Ngành Logistics và Freight Forwarding ngày càng cạnh tranh và phức tạp, việc quản lý hiệu quả từng shipment, chi phí, chứng từ và dòng tiền trở thành bài toán sống còn đối với doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều công ty giao nhận vẫn đang vận hành bằng các phần mềm rời rạc hoặc ERP chung, vốn không được thiết kế riêng cho đặc thù logistics.
Sự khác biệt trong quy trình vận tải đa phương thức, quản lý booking, HBL/MBL, khai báo hải quan, cũng như theo dõi lợi nhuận theo từng lô hàng (job/shipment) đòi hỏi một hệ thống quản trị có tính chuyên biệt cao. Đây chính là lý do các doanh nghiệp Logistics và Freight Forwarding cần đến phần mềm ERP được thiết kế riêng cho ngành.
Một giải pháp ERP phù hợp cần đáp ứng những tiêu chí nào và mang lại giá trị gì cho doanh nghiệp giao nhận? Bài viết này sẽ giúp bạn làm rõ các yếu tố quan trọng này bằng ví dụ thực tế của Sota FMS - phần mềm ERP chuyên biệt tích hợp AI dành cho doanh nghiệp logistics và Forwarding.
Đọc thêm: Dự đoán xu hướng chuyển đổi số trong ngành Logistics năm 2026?
1. Tổng quan về ERP trong ngành Logistics và Freight Forwarding
1.1 ERP chuyên biệt cho Logistics và Freight Forwarding là gì?
ERP (Enterprise Resource Planning) là hệ thống phần mềm tích hợp, cho phép doanh nghiệp quản lý và đồng bộ các quy trình quan trọng như: bán hàng, vận hành, kế toán – tài chính, nhân sự, mua hàng và báo cáo trên một nền tảng duy nhất.
- Quản lý shipment, job, booking
- Theo dõi vận tải đa phương thức (đường biển, hàng không, đường bộ, đường sắt)
- Quản lý chứng từ logistics (HBL, MBL, AWB, DO…)
- Hạch toán chi phí và doanh thu theo từng lô hàng
- Các tính năng đặc thù khác
Một phần mềm ERP logistics chuyên biệt sẽ giúp doanh nghiệp loại bỏ dữ liệu rời rạc từ Excel hay nhiều hệ thống riêng lẻ, đồng thời giảm thiểu sai sót trong quá trình vận hành.
1.2 Vai trò của ERP trong doanh nghiệp Logistics hiện đại
Trong môi trường logistics cạnh tranh cao và biến động liên tục, ERP đóng vai trò then chốt trong việc nâng cao năng lực quản trị và khả năng mở rộng của doanh nghiệp, cụ thể:
- Quản lý tập trung và minh bạch dữ liệu: Tất cả thông tin từ sales, operations đến kế toán được cập nhật theo thời gian thực trên cùng một hệ thống. Ban lãnh đạo có thể dễ dàng theo dõi trạng thái shipment, công nợ, chi phí và lợi nhuận mà không cần tổng hợp thủ công.
- Tối ưu hiệu quả vận hành logistics: ERP hỗ trợ chuẩn hóa quy trình từ báo giá, booking, thực hiện vận chuyển đến phát hành chứng từ và thanh toán. Nhờ đó, doanh nghiệp giảm thời gian xử lý, hạn chế sai sót và nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng.
- Kiểm soát chi phí và lợi nhuận theo từng shipment: Khác với ERP thông thường, ERP cho Freight Forwarding cho phép theo dõi chi phí – doanh thu – lợi nhuận theo từng job/lô hàng, giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác hiệu quả kinh doanh và đưa ra quyết định kịp thời.
- Tạo nền tảng cho tăng trưởng và mở rộng quy mô: Khi khối lượng shipment tăng, mạng lưới đối tác mở rộng hoặc doanh nghiệp phát triển sang nhiều tuyến vận tải mới, ERP giúp đảm bảo hệ thống vận hành ổn định, linh hoạt và có khả năng tích hợp với các nền tảng khác như CRM, BI, e-Document, hải quan điện tử.
