm sóc khách hàng, chatbot còn có thể tự động ghi nhận thông tin, tạo lead mới ngay trong hệ thống CRM, giúp đội ngũ kinh doanh tiết kiệm thời gian và không bỏ lỡ cơ hội tiềm năng.
Bên cạnh đó, AI Trợ lý cho giám đốc mang đến một trải nghiệm làm việc hoàn toàn mới. Thông qua thao tác ngôn ngữ tự nhiên, các nhà quản lý có thể nhanh chóng lập báo cáo, phân tích dữ liệu chuyên sâu và nhận được những đề xuất hành động phù hợp. Điều này không chỉ giúp ban lãnh đạo ra quyết định nhanh chóng, mà còn nâng cao tính chính xác và hiệu quả trong chiến lược kinh doanh.
10. Báo cáo
Tính năng Báo cáo tùy chỉnh cho phép doanh nghiệp tự tạo báo cáo tùy chỉnh theo các tiêu chí quản lý cụ thể, giúp nhà quản trị dễ dàng theo dõi những số liệu quan trọng nhất đối với hoạt động kinh doanh của mình. Không chỉ dừng lại ở báo cáo cơ bản, Sota CRM còn cung cấp đa dạng loại báo cáo như: báo cáo hiệu suất của nhân viên, doanh thu theo từng giai đoạn, lợi nhuận chi tiết, hay toàn cảnh các hoạt động bán hàng. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định kịp thời, chính xác và nâng cao hiệu quả quản lý một cách toàn diện.
11. Support Ticket
Support Ticket trong Sota CRM giúp doanh nghiệp xử lý các yêu cầu hỗ trợ khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả. Hệ thống cho phép tạo và quản lý ticket từ nhiều kênh như email, cổng thông tin khách hàng hay live chat, giúp tập trung tất cả yêu cầu về một nơi. Mỗi ticket được theo dõi xuyên suốt quá trình từ tiếp nhận, đang xử lý cho đến khi hoàn tất, đồng thời có thể gán trực tiếp cho nhân viên phụ trách để tránh bỏ sót. Ngoài ra, tính năng còn hỗ trợ quản lý SLA (Service Level Agreement) và cung cấp các báo cáo chi tiết, giúp doanh nghiệp kiểm soát thời gian phản hồi cũng như đo lường hiệu suất làm việc của đội ngũ hỗ trợ. Nhờ đó, trải nghiệm khách hàng được nâng cao, còn doanh nghiệp thì duy trì được chất lượng dịch vụ ổn định và chuyên nghiệp.
12. Quy trình triển khai Sota CRM tại Sota Solutions
- Bước 1: Đánh giá & Tư vấn: Doanh nghiệp sẽ được thu thập và phân tích yêu cầu cụ thể. Từ đó, đội ngũ chuyên gia đưa ra đánh giá và tư vấn giải pháp phù hợp nhất.
- Bước 2: Báo giá & Lập kế hoạch: Khách hàng nhận báo giá sơ bộ cùng với kế hoạch triển khai chi tiết, làm cơ sở để đảm bảo tính minh bạch và rõ ràng trước khi thực hiện.
- Bước 3: Triển khai hệ thống: Sau khi thống nhất kế hoạch, hệ thống sẽ được triển khai theo từng giai đoạn, đảm bảo hoạt động ổn định và đúng nhu cầu đã phân tích.
- Bước 4: Hỗ trợ & Bảo trì: Khách hàng được đào tạo sử dụng hệ thống, đồng thời nhận hỗ trợ kỹ thuật thường xuyên. Các vấn đề phát sinh sẽ được xử lý kịp thời để duy trì hiệu quả vận hành lâu dài.
12. Kết luận
Sota CRM không chỉ giải quyết những thách thức trong quản lý quan hệ khách hàng mà còn mở ra một hướng đi mới cho doanh nghiệp, giúp tăng trưởng doanh thu và duy trì lợi thế cạnh tranh. Nhờ quản lý dữ liệu tập trung, tự động hóa quy trình bán hàng và chăm sóc khách hàng, cùng sự hỗ trợ mạnh mẽ từ AI và hệ sinh thái Sota ERP, Sota CRM mang đến cho doanh nghiệp:
- Hiệu quả vượt trội trong quản lý và vận hành.
- Trải nghiệm khách hàng được cá nhân hóa và chuyên nghiệp.
- Khả năng mở rộng linh hoạt, phù hợp với nhiều ngành nghề.
Với Sota CRM, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian và nguồn lực, mà còn tạo dựng được nền tảng vững chắc để phát triển bền vững trong tương lai. Đây chính là giải pháp toàn diện mà các doanh nghiệp hiện đại không thể bỏ qua. . Liên hệ chúng tôi để nhận tài liệu và tư vấn miễn phí về các giải pháp chuyển đổi công nghệ mới nhất.