Quy trình sales logistics hiệu quả là nền tảng cho sự phát triển bền vững của mọi doanh nghiệp. Nhưng làm thế nào để đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa bộ phận kinh doanh và hậu cần? Câu trả lời chính là hệ thống ERP. Bài viết "Từ lead đến shipment: Quy trình sales logistics khi dùng ERP" sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn chi tiết về cách ERP số hóa quy trình sales logistics, biến những công việc phức tạp trở nên đơn giản và hiệu quả hơn bao giờ hết.
1. Tiếp nhận yêu cầu / Đơn đặt hàng từ khách hàng (Order Receiving)
Quy trình tiếp nhận yêu cầu vận chuyển bắt đầu khi khách hàng gửi thông tin đặt dịch vụ thông qua một trong các kênh liên hệ như: email, điện thoại, website công ty, hoặc hệ thống đặt chỗ trực tuyến (online booking platform). Nhân viên phụ trách sẽ tiếp nhận và xác nhận các thông tin ban đầu để tiến hành xử lý yêu cầu.
Các thông tin khách hàng cần cung cấp bao gồm:
- Loại hàng hóa: Mô tả chi tiết về tên hàng, tính chất hàng (dễ vỡ, nguy hiểm, cần kiểm soát nhiệt độ, v.v.).
- Trọng lượng và kích thước: Tổng trọng lượng hàng hóa, thể tích, số lượng kiện.
- Điểm gửi – điểm nhận: Địa chỉ cụ thể nơi lấy hàng và nơi giao hàng, kèm theo thông tin liên hệ tại hai đầu.
- Thời gian yêu cầu vận chuyển: Ngày dự kiến lấy hàng và ngày mong muốn giao hàng.
- Phương thức vận chuyển: Dựa theo nhu cầu và đặc thù hàng hóa, khách hàng lựa chọn giữa các hình thức như:
- Đường biển (Sea Freight): Giao nguyên container (FCL) hoặc lẻ hàng (LCL).
- Đường hàng không (Air Freight): Dành cho hàng cần vận chuyển nhanh hoặc có giá trị cao.
- Đường bộ (Road Freight): Áp dụng cho các tuyến nội địa hoặc xuyên biên giới gần.
- Yêu cầu đặc biệt (nếu có): Ví dụ như: giao hàng tận nơi (door-to-door), gom hàng, đóng gói lại, bảo hiểm hàng hóa, kiểm dịch, thông quan, dịch vụ kèm theo khác…
Sau khi tiếp nhận đầy đủ thông tin, bộ phận điều phối hoặc kinh doanh sẽ nhanh chóng kiểm tra tính khả thi, báo giá và phản hồi lại khách hàng trong thời gian sớm nhất.
2. Kiểm tra và xác nhận thông tin đơn hàng
Sau khi tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng, bộ phận kinh doanh (Sales) hoặc chăm sóc khách hàng (Customer Service) sẽ tiến hành kiểm tra, rà soát và xác nhận các thông tin liên quan để đảm bảo khả năng thực hiện dịch vụ một cách hiệu quả và đúng cam kết.
Các bước cụ thể trong quá trình kiểm tra bao gồm:
Đánh giá năng lực vận chuyển:
- Xác minh tuyến vận chuyển có phù hợp và khả thi hay không (nội địa, quốc tế, trung chuyển).
- Kiểm tra sự sẵn sàng của phương tiện vận tải (xe tải, container, tàu biển, máy bay...) tương ứng với loại hàng và thời gian yêu cầu.
- Xem xét khả năng cung cấp thiết bị đặc biệt nếu cần (container lạnh, container mở nóc, xe cẩu, pallet...).
Rà soát điều kiện vận chuyển và yếu tố pháp lý:
- Đảm bảo điều kiện vận chuyển phù hợp với đặc thù hàng hóa (hàng nguy hiểm, hàng dễ hư hỏng, hàng giá trị cao...).
- Kiểm tra các yêu cầu pháp lý liên quan như giấy phép xuất nhập khẩu, chứng nhận kiểm dịch, CO, CQ, MSDS...
- Xác định có cần mua bảo hiểm hàng hóa hay không và tư vấn loại bảo hiểm phù hợp.
