Quản lý doanh nghiệp bằng phần mềm liệu có tiết kiệm hơn phương pháp truyền thống?

Theo một nghiên cứu của Gartner năm 2023, các doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý đã giảm chi phí vận hành trung bình 20% và tăng năng suất làm việc lên 30%. Điều này cho thấy, phần mềm quản lý không chỉ là một công cụ hỗ trợ mà còn là một yếu tố quan trọng để doanh nghiệp thành công

Trong bài viết này, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu xem việc quản lý doanh nghiệp bằng phần mềm liệu có tiết kiệm hơn phương pháp truyền thống hay không? Từ đó, doanh nghiệp có một cái nhìn khách quan khi lựa chọn những phương pháp quản lý doanh nghiệp hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

1. Quản lý doanh nghiệp truyền thống là gì?

Quản lý doanh nghiệp truyền thống là phương pháp quản lý mà các doanh nghiệp đã sử dụng từ lâu, chủ yếu dựa vào các công cụ và phương pháp thủ công. Các hoạt động quản lý thường được thực hiện thông qua:

• Sổ sách, giấy tờ: Các thông tin về khách hàng, sản phẩm, tài chính,... được ghi chép thủ công trên giấy, sổ sách.
• Các bảng tính: Sử dụng phần mềm Excel để quản lý dữ liệu, nhưng vẫn mang tính thủ công cao.
• Các cuộc họp: Các cuộc họp thường xuyên được tổ chức để trao đổi thông tin, đưa ra quyết định.
• Các báo cáo thủ công: Việc tổng hợp và báo cáo dữ liệu thường được thực hiện bằng cách nhập liệu thủ công từ các sổ sách, bảng tính.

2. Phần mềm quản lý doanh nghiệp là gì?

Phần mềm quản lý doanh nghiệp là một hệ thống công nghệ thông tin được thiết kế để hỗ trợ các doanh nghiệp quản lý và điều hành các hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả. Phần mềm này giúp tự động hóa các quy trình, tích hợp dữ liệu, cung cấp các công cụ phân tích và báo cáo, giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định chính xác hơn.

Các loại phần mềm quản lý doanh nghiệp phổ biến:

• ERP (Enterprise Resource Planning): Quản lý toàn diện các hoạt động của doanh nghiệp, từ tài chính, kế toán, nhân sự đến sản xuất, bán hàng.
• CRM (Customer Relationship Management): Quản lý mối quan hệ khách hàng, giúp tăng cường tương tác và chăm sóc khách hàng.
• SCM (Supply Chain Management): Quản lý chuỗi cung ứng, giúp tối ưu hóa quá trình sản xuất và phân phối.

3. So sánh chi phí của quản lý doanh nghiệp bằng phần mềm với truyền thống

Việc lựa chọn giữa quản lý doanh nghiệp bằng phần mềm và phương pháp truyền thống thường phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó chi phí là một trong những yếu tố quan trọng nhất. Dưới đây là so sánh chi phí chi tiết giữa hai phương pháp này để bạn có cái nhìn tổng quan hơn:  ​

4. Lợi ích cho doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm để quản lý

Việc chuyển đổi từ phương pháp quản lý truyền thống sang sử dụng phần mềm mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Dưới đây là một số lợi ích nổi bật:

Nâng cao hiệu quả làm việc

Việc sử dụng phần mềm quản lý giúp doanh nghiệp tự động hóa đáng kể các quy trình làm việc lặp đi lặp lại, từ nhập liệu dữ liệu đến tạo báo cáo. Nhờ đó, nhân viên được giải phóng khỏi những công việc thủ công, tốn nhiều thời gian, và có thể tập trung vào các nhiệm vụ sáng tạo và mang lại giá trị cao hơn. Kết quả là, năng suất làm việc được nâng cao, giảm thiểu sai sót và rút ngắn thời gian hoàn thành công việc.

