Trong thời đại số, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý doanh nghiệp là điều tất yếu. Cloud ERP không chỉ là một xu hướng mà còn là một giải pháp thiết yếu để giúp doanh nghiệp thích ứng với sự thay đổi nhanh chóng của thị trường. Tuy nhiên, việc triển khai Cloud ERP đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và sự hợp tác của toàn bộ nhân viên.
Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về Cloud ERP và đưa ra quyết định đúng đắn cho doanh nghiệp của mình.
1. Giới thiệu về Cloud ERP
Cloud ERP (Enterprise Resource Planning trên đám mây) là một hệ thống phần mềm ERP được triển khai trên nền tảng đám mây, cho phép doanh nghiệp quản lý các hoạt động hàng ngày như kế toán, bán hàng, quản lý nhân sự, sản xuất và kho bãi một cách hiệu quả. Thay vì cài đặt phần mềm ERP trên máy chủ nội bộ (on-premise), Cloud ERP lưu trữ dữ liệu và vận hành trên các máy chủ từ xa, do các nhà cung cấp dịch vụ đám mây quản lý.
Cloud ERP đã trở thành lựa chọn ưu tiên của nhiều doanh nghiệp nhờ vào tính linh hoạt, khả năng mở rộng và chi phí triển khai thấp hơn so với ERP truyền thống. Các hệ thống ERP đám mây phổ biến hiện nay bao gồm Odoo Online, Oracle Cloud ERP, SAP S/4HANA Cloud và Microsoft Dynamics 365.
Đọc thêm thông tin: ERP là gì?
2. Ưu điểm nổi bật của Cloud ERP
Tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu
Khi sử dụng Cloud ERP, doanh nghiệp không cần phải đầu tư một khoản lớn vào việc mua sắm máy chủ, phần mềm, cũng như chi trả chi phí lắp đặt và bảo trì hệ thống. Thay vào đó, bạn chỉ cần trả một khoản phí thuê bao hàng tháng hoặc hàng năm cho nhà cung cấp dịch vụ. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro tài chính và linh hoạt hơn trong việc quản lý ngân sách.
Linh hoạt và mở rộng
Cloud ERP dễ dàng điều chỉnh quy mô hệ thống theo nhu cầu của doanh nghiệp, không bị giới hạn bởi cấu hình máy chủ. Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, bạn có thể dễ dàng nâng cấp tài nguyên của Cloud ERP để đáp ứng nhu cầu xử lý dữ liệu lớn hơn, số lượng người dùng tăng lên và các quy trình kinh doanh phức tạp hơn. Ngược lại, khi doanh nghiệp thu nhỏ quy mô, bạn cũng có thể điều chỉnh tài nguyên một cách linh hoạt để tiết kiệm chi phí.
Cập nhật liên tục
Các nhà cung cấp Cloud ERP thường xuyên cập nhật các tính năng mới, như tích hợp với các công cụ trí tuệ nhân tạo (AI) để nâng cao hiệu quả hoạt động, hoặc các tính năng bảo mật nâng cao để bảo vệ dữ liệu của doanh nghiệp. Việc được sử dụng phiên bản phần mềm mới nhất giúp doanh nghiệp tận dụng được những công nghệ mới nhất và cải thiện hiệu suất làm việc.
Tích hợp với các ứng dụng khác
Nhờ khả năng tích hợp, doanh nghiệp có thể xây dựng một hệ sinh thái công nghệ thông tin hoàn chỉnh, giúp các bộ phận trong doanh nghiệp làm việc hiệu quả hơn và trao đổi thông tin một cách liền mạch.
Ví dụ: Cloud ERP có thể dễ dàng tích hợp với các ứng dụng khác như CRM, SCM, các nền tảng thương mại điện tử, giúp doanh nghiệp quản lý toàn diện các hoạt động kinh doanh.
Bảo mật
Các nhà cung cấp dịch vụ Cloud ERP thường áp dụng các biện pháp bảo mật cao để bảo vệ dữ liệu của khách hàng, đặc biệt là trong thời đại mà các cuộc tấn công mạng ngày càng trở nên phức tạp. Các nhà cung cấp Cloud ERP thường đầu tư mạnh vào các giải pháp bảo mật bao gồm cả việc mã hóa dữ liệu, xác thực đa yếu tố và các cơ chế phòng chống xâm nhập.