2. ERP logistics giải quyết bài toán gì cho doanh nghiệp Logistics và Forwarding?
Điểm khác biệt chính nằm ở chiều sâu của các chức năng chuyên biệt cho từng ngành. Trong khi các hệ thống ERP truyền thống thường phù hợp với các ngành sản xuất, thương mại hoặc dịch vụ đơn giản, một hệ thống ERP chuyên dụng cho logistics và vận chuyển hàng hóa được thiết kế dựa trên các quy trình làm việc thực tế của logistics:
- Lấy shipment/job làm trung tâm quản lý thay vì đơn hàng hay sản phẩm
- Hỗ trợ vận tải đa phương thức: Sea, Air, Road, Rail
- Quản lý đầy đủ chứng từ logistics: HBL, MBL, AWB, Manifest, DO
- Hạch toán chi phí và doanh thu theo từng lô hàng
- Hỗ trợ đa tiền tệ, tỷ giá, đối tác và đại lý quốc tế
Một phần mềm ERP logistics chuyên biệt mang lại giá trị thực tiễn rõ ràng cho doanh nghiệp giao nhận:
- Chuẩn hóa quy trình vận hành từ báo giá, booking, thực hiện vận chuyển đến xuất hóa đơn
- Giảm phụ thuộc vào Excel và phần mềm rời rạc, hạn chế sai sót dữ liệu
- Kiểm soát chi phí và lợi nhuận theo từng shipment/job một cách chính xác
- Đồng bộ dữ liệu real-time giữa sales, ops và kế toán
- Nâng cao khả năng quản trị và ra quyết định cho ban lãnh đạo
Đặc biệt, ERP logistics không chỉ phục vụ vận hành hiện tại mà còn tạo nền tảng vững chắc để doanh nghiệp mở rộng quy mô, tăng sản lượng shipment và phát triển mạng lưới đối tác quốc tế.
Đọc thêm: Những thách thức mà các doanh nghiệp logistics gặp phải trong quá trình chuyển đổi số
3. Những tính năng chuyên biệt của Sota FMS trong ngành Logistics & Freight Forwarding
161 Trước khi tìm hiểu chi tiết về các tính năng chuyên biệt của Sota FMS, hãy cùng khám phá 8 tính năng thiết yếu của một hệ thống ERP trong ngành logistics:
- Điều phối vận tải thông minh
- Quản lý hàng tồn kho và kho bãi hiệu quả
- Quản lý đội xe thông minh
- Quản lý mua sắm
- Quản lý đơn hàng từ đầu đến cuối
- Dự báo chi tiết về nhu cầu
- Giám sát tài chính liền mạch
- Quản lý quan hệ khách hàng và bán hàng (CRM)
3.1 Module CRM – Quản lý khách hàng và kinh doanh
- Quản lý khách hàng với giao diện kanban, theo dõi toàn bộ quy trình từ tiếp cận đến chốt deal.
- Phân chia khách hàng và đội ngũ kinh doanh theo khu vực, ngành nghề, nhóm dịch vụ.
- Tạo báo giá nhanh chóng với bảng giá được cập nhật từ nhiều nhà cung cấp.
- Thiết lập và giám sát KPI (Calling, Meeting, Sign Contract, Quotation Sent).
- Email marketing với khả năng đo lường hiệu quả chiến dịch.
Đọc thêm: Tối đa hóa hiệu quả vận chuyển trong hoạt động Logistics với CRM
Đọc thêm: Tại sao các doanh nghiệp giao nhận vận tải cần một hệ thống CRM chuyên dụng
3.2 Module quản lý vận hành Freight
Quản lý Bảng giá (Pricing)
- Quản lý tập trung bảng giá từ nhiều nhà cung cấp (hãng tàu, hãng hàng không, đại lý). .
- Tùy chỉnh, so sánh và cập nhật giá dễ dàng theo từng tuyến vận chuyển.