Thống nhất các điều khoản giao dịch:
- Báo giá chi tiết dựa trên thông tin đã cung cấp: cước vận chuyển, phụ phí, dịch vụ cộng thêm (nếu có).
- Thỏa thuận và làm rõ các điều khoản thanh toán (tạm ứng, trả sau, hình thức chuyển khoản hoặc tiền mặt).
- Thời hạn hiệu lực báo giá, điều kiện thay đổi giá (nếu có).
➜ Sau khi khách hàng xác nhận đồng ý với báo giá và điều khoản dịch vụ, nhân viên sẽ tiến hành xác nhận đơn hàng chính thức trên hệ thống.
Việc xác nhận đơn hàng là bước quan trọng nhằm đảm bảo cả hai bên – doanh nghiệp vận chuyển và khách hàng – đều thống nhất về phạm vi dịch vụ, chi phí, và trách nhiệm liên quan.
3. Điều phối và sắp xếp vận chuyển (Operations Planning)
Sau khi đơn hàng được xác nhận, bộ phận khai thác (Operations) sẽ tiến hành xây dựng và triển khai kế hoạch vận chuyển chi tiết nhằm đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng tiến độ, đúng tuyến và đúng yêu cầu của khách hàng.
Các bước chính trong giai đoạn điều phối bao gồm:
Lên kế hoạch vận chuyển cụ thể:
Dựa trên các thông tin đã xác nhận về loại hàng hóa, tuyến đường và thời gian giao nhận, bộ phận điều phối sẽ xây dựng lịch trình vận chuyển tối ưu, phù hợp với loại hình dịch vụ (FCL, LCL, Air, Road...).
Đặt chỗ (Booking):
- Tiến hành đặt chỗ với hãng tàu, hãng hàng không hoặc nhà vận tải đường bộ phù hợp.
- Đảm bảo năng lực vận chuyển được xác nhận và có chỗ sẵn sàng theo lịch trình dự kiến.
- Kiểm tra và nhận booking confirmation từ hãng vận tải để tiến hành các bước tiếp theo.
Điều xe, điều container:
- Phân bổ xe vận tải nội địa phù hợp với trọng lượng, kích thước và loại hàng hóa.
- Sắp xếp container tương ứng (container thường, lạnh, mở nóc...) tại bãi hoặc cảng theo yêu cầu. .
- Kiểm tra tình trạng kỹ thuật của phương tiện trước khi đưa vào sử dụng.
Phân công nhân sự và triển khai các thủ tục liên quan:
- Lấy hàng (pickup): Điều phối nhân viên lấy hàng tại kho/nhà máy khách hàng đúng thời gian yêu cầu.
- Đóng gói (nếu có): Chuẩn bị vật tư, vật liệu đóng gói và tổ chức đóng gói chuyên nghiệp theo tiêu chuẩn vận chuyển quốc tế.
- Khai báo hải quan: Giao nhiệm vụ cho bộ phận chứng từ chuẩn bị bộ hồ sơ cần thiết và tiến hành khai báo hải quan điện tử (Export/Import Declaration).
- Các thủ tục khác: Xử lý chứng từ, niêm phong, gắn tem nhãn, và hoàn thiện các thủ tục đặc biệt (nếu cần như kiểm dịch, hun trùng...).
Tất cả các bước trong quá trình điều phối đều được giám sát chặt chẽ để đảm bảo tính đồng bộ, kịp thời và giảm thiểu tối đa rủi ro phát sinh trong quá trình vận chuyển.
4. Thực hiện vận chuyển & theo dõi lộ trình
Sau khi công tác chuẩn bị hoàn tất, hàng hóa được bàn giao cho đơn vị vận tải và chính thức bước vào giai đoạn vận chuyển. Bộ phận vận hành có trách nhiệm giám sát sát sao toàn bộ hành trình nhằm đảm bảo tiến độ và an toàn hàng hóa, đồng thời duy trì liên lạc thường xuyên với khách hàng.
Các công việc chính trong giai đoạn này bao gồm:
Thực hiện vận chuyển theo đúng lịch trình:
- Hàng hóa được chuyển từ điểm lấy hàng (pickup location) đến cảng, sân bay hoặc điểm tập kết theo lịch trình đã định.
