Bài viết này sẽ cung cấp những gợi ý hữu ích giúp bạn tối ưu hóa chiến dịch Email Marketing, nâng cao tỷ lệ email của bạn luôn đến đúng inbox của khách hàng.
1. Sử dụng tên miền hợp lý
Để đảm bảo email marketing của bạn không bị rơi vào hộp thư spam, hãy chú trọng đến việc xây dựng và duy trì danh tiếng tên miền uy tín. Tránh sử dụng tên miền đã có lịch sử gửi email không mong muốn, cũng như các địa chỉ email không chuyên nghiệp hoặc từ nhà cung cấp miễn phí. Thay vào đó, hãy sử dụng email doanh nghiệp với tên miền công ty. Tuyệt đối không gửi email hàng loạt cho người nhận không đồng ý, và luôn khuyến khích người nhận tương tác với email của bạn để duy trì tỷ lệ mở và phản hồi tích cực. Cụ thể:
- Đảm bảo email không bị bỏ trống hoặc có tên kỳ lạ: Địa chỉ email gửi từ các địa chỉ không hợp lệ hoặc có tên không rõ ràng (ví dụ: spammer123@gmail.com hoặc admin@domain.com) có thể bị các hệ thống email đánh giá là không tin cậy. Các nhà cung cấp dịch vụ email sẽ cảnh giác với những địa chỉ không chuyên nghiệp, gây ra nguy cơ bị chuyển vào thư mục SPAM.
- Xác thực tên miền SPF, DKIM, DMARC: Những giao thức này giúp xác nhận rằng email được gửi từ một nguồn hợp pháp và có quyền gửi thư thay mặt cho tên miền của bạn. Nếu không thiết lập các giao thức này, email của bạn có thể bị đánh dấu là SPAM do thiếu sự xác thực hoặc bị cho là giả mạo
2. Yêu cầu người nhận email (Opt-in)
Opt-in là quy trình yêu cầu người nhận chủ động đồng ý nhận email marketing từ bạn trước khi bạn gửi email. Một trong những phương pháp phổ biến là Double Opt-in, nơi người nhận không chỉ đăng ký nhận email mà còn phải xác nhận lại qua một email xác thực. Quy trình này mang lại nhiều lợi ích:
- Đảm bảo tính hợp pháp và tuân thủ quy định: Các quy định như GDPR hay CAN-SPAM yêu cầu các doanh nghiệp phải có sự đồng ý rõ ràng từ người nhận trước khi gửi email marketing, tránh vi phạm pháp luật.
- Tăng cường tỷ lệ tương tác: Khi người nhận đã chủ động đăng ký và xác nhận, họ có khả năng mở và tương tác với email cao hơn vì họ quan tâm đến thông tin bạn cung cấp.
- Bảo vệ doanh nghiệp khỏi SPAM: Opt-in giúp giảm nguy cơ người nhận báo cáo email của bạn là SPAM, từ đó duy trì danh tiếng và tăng hiệu quả chiến dịch email marketing.
3. Thông tin người gửi rõ ràng, minh bạch
Bên cạnh đó, để chiến dịch email marketing hiệu quả và không bị đánh dấu là SPAM, việc cung cấp thông tin rõ ràng về người gửi và lý do gửi là điều rất quan trọng:
- Thông tin minh bạch về người gửi: Người nhận cần nhận diện rõ ràng ai là người gửi email. Việc sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp (ví dụ: info@tencongty.com) thay vì các địa chỉ email miễn phí giúp tạo sự tin tưởng. Ngoài ra, nên sử dụng tên người gửi dễ nhận diện như "Marketing Team - Công ty ABC" thay vì chỉ "admin" hay "no-reply".
- Giới thiệu rõ ràng mục đích chiến dịch: Người nhận cần biết lý do tại sao họ nhận được email từ bạn. Ví dụ, bạn có thể nói rõ mục đích của email là để thông báo về chương trình khuyến mãi hay cập nhật thông tin sản phẩm mới. Việc này giúp giảm sự hoài nghi và tăng khả năng người nhận mở và tương tác với email.
- Minh bạch về quyền lợi và lựa chọn của người nhận: Đảm bảo người nhận biết rằng họ có quyền hủy đăng ký nhận email bất cứ lúc nào và thông tin của họ được bảo mật.