Cải thiện chất lượng dữ liệu

Việc sử dụng phần mềm quản lý giúp cải thiện đáng kể chất lượng dữ liệu của doanh nghiệp. Nhờ tập trung dữ liệu vào một hệ thống thống nhất, tính chính xác và nhất quán của thông tin được đảm bảo cao. Việc truy xuất, tìm kiếm và phân tích dữ liệu trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn bao giờ hết. Đặc biệt, các tính năng bảo mật tiên tiến giúp bảo vệ dữ liệu khỏi nguy cơ bị mất mát hoặc xâm nhập, mang đến sự an tâm tuyệt đối cho doanh nghiệp

Nâng cao khả năng ra quyết định

Một trong những lợi ích nổi bật khi doanh nghiệp áp dụng phần mềm quản lý là khả năng nâng cao chất lượng ra quyết định. Nhờ có các báo cáo chi tiết và trực quan, lãnh đạo có cái nhìn tổng quan và sâu sắc về tình hình kinh doanh, từ đó đưa ra những quyết định chính xác và kịp thời. Hơn nữa, khả năng phân tích dữ liệu sâu sắc của phần mềm giúp doanh nghiệp khám phá ra những xu hướng mới, nắm bắt cơ hội và phòng ngừa rủi ro hiệu quả. Đặc biệt, dựa trên dữ liệu lịch sử, phần mềm còn có thể dự báo xu hướng tương lai, hỗ trợ doanh nghiệp lên kế hoạch kinh doanh một cách chủ động và hiệu quả hơn

Tăng cường sự minh bạch

Sự minh bạch được nâng cao nhờ phần mềm quản lý giúp lãnh đạo doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về hoạt động kinh doanh. Việc theo dõi mọi hoạt động từ bán hàng, sản xuất đến tài chính, kết hợp với khả năng phân tích dữ liệu sâu sắc, cung cấp nền tảng vững chắc để đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác và kịp thời. Đồng thời, việc phát hiện và xử lý các vấn đề một cách nhanh chóng giúp giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.

5. Khó khăn khi sử dụng phần mềm quản lý

Chi phí ban đầu cao

Một trong những khó khăn lớn nhất là chi phí ban đầu cao. Doanh nghiệp phải đầu tư vào phần cứng, mua bản quyền phần mềm và chi trả cho quá trình cài đặt, cấu hình và đào tạo nhân viên. Việc nâng cấp máy tính, mạng lưới để đáp ứng yêu cầu của phần mềm cũng là một khoản đầu tư đáng kể. Ngoài ra, chi phí mua bản quyền của các phần mềm chất lượng thường khá cao, gây áp lực lên ngân sách của doanh nghiệp.

Khó khăn trong việc thay đổi thói quen làm việc

Việc chuyển đổi sang sử dụng phần mềm quản lý cũng đi kèm với thách thức là việc thay đổi thói quen làm việc của nhân viên. Nhiều người thường cảm thấy ngại thay đổi khi đã quen với cách làm việc cũ, hoặc sợ mắc lỗi khi sử dụng phần mềm mới. Thêm vào đó, việc thiếu động lực để học hỏi và sử dụng công cụ mới cũng là một rào cản lớn.

Khó khăn trong việc lựa chọn phần mềm phù hợp

Thị trường hiện nay cung cấp đa dạng các giải pháp phần mềm, khiến việc đưa ra quyết định trở nên khó khăn. Nhiều phần mềm có thể không đáp ứng đầy đủ các yêu cầu công việc cụ thể của doanh nghiệp hoặc khó tích hợp với các hệ thống hiện có, gây ra những trở ngại trong quá trình triển khai và sử dụng. Do đó, việc đánh giá kỹ lưỡng các yếu tố như quy mô, ngành nghề, nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp là vô cùng quan trọng để lựa chọn được phần mềm phù hợp.