Khả năng truy cập từ mọi nơi
Với Cloud ERP, người dùng có thể truy cập hệ thống từ bất kỳ đâu, chỉ cần kết nối internet. Điều này đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp có nhân viên làm việc từ xa, các chi nhánh hoặc đội ngũ bán hàng thường xuyên di chuyển. Khả năng truy cập từ xa giúp nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân sự.
3. Các tính năng chính của Cloud ERP
Cloud ERP, hay hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp trên nền tảng đám mây, cung cấp một loạt các tính năng giúp doanh nghiệp quản lý và điều hành các hoạt động một cách hiệu quả. Dưới đây là một số tính năng chính và lợi ích mà Cloud ERP mang lại:
Quản lý tài chính
- Kế toán: Quản lý sổ sách kế toán, hóa đơn, chứng từ, báo cáo tài chính.
- Ngân hàng: Quản lý tài khoản ngân hàng, đối chiếu số liệu.
- Dự toán: Lập kế hoạch tài chính, dự báo doanh thu, chi phí.
- Quản lý hàng tồn kho: Theo dõi hàng hóa tồn kho, nhập xuất kho, quản lý kho.
- Quản lý mua hàng: Quản lý đơn hàng mua, so sánh giá, lựa chọn nhà cung cấp.
- Quản lý bán hàng: Quản lý đơn hàng bán, tạo hóa đơn, theo dõi công nợ khách hàng.
Quản lý sản xuất
- Lập kế hoạch sản xuất: Lập kế hoạch sản xuất, theo dõi tiến độ sản xuất.
- Quản lý chất lượng: Quản lý chất lượng sản phẩm, theo dõi lỗi sản xuất.
- Quản lý bảo trì: Quản lý bảo trì thiết bị, máy móc.
Quản lý nhân sự
- Quản lý nhân viên: Quản lý thông tin nhân viên, chấm công, tính lương.
- Quản lý tuyển dụng: Quản lý quá trình tuyển dụng, đào tạo.
- Quản lý đánh giá nhân viên: Đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên.
Quản lý khách hàng
- Quản lý thông tin khách hàng: Lưu trữ thông tin khách hàng, lịch sử giao dịch.
- Quản lý tương tác: Quản lý các tương tác với khách hàng (email, điện thoại, chat).
- Marketing: Hỗ trợ các hoạt động marketing như chiến dịch tiếp thị, chăm sóc khách hàng.
4. Lợi ích khi triển khai Cloud ERP
Tự động hóa các quy trình
Các nhiệm vụ như nhập liệu, tạo báo cáo, đối chiếu số liệu, v.v. có thể được tự động hóa hoàn toàn hoặc một phần, giúp nhân viên tập trung vào các công việc có giá trị cao hơn. Các quy trình được thực hiện nhanh chóng và chính xác hơn, giúp rút ngắn thời gian xử lý các giao dịch. Nhờ tự động hóa, doanh nghiệp có thể sử dụng nguồn lực con người một cách hiệu quả hơn.
Cải thiện chất lượng dữ liệu
Cloud ERP tập trung tất cả dữ liệu của doanh nghiệp vào một hệ thống thống nhất, loại bỏ tình trạng dữ liệu bị phân tán trên nhiều bảng tính, phần mềm khác nhau. Tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp đều có thể truy cập và chia sẻ thông tin một cách nhanh chóng và chính xác. Nếu có bất kỳ sai sót nào, hệ thống tự động kiểm tra và phát hiện các lỗi nhập liệu, ghi lại lịch sử thay đổi của dữ liệu, giúp theo dõi và truy xuất thông tin một cách dễ dàng.
Bên cạnh đó, Cloud ERP cung cấp các công cụ báo cáo và phân tích dữ liệu mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp khai thác tối đa giá trị của dữ liệu. Dựa trên các báo cáo phân tích, doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định kinh doanh dựa trên dữ liệu một cách khoa học.
Tiếp cận công nghệ mới nhanh chóng
Tiếp cận công nghệ mới nhanh chóng là một trong những lợi ích nổi bật nhất khi doanh nghiệp triển khai Cloud ERP. Nhờ mô hình điện toán đám mây, các doanh nghiệp có thể dễ dàng tiếp cận và tận dụng những công nghệ mới nhất như trí tuệ nhân tạo (AI), phân tích dữ liệu lớn (Big Data), Internet of Things (IoT),...giúp tối ưu hóa quy trình hoạt động, nâng cao hiệu quả kinh doanh và tăng cường khả năng cạnh tranh.
