Chuyển đổi số đã trở thành xu hướng tất yếu của ngành Logistics Việt Nam trong bối cảnh nhu cầu vận chuyển tăng mạnh và áp lực cạnh tranh ngày càng lớn. Tuy nhiên, dù hiểu rõ lợi ích của số hóa, nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là nhóm SME vẫn gặp khó khăn khi triển khai. Nguyên nhân chủ yếu đến từ việc hạ tầng công nghệ cũ kỹ, quy trình vận hành thủ công, dữ liệu rời rạc và cách quản lý truyền thống chưa theo kịp tốc độ phát triển của thị trường. Điều này khiến doanh nghiệp lúng túng khi bắt đầu chuyển đổi, lo ngại chi phí, sợ gián đoạn hoạt động và thiếu định hướng phù hợp.
Trong bài viết này, hãy cùng chúng tôi đi sâu vào những thách thức phổ biến nhất khiến doanh nghiệp Logistics gặp khó khăn khi chuyển đổi số.
1. Thách thức 1: Doanh nghiệp sử dụng phần mềm Logistics truyền thống dạng desktop, vướng mắc khi mở rộng và truy cập
Chỉ vài năm trước đây, bất kì doanh nghiệp nào cũng phụ thuộc vào phần mềm cũ dạng desktop app, được cài trực tiếp lên từng máy tính trong văn phòng, điều này đáp ứng được những nghiệp vụ cơ bản. Tuy nhiên, khi khối lượng đơn hàng tăng lên, nhu cầu phối hợp phòng ban cao hơn, hệ thống desktop bắt đầu bộc lộ hàng loạt hạn chế, đặc biệt là truy cập dữ liệu và mở rộng quy mô và tính linh hoạt trong vận hành. Cụ thể:
Nhân viên phụ thuộc vào máy cài đặt – không thể làm việc từ xa:
Với phần mềm desktop, toàn bộ dữ liệu chỉ nằm cố định trên máy tính ở công ty. Điều này khiến:
- Sales không thể xem lịch sử báo giá khi ra ngoài gặp khách hàng.
- Nhân viên chứng từ không thể kiểm tra job khi ra cảng hoặc đi hiện trường.
- Ban lãnh đạo không thể theo dõi tình hình vận hành khi đi công tác.
Chỉ cần không ngồi đúng máy, mọi thông tin gần như bị “đóng băng”, làm giảm tốc độ xử lý và khiến doanh nghiệp bị chậm nhịp so với thị trường.
Dữ liệu phân mảnh – mỗi bộ phận một file, một phần mềm
Khi phần mềm desktop không thể đáp ứng toàn bộ quy trình, nhân viên buộc phải kết hợp thêm Excel và các công cụ rời rạc để lưu trữ. Điều này dẫn tới:
- Sales ghi nhận đơn hàng trên một file.
- Vận hành cập nhật tiến độ trên file khác.
- Kế toán lưu doanh thu – chi phí trên một file hoàn toàn riêng.
Điều này khiến dữ liệu không đồng bộ, không thống nhất. Chỉ cần một thay đổi nhỏ trong thông tin booking hoặc chi phí cũng có thể dẫn đến lệch dữ liệu, giao hàng sai lịch, chậm tiến độ hoặc nhầm lẫn chi phí.
Mất hàng giờ mỗi ngày cho nhập liệu thủ công và đối chiếu dữ liệu:
Phần mềm desktop thường không tự động hóa luồng thông tin giữa các bộ phận. Vì vậy, nhân viên phải:
- Tự nhập lại dữ liệu nhiều lần ở nhiều nơi
- Đối chiếu thông tin giữa các file, sửa lỗi trùng lặp hoặc sai thông tin job.
Việc nhập liệu lặp đi lặp lại gây mất hàng giờ mỗi ngày, làm giảm năng suất và tăng nguy cơ sai sót trong xử lý chứng từ, booking, chi phí và công nợ.
