Điều hành một doanh nghiệp chưa bao giờ là nhiệm vụ đơn giản. Mỗi ngày, chủ doanh nghiệp phải đối mặt với khối lượng dữ liệu khổng lồ: từ quản lý vận hành, theo dõi báo cáo cho đến đưa ra các quyết định chiến lược. Khi dữ liệu bị phân tán hoặc báo cáo không kịp thời, áp lực lên ban lãnh đạo gia tăng, đồng thời doanh nghiệp cũng đánh mất lợi thế cạnh tranh.
Không chỉ ở cấp quản lý, từng nhân viên cũng phải xử lý thông tin và công việc cá nhân một cách tỉ mỉ, bởi chỉ một sơ suất nhỏ cũng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả chung. Ví dụ, nếu bộ phận kinh doanh không kiểm soát được dữ liệu khách hàng, điều này sẽ tạo ra gánh nặng lớn cho toàn bộ quy trình bán hàng và chăm sóc khách hàng.
Thấu hiểu những thách thức đó, Sota Solutions đã phát triển SotaERP AI Assistant – trợ lý AI đa nhiệm được thiết kế để đồng hành cùng cả nhân viên lẫn chủ doanh nghiệp trong công việc hàng ngày lẫn những task vụ quan trọng hơn. Với khả năng tối ưu hiệu suất làm việc, hỗ trợ quản lý công việc thông minh, chăm sóc khách hàng 24/7 và phân tích dữ liệu chính xác, SotaERP AI Assistant giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu suất, nâng cao năng lực cạnh tranh và hướng đến phát triển bền vững trong kỷ nguyên số.
Cùng chúng tôi tìm hiểu chi tiết tính năng của SotaERP AI Assistant trong bài viết dưới đây.
1. Tại sao cần ứng dụng trợ lý AI trong công việc hàng ngày và quản lý vận hành
Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt, việc quản lý vận hành doanh nghiệp đòi hỏi tốc độ, sự chính xác và khả năng thích ứng cao. Tuy nhiên, thực tế cho thấy nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn khi phải xử lý khối lượng công việc khổng lồ, dữ liệu phân tán trên nhiều hệ thống, báo cáo chậm trễ và quy trình chăm sóc khách hàng thủ công. Những hạn chế này không chỉ làm lãng phí thời gian và nguồn lực mà còn khiến doanh nghiệp bỏ lỡ cơ hội kinh doanh quan trọng.
Đây chính là lúc trợ lý AI trở thành giải pháp hữu ích. Với khả năng tự động hóa quy trình, xử lý dữ liệu thời gian thực, chăm sóc khách hàng 24/7 và hỗ trợ phân tích thông tin để ra quyết định nhanh chóng, AI trở thành trợ lý thông minh giúp chủ doanh nghiệp, nhân viên kinh doanh…giảm thiểu công việc thủ công, dễ dàng tìm kiếm và truy xuất thông tin, quản lý công việc hiệu quả và giảm thiểu sai sót. Quan trọng hơn, trợ lý AI còn cho phép chủ doanh nghiệp tập trung vào chiến lược phát triển dài hạn thay vì bị phân tán bởi khối lượng công việc khổng lồ hằng ngày.
Khi các doanh nghiệp sử dụng ERP, lợi thế của việc tích hợp trợ lý AI như SotaERP AI Assistant sẽ càng rõ rệt. Nhờ khả năng tích hợp dữ liệu đã có sẵn trong hệ thống ERP, AI có thể liên kết và truy xuất thông tin nhanh chóng, chính xác và theo ngữ cảnh. Điều này giúp chủ doanh nghiệp và nhân viên không chỉ tiết kiệm thời gian tìm kiếm, mà còn đưa ra được các quyết định dựa trên dữ liệu tổng hợp và phân tích chuyên sâu.
