Trong một thế giới ngày càng cạnh tranh, các doanh nghiệp logistics, đặc biệt là các Freight Forwarder, cần phải có các công cụ quản lý khách hàng hiệu quả để duy trì sự phát triển bền vững. Tuy nhiên, mặc dù thị trường có nhiều giải pháp CRM (Customer Relationship Management), phần lớn chúng đều không được thiết kế riêng cho ngành Freight Forwarding, dẫn đến những hạn chế trong việc tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả dịch vụ. Thấu hiểu điều này, Sota Solutions đã phát triển một hệ thống CRM chuyên biệt dành riêng cho các doanh nghiệp Freight Forwarder. Hệ thống CRM này không chỉ đáp ứng nhu cầu quản lý khách hàng mà còn được tối ưu hóa để hỗ trợ những đặc thù riêng biệt của ngành logistics, giúp các doanh nghiệp không chỉ cải thiện hiệu quả công việc mà còn nâng cao trải nghiệm khách hàng, từ đó tạo ra sự khác biệt lớn trong một thị trường ngày càng khốc liệt.
Trong bài viết này, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu xem hệ thống CRM thiết kế chuyên biệt cho ngành logistics nói chung và cho doanh nghiệp Freight Forwarder nói riêng có đặc điểm gì nổi bật dưới đây.
1. Giới thiệu về ngành Freight Forwarding và tầm quan trọng của CRM
Ngành Freight Forwarding (vận tải và giao nhận hàng hóa) đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong chuỗi cung ứng toàn cầu. Các công ty Freight Forwarder đảm nhận nhiệm vụ vận chuyển hàng hóa từ điểm xuất phát đến điểm đích, thông qua các phương tiện vận tải như tàu biển, máy bay, xe tải, hoặc đường sắt. Bên cạnh đó, các công ty này còn cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế, bao gồm việc làm thủ tục hải quan, bảo hiểm hàng hóa và xử lý các vấn đề liên quan đến logistics. Mỗi một đơn hàng đều có thể liên quan đến nhiều đối tác và các quy trình phức tạp, từ việc đóng gói, kiểm tra, vận chuyển, đến các thủ tục hải quan và thanh toán.
Quản lý khách hàng (CRM - Customer Relationship Management) trong ngành Freight Forwarding là yếu tố không thể thiếu, giúp các doanh nghiệp duy trì mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng và đối tác. Trong một ngành đặc thù như logistics, nơi các quy trình đều có thể thay đổi liên tục và đụng phải những thách thức mới, việc theo dõi thông tin khách hàng, nhu cầu dịch vụ, các giao dịch trước đây và các yêu cầu đặc biệt là cực kỳ quan trọng. Một hệ thống CRM hiệu quả giúp lưu trữ và xử lý tất cả dữ liệu liên quan đến khách hàng, cho phép doanh nghiệp dễ dàng truy cập và sử dụng để nâng cao dịch vụ, cải thiện sự hài lòng của khách hàng và gia tăng cơ hội bán hàng.
Mặc dù nhiều doanh nghiệp Freight Forwarder có thể sử dụng các hệ thống CRM chung, nhưng những hệ thống này thường không được tối ưu hóa cho các nhu cầu đặc thù của ngành logistics. Các công ty trong ngành Freight Forwarding phải đối mặt với sự phức tạp trong việc quản lý các đơn hàng quốc tế, nhiều đối tác, thủ tục hải quan, và các quy trình vận chuyển đa dạng. Hệ thống CRM chung không thể cung cấp đầy đủ tính năng cần thiết như quản lý vận chuyển xuyên biên giới, theo dõi lịch trình vận chuyển, hay xử lý các yêu cầu cụ thể từ khách hàng.
Vì vậy, một hệ thống CRM chuyên biệt cho Freight Forwarding sẽ giúp các công ty tối ưu hóa quy trình quản lý đơn hàng, theo dõi và quản lý các bước trong chuỗi cung ứng, từ vận chuyển đến thanh toán. Hệ thống này còn giúp doanh nghiệp nhanh chóng phản hồi các yêu cầu của khách hàng, đồng thời tự động hóa các tác vụ thường xuyên, nâng cao năng suất và giảm thiểu sai sót trong quản lý dữ liệu khách hàng. Thêm vào đó, CRM chuyên biệt còn hỗ trợ doanh nghiệp duy trì mối quan hệ khách hàng lâu dài, từ đó gia tăng doanh thu và xây dựng sự uy tín trong ngành.