- Đảm bảo hàng được giao cho hãng tàu, hãng bay hoặc đơn vị vận tải đúng giờ, kèm theo đầy đủ chứng từ cần thiết.
- Nếu là vận chuyển nội địa, tiến hành giao hàng đến tay người nhận đúng địa điểm và thời gian cam kết.
Cập nhật tình trạng hàng hóa liên tục:
- Nhân viên vận hành (Ops staff) theo dõi và ghi nhận các mốc vận chuyển quan trọng lên hệ thống quản lý logistics như:
- Đã nhận hàng từ khách.
- Đã bàn giao cho hãng vận tải.
- Hàng đang trên đường vận chuyển.
- Đang làm thủ tục hải quan tại điểm đi/đến.
- Đã hoàn tất thông quan.
- Hàng đã giao đến nơi nhận.
- Mọi cập nhật đều được lưu trữ và đồng bộ hóa với hệ thống để đảm bảo tính minh bạch và kịp thời.
Gửi thông tin tracking cho khách hàng:
- Cung cấp mã vận đơn, link theo dõi hành trình (tracking link) hoặc cập nhật trạng thái định kỳ qua email, Zalo, hoặc các nền tảng quản lý của khách hàng.
- Chủ động thông báo cho khách hàng nếu có sự cố phát sinh, thay đổi lịch trình, hoặc yêu cầu phối hợp xử lý các vấn đề liên quan.
Việc theo dõi và thông báo kịp thời giúp khách hàng an tâm trong suốt quá trình vận chuyển, đồng thời thể hiện tính chuyên nghiệp và tinh thần trách nhiệm của nhà cung cấp dịch vụ logistics.
5. Chuẩn bị và gửi chứng từ
Chứng từ là một phần không thể thiếu trong quy trình vận chuyển hàng hóa quốc tế, đóng vai trò pháp lý và hỗ trợ cho việc thông quan, thanh toán, và xác nhận quyền sở hữu hàng hóa. Sau khi hàng hóa được vận chuyển, bộ phận chứng từ (Documentation) sẽ tiến hành chuẩn bị và gửi các loại hồ sơ liên quan đến khách hàng và các bên liên quan khác.
Các loại chứng từ vận chuyển thường bao gồm:
Vận đơn (Bill of Lading / Airway Bill): Là chứng từ vận chuyển quan trọng nhất, xác nhận việc hàng hóa đã được giao cho hãng vận tải và quy định quyền sở hữu hàng.
- Bill of Lading (B/L): Dùng cho vận chuyển đường biển.
- Airway Bill (AWB): Dùng cho vận chuyển hàng không.
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Thể hiện giá trị hàng hóa, là căn cứ để tính thuế và làm thủ tục hải quan.
Phiếu đóng gói (Packing List): Liệt kê chi tiết số lượng, kích thước, trọng lượng của từng kiện hàng – dùng để kiểm tra khi xếp dỡ, thông quan, và giao nhận.
Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin - C/O): Chứng minh hàng hóa có xuất xứ từ một quốc gia cụ thể, nhằm được hưởng ưu đãi thuế quan theo các hiệp định thương mại (nếu có).
Hợp đồng, giấy ủy quyền, các giấy tờ kèm theo khác: Có thể bao gồm hợp đồng ngoại thương, giấy phép xuất/nhập khẩu, chứng từ bảo hiểm, phiếu kiểm dịch, MSDS, chứng thư hun trùng...
Gửi chứng từ cho các bên liên quan:
- Khách hàng: Nhận bộ chứng từ đầy đủ để làm cơ sở khai báo hải quan, thanh toán quốc tế, hoặc nhận hàng tại điểm đến.
- Hãng tàu / đại lý vận tải / đối tác nước ngoài: Gửi trước bản scan hoặc bản mềm để xử lý nghiệp vụ trước khi gửi bản cứng (nếu cần).
- Ngân hàng (nếu thanh toán L/C): Đảm bảo chứng từ tuân thủ chặt chẽ các điều khoản của thư tín dụng.