Ví dụ cụ thể, khi người dùng muốn tìm kiếm thông tin khách hàng, AI có thể ngay lập tức truy xuất lịch sử giao dịch, báo giá, hợp đồng hay các lần tương tác trước đó chỉ trong vài giây – thay vì phải rà soát thủ công nhiều bộ phận hoặc file dữ liệu rời rạc. Bên cạnh đó, nhờ tích hợp với ERP, AI còn đưa ra gợi ý dựa trên hành vi khách hàng, như nhắc nhở chăm sóc khách hàng lâu chưa phát sinh đơn hàng, hoặc đề xuất sản phẩm/dịch vụ liên quan để tăng khả năng chốt sales.
Có thể nói, sở hữu một trợ lý AI thông minh là lợi thế cạnh tranh để doanh nghiệp duy trì bắt kịp xu hướng chuyển đổi số và tối ưu hóa quy trình làm việc.
2. Trợ lý chăm sóc khách hàng - Customer Chatbot
AI Customer Chatbot trong SotaERP AI Assistant là giải pháp hỗ trợ người dùng tối ưu chăm sóc khách hàng một cách tự động và liên tục. Chatbot có khả năng phản hồi 24/7 trên nhiều kênh phổ biến như website, Facebook, Zalo hay các nền tảng nhắn tin khác, giúp khách hàng nhận được câu trả lời tức thời. Không chỉ dừng lại ở việc trả lời câu hỏi, chatbot còn có thể phân loại yêu cầu, tự động đề xuất chuyển tiếp đến nhân viên khi gặp tình huống phức tạp và tích hợp với dữ liệu trong ERP để cung cấp thông tin chính xác theo thời gian thực. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhân sự, nâng cao sự hài lòng và giữ chân khách hàng hiệu quả hơn.
3. Quản lý công việc và lịch trình thông minh
Một tính năng nổi bật khác là lên lịch và nhắc nhở tự động, giúp doanh nghiệp quản lý công việc và lịch trình khoa học hơn. Chỉ với một thao tác đơn giản, người dùng có thể tạo lịch họp, phân bổ công việc hoặc nhắc nhở tự động cho cá nhân và nhóm. AI còn cho phép chỉnh sửa, cập nhật thay đổi lịch nhanh chóng, đồng bộ với các thiết bị và hệ thống khác để tránh bỏ sót nhiệm vụ quan trọng. Nhờ đó, doanh nghiệp giảm thiểu sai sót, nâng cao hiệu quả phối hợp công việc và đảm bảo tiến độ vận hành trơn tru. Đây chính là công cụ hỗ trợ lãnh đạo và nhân viên quản lý thời gian một cách thông minh, góp phần nâng cao năng suất toàn tổ chức.
4. Trợ lý Email
Trợ lý Email của SotaERP AI Assistant là công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tối ưu hiệu quả trong giao tiếp qua email. Trợ lý AI giúp người dùng gửi mail hay tạo lịch họp từ danh sách liên hệ có sẵn để lấy thông tin email và gửi lời mời tới khách hàng. Ngoài ra, việc tích hợp với lịch làm việc giúp doanh nghiệp quản lý thời gian gửi mail chính xác hơn, đảm bảo thông tin được truyền tải đúng lúc và đúng đối tượng. Nhờ đó, hiệu suất làm việc qua email của người dùng tăng cao tăng rõ rệt trong khi chi phí và công sức giảm đáng kể.
5. Tích hợp CRM và báo cáo khách hàng 360
Một trong những tính năng nổi bật của SotaERP AI Assistant chính là khả năng tích hợp chặt chẽ với hệ thống CRM để cung cấp báo cáo khách hàng toàn diện. Người dùng có thể nhanh chóng theo dõi toàn bộ thông tin từ hồ sơ, lịch sử giao dịch cho đến tỷ lệ chuyển đổi và mức độ hài lòng của khách hàng. Nhờ đó, doanh nghiệp luôn kiểm soát được tình hình và đưa ra quyết định chính xác, kịp thời nhằm nâng cao hiệu quả bán hàng cũng như cải thiện chất lượng dịch vụ. Trong các báo cáo, biểu đồ phân tích được trình bày trực quan, dễ hiểu và có thể truy cập ngay trên nhiều nền tảng phổ biến như Zalo, WhatsApp hay Telegram, giúp chủ doanh nghiệp nắm bắt thông tin nhanh chóng mọi lúc, mọi nơi.
