Hệ thống ERP được áp dụng tại Việt Nam từ những năm 2000, giúp doanh nghiệp đạt được những bước tiến vượt bậc trong quá trình vận hành. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều doanh nghiệp chưa hiểu rõ về hệ thống này, dẫn đến bỏ lỡ những cơ hội phát triển lớn. Vì vậy, blog dưới đây sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về khái niệm hệ thống phần mềm ERP và “Sự khác biệt cơ bản giữa Cloud ERP và On Premise ERP” từ đó lý giải cho câu hỏi “Doanh nghiệp nên sử dụng giải pháp nào?"
Hệ thống ERP là gì?
Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) được hiểu là một phần mềm điều hành có vai trò hoạch định các nguồn lực của doanh nghiệp. Phần mềm ERP là hệ thống công nghệ được tích hợp từ nhiều ứng dụng khác nhau tạo thành các phân hệ của một gói duy nhất.
I. Định nghĩa Cloud ERP và On Premise ERP?
Cloud ERP là gì? Cloud ERP là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) chạy trên nền tảng đám mây của nhà cung cấp thay vì mạng tại chỗ, cho phép các tổ chức truy cập qua internet.
On premise ERP là gì? Phần mềm ERP tại chỗ được chạy trên các máy chủ nội bộ tại địa điểm của riêng bạn hoặc tại các địa điểm do bạn kiểm soát. Giải pháp tại chỗ cung cấp nhiều hơn về tính bảo mật và kiểm soát việc sử dụng cơ sở hạ tầng CNTT của riêng bạn để kết nối con người, quy trình và hệ thống của bạn.
Hiện tại, On Premise ERP vẫn là sự lựa chọn an toàn của nhiều chủ doanh nghiệp, mặc dù với mức giá khá đắt, On Premise ERP có thể khiến các doanh nghiệp nhỏ phải suy nghĩ kỹ.
II. Sự khác biệt cơ bản giữa Cloud ERP và On Premise ERP
1. Cách thức triển khai phần mềm
Đây là điểm khác biệt lớn nhất giữa hai hệ thống Cloud ERP và On Premise ERP. Cloud ERP sử dụng tài nguyên được lưu trữ trên máy chủ của nhà cung cấp. Doanh nghiệp sẽ truy cập hệ thống thông qua trình duyệt web.
Ngược lại, On Premise ERP được cài đặt trên máy chủ của chính doanh nghiệp.
Tuy nhiên, có một số đơn vị hiện đang cung cấp đồng thời cả giải pháp Cloud ERP và On Premise ERP, nghĩa là phần mềm sẽ được lưu trữ trên đám mây máy chủ của tổ chức.
2. Cách thức định giá
Điểm khác biệt thứ hai là phương pháp định giá của hai loại phần mềm ERP.
Mặc dù có nhiều trường hợp ngoại lệ, hầu hết phần mềm Cloud ERP thường được định giá theo tháng hoặc theo năm (giá thông thường bao gồm đào tạo, nâng cấp và hỗ trợ).
Với phần mềm ERP On-Premise, giá thường được tính một lần cho tính năng và số lượng người dùng cố định. Chi phí hỗ trợ, chi phí đào tạo và cập nhật phần mềm có thể được bao gồm trong giá hoặc không, tùy thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp. Do có các phương pháp định giá khác nhau nên hệ thống phần mềm On Premise ERP thường sẽ khiến doanh nghiệp tốn một khoản đầu tư khá lớn trong cùng một thời điểm.
Ngược lại, phần mềm Cloud ERP chia chi phí thành các khoảng thời gian khác nhau, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong quá trình huy động vốn. Vì vậy, ngay cả doanh nghiệp nhỏ, ít vốn cũng có thể sở hữu phần mềm ERP cho riêng mình.
Theo thống kê năm 2015, có tới 72% doanh nghiệp đã và đang sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp Cloud ERP. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần lưu ý, theo thời gian, tổng số vốn thanh toán cho Cloud ERP sẽ đạt tới số tiền khổng lồ mà doanh nghiệp khác đầu tư vào hệ thống On Premise ERP..
3. Ưu và nhược điểm khi sử dụng phần mềm Cloud ERP
Lợi ích | Hạn chế | |
Chi phí | Chi phí đầu tư ban đầu thấp | Tổng phải trả trong cả vòng đời có thể nhiều hơn so với On-Premise ERP |
Dễ dàng dự đoán chi phí | ||
Không yêu cầu đầu tư phần cứng bổ sung ( máy chủ ) | ||
An toàn |
Toàn bộ dữ liệu được lưu trữ trên đám mây, hoàn toàn an toàn nếu máy chủ của doanh nghiệp bị tấn công |
Nếu nhà cung cấp tiết lộ các thông tin bảo mật, doanh nghiệp có thể sẽ phải đối mặt với rắc rối lớn. |
Hệ thống ổn định hơn và được cập nhật thường xuyên từ phía nhà cung cấp | ||
Tùy chỉnh | Các doanh nghiệp có thể làm việc với nhà cung cấp để xem xét các thay đổi | Nhìn chung, tính năng tùy chỉnh bị hạn chế. |
Thời gian triển khai | Mất ít thời gian hơn, hầu như doanh nghiệp có thể ngay lập tức mà không cần cài đặt |
Thời gian triển khai ngắn cũng có một phần do ít tùy chỉnh
|
4. Ưu và nhược khi sử dụng phần mềm On premise ERP
Lợi ích | Hạn chế | |
Chi phí | Giảm giá thành ban đầu của hệ thống | Đầu tư trả trước 1 lần có thể rủi ro hơn |
Phải trả phí đầu tư phần cứng và các vấn đề liên quan đến CNTT. | ||
An toàn | Bảo mật dữ liệu nằm hoàn toàn trong tầm kiểm soát của doanh nghiệp | Một số tổ chức có thể không giỏi về quy trình bảo mật, dẫn đến việc dữ liệu có thể dễ dàng bị đánh cắp |
Tùy chỉnh | Khả năng tùy chỉnh cao | Tùy chỉnh có thể phức tạp và làm chậm quá trình triển khai, xảy ra xung đột giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp. |
Triển khai | Doanh nghiệp có quyền kiểm soát thời gian và quy trình tổ chức triển khai. |
Doanh nghiệp có quyền kiểm soát thời gian và quy trình tổ chức triển khai. |
III. Cloud ERP hay On Premise ERP, lựa chọn nào tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn?
Cloud ERP và On Premise ERP đều có ưu điểm và phù hợp với các doanh nghiệp khác nhau, tùy theo yêu cầu và mô hình kinh doanh cụ thể.
- Cloud ERP phù hợp với doanh nghiệp cần sự linh hoạt, đa chi nhánh, muốn giảm chi phí đầu tư ban đầu.
- Trong khi đó, On Premise ERP phù hợp với các doanh nghiệp cần kiểm soát dữ liệu và tùy chỉnh phần mềm ERP theo yêu cầu riêng, yêu cầu hoạt động offline.
Chúng tôi tin rằng blog này đã cung cấp những thông tin hưu ích cho quý độc giả. Để có thêm thông tin hữu ích và được hướng dẫn thực tế, vui lòng liên hệ với chúng tôi ngay để được tư vấn thêm.