Tất cả chứng từ được kiểm tra kỹ lưỡng về độ chính xác, tính hợp lệ và được gửi đúng thời hạn nhằm tránh các rủi ro chậm trễ trong khâu thông quan và giao nhận hàng hóa.
6. Xuất hóa đơn & Thanh toán (Billing & Payment)
Sau khi dịch vụ vận chuyển được thực hiện đầy đủ và hàng hóa đã được bàn giao cho người nhận, bộ phận kế toán sẽ tiến hành lập hóa đơn và thu hồi công nợ theo đúng điều khoản đã thỏa thuận với khách hàng.
Các bước cụ thể bao gồm:
Lập hóa đơn thanh toán:
- Kế toán dựa trên báo giá đã được khách hàng xác nhận và các chi phí phát sinh thực tế (nếu có) để lập hóa đơn chính thức.
- Nội dung hóa đơn bao gồm: mã đơn hàng, mô tả dịch vụ, chi tiết cước phí, thuế GTGT (nếu áp dụng), thông tin bên mua và bên bán, điều khoản thanh toán...
Gửi hóa đơn cho khách hàng:
- Gửi bản điện tử qua email hoặc các nền tảng quản lý chung (ERP, Zalo OA, hệ thống CRM...).
- Trong trường hợp khách hàng yêu cầu, hóa đơn giấy có thể được gửi qua đường bưu điện hoặc giao trực tiếp.
Theo dõi công nợ và xác nhận thanh toán:
- Bộ phận kế toán/chăm sóc khách hàng theo dõi tình trạng thanh toán theo thời hạn đã cam kết (ví dụ: thanh toán ngay, 7 ngày, 30 ngày...).
- Nhắc nhở lịch thanh toán khi đến hạn và xử lý các vấn đề liên quan đến đối chiếu, kiểm tra chứng từ, hoặc hóa đơn sai sót (nếu có).
- Xác nhận thanh toán khi khách hàng hoàn tất chuyển khoản, đồng thời cập nhật tình trạng công nợ trên hệ thống kế toán.
Việc quản lý hóa đơn và thanh toán chính xác, minh bạch không chỉ giúp đảm bảo dòng tiền cho doanh nghiệp mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, uy tín trong mối quan hệ hợp tác với khách hàng.
7. Đóng hồ sơ & báo cáo (Order Closure)
Sau khi quá trình vận chuyển hoàn tất và việc thanh toán đã được xác nhận, bước cuối cùng trong quy trình là đóng hồ sơ đơn hàng và thực hiện báo cáo tổng kết. Đây là giai đoạn quan trọng giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả xử lý, kiểm soát chi phí và lưu trữ thông tin phục vụ cho các giao dịch sau này.
Các hoạt động chính trong giai đoạn này bao gồm:
Lưu trữ hồ sơ và chứng từ liên quan:
- Toàn bộ chứng từ liên quan đến đơn hàng (vận đơn, hóa đơn, C/O, hợp đồng, biên bản giao nhận, hóa đơn thu tiền…) được sắp xếp và lưu trữ hệ thống hóa.
- Có thể lưu dưới dạng bản cứng (in giấy) hoặc bản mềm (scan/pdf) trên hệ thống điện tử để phục vụ tra cứu sau này và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.
Cập nhật dữ liệu vào hệ thống ERP / phần mềm quản lý:
- Các thông tin về đơn hàng, lộ trình vận chuyển, chi phí thực tế, doanh thu và lợi nhuận được tổng hợp và nhập vào hệ thống quản lý (ERP, TMS...).
- Hệ thống tự động tạo báo cáo phân tích hiệu suất xử lý, đánh giá mức độ đúng hẹn, chi phí phát sinh, lợi nhuận từng lô hàng, từng khách hàng hoặc tuyến đường.
Phản hồi và xử lý vấn đề (nếu có):
- Chủ động liên hệ với khách hàng để xác nhận rằng quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ, lấy phản hồi về chất lượng dịch vụ.
- Trường hợp có khiếu nại, sai sót, thất lạc chứng từ hoặc sự cố phát sinh – bộ phận CS phối hợp cùng các bên liên quan để điều tra, xử lý, và rút kinh nghiệm.