- Hiển thị đầy đủ thông tin POL/POD, chi phí, thời gian hiệu lực của giá.
Quản lý Job (Job Management)
- Tạo và quản lý Job cho từng lô hàng, liên kết chặt chẽ với CRM và các module khác.
- Quản lý tập trung toàn bộ chứng từ theo từng job: Invoice, Packing List, B/L, C/O, Manifest, AN, DO...
- Hỗ trợ tải lên, xem trực tiếp hoặc tạo mẫu chứng từ từ hệ thống.
- Theo dõi lợi nhuận từng lô hàng, phân quyền rõ ràng để dễ dàng kiểm soát.
Quản lý House B/L và Master B/L
- House B/L: Liên kết tự động với Job và chứng từ, ghi nhận chi tiết thông tin hàng hóa và đối tác. Xuất mẫu in HBL, HBL Origin, E-Manifest.
- Master B/L: Tự động lấy dữ liệu từ House B/L, tích hợp chứng từ và thanh toán, kiểm soát vận chuyển và lịch trình hiệu quả.
- Theo dõi giá mua – bán, tự động tạo Debit/Credit Note theo từng vận đơn.
- Tracking trạng thái lô hàng.
Quản lý Doanh thu và Chi phí
- Debit Note: Tự động tạo ghi nợ từ Job và House/Master B/L, đảm bảo thu đúng và đủ doanh thu từng lô hàng. Hỗ trợ đa tiền tệ và tỷ giá linh hoạt.
- Payment & Credit Note: Tự động tạo từ Job và B/L, quản lý chi phí chặt chẽ theo từng lô hàng, theo dõi công nợ nhà cung cấp.
- DC Note: Dành cho đối tác nước ngoài, quản lý chi phí theo từng lô hàng.
Báo cáo lợi nhuận chi tiết
- Báo cáo performance và lợi nhuận: Phân tích chi tiết hiệu suất và lợi nhuận từng lô hàng, từng tuyến, từng khách hàng.
- Báo cáo có thể tùy chỉnh theo nhu cầu quản lý, giúp lãnh đạo ra quyết định dễ dàng dựa trên dữ liệu real time
3.3 Ứng Dụng Trí Tuệ Nhân Tạo (AI)
Sota FMS tích hợp các công nghệ trí tuệ nhân tạo tiên tiến để nâng cao năng suất và giảm thiểu lỗi::
Công nghệ OCR (Optical Character Recognition)
- Tự động đọc và trích xuất thông tin từ booking hãng tàu, giảm đến 70% thời gian nhập liệu thủ công.
- Đảm bảo dữ liệu chính xác, cập nhật tức thì vào hệ thống.
- Tối ưu hóa nhân sự và giảm thiểu chi phí vận hành
AI Chatbot
- Tư vấn khách hàng tự động 24/7 ngay trên website doanh nghiệp.
- Đảm bảo phản hồi nhanh chóng, chính xác các câu hỏi thường gặp.
- Tối ưu chi phí và nhân sự chăm sóc khách hàng, kinh doanh.
- Nâng cao tính chuyên nghiệp trong dịch vụ khách hàng.
Trợ lý AI Agent
- Trợ lý đắc lực cho CEO và các cấp quản lý trong việc tổng hợp báo cáo và thông tin.
- Hỗ trợ xử lý các công việc lặp đi lặp lại: đặt lịch họp, gửi email, tạo meeting, nhắc nhở công việc.
- Tích hợp toàn bộ hệ thống ERP/CRM để truy xuất và phân tích dữ liệu nhanh chóng.
- Phản hồi tức thì, hỗ trợ ra quyết định hiệu quả dựa trên dữ liệu thực tế.
