Trong ngành logistics, mỗi ngày hàng nghìn đơn hàng được xử lý, hàng trăm bộ chứng từ được in ấn và luân chuyển giữa các bộ phận. Vận đơn, booking, hóa đơn, phiếu xuất nhập kho, tất cả tạo nên một khối lượng giấy tờ khổng lồ. Điều này không chỉ khiến quy trình vận hành trở nên cồng kềnh, mà còn tiêu tốn đáng kể thời gian, nhân lực và tài nguyên doanh nghiệp.
Khi chi phí in ấn, lưu trữ và sai sót do thao tác thủ công ngày càng gia tăng, câu hỏi được đặt ra là: làm thế nào để vừa tối ưu hiệu suất, vừa tiến gần hơn tới mục tiêu “logistics xanh”? Câu trả lời nằm ở việc số hóa quy trình vận hành bằng hệ thống ERP, cụ thể là nền tảng quản lý doanh nghiệp logistics Sota FMS (Freight Management System).
1. Số hóa giúp giảm giấy tờ, nền tảng của logistics xanh
Trong hành trình hướng tới “logistics xanh”, số hóa đóng vai trò như bước khởi đầu quan trọng giúp doanh nghiệp vừa nâng cao hiệu suất vận hành, vừa giảm thiểu tác động môi trường.
Giảm giấy tờ không đơn thuần là tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm, mà là bước đầu tiên để giảm dấu chân carbon (carbon footprint) trong toàn chuỗi cung ứng. Với Sota FMS, các chứng từ được quản lý, chia sẻ và lưu trữ hoàn toàn trên nền tảng số. Thay vì in hàng trăm bộ hồ sơ cho mỗi lô hàng, doanh nghiệp có thể gửi, nhận, ký duyệt, tra cứu và lưu trữ trực tuyến. Điều này không chỉ giúp giảm tới 70% lượng giấy sử dụng mỗi năm, mà còn hạn chế các hoạt động vận chuyển, in ấn và lưu trữ vật lý, những yếu tố góp phần vào phát thải CO₂.
Sota FMS giúp doanh nghiệp logistics tiến gần hơn đến mô hình vận hành “không giấy tờ” (paperless operation) trên nền tảng ERP hướng tới mục tiêu logistics xanh và bền vững. Quan trọng hơn, việc triển khai hệ thống FMS và các giải pháp số hóa cũng góp phần giúp doanh nghiệp đáp ứng các tiêu chí ESG và hướng đến các mục tiêu phát triển bền vững (SDG) như: SDG 9 (Công nghiệp, đổi mới và hạ tầng: khuyến khích ứng dụng công nghệ trong vận hành.) và SDG 12 (Tiêu dùng và sản xuất bền vững: giảm lãng phí tài nguyên, tối ưu quy trình.).
Bên cạnh đó, dữ liệu điện tử giúp hạn chế nhu cầu di chuyển vật lý, khi các phòng ban có thể truy cập và chia sẻ tài liệu chỉ với vài thao tác trực tuyến. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và năng lượng, mà còn giảm đáng kể lượng nhiên liệu tiêu thụ từ hoạt động vận chuyển nội bộ.
2. Tăng hiệu suất, giảm sai sót nhờ tự động hóa và công nghệ AI
Số hóa chỉ thực sự có ý nghĩa khi đi kèm tự động hóa. Hệ thống FMS hiện đại tích hợp công nghệ AI OCR, AI Assistant và Workflow Automation để xử lý dữ liệu nhanh và chính xác.
- AI OCR (Optical Character Recognition) tự động nhận dạng và trích xuất thông tin từ chứng từ như booking, hóa đơn hay vận đơn, giúp loại bỏ lỗi nhập liệu thủ công.
- AI Assistant hỗ trợ người dùng theo dõi tiến độ, nhắc lịch xử lý đơn, hoặc tự động tạo báo cáo theo thời gian thực.