- Ghi nhận phản hồi để cải tiến quy trình vận hành cho các đơn hàng tiếp theo.
Việc đóng hồ sơ không chỉ là hoàn tất một đơn hàng, mà còn là bước nền cho việc xây dựng hệ thống vận hành chuyên nghiệp, đảm bảo minh bạch tài chính và nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng.
8. Lợi ích khi sử dụng ERP trong Quy trình Sales Logistics
Tăng hiệu quả và giảm thiểu sai sót
Việc xử lý quy trình bằng tay dễ dẫn đến những sai sót trong nhập liệu, tính toán tồn kho, cập nhật trạng thái đơn hàng hoặc giao nhầm sản phẩm. Hệ thống ERP giúp:
- Tự động hóa từ đầu đến cuối, từ quản lý lead, tạo đơn hàng, kiểm tra tồn kho cho đến vận chuyển và thanh toán.
- Giảm thiểu rủi ro lỗi do con người, đảm bảo tính chính xác cao trong từng bước.
- Tiết kiệm thời gian xử lý, cho phép nhân viên tập trung vào các công việc mang tính chiến lược hơn là xử lý thủ công.
Tích hợp toàn bộ quy trình trong một hệ thống duy nhất
Thay vì sử dụng các phần mềm rời rạc cho từng phòng ban, ERP cho phép:
- Kết nối mượt mà giữa các bộ phận bán hàng – kho – vận chuyển – kế toán, giúp thông tin được luân chuyển liên tục, không bị đứt đoạn.
- Dữ liệu đồng nhất trên toàn hệ thống, giảm thiểu việc nhập liệu nhiều lần, đảm bảo mọi bộ phận đều làm việc trên cùng một nền tảng dữ liệu.
- Tăng tính liên kết nội bộ, cải thiện khả năng phối hợp và rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng.
Quản lý dữ liệu theo thời gian thực
Với ERP, toàn bộ thông tin trong chuỗi logistics được cập nhật liên tục và chính xác, giúp doanh nghiệp:
- Theo dõi trạng thái đơn hàng, lượng tồn kho, tiến trình giao hàng bất kỳ lúc nào.
- Ra quyết định nhanh chóng và chính xác, nhờ dữ liệu thực tế thay vì ước lượng hoặc báo cáo chậm trễ.
- Hạn chế việc xử lý chồng chéo hoặc tình trạng “không biết đơn hàng đang ở đâu” – vấn đề thường thấy ở các doanh nghiệp chưa đồng bộ hệ thống.
Nâng cao trải nghiệm khách hàng
Khách hàng ngày càng kỳ vọng cao về tốc độ giao hàng, tính minh bạch và độ chính xác. ERP giúp doanh nghiệp:
- Giao hàng đúng hạn, nhờ quản lý kho, đơn hàng và logistics chính xác.
- Thông báo đầy đủ và kịp thời cho khách hàng về tiến trình đơn hàng (qua email, SMS, hoặc hệ thống tracking).
- Tăng mức độ hài lòng và tin tưởng, nhờ dịch vụ chuyên nghiệp, đồng bộ và nhất quán từ đặt hàng đến nhận hàng.
9. Kết luận
Tóm lại, việc ứng dụng ERP vào quy trình sales logistics mang lại vô số lợi ích thiết thực: từ việc quản lý lead hiệu quả, xử lý đơn hàng chính xác, tối ưu hóa vận chuyển và kho bãi, cho đến việc phân tích hiệu suất để đưa ra các quyết định sáng suốt. Sự phối hợp nhịp nhàng giữa bộ phận kinh doanh và hậu cần, được đảm bảo bởi sức mạnh tích hợp của ERP, không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí, mà còn nâng cao đáng kể sự hài lòng của khách hàng. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp để tối ưu hóa quy trình sales logistics của mình, hãy nghiêm túc cân nhắc đến việc triển khai một hệ thống ERP phù hợp. Đây không chỉ là một khoản đầu tư vào công nghệ, mà còn là đầu tư vào sự phát triển và thành công lâu dài của doanh nghiệp bạn. Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và nhận tài liệu về các xu hướng công nghệ mới nhất.