Báo cáo tổng hợp chậm trễ – khó đưa ra quyết định
Do dữ liệu nằm rải rác trong hàng chục file và các phần mềm không liên thông, việc tổng hợp báo cáo trở nên vô cùng tốn thời gian. Doanh nghiệp thường phải: gom dữ liệu từ nhiều bộ phận, đối soát thủ công, xử lý lại trên Excel để có báo cáo doanh thu, chi phí, lãi – lỗ từng job. Điều này dẫn tới báo cáo chậm, thiếu chính xác, khiến ban lãnh đạo không thể đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu real-time. Những quyết định quan trọng như điều chỉnh giá bán, tối ưu tuyến vận chuyển hay đánh giá hiệu quả sales đều bị trì hoãn.
Khó mở rộng khi tăng nhân sự hoặc mở thêm chi nhánh:
Mỗi khi doanh nghiệp muốn: thêm nhân viên mới, thêm bộ phận, hoặc mở chi nhánh mới,họ phải cài đặt phần mềm thủ công cho từng máy. Chưa kể, việc đồng bộ dữ liệu giữa chi nhánh cũng không đảm bảo, gây ra sự khác biệt lớn trong quy trình và số liệu. Điều này tạo ra rào cản lớn khi doanh nghiệp muốn mở rộng.
Những hạn chế của phần mềm desktop không chỉ gây lãng phí thời gian, làm chậm trễ đơn hàng, sai lệch dữ liệu mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Trong khi thị trường thay đổi nhanh, doanh nghiệp vận hành trên hệ thống cũ rất dễ bị bỏ lại phía sau, mất cơ hội tăng trưởng vào tay những đơn vị áp dụng công nghệ linh hoạt hơn.
2. Thách thức 2: Doanh nghiệp dùng Excel vận hành thủ công, mất thời gian, sai sót dữ liệu
Excel là công cụ quen thuộc với hầu hết doanh nghiệp Logistics. Trong giai đoạn đầu, khi số lượng booking còn ít, quy trình đơn giản, Excel có thể đáp ứng nhu cầu ghi chép và quản lý cơ bản. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp tăng trưởng, lượng thông tin phức tạp hơn, Excel nhanh chóng trở thành “rào cản vô hình” kìm hãm năng suất vận hành và khiến doanh nghiệp đối mặt với nhiều rủi ro.
- Nhập liệu thủ công lặp đi lặp lại – mất hàng giờ mỗi ngày: Nhân viên Logistics phải nhập và cập nhật một lượng lớn thông tin mỗi ngày từ booking, thông tin hãng tàu, HBL/MBL … tất cả đều cần chi tiết và chính xác. Việc nhập liệu thủ công gây mất thời gian, đặc biệt khi nhu cầu xử lý tăng lên, Excel trở thành một công cụ chậm chạp và kém hiệu quả
- Dữ liệu phân tán và chồng chéo – dẫn đến sai sót thường xuyên: Một doanh nghiệp Logistics có thể dùng hàng chục file Excel cho từng mục đích khác nhau: bảng giá cước, danh sách booking, theo dõi HBL/MBL, công nợ, chi phí, báo cáo,.. Mỗi file một format và người quản lý gây ra sự không đồng bộ đúng theo thời gian thực. Chỉ cần nhân viên nhập liệu thiếu một con số, dùng nhầm file hoặc quên cập nhật cũng có thể dẫn tới lỗi cả một quy trình như tính nhầm công nợ hay giao hàng sai lịch,...Trong ngành Logistics, nơi mọi con số đều quan trọng, Excel khiến sai sót trở nên khó kiểm soát.
