Phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là một công cụ mạnh mẽ; nhưng phần mềm chỉ tốt khi chúng ta sử dụng nó đúng cách và đúng mục đích.
Việc triển khai ERP luôn đặt ra những thách thức. Để đảm bảo sự thành công của dự án ERP, doanh nghiệp phải cộng tác với các nhà cung cấp và nhóm tư vấn trong toàn bộ quá trình triển khai và chiến lược. Tận dụng kinh nghiệm sâu rộng trong việc triển khai ERP trên nhiều dự án lớn và nhỏ, Sota Solutions giúp đưa ra những lời khuyên có giá trị có thể hỗ trợ doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro trong quá trình triển khai phần mềm ERP.
Các bước triển khai ERP
![10 Steps to deploy ERP 10 Steps to deploy ERP](https://erp.sota-solutions.com/web/image/4813-8c7cc952/Blue%20Modern%20Futuristic%20Business%20Roadmap%20%281%29.png?access_token=2addc0b6-974b-4b73-93d9-6617db4af1ed)
10 bước triển khai ERP chuẩn quốc tế
Bước 1: Lập kế hoạch và tổ chức
Bước 2: Đánh giá các quy trình hiện tại
Bước 3: Cấu hình hệ thống
Bước 4: Phân tích thiết kế hệ thống
Bước 5: Chỉnh sửa hệ thống
Bước 6: Triển khai và đào tạo
Bước 7: Kiểm tra và xác nhận
Bước 8: Go-live
Bước 9: Hỗ trợ và bảo trì
Bước 10: Đánh giá
Chúng tôi sẽ phân tích chi tiết các bước triển khai một dự án ERP:
Bước 1: Lập kế hoạch và tổ chức
Đây là bước đầu tiên trong quá trình triển khai ERP. Hai bên sẽ cùng nhau ký kết hợp đồng và chuẩn bị dự án. Các công việc cần thực hiện ở giai đoạn này bao gồm: thành lập nhóm dự án, thống nhất thời gian thực hiện, các bước thực hiện, các công việc cần chuẩn bị trước khi thực hiện và các giai đoạn thực hiện.
Bước 2: Đánh giá các quy trình hiện tại
![Assessing current processes Assessing current processes](/web/image/4815-129531a7/Screenshot%202023-12-11%20154103.png?access_token=e5f3e7e9-d52f-4419-9233-36a186051cea)
Khảo sát tình trạng hoạt động của doanh nghiệp trước khi triển khai ERP là bước bắt buộc. Nếu thiếu bước này, doanh nghiệp có thể gặp nhiều thách thức trong quá trình triển khai, thậm chí có thể bị chệch hướng.
Một số câu hỏi liên quan đến khảo sát thu thập thông tin từ doanh nghiệp là:
- Lĩnh vực hoạt động chính của doanh nghiệp
- Số lượng nhân viên
- Mô hình kinh doanh
- Số lượng cửa hàng, kho hàng, quy trình giao hàng, tổng số nhóm sản phẩm và sản phẩm hiện có, phương thức bán sản phẩm (cửa hàng, trực tuyến, phương thức thanh toán)
- Quy mô phát triển kinh doanh trong tương lai
- Trước đây hay hiện tại, doanh nghiệp đã triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp nào, hoặc đã từng triển khai ERP chưa? Ưu nhược điểm trong quá trình sử dụng? Tại sao không sử dụng nó nữa?
Bước 3: Cấu hình hệ thống
Sau khi đội ngũ BA trực tiếp khảo sát hiện trạng của doanh nghiệp sẽ lập một tài liệu URD mô tả toàn bộ quy trình hoạt động của doanh nghiệp và yêu cầu của từng bộ phận. Đây là giai đoạn rất quan trọng của dự án vì tài liệu mô tả URD càng chính xác sẽ giảm thiểu nhu cầu sửa đổi cấu trúc phần mềm. Sau khi khảo sát, nhà cung cấp có thể đưa ra lời khuyên, giải pháp về kỹ thuật, quy trình kế toán,… để xử lý các vấn đề quản lý khách hàng.
Bước 4: Phân tích thiết kế hệ thống
Sau khi cả hai bên đồng ý về một tài liệu mô tả URD. Nhóm Developer sẽ thiết kế và lập trình phần mềm theo mô tả tài liệu. Sau khi nhóm lập trình hoàn thành việc thiết kế phần mềm sẽ chuyển sang nhóm Kiểm thử để kiểm tra lỗi trên hệ thống.