2. Những hạn chế của các hệ thống CRM chung đối với ngành Freight Forwarding
Mặc dù các hệ thống CRM (Customer Relationship Management) hiện nay rất phổ biến và được sử dụng rộng rãi trong nhiều ngành nghề, nhưng đối với ngành Freight Forwarding (vận chuyển và giao nhận hàng hóa), những hệ thống CRM này vẫn tồn tại nhiều hạn chế nghiêm trọng. Những hạn chế này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc và sự hài lòng của khách hàng trong ngành logistics.
Không tối ưu hóa cho yêu cầu đặc thù của ngành logistics
Các hệ thống CRM chung không được thiết kế để đáp ứng các yêu cầu phức tạp và đặc thù của ngành Freight Forwarding. Những tính năng cần thiết như theo dõi vận chuyển qua nhiều phương tiện khác nhau (tàu biển, máy bay, xe tải), tích hợp với các đối tác vận chuyển, hay xử lý dữ liệu về các tuyến đường logistics xuyên biên giới thường không được hỗ trợ đầy đủ trong các hệ thống CRM này. Điều này dẫn đến việc thiếu sự chính xác và minh bạch trong quá trình quản lý chuỗi cung ứng và giao nhận hàng hóa.
Khó khăn trong việc quản lý các đơn hàng phức tạp, giao dịch quốc tế và chuỗi cung ứng dài hạn
Ngành Freight Forwarding liên quan đến các giao dịch quốc tế và chuỗi cung ứng dài hạn với nhiều đối tác. Các hệ thống CRM chung không đủ linh hoạt để xử lý khối lượng dữ liệu lớn và phức tạp này, khiến việc theo dõi đơn hàng từ khi nhận hàng đến khi giao cho khách hàng trở nên khó khăn. Việc quản lý các giao dịch quốc tế, các thủ tục hải quan, và lịch trình giao hàng phức tạp cũng gặp nhiều trở ngại, khiến doanh nghiệp dễ dàng bỏ sót thông tin hoặc không thể nắm bắt tình trạng vận chuyển kịp thời.
Hạn chế trong việc theo dõi tình trạng vận chuyển, kho bãi và lịch trình giao hàng
Một trong những yếu tố quan trọng trong ngành Freight Forwarding là theo dõi tình trạng vận chuyển, kho bãi và lịch trình giao hàng. Tuy nhiên, các hệ thống CRM chung thiếu khả năng tích hợp với các hệ thống bên ngoài (như hệ thống theo dõi vận chuyển hoặc kho bãi), điều này làm cho việc kiểm soát thông tin vận chuyển, dự báo thời gian giao hàng và quản lý kho trở nên không chính xác và không đầy đủ. Các thông tin này rất quan trọng trong việc cung cấp dịch vụ kịp thời và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.
Khó khăn trong việc xử lý các yêu cầu cụ thể của khách hàng
Khách hàng trong ngành Freight Forwarding thường có các yêu cầu đặc biệt như yêu cầu vận chuyển hàng hóa đặc biệt (hàng dễ vỡ, hàng hóa nguy hiểm, v.v.), yêu cầu về giấy tờ hải quan, hoặc cần vận chuyển theo các tuyến đường không phổ biến. Các hệ thống CRM chung không có tính năng linh hoạt để xử lý các yêu cầu này một cách hiệu quả, dẫn đến sự không chính xác trong việc tạo ra các giải pháp vận chuyển phù hợp và gây mất thời gian cho cả khách hàng và doanh nghiệp. Hệ thống CRM không chuyên biệt không thể cung cấp các công cụ cần thiết để theo dõi và xử lý các yêu cầu này một cách chính xác và kịp thời.
3. Lợi ích của một hệ thống CRM chuyên biệt cho doanh nghiệp Freight Forwarder
Quản lý đơn hàng hiệu quả
Một hệ thống CRM chuyên biệt giúp doanh nghiệp Freight Forwarder theo dõi và xử lý đơn hàng một cách chính xác từ đầu đến cuối. Từ khi nhận hàng cho đến khi giao đến tay khách hàng, CRM giúp tự động hóa việc ghi nhận các thông tin liên quan đến từng đơn hàng, trạng thái vận chuyển, và các thay đổi liên quan. Điều này giúp giảm thiểu sai sót, tăng tính minh bạch và đảm bảo việc giao hàng đúng thời gian, từ đó nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Quản lý chuỗi cung ứng
Việc vận hành trong ngành logistics đụng phải nhiều yếu tố như vận chuyển, kho bãi, nhà cung cấp dịch vụ, các thủ tục hải quan... Một hệ thống CRM chuyên biệt giúp tích hợp tất cả những thông tin này vào một hệ thống duy nhất, tạo ra quy trình làm việc liền mạch. Doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi và quản lý các khía cạnh khác nhau của chuỗi cung ứng, từ đó giảm thiểu rủi ro và cải thiện hiệu suất làm việc.