Tối ưu hóa chi phí
Bằng cách giảm thiểu chi phí ban đầu, chi phí vận hành và tăng hiệu quả hoạt động, Cloud ERP giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể. Ví dụ cụ thể
Ngành bán lẻ: Cloud ERP giúp tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho, giảm thiểu hàng hóa tồn kho quá nhiều hoặc thiếu hàng.
Ngành sản xuất: Cloud ERP giúp lên kế hoạch sản xuất hiệu quả, giảm thiểu chi phí sản xuất.
Tùy chỉnh phần mềm theo nhu cầu
Hầu hết các hệ thống Cloud ERP đều cho phép người dùng cấu hình các thiết lập cơ bản như đơn vị tiền tệ, ngôn ngữ, loại báo cáo...Đối với các nhu cầu phức tạp hơn, doanh nghiệp có thể yêu cầu nhà cung cấp phát triển các module tùy chỉnh để đáp ứng các yêu cầu cụ thể. Cloud ERP có thể được tích hợp với các hệ thống hiện có của doanh nghiệp như CRM, SCM, giúp tạo ra một hệ sinh thái công nghệ thông tin hoàn chỉnh.
5. Những thách thức khi triển khai Cloud ERP
Phụ thuộc vào kết nối Internet
Cloud ERP yêu cầu kết nối internet liên tục để hoạt động, vì vậy khi có sự cố mất mạng, người dùng sẽ không thể truy cập vào hệ thống. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp cần có kết nối internet ổn định và có các biện pháp dự phòng trong trường hợp sự cố mạng xảy ra.
Lo ngại về bảo mật dữ liệu
Mặc dù các nhà cung cấp Cloud ERP luôn có biện pháp bảo mật, nhưng việc lưu trữ dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp trên máy chủ từ xa có thể làm tăng lo ngại về rủi ro mất an toàn thông tin. Các doanh nghiệp thường lo lắng về việc dữ liệu nhạy cảm có thể bị truy cập trái phép hoặc bị mất.
Khả năng tích hợp với các hệ thống hiện có
Cloud ERP có thể gặp khó khăn trong việc tích hợp với các phần mềm và hệ thống nội bộ mà doanh nghiệp đã sử dụng trước đó. Điều này đòi hỏi quá trình tích hợp và tùy chỉnh kỹ lưỡng để đảm bảo rằng Cloud ERP hoạt động đồng nhất với hệ thống hiện tại của doanh nghiệp.
Phụ thuộc vào nhà cung cấp
Khi doanh nghiệp sử dụng Cloud ERP, họ phụ thuộc vào nhà cung cấp về mặt bảo mật, nâng cấp và duy trì hệ thống. Nếu nhà cung cấp gặp vấn đề về bảo mật hoặc không đảm bảo chất lượng dịch vụ, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với rủi ro ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
6. Lưu ý khi triển khai Cloud ERP
Tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp uy tín
Thành công của quá trình triển khai và tùy chỉnh ERP phụ thuộc rất lớn vào sự lựa chọn đối tác cung cấp giải pháp. Với những doanh nghiệp có quy trình kinh doanh đặc thù, việc tìm kiếm một đơn vị có kinh nghiệm và năng lực triển khai các dự án phức tạp là điều vô cùng quan trọng. Đơn vị này cần hiểu rõ những thách thức mà doanh nghiệp đang đối mặt và cung cấp các giải pháp phù hợp để giải quyết vấn đề.
Xây dựng lộ trình triển khai
Việc triển khai ERP không chỉ đơn thuần là việc lựa chọn và cài đặt phần mềm. Doanh nghiệp cần có một cái nhìn tổng thể về toàn bộ quá trình, từ việc đánh giá quy trình hiện tại, lên kế hoạch chi tiết, phân bổ ngân sách, đến việc lựa chọn thời điểm triển khai phù hợp nhất. Một kế hoạch triển khai toàn diện sẽ giúp giảm thiểu rủi ro và đảm bảo thành công của dự án
Đào tạo nhân viên về cách sử dụng phần mềm
Con người là yếu tố cốt lõi trong quá trình triển khai ERP. Doanh nghiệp cần đánh giá kỹ lưỡng về sự sẵn sàng của nhân viên, từ việc đào tạo, nâng cao năng lực đến việc thay đổi thói quen làm việc. Bên cạnh đó, việc xây dựng một kế hoạch truyền thông hiệu quả cũng rất quan trọng để đảm bảo sự tham gia và ủng hộ của toàn bộ nhân viên.