6. Tìm kiếm và tra cứu thông tin tức thời
SotaERP AI Assistant còn mang đến tính năng tìm kiếm và tra cứu dữ liệu doanh nghiệp trong thời gian thực. Người dùng chỉ cần nhập hoặc ra lệnh bằng giọng nói, hệ thống sẽ ngay lập tức truy xuất thông tin từ ERP, hoặc các tài liệu khác được lưu trữ trực tiếp thông qua Google Drive. Điều này giúp tiết kiệm đáng kể thời gian xử lý thủ công, đồng thời giảm thiểu sai sót trong việc tổng hợp và chia sẻ dữ liệu. Với tính năng này, lãnh đạo và nhân viên có thể nhanh chóng có được thông tin chính xác, phục vụ cho việc ra quyết định hoặc xử lý các tình huống phát sinh mà không bị gián đoạn.
7. Sáng tạo nội dung và nghiên cứu thị trường
Bên cạnh các tính năng quản lý, SotaERP AI Assistant còn hỗ trợ mạnh mẽ trong việc sáng tạo nội dung và nghiên cứu thị trường. Công cụ AI có thể tự động đề xuất ý tưởng, soạn thảo nội dung cho các chiến dịch marketing hoặc bài đăng mạng xã hội, đảm bảo tính phù hợp với đối tượng khách hàng mục tiêu. Đồng thời, hệ thống cũng hỗ trợ phân tích xu hướng thị trường, đánh giá hành vi khách hàng và đối thủ cạnh tranh, từ đó cung cấp báo cáo trực quan để doanh nghiệp dễ dàng đưa ra chiến lược kinh doanh hiệu quả. Nhờ vậy, doanh nghiệp vừa tiết kiệm nguồn lực, vừa nâng cao năng lực cạnh tranh trong môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng.
8. Internet Search – Tìm kiếm và cập nhật thông tin tức thời
Một điểm mạnh khác của SotaERP AI Assistant là tính năng Internet Search, cho phép doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm mọi loại thông tin cần thiết từ thị trường, xu hướng ngành nghề cho đến dữ liệu đối thủ. AI không chỉ tự động tổng hợp thông tin mà còn phân tích và tóm lược súc tích, giúp tiết kiệm tối đa thời gian đọc, sàng lọc và xử lý dữ liệu. Dù đó là thông tin từ mạng xã hội, các bản tin thị trường hay xu hướng tiêu dùng mới nhất, tất cả đều được hệ thống chuyển đổi thành báo cáo dễ hiểu và hiển thị ngay trong giao diện trò chuyện của SotaERP AI Assistant. Nhờ vậy, lãnh đạo và nhân viên có thể nhanh chóng tiếp cận nguồn thông tin chuẩn xác, luôn cập nhật và kịp thời cho việc ra quyết định chiến lược.
9. Kết luận
Trong kỷ nguyên chuyển đổi số, việc quản lý vận hành doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở sự chăm chỉ mà đòi hỏi sự nhanh nhạy, chính xác và linh hoạt trong từng quyết định. SotaERP AI Assistant không chỉ là một công cụ hỗ trợ, mà còn là “trợ lý thông minh” đồng hành cùng lãnh đạo và nhân viên, giúp tự động hóa quy trình, tối ưu nguồn lực và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Với khả năng tích hợp CRM, chăm sóc khách hàng 24/7, quản lý công việc, phân tích dữ liệu và sáng tạo nội dung, SotaERP AI Assistant hỗ trợ người dùng quản trị thông minh hơn. Đây chính là giải pháp để các chủ doanh nghiệp không chỉ vận hành hiệu quả hôm nay, mà còn sẵn sàng bứt phá, nắm bắt cơ hội và khẳng định lợi thế cạnh tranh trong tương lai. Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và nhận tài liệu miễn phí về các giải pháp công nghệ mới nhất.