Đọc thêm: Khám phá tính năng AI mới của Sota FMS - AI OCR - Đọc file booking
Đọc thêm: Lợi ích của Trí tuệ nhân tạo tác nhân trong việc tối ưu hóa chuỗi cung ứng
Đọc thêm: Nâng cao trải nghiệm khách hàng với chatbot AI tích hợp với Sota FMS
3.4 Module Tài chính – Kế toán
- Tích hợp liên mô-đun: Kết nối chặt chẽ giữa vận hành, kinh doanh và tài chính, hỗ trợ kế toán tự động hoặc thủ công tùy theo nhu cầu.
- Hóa đơn điện tử: Tích hợp với các nhà cung cấp hóa đơn điện tử, tự động xuất hóa đơn.
- Quản lý nghiệp vụ tài chính: Ngân hàng, VAT, bảng lương, công nợ, tạm ứng.
- Báo cáo chuẩn: Báo cáo thuế, nội bộ và tài chính theo thông tư của Bộ Tài Chính
3.5 Các Module hỗ trợ khác
Quản lý Dự án (Siêu trường - Siêu trọng)
- Quản lý thông tin dự án chặt chẽ, đầy đủ cho các lô hàng đặc biệt.
- Theo dõi trạng thái và tình trạng dự án theo thời gian thực.
- Chia sẻ thông tin giữa các nhân sự có liên quan.
Quản lý Kho
- Quản lý đa kho với các hoạt động nhập – xuất kho.
- Quản lý tồn kho theo vị trí, thiết lập mức tối thiểu – tối đa.
- Áp dụng quy tắc xuất kho: FIFO (First In First Out), FEFO (First Expired First Out), LIFO (Last In First Out).
Quản lý Nhân sự
- Chấm công tự động và quản lý nghỉ phép.
- Quản lý hợp đồng lao động và hồ sơ nhân viên.
- Tính lương tự động dựa trên công, phép, thưởng, phạt.
3.6 Báo cáo chi tiết và linh hoạt
- Tùy chỉnh báo cáo: Tự kéo - thả để tạo báo cáo theo nhu cầu quản lý, đặc thù của từng doanh nghiệp.
- Đa dạng góc độ: Xem báo cáo theo khách hàng, tuyến vận chuyển, nhân viên, thời gian, lợi nhuận...
- Real-time reporting: Báo cáo theo thời gian thực giúp cấp quản lý ra các quyết định nhanh chóng và chính xác.
4. Những doanh nghiệp nào cần phần mềm Sota FMS chuyên dụng cho ngành logistics & freight forwarding?
Hệ thống ERP chuyên dụng cho logisticsđặc biệt phù hợp với::
- ERP logistics chuyên ngành đặc biệt phù hợp với: Doanh nghiệp vận hành thủ công bằng Excel hoặc nhiều công cụ riêng biệt: Ở nhóm này, dữ liệu thường bị phân mảnh: sale giữ file giá, chứng từ nằm ở ops, kế toán nhập liệu lại từ đầu. Điều này không chỉ gây sai lệch số liệu mà còn khiến doanh nghiệp không có một bức tranh tổng thể về hiệu quả vận hành. Sota FMS giúp hợp nhất toàn bộ dữ liệu trên một nền tảng duy nhất, giảm nhập liệu trùng lặp, hạn chế sai sót và tăng tốc độ xử lý shipment.
- Doanh nghiệp sử dụng phần mềm cũ, Desktop App hoặc hệ thống không real-time: Các hệ thống cũ thường khó mở rộng, không cập nhật real-time và phụ thuộc nhiều vào thao tác thủ công. Khi khối lượng shipment tăng, hệ thống dễ quá tải, báo cáo chậm và thiếu linh hoạt. ERP logistics thế hệ mới như Sota FMS cho phép truy cập mọi lúc – mọi nơi, cập nhật dữ liệu theo thời gian thực, hỗ trợ quản lý đa chi nhánh và đa tuyến vận chuyển hiệu quả hơn.