Quản lý rủi ro, đảm bảo tính bảo mật của dữ liệu
Bảo mật dữ liệu là một trong những thách thức lớn nhất khi triển khai Cloud ERP. Để đảm bảo an toàn thông tin, doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ về các chứng chỉ và tiêu chuẩn bảo mật mà nhà cung cấp đạt được, cũng như các biện pháp bảo mật kỹ thuật mà họ áp dụng. Ngoài ra, việc xem xét các chính sách bảo mật, quy trình xử lý sự cố và cơ chế hỗ trợ khách hàng cũng là điều cần thiết
7. So sánh Cloud ERP và ERP truyền thống
Cloud ERP và ERP truyền thống (on-premise) là hai hình thức triển khai hệ thống quản lý doanh nghiệp khác nhau, mỗi hình thức đều có những ưu và nhược điểm riêng. Để giúp bạn hiểu rõ hơn về sự khác biệt giữa hai hình thức này, hãy cùng so sánh chi tiết:
Mô hình triển khai
- Cloud ERP: Được triển khai trên nền tảng điện toán đám mây, người dùng truy cập hệ thống thông qua trình duyệt web.
- ERP truyền thống: Được cài đặt và chạy trên máy chủ riêng của doanh nghiệp.
Chi phí
Cloud ERP: Chi phí ban đầu thấp hơn, chỉ cần trả phí thuê bao hàng tháng. Chi phí vận hành cũng linh hoạt, tùy thuộc vào quy mô sử dụng.
ERP truyền thống: Chi phí ban đầu cao hơn, bao gồm chi phí mua phần mềm, máy chủ, thiết bị mạng, và chi phí nhân sự để cài đặt và bảo trì. Chi phí vận hành cũng cao hơn do phải chi trả cho việc bảo trì hệ thống, nâng cấp phần mềm.
Khả năng mở rộng
Cloud ERP: Dễ dàng mở rộng quy mô hệ thống để đáp ứng nhu cầu kinh doanh tăng trưởng.
ERP truyền thống: Việc mở rộng quy mô đòi hỏi phải đầu tư thêm vào phần cứng và phần mềm, gây tốn kém và mất thời gian.
Bảo trì và cập nhật
Cloud ERP: Nhà cung cấp dịch vụ sẽ chịu trách nhiệm về việc bảo trì, cập nhật phần mềm. Người dùng không cần phải lo lắng về các vấn đề kỹ thuật.
ERP truyền thống: Doanh nghiệp phải tự mình quản lý việc bảo trì, cập nhật phần mềm, đòi hỏi đội ngũ IT có chuyên môn.
Tính linh hoạt
Cloud ERP: Linh hoạt hơn trong việc sử dụng, có thể truy cập từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet.
ERP truyền thống: Tính linh hoạt thấp hơn, phụ thuộc vào vị trí cài đặt phần mềm.
Bảo mật
Cloud ERP: Các nhà cung cấp dịch vụ Cloud ERP thường áp dụng các biện pháp bảo mật cao để bảo vệ dữ liệu của khách hàng.
ERP truyền thống: Doanh nghiệp phải tự đảm bảo an toàn cho dữ liệu của mình, đòi hỏi đầu tư vào các giải pháp bảo mật.
8. Kết luận
Cloud ERP không chỉ đơn thuần là một phần mềm quản lý doanh nghiệp, mà còn là một giải pháp toàn diện, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình hoạt động, nâng cao hiệu quả và khả năng cạnh tranh. Tuy nhiên, để tận dụng tối đa tiềm năng của Cloud ERP, doanh nghiệp cần lựa chọn nhà cung cấp uy tín và có kế hoạch triển khai phù hợp. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp để hiện đại hóa doanh nghiệp của mình, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn đầy đủ nhất.