- Không có dữ liệu real-time – khó theo dõi tiến độ và ra quyết định: Excel không thể cung cấp: thông báo tự động hay cập nhật trạng thái real time, báo cáo tức thì hoặc truy vết thay đổi. Điều này đồng nghĩa giám đốc không biết ngay booking nào trễ hay sales không theo dõi được tiến độ báo để báo lại cho khách, dẫn tới vận hành rời rạc thiếu thông tin và khó khăn khi đưa ra quyết định chính xác và kịp thời.
- File dễ lỗi, dễ mất dữ liệu – rủi ro cao cho doanh nghiệp: Excel trở nên giới hạn khi: file nặng trên 20–30MB khiến quá tải, máy tính dễ treo, dễ corrupt, nhiều người mở cùng lúc gây ra xung đột dữ liệu, lưu trên máy cá nhân có nguy cơ bị mất nếu máy hỏng hay nhân viên nghỉ việc mang theo luôn dữ liệu khách hàng. Chính vì thế, một lỗi nhỏ trong công thức Excel có thể làm sai toàn bộ báo cáo lợi nhuận. Chỉ cần một file bị hỏng là doanh nghiệp không thể truy xuất dữ liệu lịch sử của hàng chục job.
- Không phù hợp khi doanh nghiệp tăng trưởng: Khi số lượng booking tăng từ 50 tới 300 job/tháng, Excel không thể xử lý hiệu quả vì: tốc độ chậm, khó tổ chức luồng dữ liệu, không thể tự động hóa, không theo dõi được hiệu suất từng nhân viên, không thể mở rộng quy mô quy trình. Excel chỉ phù hợp cho giai đoạn nhỏ lẻ. Một khi doanh nghiệp tăng trưởng, nó trở thành điểm nghẽn lớn nhất.
Tóm lại, Excel chỉ phù hợp cho giai đoạn nhỏ lẻ. Một khi doanh nghiệp tăng trưởng, nó trở thành điểm nghẽn lớn nhất.
3. Thách thức 3: Doanh nghiệp dùng các phần mềm rời rạc khiến dữ liệu không đồng bộ
Tại các doanh nghiệp Logistics, mỗi phòng ban lại sử dụng một phần mềm riêng để quản lý công việc. Ban đầu, mô hình này có vẻ hợp lý vì mỗi bộ phận có công cụ tối ưu riêng. Tuy nhiên, khi đưa vào hoạt động thực tế, hệ thống rời rạc này tạo ra sự thiếu kết nối giữa các phòng ban về thông tin dữ liệu, khiến doanh nghiệp gặp rất nhiều trở ngại.
- Mất thời gian đối soát giữa các bộ phận: Chỉ cần một thông tin thay đổi nhỏ như: phí local charge, số booking, trạng thái job,... thì cả 3 bộ phận đều phải cập nhật ở phần mềm riêng của mình. Điều này khiến mỗi nhân viên ở từng phòng ban phải đối soát thủ công hàng ngày, gây mất thời gian quản lý khối lượng công việc.
- Số liệu chênh lệch, không chính xác: Khi mỗi phòng ban cập nhật một nguồn dữ liệu khác nhau, việc tổng hợp báo cáo toàn doanh nghiệp trở nên vô cùng rủi ro, dẫn đến báo cáo sai lợi nhuận, đánh giá hiệu quả kinh doanh không chính xác, không có căn cứ đưa ra quyết định kịp thời.
- Không phù hợp khi doanh nghiệp mở rộng quy mô: Khi số lượng booking tăng lên hàng trăm hoặc hàng nghìn job/tháng, hệ thống rời rạc không thể đáp ứng thời gian xử lý dữ liệu và chăm sóc khách hàng, gây ra thất thoát doanh thu.
- Rủi ro khi nhân viên nghỉ việc – mang theo luôn dữ liệu: Khi một nhân viên nghỉ việc hoặc chuyển bộ phận, doanh nghiệp có thể mất luôn. Điều này gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến mối quan hệ khách hàng và hoạt động nội bộ.