Bước 5: Chỉnh sửa hệ thống
- Thực hiện các chỉnh sửa phần mềm: Cấu trúc dữ liệu, cấu trúc chương trình, màn hình nhập dữ liệu, tính năng nghiệp vụ...
- Kiểm tra tính đúng đắn của thiết kế, chỉnh sửa và sửa đổi phần mềm.
Bước 6: Triển khai và đào tạo
Sau khi hoàn thành thử nghiệm và giải quyết mọi vấn đề đã xác định, việc triển khai hệ thống ERP sẽ trở thành bước tiếp theo để cho phép người dùng sử dụng nó. Trước khi ra mắt chính thức, nhóm dự án phải cung cấp đào tạo cho tất cả người dùng hệ thống, bao gồm cả nhân viên và các bên có khả năng bên ngoài có liên quan đến ERP. Việc chuẩn bị tài liệu đào tạo thường bắt đầu từ trước khi hệ thống sẵn sàng và các chuyên gia về chủ đề liên quan đến cấu hình ERP nên xem xét các tài liệu này để đảm bảo sự phù hợp với chức năng dự định của hệ thống. Tuy nhiên, điều này có thể là một thách thức vì các chuyên gia này cũng có thể đang giải quyết các vấn đề được xác định vào phút cuối trong quá trình kiểm tra chấp nhận của người dùng.
Bước 7: Kiểm tra và xác nhận
Đơn vị triển khai phần mềm ERP sẽ hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi dữ liệu hiện có (trên file Excel, Txt…) thành danh sách, tài liệu… và cùng khách hàng kiểm tra tính chính xác của dữ liệu. chuyển thành. Ngoài ra, các lỗi còn sót lại trong hệ thống cũng sẽ được khắc phục ở giai đoạn triển khai ERP này.
Bước 8: Go-Live
Trong một dự án ERP, giai đoạn go-live là thời điểm quá trình triển khai phần mềm hoàn tất và phần mềm được chuyển từ giai đoạn thử nghiệm sang ứng dụng thực tế.
Go-live đồng nghĩa với việc hệ thống cũ dừng lại vì nó sẽ không còn được sử dụng nữa. Đồng thời, dữ liệu cũng sẽ được di chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống ERP mới.
Bước 9: Hỗ trợ và bảo trì
Sau giai đoạn hỗ trợ triển khai hệ thống ban đầu, một nhóm nhỏ hơn sẽ liên tục hỗ trợ người dùng, xử lý các tác vụ như đào tạo, giải đáp thắc mắc và các thay đổi cấu hình cần thiết. Họ tránh giới thiệu các tính năng mới trừ khi cần thiết. Giai đoạn này cũng liên quan đến việc chuẩn bị cho giai đoạn tiếp theo bằng cách xác định các cải tiến, giải quyết các bản sửa lỗi quan trọng và bổ sung các mô-đun hoặc phần mềm mới. Ví dụ: giai đoạn một có thể bao gồm quản lý tài chính và kho hàng, trong khi giai đoạn hai tập trung vào nhân sự và bán hàng.
Bước 10: Đánh giá
Sau khi hệ thống được khởi chạy và sử dụng tích cực, người quản lý dự án cần đánh giá dự án triển khai để đảm bảo nó phù hợp với yêu cầu kinh doanh. Đánh giá này có thể liên quan đến việc thu thập phản hồi từ nhóm dự án, các bên liên quan chính và người dùng hệ thống. Mục tiêu là xác định cả các khía cạnh thành công và các lĩnh vực xảy ra sai lệch so với kế hoạch. Thông tin này sau đó có thể được phân tích để chuẩn bị cho chu kỳ lập kế hoạch tiếp theo.
Một hành trình đáng nỗ lực
Việc triển khai hệ thống ERP lần đầu tiên hoặc chuyển sang hệ thống mới ban đầu có thể khiến bạn cảm thấy choáng ngợp. Tuy nhiên, việc lựa chọn hệ thống ERP phù hợp là rất quan trọng vì nó trở thành cốt lõi của doanh nghiệp bạn. Khi được triển khai với sự hỗ trợ của các chuyên gia am hiểu, hiểu rõ những vấn đề phức tạp trong doanh nghiệp của bạn, giải pháp phù hợp sẽ mở ra những khả năng và giải phóng tiềm năng tăng trưởng thực sự trong doanh nghiệp của bạn.
Bạn có thể liên hệ chúng tôi để tìm hiểu thêm về những gì chúng tôi có thể làm cho doanh nghiệp của bạn hoặc khám phá các gói giải pháp ERP mà chúng tôi đã có kinh nghiệm triển khai