Trong ngành logistics và giao vận, việc xử lý hàng loạt file booking từ các hãng tàu luôn tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót nếu thao tác thủ công. Hiểu được thách thức này, SotaFMS đã tích hợp tính năng AI OCR – công nghệ nhận diện ký tự quang học, cho phép hệ thống tự động đọc, trích xuất và đồng bộ thông tin từ file booking.
Tính năng mới này không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót nhập liệu mà còn nâng cao hiệu quả vận hành, rút ngắn thời gian xử lý chứng từ và tối ưu quy trình quản lý logistics. Đây chính là bước tiến quan trọng trong việc ứng dụng AI để số hóa và tự động hóa hoạt động quản lý giao vận.
1. OCR trong logistics là gì?
OCR (Optical Character Recognition) là công nghệ nhận diện ký tự quang học, cho phép hệ thống máy tính “đọc” văn bản từ các tài liệu in ấn, hình ảnh hoặc file PDF và chuyển chúng thành dữ liệu số có thể chỉnh sửa, tìm kiếm và lưu trữ.
Trong ngành logistics, OCR đặc biệt hữu ích khi xử lý các loại chứng từ phức tạp như: booking hàng tàu, vận đơn (Bill of Lading), hóa đơn thương mại, packing list…. Thay vì nhập liệu thủ công từng con số, từng dòng chữ, OCR giúp doanh nghiệp tự động trích xuất thông tin và đưa trực tiếp vào hệ thống quản lý (như SotaFMS). Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu tối đa rủi ro sai sót.
2. Các vấn đề thường gặp khi xử lý file booking truyền thống
Tốn nhiều thời gian nhập liệu
- Nhân viên phải mở từng file booking từ hãng tàu, đọc và nhập thủ công vào hệ thống.
- Với số lượng lớn booking mỗi ngày, khối lượng công việc trở nên khổng lồ
Nguy cơ sai sót cao
- Lỗi chính tả, gõ nhầm số container, lịch trình hoặc thông tin khách hàng.
- Sai sót nhỏ cũng có thể dẫn đến rắc rối lớn trong vận chuyển và giao nhận.
Khó tìm kiếm và đối chiếu
- Khi cần kiểm tra lại thông tin cũ, nhân viên phải mở hàng loạt file và dò thủ công.
- Việc này vừa tốn thời gian vừa không đảm bảo tính chính xác.
Chi phí vận hành cao
- Do cần nhiều nhân sự nhập liệu và kiểm tra chéo.
- Việc in ấn và lưu trữ giấy tờ cũng làm tăng chi phí.
Ảnh hưởng đến hiệu suất tổng thể
- Các bước thủ công kéo dài quy trình làm việc.
- Giảm khả năng xử lý nhanh chóng trong môi trường logistics vốn đòi hỏi tốc độ.
3. Giải pháp OCR của SotaFMS
Hiểu được những khó khăn trong việc xử lý chứng từ truyền thống, SotaFMS đã phát triển và tích hợp công nghệ AI OCR (Optical Character Recognition) trực tiếp vào hệ thống quản lý logistics.
Với giải pháp này, các file booking từ nhiều hãng tàu khác nhau sẽ được tự động đọc, phân tích và trích xuất dữ liệu. Thông tin quan trọng như số booking, tên tàu, lịch trình, cảng đi – cảng đến, và các chi tiết liên quan sẽ được hệ thống nhận diện chính xác và đồng bộ ngay vào Job trên SotaFMS.
Đặc biệt, AI OCR của SotaFMS có khả năng xử lý đa dạng mẫu file booking với định dạng khác nhau, kể cả khi chất lượng file chưa thật sự hoàn hảo. Đây là bước tiến quan trọng giúp doanh nghiệp logistics tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu suất và giảm thiểu sai sót nhập liệu.
4. Lợi ích của AI OCR trên Sota FMS
Tự động điền thông tin booking trực tiếp vào Job
Trước đây, nhân viên phải mở từng file booking, đọc thông tin (số booking, lịch tàu, cảng đi/cảng đến, tên khách hàng…) rồi nhập thủ công vào hệ thống. Việc này mất nhiều thời gian và dễ nhầm lẫn. Với OCR, hệ thống tự động quét file, trích xuất thông tin quan trọng và nhập trực tiếp vào Job trên SotaFMS. Người dùng chỉ cần kiểm tra và xác nhận, giúp quy trình nhanh hơn và hạn chế lỗi nhập liệu.
Hỗ trợ đa dạng mẫu booking từ nhiều hãng tàu
Thực tế, mỗi hãng tàu có một mẫu booking khác nhau về bố cục và cách trình bày dữ liệu. Thậm chí, trong cùng một hãng tàu cũng có thể có nhiều phiên bản mẫu file khác nhau. Với tính năng AI OCR, các dạng file khác nhau sẽ dễ dàng được nhận , kể cả khi bố cục không đồng nhất hoặc có nhiễu hình ảnh. Điều này giúp người dùng yên tâm vì hệ thống linh hoạt, không bị “khóa cứng” bởi một mẫu duy nhất.
Giảm đến 70% thời gian nhập liệu thủ công
Trước đây, nhân viên chứng từ có thể mất vài phút đến hàng chục phút chỉ để nhập thông tin từ một booking. Nếu mỗi ngày xử lý hàng trăm file thì khối lượng công việc rất lớn. Với OCR: Thời gian xử lý được rút ngắn đáng kể vì hệ thống tự động hóa gần như toàn bộ bước nhập liệu. Con số giảm 70% thời gian không chỉ là tiết kiệm, mà còn giúp doanh nghiệp tăng năng suất và khả năng xử lý nhiều đơn hàng cùng lúc.
Tối ưu chi phí nhân sự cho doanh nghiệp
Doanh nghiệp logistics thường phải duy trì đội ngũ nhân viên nhập liệu khá lớn để đảm bảo tiến độ. Chi phí nhân sự cao nhưng hiệu quả chưa tối ưu. Với OCR, do tự động hóa phần lớn công việc, doanh nghiệp có thể giảm số lượng nhân viên chuyên nhập liệu, thay vào đó tập trung nguồn lực cho các công việc giá trị cao hơn như chăm sóc khách hàng, phát triển dịch vụ hay mở rộng thị trường. Điều này giúp giảm chi phí vận hành mà vẫn nâng cao hiệu quả.
5. Kết luận
Trong bối cảnh ngành logistics ngày càng đòi hỏi tốc độ, độ chính xác và khả năng số hóa, việc ứng dụng công nghệ AI OCR trong SotaFMS chính là giải pháp tối ưu để doanh nghiệp nâng cao hiệu quả vận hành. Với khả năng tự động đọc file booking, xử lý đa mẫu từ nhiều hãng tàu, giảm tới 70% thời gian nhập liệu và tối ưu chi phí nhân sự, AI OCR không chỉ giúp tiết kiệm nguồn lực mà còn mở ra hướng đi mới cho sự phát triển bền vững. Liên hệ chúng tôi để nhận được tài liệu miễn phí và tư vấn về những giải pháp công nghệ mới nhất..