4. Thách thức 4: Quản lý khách hàng thủ công gây thất thoát cơ hội & khó chăm sóc khách hàng
Trong ngành Logistics, khách hàng không chỉ đơn thuần là người gửi hàng mà còn là nguồn doanh thu liên tục và dài hạn. Một khách hàng có thể phát sinh hàng chục booking mỗi tháng, thay đổi nhu cầu liên tục và yêu cầu tốc độ phản hồi nhanh. Nhưng nhiều doanh nghiệp Logistics hiện nay vẫn quản lý khách hàng bằng phương pháp thủ công, khiến quy trình chăm sóc khách hàng mất hiệu quả khiến đánh mất khách hàng tiềm năng.
- Thông tin khách hàng nằm rải rác – sales dễ bỏ sót lead tiềm năng: Khi dữ liệu khách hàng nằm ở nhiều nơi như Excel, Zalo, email hay ghi chú cá nhân, sales rất dễ bỏ quên hoặc không theo dõi kịp thời các lead mới. Điều này khiến doanh nghiệp mất cơ hội ngay từ bước đầu tiên.
- Không có lịch sử chăm sóc – khó theo dõi hiệu quả sales: Việc không ghi nhận đầy đủ lịch sử báo giá, trao đổi và chăm sóc khiến doanh nghiệp không biết khách đã được hỗ trợ đến đâu. Điều này làm giảm chất lượng dịch vụ và gây khó khăn khi đánh giá hiệu quả làm việc của từng sales.
- Không đánh giá được hiệu suất sales – khó kiểm soát pipeline: Khi pipeline không được cập nhật rõ ràng, lãnh đạo không thể biết mỗi sales đang có bao nhiêu lead, tỉ lệ chuyển đổi ra sao hoặc nguyên nhân thất bại. Điều này gây khó khăn trong việc hoạch định chiến lược và phân bổ nguồn lực.
- Không có nhắc nhở tự động – dễ bỏ quên khách cũ: Không có hệ thống nhắc lịch follow-up khiến sales dễ bỏ quên khách hàng cũ hoặc quên phản hồi đúng thời điểm. Điều này làm giảm tỉ lệ giữ chân khách và mất đi những nguồn doanh thu ổn định.
- Không liên kết dữ liệu giữa khách hàng – job – doanh thu: Dữ liệu rời rạc khiến doanh nghiệp không thể theo dõi được toàn bộ hành trình khách hàng từ lúc báo giá đến khi phát sinh job và thanh toán. Điều này làm giảm khả năng phân tích lợi nhuận theo từng khách và khó đưa ra quyết định chính xác.
- Nguy cơ mất khách hàng khi nhân viên nghỉ việc: Khi dữ liệu chỉ nằm trong file hoặc điện thoại cá nhân của sales, doanh nghiệp sẽ mất toàn bộ thông tin khách hàng nếu nhân viên nghỉ việc. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và quan hệ khách hàng lâu dài.
5. Giải pháp chuyển đổi số hiệu quả cho doanh nghiệp
Từ những khó khăn trong vận hành thủ công, dữ liệu rời rạc và thiếu tính kết nối, Sota FMS ra đời như một giải pháp quản lý toàn diện dành riêng cho doanh nghiệp Logistics. Hệ thống được triển khai hoàn toàn trên nền tảng Online, cho phép doanh nghiệp làm việc dễ dàng trên máy tính, máy tính bảng và điện thoại, chỉ cần thiết bị có kết nối Internet. Điều này giúp mọi hoạt động được thực hiện mọi lúc – mọi nơi, tối ưu tốc độ xử lý và giảm phụ thuộc vào văn phòng hay máy cài đặt.
Làm việc linh hoạt với dữ liệu real-time
SotaFMS cho phép mọi bộ phận làm việc linh hoạt và kết nối chặt chẽ nhờ dữ liệu cập nhật theo thời gian thực. Sales có thể tạo báo giá và xem lịch sử giao dịch ngay khi gặp khách; nhân viên hiện trường cập nhật chi phí và tình trạng lô hàng tức thì; lãnh đạo dễ dàng phê duyệt và theo dõi tiến độ ngay cả khi đang công tác. Tất cả giúp doanh nghiệp phản hồi nhanh và chính xác trong mọi tình huống.