- Các công ty giao nhận vận tải đang tìm cách đồng bộ hóa quy trình hoạt động: Giao nhận vận tải bao gồm các quy trình phức tạp: báo giá, đặt chỗ, vận hành, chứng từ, lập hóa đơn và đối chiếu. Nếu mỗi bộ phận hoạt động khác nhau, việc kiểm soát rủi ro sẽ trở nên vô cùng khó khăn. Sota FMS chuẩn hóa quy trình làm việc từ đầu đến cuối, đảm bảo luồng thông tin liền mạch từ bộ phận bán hàng đến bộ phận kế toán, giảm sự phụ thuộc vào từng cá nhân cụ thể và tăng cường khả năng mở rộng của nhóm..
- Doanh nghiệp có quy mô từ nhỏ đến lớn: Với doanh nghiệp nhỏ, bài toán là kiểm soát chi phí và tránh sai sót khi tăng trưởng. Với doanh nghiệp lớn, thách thức nằm ở quản trị phức tạp, nhiều chi nhánh và khối lượng dữ liệu lớn. Một hệ thống FMS chuyên biệt có khả năng mở rộng linh hoạt theo quy mô, vừa đủ dùng khi nhỏ, nhưng không “vỡ hệ thống” khi doanh nghiệp phát triển nhanh.
- Các công ty cần chuẩn hóa dữ liệu và thúc đẩy chuyển đổi số: Dữ liệu không được chuẩn hóa dẫn đến việc ra quyết định kém hiệu quả. Khi mỗi báo cáo đều cần chỉnh sửa thủ công, ban lãnh đạo không thể đưa ra quyết định nhanh chóng hoặc chính xác Sota FMS chuẩn hóa dữ liệu ngay từ đầu, tạo nền tảng cho phân tích lợi nhuận, dự báo kinh doanh và tự động hóa trong tương lai.
Tóm lại, nếu doanh nghiệp logistics và freight forwarding đang khó theo dõi lợi nhuận theo từng shipment, thất thoát chi phí, chứng từ rời rạc hoặc thiếu kết nối giữa các phòng ban, thì đầu tư vào một ERP chuyên biệt như Sota FMS không chỉ để “quản lý cho gọn”, mà là chiến lược cốt lõi giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả, giảm rủi ro và phát triển bền vững trong dài hạn. Nếu doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc theo dõi lợi nhuận theo shipment, kiểm soát chứng từ hoặc đồng bộ dữ liệu giữa các phòng ban, thì ERP chuyên biệt cho Logistics và Freight Forwarding không còn là lựa chọn, mà là yếu tố bắt buộc để phát triển bền vững.
Đọc thêm: Phần mềm quản lý vận tải hàng hóa toàn diện (FMS) - Giải pháp tối ưu cho các công ty logistics
5. Kết luận
Trong bối cảnh ngành Logistics và Freight Forwarding đang bước vào giai đoạn cạnh tranh khốc liệt, nơi tốc độ – dữ liệu – hiệu quả vận hành trở thành lợi thế sống còn, việc lựa chọn đúng nền tảng công nghệ không còn là câu chuyện “nâng cấp phần mềm”, mà là đầu tư cho tương lai doanh nghiệp.
Sota FMS không chỉ đơn thuần là một hệ thống ERP, mà là một hệ sinh thái quản lý chuyên biệt dành cho logistics, được thiết kế dựa trên quy trình làm việc thực tế của các công ty giao nhận vận tải và vận chuyển hàng hóa, từ báo giá, đặt chỗ, vận hành và lập chứng từ đến kế toán và phân tích lợi nhuận trên mỗi lô hàng; điều này giúp các doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình, đồng bộ hóa dữ liệu, kiểm soát lợi nhuận ở cấp độ lô hàng và thúc đẩy chuyển đổi số toàn diện.
Đầu tư vào SotaFMS hay ERP chuyên biệt chính là đầu tư vào hiệu quả vận hành, năng lực cạnh tranh và tương lai phát triển lâu dài của doanh nghiệp logistics – nơi dữ liệu trở thành tài sản và hệ thống trở thành nền tảng để bứt phá. . Liên hệ chúng tôi để được tư vấn và nhận tài liệu miễn phí.