Tùy chỉnh theo nhu cầu khách hàng
Mỗi khách hàng trong ngành Freight Forwarding có những yêu cầu và điều kiện đặc biệt khác nhau. Hệ thống CRM chuyên biệt cho phép doanh nghiệp linh hoạt trong việc cung cấp các giải pháp vận chuyển phù hợp với từng nhu cầu của khách hàng. Doanh nghiệp có thể theo dõi lịch sử giao dịch, yêu cầu vận chuyển, và tạo ra các dịch vụ tùy chỉnh để đáp ứng chính xác các mong muốn của từng khách hàng, đồng thời duy trì sự cạnh tranh trên thị trường.
Theo dõi vận chuyển quốc tế
Trong môi trường vận chuyển quốc tế phức tạp, việc theo dõi tình trạng vận chuyển xuyên biên giới là một yếu tố quan trọng. Hệ thống CRM chuyên biệt hỗ trợ theo dõi các đơn hàng vận chuyển quốc tế, cập nhật thông tin về tình trạng hàng hóa, quy trình hải quan, các giấy tờ liên quan và các quy định pháp lý đặc thù của từng quốc gia. Điều này giúp giảm thiểu các vấn đề về pháp lý và đảm bảo các quy trình vận chuyển được thực hiện chính xác, nhanh chóng.
Tự động hóa quy trình
Một trong những lợi ích lớn của hệ thống CRM chuyên biệt là khả năng tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại. Các quy trình như gửi thông báo về trạng thái đơn hàng, cập nhật hóa đơn, thông báo về các giấy tờ quan trọng hoặc thông báo cho khách hàng về tình trạng vận chuyển có thể được tự động hóa, giúp tiết kiệm thời gian và giảm bớt gánh nặng cho nhân viên. Điều này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả công việc mà còn giảm thiểu sai sót do tác động của yếu tố con người.
4. Tính năng đặc biệt của hệ thống CRM chuyên biệt cho Freight Forwarder
Chuẩn hóa quy trình chăm sóc khách hàng
Hệ thống CRM chuyên biệt giúp chuẩn hóa và hệ thống hóa toàn bộ quy trình chăm sóc khách hàng, từ việc tiếp nhận thông tin đến việc phản hồi yêu cầu của khách hàng. Các bước chăm sóc khách hàng được tự động hóa và ghi lại chi tiết, giúp nhân viên dễ dàng theo dõi và cải thiện quy trình giao tiếp. Điều này giúp nâng cao chất lượng dịch vụ và duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng, đồng thời tạo ra một hệ thống làm việc hiệu quả hơn.
Quản lý tất cả cơ hội bán hàng trên một giao diện kanban
Một trong những tính năng nổi bật của hệ thống CRM chuyên biệt là khả năng quản lý tất cả các cơ hội bán hàng trên một giao diện kanban trực quan. Điều này cho phép nhân viên dễ dàng theo dõi và quản lý các giai đoạn khác nhau trong quy trình bán hàng, từ việc tiếp cận khách hàng đến khi hoàn thành giao dịch. Giao diện kanban giúp tối ưu hóa công việc của nhân viên bán hàng, đồng thời tăng cường khả năng dự báo và điều chỉnh chiến lược kịp thời.
Quản lý danh sách khách hàng theo từng salesman
Hệ thống CRM cho phép phân loại và quản lý danh sách khách hàng theo từng nhân viên bán hàng (salesman). Điều này giúp quản lý rõ ràng và cụ thể hơn các mối quan hệ với khách hàng, cũng như đánh giá hiệu quả công việc của từng nhân viên. Việc phân bổ khách hàng theo salesman giúp theo dõi được tiến độ công việc và cải thiện kết quả bán hàng, đồng thời giảm thiểu sự trùng lặp trong việc chăm sóc khách hàng.
Theo sát tiến trình chăm sóc khách hàng
CRM chuyên biệt giúp theo dõi chi tiết mọi hoạt động chăm sóc khách hàng, bao gồm việc lên kế hoạch tiếp cận, gọi điện thoại, gửi email, tổ chức các cuộc họp và báo giá. Các tác vụ này được tự động hóa và đồng bộ hóa trong hệ thống, giúp nhân viên dễ dàng lên lịch làm việc và đảm bảo mọi hoạt động đều được thực hiện đúng hẹn. Nhờ đó, khách hàng nhận được dịch vụ chăm sóc kịp thời và chất lượng.