Vận hành Freight thông minh trên một nền tảng thống nhất
Toàn bộ nghiệp vụ freight forwarding như quản lý lô hàng, chi phí – hóa đơn, tiến độ công việc, đối soát công nợ và xuất chứng từ đều được tích hợp trên SotaFMS. Nhờ dữ liệu đồng bộ giữa các phòng ban, thông tin không còn bị sai lệch hoặc trùng lặp, giúp doanh nghiệp truy xuất dễ dàng và hạn chế tối đa sai sót trong quá trình vận hành.
CRM chuyên biệt cho Logistics – tối ưu chăm sóc khách hàng
Hệ thống CRM của SotaFMS hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi toàn bộ hành trình khách hàng từ lead đến báo giá, job và doanh thu. Lịch sử trao đổi, hiệu suất sales và các tác vụ follow-up đều được lưu trữ và nhắc nhở tự động. Kết hợp với AI Chatbot, đội ngũ sales có thể chăm sóc khách hàng nhanh chóng và hiệu quả hơn, từ đó nâng cao tỷ lệ chuyển đổi.
Báo cáo tài chính tức thời – ra quyết định nhanh và chính xác
SotaFMS tự động tổng hợp số liệu vận hành và kế toán để tạo ra báo cáo lãi – lỗ, doanh thu, chi phí và công nợ theo từng job, khách hàng hoặc tuyến hàng. Các báo cáo đều trực quan và tức thời, giúp ban lãnh đạo không còn lệ thuộc vào file Excel thủ công và có thể đưa ra quyết định chiến lược kịp thời.
Tự động hóa nhập liệu bằng AI-OCR – giảm gần như tuyệt đối sai sót
Nhờ công nghệ AI-OCR, SotaFMS có khả năng đọc và trích xuất dữ liệu từ booking, vận đơn hay hóa đơn chỉ trong vài giây. Điều này giúp giảm đáng kể thời gian nhập liệu và gần như loại bỏ hoàn toàn sai sót, đảm bảo dữ liệu chính xác xuyên suốt các quy trình.
SotaFMS mang đến một hệ sinh thái quản lý Logistics toàn diện, kết nối liền mạch từ đầu vào như quản lý khách hàng và báo giá, đến quá trình vận hành job – chứng từ – chi phí, và đầu ra là các báo cáo doanh thu, chi phí và công nợ kế toán. Tất cả được thực hiện trên một nền tảng thống nhất, giúp doanh nghiệp giảm tới 80% thời gian xử lý công việc, hạn chế 99% sai sót dữ liệu nhờ tự động hóa và đồng bộ thông tin. Nhờ đó, doanh nghiệp nâng cao năng suất, tối ưu lợi nhuận và vận hành nhanh hơn, chính xác hơn, phù hợp với yêu cầu ngày càng cao của xu hướng Logistics 5.0.
6. Kết luận
Chuyển đổi số trong ngành Logistics không chỉ là xu hướng, mà là điều kiện bắt buộc để doanh nghiệp giữ vững lợi thế trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt. Tuy nhiên, những rào cản như quy trình thủ công, dữ liệu phân tán, phần mềm rời rạc và hạn chế từ hệ thống desktop khiến nhiều doanh nghiệp khó bắt đầu hoặc triển khai không hiệu quả. Việc nhận diện đúng thách thức là bước đầu quan trọng để xây dựng chiến lược chuyển đổi số phù hợp, tối ưu vận hành và tạo nền tảng tăng trưởng bền vững theo định hướng Logistics 5.0. Liên hệ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất về chuyển đổi số và nhận tài liệu miễn phí.