- Chatbot AI hỗ trợ khách hàng 24/7 qua nhiều nền tảng như zalo, whatsapp,livechat website.... Giúp doanh nghiệp quản lý khách hàng dễ dàng, gia tăng cơ hội chốt sales và duy trì up sale,...
- Workflow tự động đồng bộ dữ liệu giữa các bộ phận (sales, kế toán, kho vận), giúp mọi người làm việc trên cùng một nền tảng, giảm chồng chéo và sai sót.
Hệ thống CRM chuyên biệt cho ngành Logistics : Tạo hệ sinh thái thống nhất giữa kế toán, kho vận, chăm sóc khách hàng. Các phòng ban liên kết với nhau tạo ra hệ sinh thái vận hành thống nhất . Nhờ sự tích hợp này, doanh nghiệp không chỉ nâng cao hiệu quả vận hành nội bộ, mà còn tạo ra trải nghiệm liền mạch cho khách hàng.
Một lợi ích quan trọng khác của FMS là khả năng phân tích dữ liệu thông minh. Thông qua dashboard báo cáo thời gian thực, nhà quản lý có thể theo dõi hiệu suất vận hành, tình trạng đơn hàng, chi phí logistics và mức độ đáp ứng của từng bộ phận.
Tóm lại, doanh nghiệp có thể tiết kiệm tới 60% thời gian thao tác và nâng cao độ chính xác trong xử lý đơn hàng, từ đó tăng năng suất mà không cần tăng thêm nhân sự. .
3. Logistics xanh, bắt đầu từ những thay đổi nhỏ
Chuyển đổi số trong logistics không phải là một cuộc “cách mạng nhanh”, mà là hành trình của những thay đổi bắt đầu từ những cải tiến nhỏ và lâu dài là cả một hệ thống. Mỗi hành động như giảm in ấn giấy tờ, số hóa chứng từ, hay tự động hóa báo cáo vận hành đều là một viên gạch góp phần xây nên nền tảng của “logistics xanh”.
Việc số hóa từng bước không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, rút ngắn thời gian xử lý và hạn chế sai sót, mà còn tạo ra giá trị bền vững lâu dài. Khi dữ liệu được quản lý minh bạch và tự động, doanh nghiệp có thể ra quyết định nhanh hơn, giảm lãng phí nguồn lực và tối ưu hiệu suất của toàn bộ chuỗi cung ứng.
Quan trọng hơn, những cải tiến nhỏ này đang giúp ngành logistics góp phần hiện thực hóa mục tiêu “Net Zero 2050” của Việt Nam, thông qua việc giảm phát thải carbon, tiết kiệm năng lượng và bảo vệ môi trường. Đây không chỉ là trách nhiệm xã hội, mà còn là chiến lược nâng cao uy tín thương hiệu trong mắt đối tác và khách hàng quốc tế, những người ngày càng đánh giá cao những doanh nghiệp vận hành theo định hướng xanh và bền vững.
4. Kết luận
Trong kỷ nguyên mà “hiệu suất và bền vững” là hai yếu tố đi liền với nhau và được ưu tiên trong các doanh nghiệp, số hóa quy trình logistics không còn là lựa chọn, mà là bước đi tất yếu. Hệ thống Sota FMS của Sota Solutions không chỉ là phần mềm quản lý toàn diện trên một nền tảng duy nhất, mà là chìa khóa mở ra hành trình chuyển đổi xanh cho doanh nghiệp logistics Việt Nam. Giảm giấy tờ , tăng hiệu suất, giảm phát thải là một trong những mục tiêu chính của chúng tôi trên hành trình số hóa và cùng nhau kiến tạo một hệ sinh thái logistics xanh, thông minh và bền vững hơn cho tương lai. Đây cũng là một trong những tác động gián tiếp của ứng dụng công nghệ 4.0 trên hành trình số hóa bền vững. Liên hệ chúng tôi để cập nhật những tin tức về công nghệ mới nhất.