4. Hình thức email marketing chuyên nghiệp
Để tránh email marketing của bạn bị đưa vào hộp thư rác (spam), việc thiết kế và triển khai chiến dịch email marketing một cách chuyên nghiệp và hợp lý là rất quan trọng:
- Cân bằng tỷ lệ hình ảnh và văn bản trong email, tránh quá nhiều hình ảnh và ít văn bản. Hệ thống lọc spam có thể nhận diện email có quá nhiều hình ảnh và ít nội dung văn bản là thư rác, tránh việc chỉ gửi email chứa mỗi hình ảnh.
- Sử dụng định dạng văn bản hợp lý: Đảm bảo email của bạn có định dạng dễ đọc, font chữ phù hợp, không sử dụng các ký tự lạ hoặc quá nhiều màu sắc gây rối mắt.
- Tránh đính kèm các tệp nặng hoặc không rõ nguồn gốc: Các tệp đính kèm không rõ ràng hoặc có định dạng lạ (như .exe, .zip, v.v.) có thể khiến email bị nghi ngờ là chứa mã độc, và dễ bị đánh dấu là spam.
- Cung cấp liên kết hợp lệ và không mờ ám: Đảm bảo rằng tất cả các liên kết trong email dẫn đến các trang web hợp pháp, tránh các liên kết ngắn gọn hoặc không rõ nguồn gốc.
- Cung cấp tùy chọn hủy đăng ký dễ dàng cho người nhận.
5. Nội dung email marketing chất lượng
Để tránh email marketing của bạn bị đánh dấu là spam, nội dung email cần được thiết kế một cách cẩn thận và chuyên nghiệp. Dưới đây là các nguyên tắc quan trọng về nội dung giúp bạn đảm bảo email của mình không bị đưa vào hộp thư rác:
- Tránh sử dụng các từ ngữ mang tính chất quảng cáo quá mức, gây cảm giác "spammy". Một số từ như “miễn phí”, “mua ngay”, “khuyến mãi đặc biệt”, “không thể bỏ lỡ” dễ khiến email của bạn bị đánh dấu là spam. Đặc biệt nếu xuất hiện quá nhiều trong tiêu đề và nội dung email.
- Sử dụng ngôn từ chuyên nghiệp, rõ ràng, tránh lạm dụng dấu chấm cảm, chữ in hoa.
- Tiêu đề email cần trung thực, phản ánh đúng nội dung.
- Nên cá nhân hóa nội dung email. Bộ lọc mail sẽ hiểu được bạn đang gửi đúng người, đồng thời dùng ngôn từ lịch sự.
- Không nên chèn từ khóa lôi kéo, spam, lừa đảo vào tiêu đề và nội dung.
- Phần chân của email chứa thông tin ngắn gọn về doanh nghiệp, địa chỉ, liên hệ.
- Tiêu đề và nội dung mail không được giống nhau hoàn toàn.
6. Cách gửi email marketing
Nội dung và hình thức email marketing khi đã ổn, bạn cần chú ý một số nguyên tắc để gửi email marketing để tránh bị cho vào danh sách spam:
- Kiểm tra tỷ lệ mở và tương tác của email: Theo dõi các chỉ số email để biết tỷ lệ mở và tương tác, điều này giúp đánh giá mức độ tin cậy và cải thiện các chiến dịch sau.
- Gửi email theo lịch trình hợp lý: Không gửi quá nhiều email trong một khoảng thời gian ngắn, tránh làm phiền người nhận.
- Hạn chế gửi đến nhiều người nhận trong cùng 1 công ty (tường lửa email của công ty sẽ cho rằng đó là 1 cuộc tấn công spam).
- Gửi email test tới các địa chỉ email khác nhau trước khi gửi hàng loạt, sau đó kiểm tra và điều chỉnh lại email để đảm bảo không vào Spam box.
7. Kết luận
Trong chiến lược Email Marketing, việc đảm bảo email không bị lọc vào hộp thư SPAM là một yếu tố quan trọng quyết định đến thành công của chiến dịch. Bằng cách tuân thủ các nguyên tắc cơ bản như sử dụng địa chỉ email hợp lệ, yêu cầu sự đồng ý từ người nhận, cung cấp thông tin minh bạch và tạo nội dung giá trị, bạn có thể giảm thiểu nguy cơ email bị đánh dấu là SPAM. Bên cạnh đó, việc liên tục theo dõi và tối ưu hóa chiến dịch cũng giúp nâng cao hiệu quả tương tác với khách hàng. Hãy luôn nhớ rằng một chiến dịch email thành công không chỉ dựa vào việc tiếp cận đúng người mà còn phải xây dựng được lòng tin và sự tin cậy từ phía người nhận. Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và nhận tài liệu miễn phí về những giải pháp công nghệ mới nhất.