Khó khăn trong việc đào tạo nhân viên

Một trong những khó khăn khác thường gặp là thiếu thời gian, khi nhân viên phải cân đối giữa công việc hiện tại và việc học hỏi phần mềm mới. Bên cạnh đó, thiếu kiến thức về công nghệ thông tin ở một số nhân viên cũng gây trở ngại trong quá trình tiếp thu. Cuối cùng, việc truyền đạt kiến thức một cách hiệu quả cũng là một bài toán nan giải, đòi hỏi người đào tạo phải có phương pháp phù hợp để giúp nhân viên hiểu rõ và vận dụng phần mềm một cách thành thạo.

Các vấn đề kỹ thuật

Phần mềm dù phát triển hiện đại đến đâu, vẫn có thể gặp lỗi trong quá trình sử dụng, gây gián đoạn công việc. Bên cạnh đó, các vấn đề về kết nối mạng, như mất kết nối hoặc đường truyền kém, cũng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả làm việc. Đặc biệt, vấn đề bảo mật luôn là mối quan tâm hàng đầu khi sử dụng phần mềm, nguy cơ bị tấn công mạng và mất mát dữ liệu luôn rình rập, đe dọa đến sự an toàn của dữ liệu doanh nghiệp.

Khó khăn trong việc tùy chỉnh phần mềm

Nhiều phần mềm trên thị trường có giao diện và chức năng cố định, không cho phép doanh nghiệp điều chỉnh để phù hợp với quy trình làm việc riêng. Điều này có thể gây ra sự bất tiện và hạn chế khả năng khai thác tối đa tiềm năng của phần mềm. Bên cạnh đó, việc tùy chỉnh phần mềm thường đòi hỏi chi phí cao, bao gồm cả chi phí phát triển và chi phí bảo trì, khiến nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa gặp khó khăn trong việc thực hiện

6. Khi nào nên sử dụng phần mềm để quản lý

Việc chuyển đổi từ phương pháp quản lý truyền thống sang sử dụng phần mềm là một quyết định quan trọng đối với doanh nghiệp. Để đưa ra lựa chọn chính xác, bạn nên xem xét các yếu tố sau:

Quy mô doanh nghiệp ngày càng lớn

Khi lượng dữ liệu, khách hàng và nhân viên tăng lên, việc quản lý bằng phương pháp thủ công trở nên khó khăn và dễ xảy ra sai sót. Phần mềm giúp tự động hóa các quy trình, nâng cao hiệu quả làm việc.

Cần tăng cường sự minh bạch trong quản lý

Nếu doanh nghiệp muốn có một hệ thống quản lý minh bạch, dễ theo dõi và kiểm soát, phần mềm là giải pháp hiệu quả. Phần mềm giúp lưu trữ và quản lý dữ liệu một cách tập trung, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm toán và đánh giá.

Muốn nâng cao khả năng cạnh tranh

Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày nay, việc đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác là yếu tố quan trọng. Phần mềm cung cấp các công cụ phân tích dữ liệu, giúp doanh nghiệp đưa ra những quyết định kinh doanh sáng suốt.

Muốn cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng

Phần mềm giúp quản lý thông tin khách hàng một cách hiệu quả, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng.

Muốn giảm thiểu chi phí

Mặc dù chi phí đầu tư ban đầu có thể cao, nhưng về lâu dài, phần mềm giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí nhân sự, chi phí văn phòng phẩm và các chi phí khác.

7. Kết luận

Thế giới đang ngày càng số hóa, và việc quản lý doanh nghiệp cũng không ngoại lệ. Việc chuyển đổi từ phương pháp quản lý truyền thống sang sử dụng phần mềm là một xu hướng tất yếu. Các doanh nghiệp cần nhanh chóng thích ứng với sự thay đổi này để duy trì khả năng cạnh tranh. Mặc dù chi phí đầu tư ban đầu có thể cao hơn, nhưng về lâu dài, việc sử dụng phần mềm quản lý sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều chi phí. Từ việc giảm thiểu nhân sự, tối ưu hóa quy trình đến việc hạn chế sai sót, phần mềm là một khoản đầu tư thông minh cho tương lai. ​