Phân chia và quản lý đội nhóm theo nhiều tiêu chí
Hệ thống CRM cho phép phân chia và quản lý đội ngũ bán hàng theo nhiều tiêu chí khác nhau, như khu vực địa lý, nhóm dịch vụ hoặc ngành hàng. Điều này giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và giao tiếp trong các đội nhóm, từ đó cải thiện sự hiệu quả trong công việc và nâng cao khả năng phục vụ khách hàng. Hệ thống còn giúp lãnh đạo dễ dàng quản lý và đánh giá hiệu quả hoạt động của từng nhóm.
Báo cáo Doanh thu & lợi nhuận theo từng salesman
Hệ thống cung cấp tính năng báo cáo doanh thu và lợi nhuận chi tiết theo từng salesman, giúp doanh nghiệp theo dõi hiệu quả bán hàng một cách chính xác. Các báo cáo này cung cấp cái nhìn tổng quan về hiệu quả làm việc của từng nhân viên, từ đó giúp xác định các chiến lược bán hàng cần cải thiện và tối ưu hóa công việc của đội ngũ bán hàng.
Những tính năng này không chỉ giúp tăng cường sự hiệu quả trong việc chăm sóc khách hàng mà còn giúp doanh nghiệp freight forwarder quản lý đội ngũ nhân viên và các cơ hội bán hàng một cách có tổ chức và dễ dàng theo dõi.
Read more: What do freight forwarding businesses need to invest in sustainable transportation?
5. Sota Solutions - nhà cung cấp phần mềm CRM chuyên biệt trong hệ thống FMS toàn diện
Sota Solutions, với vị thế là nhà cung cấp giải pháp công nghệ uy tín hàng đầu, đặc biệt là giải pháp CRM và ERP, đã và đang đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp trên con đường số hóa.
The Freight Forwarder Management System (FMS) là giải pháp quản trị doanh nghiệp hàng đầu của công ty công nghệ Sota Solutions. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phát triển giải pháp quản lý doanh nghiệp ERP, Sota FMS được đội ngũ chúng tôi thiết kế toàn diện giúp doanh nghiệp giao vận tối ưu hóa quy trình vận hành với các tính năng mạnh mẽ như quản lý tài chính, CRM, quản lý đơn hàng, báo giá, nhà cung cấp và báo cáo tức thời. FMS là giải pháp hiệu quả giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng, quản lý chi phí và cải thiện khả năng ra quyết định cho doanh nghiệp trong ngành logistics.
Với những tính năng chuyên biệt của CRM trong ngành logistic, nâng cao hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp. Cụ thể sự khác biệt của CRM trong ngành logistics nói chung và freight forwarding là:
- Tùy chỉnh đặc biệt cho ngành logistics: Hệ thống được thiết kế riêng cho các yêu cầu phức tạp của ngành freight forwarding.
-
Tích hợp với đơn vị vận chuyển với hệ thống của hãng tàu như Grabexpress, viettel post .. để kiểm tra đơn hàng một cách minh bạch
- Dễ dàng triển khai và sử dụng: Được tối ưu hóa để người dùng có thể dễ dàng làm quen và sử dụng mà không gặp phải các vấn đề phức tạp như các CRM thông thường.
Nhờ vào sự chuyên nghiệp và tận tâm, phần mềm Sota FMS của Sota Solutions giúp các doanh nghiệp giao nhận vận tải tối ưu hóa quy trình vận hành, quản lý chi phí hiệu quả và nâng cao chất lượng dịch vụ, tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững trong ngành logistics.
Read more: Comprehensive Freight Forwarder Management Software (FMS) - The optimal solution for logistics companies quản lý Freight Forwarder (FMS)
6. Kết luận
Một hệ thống CRM chuyên biệt cho doanh nghiệp Freight Forwarder không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình quản lý khách hàng mà còn mang đến những lợi ích vượt trội so với các hệ thống CRM chung. Với khả năng quản lý đơn hàng, chuỗi cung ứng, và các yêu cầu đặc thù của khách hàng, hệ thống CRM này hỗ trợ các doanh nghiệp vận chuyển và giao nhận hàng hóa tối ưu hóa hiệu quả công việc, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian. Tính năng tự động hóa, phân chia đội nhóm và báo cáo chi tiết giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi tiến độ công việc, nâng cao sự hài lòng của khách hàng và cải thiện kết quả kinh doanh. Vì vậy, hệ thống CRM chuyên biệt chính là công cụ thiết yếu để các doanh nghiệp Freight Forwarder cạnh tranh hiệu quả trong môi trường logistics ngày càng phức tạp và thay đổi liên tục. Liên hệ với chúng tôi để được nhận tài liệu và tư vấn miễn phí về hệ thống FMS chuyên biệt cho ngành logistics
.